檔案應急管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案應急管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關鍵詞：檔案；應急預案；突發事件

檔案記載著人類歷史的變遷，檔案也記錄了人類社會財富的積累，其珍貴性不言而喻，而由于檔案承載介質的特殊性，使得其容易遭受突發事件的破壞，破壞的后果就是形成不同程度的有形無形的損失。如何應對突發事件，減少突發事件對檔案造成的損毀，將影響降低到最低，因此對于檔案管理部門繼續建立一套科學合理的行之有效的應急預案管理辦法，使得檔案應急管理工作處于嚴格的可控狀態。

1 檔案部門加強應急預案管理的意義

應急預案是否能夠達到預期效果決定了管理部門能否有效的處置各類突發事件。檔案管理面對的是越來越復雜的社會環境，因此加強應急預案管理，具有十分重大而緊迫的意義。

人類社會的發展史包含著我們承受的自然災害和戰爭災害，因此很多國家、地區都無法躲避突入襲來的自然災害和戰爭災害，在歷史上每次自然災害和人為災難都會對所在地區的檔案造成巨大的難以彌補的損害。嚴峻的檔案突發安全危機，使得檔案部門必須要提高認識，有能力應對各種突發事件。危機既然無法避免，我就要時刻準備著，將危機對檔案的損失降到最低。

應急預案能夠指導相關單位進行應急管理。是應對突發事件的重要管理措施，也是提升檔案部門應急管理能力的關鍵舉措。建立健全應急預案體系，就要求所有的部門和人員必須明確在各自的管理崗位上自身的責任，進而形成統一的聯動狀態，共同應對。建立健全應急預案體系，使所有人具備識別隱患的能力，處置隱患的能力，降低隱患升級的能力。

2015年12月28日全國檔案工作暨表彰先進會議在京舉行，國家檔案局局長李明華在會上指出，要建立應急處置管理體系，從根本降低突發事件的發生的可能性，產生危害的影響面，要進行常規性的應急狀態演練，加大應急狀態演練投入，進而形成應急預案的可執行性，會議提出的要求，明確了當前檔案安全體系建設存在的問題，需要加強的管理的環節，進一步明確了管理者的責任。強調加強應急預案管理工作，確保國家和民族的歷史記憶能夠有效的保存，構建確保檔案安全保密的檔案安全體系，提升檔案安全保障能力，促進檔案事業全面、健康、可持續發展具有重要的現實意義。

2 檔案部門應急預案管理存在的主要問題

從目前我國檔案管理部門的應急預案建立的現狀可以看出，近些年來檔案應急管理能力已經大大加強，但是在一些環節上還有待進一步提高。存在的問題多反映在如下幾個關鍵環節。

2.1 應急預案不健全，聯動性不強

部分省份及地區沒有對突發事件應急管理工作給予足夠的重視，沒有建立應急預案體系，或是現有體系形式化嚴重，可執行性差。南方某省在已經建立檔案網站的市區，只有不足一半的市區公布了應急預案，其中還包括個別形式化的預案，可見重視程度十分有限；從其內容上來看，多集中在應對自然災害的應急預案的制定，而對于社會突發事件的應急預案沒有給予考慮。

2.2 預案內容形式化，可執行性不強

從前文所述南方某省的多個市區現有應急預案來看，存在著預案內容形式化，機械照搬照抄，內容空洞，嚴重與實際不符，沒有可執行性。從中抽查的五份市級自然災害應急處置預案中，幾乎全部與該省的檔案局的預案一樣，可見都是直接在省級預案上進行了名稱的修改，甚至內容都完全一樣，形式主義在應急預案的編制工作上表現尤為突出，甚至存在多個地區市縣互相抄襲應急預案的現象。

2.3 應急預案演練效果差，沒有形成聯動機制

建立了應急預案后，就要根據預案的假設情境進行有目的的演練，例如按照火災或是爆炸的事故情境，組織進行演習演練，從演練的表現上和結果上來確定火災應急預案的科學性與有效性。部分檔案部門開始定期的進行應急預案的演練，并且從中取得了很好的演練效果，但是部分單位仍然停留在紙上談兵的階段，沒有實戰演練，應急預案的演練與應急聯動能力有著直接關系，應急預案演練不足，應急聯動能力就弱，由此產生了檔案應急處置實踐中“不聯不動，聯而不動，聯而亂動，聯而慢動”等混亂現象。

2.4 經費保障不足，影響應急保障能力

只有充足的資金保障才能確保檔案部門能夠順利的開展應急預案管理工作，進而保證技術和設備的有效性，滿足應急預案的需要，確保保證能力的先進性和有效性。很多地區的檔案部門缺少充足的資金保障，存在著設備老化，技術落后，難以保證應急預案的順利實施。對于必要管理設施沒有定期進行維修保養，無法在突發事件出現時，按照預案來實施，已經出現過在發生火災后，由于火災報警設備和噴淋設備的失效，沒能第一時間形成應急預案的第一道防線。因此就要求檔案部門要進行多個資金渠道的投入保障，加大資金投入，保證裝備和物資的有效性，確保應急保障能力強大穩定。

3 檔案部門應急預案管理的基本內容

檔案安全是檔案管理工作最根本要求。這就要求檔案部門積極開展應急預案管理工作的前期規劃和后期實施工作。具體來說，主要有如下幾個方面的內容。要建立應急管理小組，明確責任，分工，在組織上形成分工明確，互相協作的狀態；對所在地區的檔案管理風險進行預測與評估，對人為因素和自然因素進行合理的劃分，對于檔案部門可能出現的安全隱患進行明確。

政府部門加投入，使得應急演練常規化，演練效果具備可執行性，在演練中檢查預案的效果，在演練中篩查預案的效果評價條件，講多次演練的結果進行綜合評估，對評估結果進行分析，然后進一步調整預案的可行性。

4 應急預案管理工作的展望

檔案部門的應急管理機制是檔案安全體系建設的重要環節和主要工作內容。全面、系統的應急管理機制能夠確保檔案部門的應對反應速度夠快，應對反應結果的有效，更好的預防和應對自然和人類社會的災害，最大限度地保護檔案資源的安全，從而保證人類社會歷史的延續性與文明的傳承性。

參考文獻

篇2

關鍵詞：突發事件 應急機制 檔案局管理 研究

1 檔案局管理應急機制介紹

通過查閱國內主要期刊數據庫發現，國內關于檔案局應急管理方面的研究文獻數量相對較少，其中中文文獻不足30篇，外文文獻也不超過200篇。對這類文獻的研究內容來看，針對應對重大突發事件的檔案局管理應急機制少之又少，且大多學者將注意力放在了突發事件的預測和演變規律方面，因此檔案局應急管理研究理論還存在較大空白，其理論體系急需補充和發展。經過匯總分析，現有文獻主要特點如下：

1.1 現有相關研究文獻方向十分狹窄，文獻作者多為檔案局或者檔案局基層工作人員，其學術水平相對不高，采用的研究工作和理論基礎不足，研究成果缺乏理論指導性。

1.2 大多文獻將災害管理、危機管理、突發事件視為同一個概念，這也是研究初級階段經常會遇到的問題，而事實上災害只屬于突發事件的一部分，危機事件并不一定就是突發事件，因此，概念混淆容易導致研究方向偏離。

