檔案管理的內容范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理的內容，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【摘要】現代社會網絡信息技術高速發展，企業的檔案管理工作也越來越重要。為了促進檔案管理工作更大地發揮作用，檔案管理部門必須要轉變工作方式，促進檔案管理的科學化、合理化。

關鍵詞 煤炭企業；檔案管理；工作內容

企業檔案是企業的信息資產，對于企業的生產經營和人事任用具有重要的作用，為企業的發展創造了巨大的經濟效益，是企業管理的重要內容之一。在現階段，加強企業的檔案管理，促進檔案管理工作內容和模式的轉變，對于提高企業資源利用具有重要的意義。

一、實現煤炭企業檔案管理工作內容和模式轉變的途徑

（一）實行企業檔案管理一體化。隨著高科技時代的飛速發展，實現企業檔案管理的科學化、現代化和一體化對于煤炭企業的檔案管理來說是工作的重中之重。首先，對于加強企業檔案一體化管理而言，檔案管理工作中要及時對各部門和各基層單位的生產情況、人事調動等信息進行整理、歸檔，然后還要將各部門檔案進行分類，建立企業檔案管理資源庫，保證各項資源都能夠全面、準確地反映在檔案中。其次，還要進行檔案管理信息化建設，隨著網絡的廣泛應用和計算機技術的普及，企業的檔案管理中也必將更多地涉及到電子檔案和電子文件的管理，就電子檔案的一體化建設來說，檔案管理部門更需要加強管理，完善電子檔案的生成、傳遞、處理、存儲、查閱、收集等方面相關的規章制度，從而保障各項工作的有序運行和安全運行。最后，合理處理好紙質檔案和電子檔案之間的工作關系，保障二者完美結合，使檔案管理工作流程科學化、規范化、合理化。

（二）檔案管理工作模式的轉變。現今，大多數企業已經開始使用計算機網絡技術來進行檔案的記錄和保存工作，但是還是有一大部分記錄使用紙質材料，當前管理的模式依舊停留在檔案管理早期手動保存、查詢等等模式，這種管理模式不僅繁瑣、復雜，浪費企業的人力資源，而且對于檔案的保存、傳遞等都產生不便。且紙質材料容易受環境條件損毀，也不利于檔案的長久保存，可能會造成檔案材料的缺失和內容失真。陳舊的檔案管理模式對于檔案的合理利用以及檔案管理制度的完善都產生了一定的影響，所以，要實現煤炭企業檔案優化管理，首先要做得就是對檔案的管理模式進行優化。

隨著信息技術的高速發展，檔案管理系統也在不斷優化升級，為了促進我國檔案建設與時代接軌，與國際信息接軌，必須與時俱進，推進檔案信息化管理，采取現代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地為人事工作提供全方位的優質服務。首先，健全檔案網上信息系統，將企業中的檔案信息錄入系統，便于部門進行高效查詢。其次，積極開發利用本地區信息資源，各部門聯合組建本地區人才信息庫，為各部門提供詳細的人才信息，為用人單位選才發揮效力。再次，實現電子材料與紙質材料的聯合，將紙質檔案與信息系統、各項登記聯系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規范之處，及時修正，促進檔案管理的規范性。

（三）檔案管理和排放方式的合理。現階段檔案管理仍然以紙質檔案管理為主，是檔案管理中的基本工作，由于各生產單位上交檔案的時間不規范，造成檔案歸檔時間不一，檔案管理工作也就相對有了一定的難度，一般而言，檔案管理人員都是在歸檔時憑經驗在每一個全宗之后預留出位置，排放以后所接收的檔案，這極不利于檔案的科學管理，隨著計算機技術的普遍應用，檔案排放也可以充分利用計算機編制檔案實體存放索引，使得索引能夠及時顯示出檔案的排放位置，這樣既可以減輕管理人員的工作負擔，提高檔案管理的工作效率，也可以讓檔案排放管理變得更加簡單和靈活。此外，隨著數字化檔案管理應用的實現，檔案管理也可以更加靈活多樣，實現檔案在分散或集中時的有效控制，從而保障檔案排放和查詢更加快速化和便捷化。

二、加強煤炭企業檔案管理工作內容和模式轉變的意義

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關鍵詞：新時期；檔案管理；模式的轉變

計算機、多媒體技術的不斷發展，給檔案管理工作帶來了新的發展機會，充分利用多媒體技術進行檔案的管理存儲能夠有效的提升檔案工作的信息化、可視化、數字化。從而方便的檔案管理工作更加的準確、迅速。在新時期，傳統的檔案管理工作已經無法適應時代的要求，檔案工作如何在新時代實現工作內容與模式的轉變，也是本文重點討論的內容。

1 檔案管理工作內容上的轉變

1.1 檔案的采集工作

在之前傳統的檔案工作多為紙質檔案，而工作