1.3 重大突發事件的發生，往往會給檔案局造成毀滅性的損害，也會對檔案局內部工作人員和讀者造成重大生命威脅，因此，將自然災害、社會災害、地質災害等基礎理論融入到重大突發事件研究當中具有十分重要的意義。但是從現有研究文獻內容來看，很少有學者關注檔案局應急機制的建立和理論研究，更沒有針對如何應對突發事件進行深入分析，大多研究文獻僅僅停留在比較膚淺的層面。

1.4 研究文獻主要為理論分析，缺乏實際案例支撐。這主要與文獻作者在實際工作中缺乏應對重大突發事件能力和經驗有關，也是當前國內文獻主要研究空白之處。

從今后檔案局應急管理發展方向來看，結合多學科知識和理論來分析突發事件發生規律和趨勢，不斷提升檔案管理應對突發事件的能力是重點。當前，國內檔案局尚沒有針對應對重大突發事件建立一套完善的應急管理機制，檔案管理預防突發事件的能力較弱。大多數檔案局工作人員缺乏應對突發事件的經驗能力，安全意識薄弱。在調研過程中發現，不少檔案局工作人員對館內消防應急知識知之甚少，連基本的逃生規則和常識都不了解；檔案局也沒有針對突發事件建立一套完善的緊急工作組織預案；館內沒有具備良好的緊急避難設施和條件；平時沒有重視應對突發事件緊急演練工作，沒有指定緊急逃生路線和方案等?，F實工作中的空白，也是相關理論研究的主要方向和思路。因此，針對當前檔案局應急管理需要，以管理學、社會學、行為學和災害應急理論為分析工具，來建立一套完善的檔案局應急管理體系，不斷提高檔案局防范重大突發事件的能力，具有十分重要的現實意義。

2 重大突發事件中的檔案局管理應急機制研究方向

根據《中華人民共和國突發事件應對法》對突發事件的定義，是指發生具有較大偶然性，影響面廣、會造成重大社會損失和危害、需要全社會聯動共同應對的公共自然災害、社會公共衛生事件和公共安全事件等。檔案局所面臨的重大突發事件主要有各類自然災害、公共信息安全威脅以及社會公共安全事故等，這類事件的發生可能會給檔案局和內部工作人員、讀者造成重大危害，這種危害對人員來說有可能是身體上的，也有可能是心理上的，而對檔案局來說，可能是毀滅性的。例如檔案局建筑在事故中倒塌，對館藏文獻造成毀滅性的破壞，威脅工作人員、讀者生命安全，對檔案局的發展產生重大威脅。

綜上所述，當前必須要建立一套完善的檔案局應急管理體系，為檔案局應對重大突發事件提供正確的理論指導。研究目標決定了研究的內容和思路，研究內容要圍繞“以人為本”的思想，本著“未雨綢繆、防抗避救相結合”的工作方針，針對如何保護檔案、檔案局工作人員和讀者的安全開展具體研究工作。研究理論能夠有效指導檔案局建立一套完善地應對重大突發事件的工作機制，不斷降低重大突發事故對檔案局、工作人員和讀者的危害；要指導檔案局建立一套完善的重大突發事件預防應對措施，使得在任何重大突發事件發生后，檔案局人員能夠有條不紊地開展應急自救工作，將事故風險降低到最小程度。概括地說，一套科學合理的應急機制，能夠幫助檔案局有效規避重大突發事件風險，提高檔案資料和館內人員的安全性水平。因此，本文研究方向主要集中在以下幾方面：

2.1 以重大突發事件預防理論、檔案局管理理論為基礎，建立檔案局重大突發事件應對模型，該模型圍繞“以人為本，預防為主”工作方針，不斷強化檔案局人員安全防范意識，通過未雨綢繆、事先預防來提高公眾應對各種突發事件的能力，將事件風險控制在最低范圍內。

2.2 重大事件預防理論框架研究。綜合各種相關理論，例如自然災難應急理論、檔案局學、信息安全理論、緊急避難理論、社會公共安全理論等，建立一套完善的檔案局應對重大突發事件基本理論框架，為指導各地檔案局、檔案局開展重大突發事件應急工作提供堅實的理論基礎和依據。

2.3 重大突發事件預防與應急方案研究，針對如何預防重大突發事件制定一套完善的工作措施和方案，通過評估檔案局建筑安全、館藏檔案保管要求以及館內人員分布特點，不斷完善檔案局內部重大突發事件管理制度和機構，同時指導日常重大突發事件應急演練，切實提高檔案局預防各類重大突發事件的能力。

2.4 選擇具體案例深入分析。通過選取有代表性的案例，來分析重大突發事件發生的前因后果，摸出其發生和演變規律，為今天檔案局開展重大突發事件預防工作提供可靠的指導依據。

3 重大突發事件中的檔案局管理應急機制研究目標和價值

當前檔案局應急機制研究主要集中在預防和應對重大突發事件方面。本著“以人為本，預防為主”的工作原則，圍繞提高檔案局人員、檔案安全來豐富和完善重大突發事件應急管理理論，同時結合檔案局管理應急理論和具體經驗，不斷提高重大突發事件中檔案局的應對能力和響應速度。綜上所述，本文提出了檔案局應對重大突發事件應急理論研究工作的四個圖譜。

3.1 針對重大突發事件，制定檔案局管理應急機制模型圖。該模型能夠詳細列出檔案局在重大突發事件中的管理目標、職責和應對方案，主要強調“以人為本”的應對精神，注重對館內人員的安全保護，力爭將檔案局的人員傷亡和檔案損失降低到最低限度。

3.2 要針對重大突發事件，編制檔案局管理應急機制學科譜。要將涉及到檔案局重大突發事件應急相關的理論納入到檔案局應急機制學科圖譜中，打造多學科知識理論交叉、綜合的檔案局應急機制理論體系，不斷夯實檔案局應對重大突發事件的理論基礎。

3.3 要結合當前社會重大突發事件特點，編制檔案局管理應急機制內容綱要。要提高檔案局應對重大突發事件的能力，必須要編制一套完善的應急機制內容綱要，以提高檔案局應急機制中的預案管理能力。預案是幫助檔案局提升應對各種突發事件的重要手段，能夠針對各種潛在的突發事件做好充足的預防工作，最大程度降低突發事件帶來的負面影響和危害。

3.4 典型案例的選擇、分析與實用研究。分析具有代表性的重大突發事件管理經驗，能夠有效提升檔案局應對重大突發事件的能力。通過學習具體案例的發生起因、經過和經驗教訓，能夠彌補檔案局工作人員應對突發事件實際工作經驗不足的缺陷，可以顯著提升檔案局應對突發事件的總體能力和水平。當前，國內學者在這方面的研究少之又少，理論體系亟待完善和豐富，因此加快這方面的研究具有十分重要的現實意義。經典案例的學習能夠為彌補國內重大突發事件檔案局應急管理研究模型與基本理論的空白，必須要圍繞“以人為本，預防為主”的應急工作方針，不斷提高檔案局人員安全保護水平，為檔案局工作人員和讀者創造一個平安的工作和學習環境。

4 結束語

本文深入分析了重大突發事件檔案局應急工作特點，并提出了有益指導建議。希望本文的研究成果能夠有效指導國內檔案局應對各類重大突發事件，不斷提高檔案局行業應對突發事件的能力，將事故風險控制在最小范圍內，促進檔案局全面健康發展，為完善和豐富重大突發應急事件做出突出貢獻。

參考文獻：

[1]石文明.檔案局安全管理研究[J].信息管理，2009（3）.

篇3

【關鍵詞】紙質檔案；檔案安全；影響及對策

由于紙質檔案的建立需要人工和保管、保存的特殊性，紙質檔案管理與電子檔案管理方面有很大的不同。由于這些不同，紙質檔案管理具有獨特的優勢和劣勢，所以在現代檔案理中，應當運用紙質檔案和電子檔案相結合的方法，在管理和制度方面建立科學的方法，并提高檔案管理人員的素質，科學管理紙質檔案。

一、紙質檔案的特點及缺陷

紙質檔案是指以紙張為載體的信息檔案，而電子檔案是指用現代信息科技，如電腦、光盤、U盤、圖像記錄等方式為載體保留信息的方式。如今，雖然作為新興載體的電子檔案倍受關注和青睞，但傳統的、具有原始性質的紙質檔案也不容忽視。據了解，紙質檔案具有以下特點：1.檔案載體較為單一；2.記載信息的固定性和穩定性；3.信息的隱蔽性和原始性；4.缺乏一定的復用性；5.傳輸較為繁瑣。

二、 紙質檔案對檔案安全的影響及優勢

（一） 紙質檔案可以較為獨立地完成信息記載和傳輸。首先，相比電子檔案等其他記載信息的方式，紙質檔案可以獨立地完成信息的記載。在紙質檔案的記錄中，紙質檔案的閱讀、調閱和使用都可以單獨完成，而電子檔案則更多地需要依靠閱讀工具，如電子計算機技術、光盤技術等高科技，信息與設備結合，只有兩者共同使用才有一定的作用。

（二）紙質檔案載體穩定、可較長期地保存資料。紙質檔案相比其他檔案記載方式有更加穩定、耐用的特點，因為檔案管理的要求一般都要有10年、20年甚至50年或更久的保存度，所以有些電子檔案并不能達到這個要求。因為電子信息會受到多種因素的影響，如環境的防磁性、抗病毒和資料的儲存空間都有較大的要求。

（三）紙質檔案記載方式傳統而便于理解。在檔案管理和查閱、記錄的過程中，一般都需要更快捷的、更簡便的查詢和調閱方式，而電子檔案相比紙質檔案來說，運用的是更為先進的記錄技術和調閱方式。在這個過程中，由于一些檔案管理人員缺乏專業的培訓，或者有些檔案管理人員屬于老一代的“機盲”，在這種情況下，會操作、懂電腦的特別少。所以紙質檔案沒有局限性。

（四）具有保密性。在當今科技發達的年代，科技發達給現代生活帶來了更便捷的生活方式，但信息泄露、信息盜取的現象也更普遍了。所以紙質檔案在這一點上可以確保信息的隱秘性和保密性。只要保管的地方合理，檔案室封鎖嚴密，基本可以保證信息不泄露。因此，紙質檔案的存在，很大程度上保護了原始數據，杜絕了某些別有用心的人希望通過破壞電子數據而達到其特有目的的幻想，維護了檔案的權威。同時，紙質文件在刪改后想不留痕跡幾乎是不可能的。因此，各部門對一些重要數據進行處理時，為確保這些信息的安全可靠性，必須及時備份形成紙質檔案。可以說，辦公自動化系統中的不安全因素，充分體現了紙質檔案存在的重要性，同時也穩固了紙質檔案在檔案中的地位。

三、紙質檔案管理的對策研究

（一）與電子檔案相結合。既然紙質檔案和電子檔案都各有利弊，在建立紙質檔案的過程中，就必須研究電子檔案和紙質檔案各自的特點，可以將紙質檔案作為原始憑證和永久保存檔案，將電子檔案作為備份檔案建立相對獨立又相互聯系的系統。應根據兩者各自的特點分別建立不同的管理系統，分別操作、分別保管、分別利用，并在兩個系統之間建立必要的通道。

（二）集中管理。在紙質檔案管理的過程中，要注意檔案管理的科學性和集中性。建立集中管理的紙質檔案管理制度，不僅可以更好地完成檔案的及時歸檔、整理和取用，還可以防止非檔案保管人員對檔案的完整性和可持續使用性造成的破壞。

（三）建立科學的管理制度。由于紙質檔案的無法更改性和永久性，應必須保證檔案在建立之初就有一個很好的、正確無誤的歸檔和保管。因此，對紙質檔案的科學管理和建立是十分有必要的。并且在建立檔案的過程中，應該為每一份檔案建立相應的記錄制度。實施檔案保管和整理的責任制，確保發生業務之后可以及時地歸檔，在其他人員借閱檔案后，也能及時地整理到位，從而使檔案的保存更加完整。

（四）加強檔案管理人員素質。最后也是最重要的一方面，就是必須加強檔案管理人員的相應素質。第一，檔案管理人員應當了解紙質檔案在保管過程中需要注意的問題，如防潮、防蟲和防腐蝕等。第二，檔案管理人員應記錄在編，防止自管自盜的現象發生。第三，檔案管理人員還需要了解一些現代檔案管理的制度，從而使紙質檔案管理更加科學化。

四、結語

雖然在信息科技大力發展的今天，電子檔案被越來越多地提及，但由于其還有一些無法改變的缺陷，紙質檔案并不能完全被電子檔案代替。所以對紙質檔案的研究仍然十分有必要。在紙質檔案管理建設中，我們也應該跟上科技發展的步伐，在紙質檔案建設上搶占制高點，這樣才能使紙質檔案與電子檔案在發展中交相輝映。

【參考文獻】

篇4

【關鍵詞】網絡 檔案管理 機關單位

1.前言

當今社會已經進入互聯網時代，網絡技術的日益普及和發展為行政管理工作提供了極大的便利，檔案管理工作也是如此。機關檔案是機關事業單位在長期發展過程中形成的原始資料，檔案作為一份特殊的歷史記錄，是單位發展的歷史和見證，對機關事業單位的生存與發展提供現實依據，也是機關單位人事管理、人事勞資和干部提拔使用的重要依據，是機關事業單位未來發展的前提和保證。在互聯網時代，機關檔案工作面臨著挑戰和壓力，如何利用網絡使檔案管理日趨現代化，是當前檔案工作者的重要使命。

2.網絡對機關檔案管理的影響

伴隨著網絡的發展，檔案管理工作呈現信息化、網絡化以及數字化的趨勢，其對機關單位檔案管理工作具體影響有：

2.1檔案載體日趨多元化

之前，機關事業單位的檔案保存多以紙質材料為主，紙質材料不僅存在保管上的難度、存在丟失的可能性，檔案資料一旦丟失對當事人是無法彌補的損失。而網絡化時代，電子文件不斷增多，新興的信息存儲技術，例如縮微技術、掃描技術、光盤技術等等大大提高了檔案信息存儲的容量，使得機關檔案的載體形式發生了很大的變化。而且利用很小的空間就可以存儲大量的檔案信息，領導的講話、機關事業單位的活動、電子文本以及一些視頻資料都可以下載到光盤等載體進行儲存，存儲密度也比紙質檔案高出許多倍，而且還既有直觀性、選擇性、易操作性等優勢。

2.2檔案信息利用率提高

之前，檔案資料使用人在查閱檔案時存在諸多不便利的因素，時間和空間的限制使得檔案利用率不高。而在網絡化時代，檔案管理可以部門可以充分利用計算機網絡進行檔案的傳輸，充分發揮了信息資源綜合和集成共享的優勢，大大節約了檔案使用人的時間。檔案使用人不再受時間和地點的限制，隨時隨地都可以利用檔案管理部門提供的信息查閱服務來檢索和尋找所需的資料，不僅準確高效，在檔案信息服務的內容和方式上也提高了一個新的層次。

2.3為檔案資料共享提供了便利

事業單位檔案資料眾多，散落于各個部門之中。在紙質材料時代，部門之間的檔案材料缺乏有效溝通與資源共享。網絡時代，機關事業單位通過建立數字化檔案室，加強了檔案一體化管理，通過計算機系統整合了各個部門的檔案資料，也將音頻、影視、實物等檔案資料統一納入數字化管理，各個部門都可以再數字化檔案系統查閱所需的資料，實現了檔案資源的合理配置和資源共享，最大限度地實現信息資源利用。

3.網絡環境下對機關檔案管理的幾點建議

網絡時代的機關單位檔案管理是種技術，更是管理理念，如何做好這一工作，需要我們從各個方面入手來提高機關單位檔案管理效果。

3.1提高領導對檔案信息化管理的認識

如今，加強機關單位檔案管理現代化已經成為潮流，檔案管理的作用和重要性也日益被人們所熟悉和認可。作為機關和事業單位的領導領導要強化責任意識，認識到電子政務時代檔案管理的意義所在，將檔案管理工作納入領導工作日程，不斷提高領導的現代化管理水平和網絡相關知識，在日常工作中采取有效手段加強檔案工作與互相網的整合。作為普通檔案管理人員，也要認識到信息技術發展對檔案工作的挑戰和沖擊，要打破常規，更新觀念，打鐵還需自身硬，在平日工作中不斷更新檔案信息化管理的知識結構，切實提高工作水平和工作效率，以更好的服務質量適應互聯網時代的需求。

3.2不斷創新檔案管理服務手段

機關事業單位檔案管理網絡化重在應用，如何利用檔案網絡化創新服務手段是檔案管理人員需要關系的課題。機關單位可以建立檔案館網頁，以網站為基礎，開展網上利用服務，要進一步加快檔案信息資源數據庫建設，積極上傳各種有效信息和數據，網絡化時代，檔案電子文化的上傳和下載通過網絡就可以完成，檔案管理部門要改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，及時有效的收集電子文件，并在檔案館的服務器上歸檔。尤其是加強電子文件數據庫建設，在網站上建立電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化和自動化。機關單位還要建立電子文件數據管理中心。電子文件數據管理中心作為機關單位信息資源的重要組成部分，集中管理各部門的電子文件數據，并在網站上提供檔案信息的文件查詢和檢索服務，檔案信息使用人可以通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。當然對于一些限制性信息和保密電子文件要做好保密工作。通過這些措施實現檔案信息和數據的高效使用。

3.3提高檔案管理人員的信息素養和能力

機關單位檔案管理的信息化操作者是檔案管理人員，管理人員的信息素養和能力對檔案管理工作有效性具有關鍵作用。信息化時代，機關單位檔案管理人員不僅僅是檔案管理者，還是信息財富的管理者和提供者。作為檔案管理人員要不斷更新知識結構和業務工作水平，以適應網絡化管理的需要。然而，很多機關單位檔案管理人員或者缺乏檔案管理專業知識，或者只是兼職人員，缺乏事業心和職業素養，導致檔案管理工作停滯不前。為此，機關單位要提高檔案管理工作在機關事業單位中的地位和作用，充分發揮檔案管理工作人員的主觀能動性，建立檔案管理專職人才專職管護。加強對檔案工作人員進行互聯網相關的知識的培訓以及愛崗敬業的道德品質，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。有條件的單位要積極招聘網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才等，來做好網絡時代機關事業單位的檔案管理工作。

總之，機關事業單位檔案管理工作是其日常工作的一個不可或缺組成部分，網絡化的發展對機關事業單位檔案管理工作意義重大。作為檔案管理人員要充分認識到這一點，在日常工作不斷探索和創新檔案管理手段和方法，切實提高機關單位檔案管理水平。

參考文獻：

[1]唐明利.淺議網絡時代的檔案管理[J].科技情報開發與經濟，2006（ 23）

[2]鄭麗萍，略論網絡時代的檔案管理工作，蘭臺世界， 2007（6）

篇5

【關鍵詞】醫保檔案管理計算機信息技術應用分析

前言：

自計算機問世以來，其信息技術的發展對各個行業都起著良好的催化和助推作用，使整個社會在生產與生活上迎來了新一輪的變革和發展。因此將計算機信息技術應用于醫保檔案的管理中也是符合時展要求的必然結果，通過應用計算機信息技術以提升檔案管理的效率，有助于檔案管理工作向科學化與信息化轉變。

一、醫保檔案借助計算機信息技術進行管理的必然性

近幾年以來，隨著計算機信息技術在各行業各領域中的應用和普及，社會節奏逐漸加快，使得醫保檔案在進行管理時難以適應現代化發展的要求，并且隨著國家醫保事業不斷地發展，醫保服務對象與內容也在日趨增多，資料和信息的查閱儲存工作也更加繁瑣。為了能夠有效提高我國醫保方面檔案管理的工作效率，必須要將計算機信息技術應用于日常的檔案管理中。

二、醫保檔案借助計算機信息技術進行管理的實踐意義

現代化的計算機信息技術相較于以往的管理方式而言擁有著極大地優勢。以數據的形式實現對檔案信息的存儲，不僅可以降低醫療單位辦公成本，同時也可以提高存儲的速度。由于計算機本身擁有較大的數據存儲空間，因此可以有效減少資料存儲所占用的空間，并且其檢索方式相對簡單準確，對于后續的查閱和管理都能夠帶來極大的便利[1]。通過運用信息技術，可以實現檔案管理的高效化、標準化以及科學化，對于醫療服務的發展也能帶來一定的促進作用。

三、醫保檔案借助計算機信息技術進行管理時常見問題

計算機信息技術的應用作為今后檔案管理的必然趨勢，為了能夠更好地將其應用于實踐當中，必須要做好基礎設施的強化工作以及相關的技術培訓工作，并加強對文檔信息的保密化處理。在開展檔案數據信息化管理建設的同時，一方面需要加強對于硬件設施的資金投入力度，以免出現由于機器問題而影響檔案信息的存儲和管理；另一方面則是需要提高工作人員的計算機水平，通過進行一定程度的計算機技術培訓，提升其信息化檔案管理的工作效率和水平[2]。在信息保密處理方面，可以通過借助專業網絡安全公司建立安全防護措施，并且要強化工作人員的保密意識，做好對于工作人員的監管工作，以確保信息不被竊取。在信息保存方面，可以通過備份數據資料，以確保信息的完整性。

四、建立信息化的檔案管理體系

建立信息化的檔案管理體系必須要借助計算機信息技術以提高檔案信息的高效化處理能力，針對現階段檔案管理的現狀，立足于新時代的發展需要，構建全新的檔案管理原則以及理論體系，并逐步確立在資料數據化之下，關于檔案管理與服務的具體條例與工作方法，以實現其社會服務的價值。就醫保檔案信息化建設而言，并非僅僅是對數據進行存儲和管理，更多的是要做到信息方面的服務，信息建設作為一項惠民工程，應當以方便人民群眾為前提，強化對醫保事業的輔助作用。通過建立詳細的用戶數據中心，并依據用戶特點對數據進行詳細的分類，以方便后期的管理和查閱，并做好相應的安全防護工作，安排相應的崗位和人員進行監督與管理，從而實現檔案信息化的建設。

五、提升工作人員的整體素質以及信息處理能力

任何事業的建設都離不開人力資源的建設，在進行檔案數據化建設時，也應當提升檔案的管理人員的綜合素質，以滿足檔案管理工作的實際需要。在新時代，應當強化檔案管理部門全體人員的素質管理，尤其是領導階層的管理素質，從而加快實現檔案管理工作由原先的紙質落后向數據高效轉變。通過構建信息化檔案管理體系，以促進檔案管理部門人才建設。在這方面可以通過適當的計算機培訓，促使管理人員不斷接觸和學習新知識、新技能，從而提高其綜合素質[3]。通過提升其綜合素質，充分發揮個人的主觀能動性，使計算機信息技術能夠更好地與檔案管理的客觀實踐相結合，使其在進行檔案信息的處理時能夠更好地適應工作需求。

六、總結

隨著醫保事業的發展，其用戶的數量以及相應的信息數量也處于不斷增長的狀態。因此，信息的數據化管理在日常檔案工作中日益重要，必須要重視對于檔案信息的數據化管理，提高計算機技術在檔案管理中的應用，建立完善的信息化管理體系，并提高檔案管理人員的綜合素質，使信息技術能夠更好應用于日常檔案工作中，確保檔案信息的高效利用和管理，以發揮醫保檔案的社會服務能力。

參考文獻

[1]陶鑫•淺談計算機技術在檔案管理中的應用[J]•科技咨詢，2014，（2）：32.

[2]劉燕江•計算機網絡技術在檔案管理工作中的應用[J]•信息與電腦（理論版），2013，（4）：165-166.

篇6

1.1必要性

隨著當前信息化建設的的腳步日益加快，檔案信息由于其憑證極其廣泛的性能等優勢而受到較多的青睞。在當前信息化時代的發展形勢下，檔案信息管理倘若想要真正意義上實現信息化的目的，那么就應當不斷地創新。隨著計算機滲透到檔案管理工作中，和以往的模式相比有著諸多的優勢。例如存儲量大、較強的保密性能等，能夠在最大程度將檔案管理水平加以提升，進而推動檔案事業的不斷發展。

1.2主要作用

1.2.1數字化

改變了傳統手工紙質繁瑣管理程序，縮減了大量人力和物力，實現便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

1.2.2存儲量大

隨著人們生活范圍的不斷擴大，大量的文件資料也隨之產生，檔案資料入庫信息劇增，而一張普通的光盤就可以儲存數十萬甚至千萬的文字信息，極大程度節約了傳統檔案占用的空間以及成本投入。

1.2.3自動化

計算機技術應用于檔案管理工作，可以將信息快速的輸入、儲存，并且可以對信息進行邏輯推理和判斷，真正實現信息管理、檢索等流程的自動化進程。

2計算機技術檔案管理應用存在的問題及對策

2.1信息網絡數據庫建設問題

對當前已經存在的方案數據極其相關數據都需要做好認真的處理，這樣做的目的不但可以提高工作效率，而且還能夠最大程度促使目錄以及檢索能力得到發展，還要對某些使用效率高，容易出現損害的方案信息做好相應的處理，繼而形成方案管理系統可以處于統一的狀態，促使檔案信息能夠和工作內容有機的結合起來，從而成為一個有機的整體。

2.2信息網絡安全問題

隨著網絡化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以隨意使用網絡，這樣就存在一定的安全隱患。計算機技術應用于檔案管理，在帶來方便同時也帶來一定的安全問題，網絡安全問題難以計數，現在的防火墻等安全防護技術對專業技能比較高的黑客根本就起不到多大作用，而檔案又具有憑證性以及真實性等特點，如果原始文件收到損壞或者更改，很難在進行修復，致使檔案的安全性和可靠性受到威脅。

2.3管理技術實用性問題

隨著計算機技術的不斷發展，技術的更新速度驚人，因此在檔案管理技術的選擇應用上，一定要緊跟計算機技術尤其是檔案管理方面技術的更新速度。但是由于檔案管理部門并不是直接創造經濟效益的生產部門，在資金的投入上存在一定的問題，并不具備充足的資金來經常對管理設備進行更新，因此在工作時要秉持“實用、適用才是最好的”信念，努力在檔案信息管理工作中展開計算機技術的應用，不斷提高檔案管理水平。

2.4檔案管理人員專業化問題

對于當前檔案管理工作來說，也應當進一步提升相關人員的文化素養。然而，當前諸多部門具有專業人員的數量不多，有時候還會出現身兼數職的情況，亦或是某些管理人員不能對現代化設備的使用做到熟練掌握，這樣就不能實現檔案信息化的目的。依據此類情況的出現，相關部門應當加大培訓員工的力度，確保管理人員能夠具備較高的解決能力，可以想我計算機語言，并嫻熟的使用計算機。其次，相關人員應當具有較強的文字能力，可以獨自完成相應的任務，可以依據檔案主題的有關原則，對主題標識進行恰當的選擇，并且可以對主題內容進行辨別，對操作中存在的問題能夠靈活的處理，只有這樣才能夠更好的勝任此工作。

3計算機技術檔案管理應用發展策略

3.1增強計算機技術在檔案管理工作中應用意識

首先，檔案管理部門以及管理人員要充分意識到計算機技術在檔案管理應用中的重要性，形成使用計算機技術來進行檔案管理的意識；其次，要重視計算機技術的使用和投入，在人力、物力等方面都要實現網絡化管理，營造檔案管理現代化工作氛圍。

3.2加強創新意識

隨著計算機技術的日益完善下，檔案也需要做好科學的管理工作。這樣不但在確保計算機技術可以實現的同時，而且還能夠建立一個統一、高效的工作機制，從而建立一個健全的管理系統，為檔案管理工作的順利進行提供重要的保障。不僅僅如此，相關人員還應當在擁有扎實的專業知識以外，還富有創新能力，并能夠充分的發揮出計算機的價值。這樣就需要相關人員應當端正學習態度，嫻熟的掌握計算機手段，將自身的能力加以提升。

3.3加強人才培養意識

一方面，相關部門在招聘的時候應當選擇具有操作能力較強的人員，這樣做的目的能夠將計算機的使用率加以提升；另一方面，加大員工的培訓力度，打破以往的管理模式，形成新型的管理方式，提高員工的綜合能力，這樣才能夠進一步提高計算機操作水平，從而為日常工作可以順利完成帶來更多的益處。

綜上所述，隨著現代化設備的大量發展下，其在檔案管理工作中扮演著重要的角色，同時也為檔案內容可以進行一系列的內容提供方便，最大程度促使檔案信息能夠達到信息化的效果，這些都會對檔案事業的發展有著重要的意義。

作者:夏天維 單位:遵義師范學院

參考文獻

[1]吉木斯.關于提升圖書檔案工作水平的幾點認識[J].科學中國人，2015(21).

[2]翟愛軍.淺談網絡環境下我國圖書檔案界文獻資源的建設與共享[J].山東檔案，2001(1).

篇7

關鍵詞:信息化處理;檢索;統計;壓縮技術;國際互聯網INTERNET;信息

On the Computer Technology in Records Management Application

YANG Zhen-dong

(Inner Mongolia, Ulan Hot Property Authority, Ulan Hot 137400, China)

Abstract: Modern computer technology for file management, using computer technology, manage files to meet the economic and social needs of the information is an essential requirement of modern records management, files can extend life, improve the file services. For China's modernization drive.

Key words: information processing; retrieval; statistics; compression technology; the Internet INTERNET; information release

隨著社會的進步和科技水平的日益提高,各種形式的檔案管理和利用各種載體向社會提供利用的 問題,檔案管理從最初的輔助手工管理,公文、檔案一體化管理,發展到對絕密檔案的計算機管理。在“國家863計劃十五周年成就展覽會”上展出的“國務院絕密文檔管理系統”標志著政府公文、檔案管理信息化進入了一個嶄新的發展階段。利用先進的計算機技術管理和利用檔案,可以最大限度的發揮檔案的利用效率,延長檔案的實用年限。如果處理不當則可能導致檔案資料的損失,甚至損害國家及檔案所有者的利益。當今社會是知識經濟的信息社會,誰優先掌握以計算機技術為先導的信息技術,將它運用到各個領域,誰就會再在激烈的市場競爭中立于不敗之地。

1 檔案管理信息化的含義

檔案管理信息化就是將檔案資料轉化為計算機可處理的數字形式的檔案,方便以后的存儲和利用。檔案管理信息化可充分利用和發揮計算機和計算機網絡的潛能,提高利用率,縮短二次文獻信息的加工時間,提高檔案信息的時效性。檔案管理信息化,還可一次投入,多次產出,可改變信息加工工作受經費限制的局面。檔案管理信息化,信息成果可多份拷貝,將拷貝成果送到領導及各個部門,容易擴大社會影響,拓寬服務范圍。檔案管理信息化,可使檔案信息順利地與最新技術接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段,但檔案管理只要注意這方面發展動向,超前拿出對策,使檔案管理工作適應這一客觀形勢的變化和要求,使現在的勞動信息化,為將來“信息高速公路”中有一束檔案信息打下基礎。

2 計算機技術在檔案管理中的重要性、必要性和迫切性

2.1 重要性

1) 計算機技術是現代科技技術的產物,它具有數字化的特點,可以使檔案管理規范化。計算機技術錄入,掃描,微縮等形式的檔案信息(聲音,圖像,文本)都以計算機語言的0或1的 二進制來表示,使檔案管理工作變得規范準確。

2) 計算機技術具有智能化的特點。可以促進檔案管理工作的科學性。以計算機為首的信息技術具有良好的人機交互環境,智能化的判斷能力,能高效,準確的識別檔案的相關信息,自動進行檔案的檢索,查閱等業務。

3) 計算機技術具有網絡化的特點。能促進檔案信息的共享。計算機網絡(國際互聯網INTERNET)可以連接世界各地的檔案信息系統,使不同區域的人們可以隨時方便的查詢對方的檔案信息。極大的方便了人們對檔案的查詢需求,節省了大量的時間和經費。

4) 計算機技術還具有強大的存儲能力和信息處理能力,可促進檔案管理工作的現代化?？梢钥旖轀蚀_的收集,整理,統計匯編各種檔案信息(聲音,圖像,文本),利用壓縮技術,可以達到有效的海量存儲。

總之,計算機技術是實現檔案管理科學化,現代化,規范化和標準化的有力手段和主要工具,在現代檔案管理工作中具有十分重要的作用。

2.2 必要性

1) 計算機技術具有促進經濟發展的作用,促進檔案管理工作為經濟建設服務的最終目標的順利實現。檔案信息是信息社會中的一個重要組成部分,是其中的主要信息資源。二十一世紀信息時代知識經濟時代,進行經濟建設離不開信息資源,人類信息資源的開發利用能力成為生產力發展水平的重要體現。計算機技術使知識經濟由意識形態的生產力向客觀世界的生產力轉變,促進生產力的發展,同時計算機技術運用其收集,存儲,傳遞,處理信息的能力,有力推進了知識經濟和信息社會的快速發展。

2) 人類社會高度依賴信息經濟的各類信息成果。首先,掌握信息技術的人,可極大的提高其工作效能,能為信息社會所接受,其從事的工作才能順利進行,為社會所承認。其次,在國際化的社會化的大生產中很難找到與檔案信息無關的事務。只有大力發展信息技術,才能在當今的市場競爭中立于不敗之地。

總之,要做好現代檔案信息管理工作,必須充分利用信息技術,尤其是以計算機技術為首的信息技術。

2.3 迫切性

1) 信息社會為檔案管理工作的發展帶來前所未有的機遇

由于計算機技術在我國普及以前,西方發達國家已有幾十年的發展歷史,無論是計算機技術,還是其在檔案信息化的應用都領先雨我們。但是,當今社會是世界經濟一體化的社會,信息技術使先進技術知識迅速傳播,我們可以享用其先進成果,高起點高速度發展,站在巨人的肩膀上后來者居上。所以,檔案管理的信息化發展面臨歷史性的機遇。

2) 檔案管理工作面臨巨大挑戰

計算機技術在現代檔案管理中的應用踩剛剛開始,實際成功開發應用的項目很少。但是,我們多年積累的珍貴歷史檔案資料非常需要計算機技術來保護,開發和利用。我們目前高速健康發展的社會主義市場經濟建設迫切需要信息技術提供方方面面各種各樣的檔案信息。我們和西方發達國家相比,計算機技術的應用開發隊伍還很薄弱,存在很大的差距,因此,信息社會使現代檔案管理工作面臨巨大挑戰。

3 計算機技術在檔案管理中的應用體系

根據我國現行的檔案管理性質和特點,并借鑒國外先進經驗,筆者認為檔案管理中的計算機應用有以下幾個方面。

1) 數字檔案庫

歷年我們國家在各級政府努力下,已經積累了很多有價值的可供利用開發的檔案資料。首先,一些檔案歷史較長,破損嚴重,如果不抓緊時間利用計算機技術對其進行數字保存,這些檔案也許將永遠在世界上消失,那樣我們就會由于工作上的失誤而成為千古的罪人。所以,建立數字檔案庫已經刻不容緩。目前,在保護檔案方面,較為成熟的技術有縮微技術,數字壓縮存儲技術。存在形式。機讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質,還可以是網絡上傳遞的代碼序列。其次,運用計算機技術完成日常檔案的檢索查閱工作,極大的減少檔案的磨損,把檔案資料的正常程度降到最低,從而延長檔案的壽命,對需要永久保存的檔案資料效果特別明顯,使檔案保護工作實現質的飛躍。

2) 檔案檢測系統

檔案資料來源于社會生產和生活的各個方面,是現實經濟,社會人文歷史狀態的真實記錄。古人云“觀歷史可知興替”,利用計算機技術智能化的特點,對相應的社會問題有針對性的建立監測分析系統,及早預報事件變化趨勢,防患于未然,采取必要的措施將問題解決在萌芽狀態。例如在1998年的我國長江流域特大洪水抗洪搶險戰斗中,計算機汛情預報檢測系統為我國軍民準確預報汛情,并最終戰勝洪水不可磨滅的汗馬功勞。

3) 檔案信息處理系統

檔案資料來源于社會的各個層面,原本雜亂無章,沒有規律性,不能為社會各界,特別是高層領導所利用。利用計算機技術的收集,整理,匯編,分類,分析,匯總和統計能力,將紛繁復雜的檔案資料轉化為符合各階層要求的,科學有序的數據情報,利用它們指導生產促進生產,從而促進知識經濟和諧社會的快速發展。這是檔案資料成為有價值的能為社會各界利用的信息的關鍵。

4) 檔案信息系統

檔案管理工作最終目標是為社會各界提供利用,計算機技術在檔案管理中的利用水平,決定著檔案管理的工作水平。應用計算機技術的快速傳遞,復制和多媒體技術,建立檔案信息系統,充分利用目前日益流行的計算機城域網,計算機國際互聯網(INTERNET)技術,將有價值的檔案資料(聲音,圖像,文本)到世界的任何一個角落,發揮其應有的作用。

4 計算機技術在檔案管理中應用原則

1) 現代檔案管理要依托計算機技術,檔案計算機應用要面向檔案現代管理未來的發展趨勢。二者交叉滲透,相互促進,相互發展,形成科技檔案一體化的發展格局。檔案工作者不僅要熟練掌握檔案專業知識,還需具備一定的自然科學知識、計算機知識,掌握漢字輸入方法,熟練操作計算機,掌握檔案管理軟件的使用方法。

2) 我們的檔案計算機技術應用要走創新,跨越式的發展道路。檔案管理要充分利用世界上先進的科技成果武裝自己,同時加強創新能力,后來者居上,發展自主知識產權能力,這樣才能不至于受制于人,才能百尺竿頭,再上層樓。

3) 檔案計算機技術應用要加強組織,堅強管理,堅強交流,有組織有計劃的開展合作,分工協作,優勢互補,使檔案科技化工作健康有序的發展。

4) 檔案計算機技術應用應面向市場,走商品化,產業化,科學化的道路,堅強科技成果轉化為生產力的步伐。

5) 檔案計算機技術應用應走開放道路。在健全相應法制基礎上,建立國家和世界信息的信息共享機制,利用互聯網實現信息共享,提高檔案利用價值。

6) 注重信息安全, 政府的檔案涉及國家集體利益,特別是涉及國家秘密的檔案關系到國家安全。政府機構的信息安全建設從本質上講不是個人或部門行為,而是國家行為。要按照國家制定的信息安全框架從總體上開展信息安全建設。在檔案管理信息化建設中,信息安全管理是核心要素,其中最重要的原則是必須是在國家有關主管部門的指導下,按照國家有關主管部門制定的規章、制度、標準開展工作。

7) 檔案計算機技術應建立開發,流動,聯合,競爭機制,檔案管理服務部門積極進行技術研究,開發,應用,加快科技應用步伐,成為推進檔案科技現代化的主體。

8) 國家要抓好檔案科學管理研究的立項和科學成果的嚴格驗收工作,協調好重點項目的推進工作。

5 結束語

知識經濟催生檔案管理工作的現代化,現代化的檔案管理又進一步促進知識經濟迅猛發展,檔案管理部門應在運用計算機技術提高檔案管理水平的同時,提高為社會各界的服務水平,從而實現檔案管理工作的最終目標。我們相信隨著現代科技的快速發展,我們綜合國力的不斷加強,檔案事業的明天會更加美好。

參考文獻:

篇8

1.促進工作質量和效率的提高。運用計算機技術不僅可以使檔案的信息數據得到規范化的整理，而且還方便了使用者查找所需資料，節省了大量的檢索時間，改變了以往檔案手工編目以及查詢繁瑣的缺陷，幫助提高了查找效率。同時，使用計算機進入檔案管理工作之中還可以降低以往手工編目的出錯率，一旦出錯也方便找出和糾正，使得檔案管理更具精準性和實時性，方便了人們查詢信息，幫助提升檔案管理工作的向前發展。

2.幫助資源實現共享?；ヂ摼W和計算機技術方便了檔案的異地管理工作，彌補了以往受到時間和空間限制的不足，可以使不同地區的不同使用者隨意查找自己想要的內容，真正的實現了資源共享，促進了檔案管理工作的統一管理，提升了檔案管理工作的服務水平，使檔案信息可以充分發揮自己的作用，為社會各方面的長遠發展做出應有的貢獻。

3.使檔案信息更加安全。以往的檔案都是紙質的，不僅不容易管理，而且容易弄臟弄壞，特別是一旦出現火災，那么所有的檔案將毀于一瞬。大量的紙質檔案也增加了管理者的管理強度，使得管理的成本和效率都很低下。但是，如果將計算機技術融入到檔案管理工作之中之后，不僅解決了紙質檔案容易損壞的問題，而且降低了管理者的勞動強度，更值得一提的是可以通過權限設置決定是否允許瀏覽涉密檔案，增加了檔案管理的安全性，起到一定的保護作用和物理隔離。

4.既擴充容量又節省存儲空間。計算機在儲存檔案信息的載體主要是光盤、磁盤等形式。相比于紙質檔案，這樣可以提高檔案的存儲效率和存儲容量。而傳統的檔案管理就會占據庫房，增加了檔案管理的成本。而且光盤等形式可以保證檔案圖像和信息的準確性和真實性，使檔案能夠得到全文存儲。如果使用者在查詢檔案的時候，光盤也可以避免使用者對檔案造成一定的損壞，保證了檔案的安全，延長了檔案的使用時間。就算檔案出現任何問題，也可以及時快速的對檔案進行轉移，幫助實現檔案管理的現代化和科學化目標。[1]

二、對將計算機運用到檔案管理工作中的一些建議

1.建立完善的檔案管理工作體系?？茖W的檔案管理工作可以為人們提供十分豐富多樣的信息資源，推進社會經濟各方面的向前發展，促進了人力資源管理的工作水平。將計算機技術運用到檔案管理工作之中也是現今檔案管理工作的大勢所趨，對此，我們必須建立健全檔案管理工作體系，這樣才能使計算機技術和檔案管理工作合理的融合在一起，減少運用計算機技術產生的阻力和問題，同時也要對計算機技術的運用進行一定的規范，才能幫助提高檔案管理工作的現代化水平。

2.幫助管理人員轉變自身的管理思想。在計算機技術被廣泛運用于社會各方面的大背景下，檔案信息管理的工作開始變得復雜。將計算機技術運用到檔案信息管理中是提升檔案信息管理水平的必經之路。計算機技術特有的性能可以避免檔案信息丟失并延長其使用壽命，能在其長期得到正常使用的基礎上提高查詢者的搜索效率。但是傳統的檔案管理工作方法和理念已經在許多工作經驗豐富的管理員心中根深蒂固，對此，我們必須幫助轉變管理員的管理理念，讓他們逐漸認識到計算機技術對檔案信息管理的重大意義。隨著時間的積累，檔案信息日益增加，隨之帶來的是檔案管理人員的工作壓力，因而，加快實現檔案管理工作的現代化水平不僅是檔案管理自身建設的需要，也是解放生產力的需要。

3.幫助管理人員熟練操作計算機技術。提高檔案管理工作現代化水平的先決條件就是要提升檔案信息管理人員的計算機技術運用水平。首先，要對檔案信息管理人員定期進行計算機操作培訓。對于部分工作人員的厭煩和抵觸心理，指導人員應先說明計算機技術給檔案信息管理工作帶來的巨大便利。對于檔案信息管理工作中需要的計算機技術知識、實踐操作，應該進行詳細的講解，確保每一位培訓人員都能掌握并熟練運用計算機技術，提升其檔案管理水平和效率。同時，也要對管理人員進行科學分工，避免出現人浮于事的現象。在計算機技術被合理運用到檔案管理工作中之后，要重新安排管理人員的工作，這是由于在計算機技術得到運用之后，管理人員的工作強度和工作壓力逐漸減少，如果仍然按照以往的工作模式，就會出現人力資源被閑置的現象，只要重新進行分工之后，才能使人力資源得到最大化的利用，也才能提升工作人員的服務水平。在平時也要幫助工作人員意識到計算機技術對于檔案信息管理的重要性，只有工作人員的思想水平上升到了一定的層次，才能促進自身工作能力的進步。

4.建立健全一個完整的檔案資源庫。要想提高檔案管理工作的計算機水平還必須不斷完善自身檔案信息庫的建設，使檔案信息得到有效的管理和運用。作為所有信息資源的載體，檔案信息庫必須不斷更新和完善，才能不被時代所拋棄。根據信息庫中存在的信息不當等問題，要按照不同的信息來進行科學合理的分類，才能保證合理有效的提取檔案信息。同時，也要定期對檔案信息庫進行維護，才能保證檔案信息庫在頻繁的使用后還能得到正常使用，對于信息庫中存在的一些問題也才能及時解決，力保信息庫的準確性和完整性。檔案信息庫要以快捷服務為建設的出發點。在此基礎之上盡可能的擴充檔案的信息量，確保信息庫能夠發揮出自己的作用，更好的服務于社會。[2]

篇9

關鍵詞：缺陷與不足 應對措施 會計檔案 規范化管理

會計檔案是各單位檔案實現規范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎工作的總結和歸宿?？墒牵瑫嫻ぷ鞯倪B續性，導致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規范化管理工作的質量、水平也就難以得到保證。

一、會計檔案管理中

普遍存在不足與缺陷

1.對會計檔案工作實施規范化管理的認識不到位，導致會計檔案管理與單位檔案規范化管理出現嚴重偏離現象。檔案工作主管領導以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業務的行為，必然導致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業務的一種簡單延續。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經過系統的會計檔案理論學習與操作訓練，造成對現代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。

2.會計業務檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業務工作材料會注意留存，而對上級機關及單位收發文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導致歸檔會計文件材料與會計業務檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規范化管理。

3.導向錯誤。會計工作重業務輕檔案管理的現象，必將導致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應的待遇，對檔案工作失去興趣，業務上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內心層面就出現了松懈現象：對于不符合會計檔案規定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規范，而且直接導致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。

4。會計檔案規范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構也沒有，更談不上規范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領導經常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續的檔案整理帶來極大困難，直接導致會計檔案開發利用的效率低，甚至無法開展利用工作。

5.電算化會計技術的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新換代影響導致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。

6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內，并沒有付諸實施。外部環境不成熟，內部準備不充足是影響會計檔案信息化、數字化發展的內在因素。

二、規范會計檔案管理的應對措施

1.加強組織領導。近幾年來，由上級業務主管部門對各單位檔案規范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領導對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業經費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業務主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領導重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態化、制度化。

2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎是會計工作材料完整的收集過程，各單位應根據相關檔案法規和辦法，結合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規范化要求，組織力量夯實檔案規范化工作基礎，對會計檔案形成過程各個環節進行嚴密監控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環節有序進行，實現會計檔案走上規范化管理的道路。

3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎工作的生命延續，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎工作包括會計檔案管理工作緊密聯系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續教育開綠燈，加大培訓的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結構，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎知識。

4、會計檔案規范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規化、科學化、規范化，制訂并出臺規范化的管理制度是落實的關鍵。會計檔案規范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責。如《單位會計檔案人員崗位職責》、《單位會計檔案規范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。

5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態化，保管要求特殊化的特點。應購置專門的存貯設備，并注意備份保存并設專人進行管理，對外一律不開放。應確保歸檔的會計電子檔案能直接導入單位檔案規范化管理軟件，同時設置立卷部門才能調閱的會計檔案查閱授權，防止會計檔案數據泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當的編研工作，如基礎數據匯編和財會法規方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領導決策提供便利。

6.努力實現會計檔案管理信息化。信息化是檔案發展的必然趨勢，會計檔案信息也應隨著科學技術的發展而不斷優化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續和過渡。如果不能恢復原來的管理系統，那么原存會計檔案形同虛設，因此在實現會計檔案信息化貯存時，必須留存相應的開啟利用系統。所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩定。

參考文獻：

[1]張華國.如何加強會計檔案管理[J].現代經濟信息，2009（19）.

[2]張媛.淺析會計檔案管理中存在的問題及對策[J].現代商業，2012（21）.

[3]常霞，張亮.試論會計檔案管理中存在的問題及對策[J].科技視界，2011（26）.

[4]趙巍.試論會計檔案管理工作的現狀與發展[J].黑龍江史志，2012（10）.

篇10

關鍵詞：農機；檔案；管理

中圖分類號：S220 文獻標識碼：A 文章編號： 1674-0432（2011）-10-0130-1

近幾年，隨著農村經濟的不斷發展，多年來國家對農機購置補貼政策力度的加大，農業機械化水平不斷提高，各類農用機械分布于千家萬戶。以便于及時準確地掌握好全縣農用機械、駕駛人員和操作機手的數量及發展變化情況，實現對農業機械的全面安全監督管理，應實行農機檔案的三有管理制，即以縣級農機監理機關的檔案內容管理為中心的，縣、鄉（鎮）、村三級農機檔案的管理。

1 農機檔案管理具有以下特點

其一，農機具的保有量逐年增多，種類比較繁雜。

其二，拖拉機變動比較頻繁。

其三，由過去的單一經營形式轉為多種經營形式。

其四，新駕駛員及操作機手數量增多。

這些特點給農機檔案的管理帶來一定困難和復雜性。為了使農機檔案盡量與目前的農機狀況和監理工作的實際需要相適應，要根據縣、鄉（鎮）、村的具體情況，分別制定檔案管理的具體方法和內容。筆者的具體意見如下：

2 縣級檔案的管理，包括以下內容

1.駕駛員和操作機手的建檔內容和檔案的管理。

2.拖拉機及其他機械的建檔內容和檔案的管理。

3.農機事故的檔案管理和內容。

鄉（鎮）農機檔案由農機管理服務站建立，鄉（鎮）監理人員專人負責管理。對拖拉機、其他農業機械、駕駛員及操作機手建立農業機械登記卡片檔案。再以村為單位建立分臺賬，以便于進行監督管理和搞技術咨詢服務。

村級檔案由村農機安全員負責建立和管理，主要是以自然村為單位的農機和駕駛員及操作機手的登記冊，同時建立以村為單位、以上戶和取得證件時間為順序的臺賬，做好農機牌證管理工作。

3 三級檔案的建立，給農機管理工作提供了科學數據

一是能及時準確地掌握全縣拖拉機和其他農業機械的保有量、駕駛人員和操作機手的數量及技術素質。

二是可以消滅拖拉機和其他機具漏檢上戶現象。

三是對營機戶買賣成交變動后的拖拉機及其他農業機械，村安全員能積極協助辦理異動過戶或轉籍手續。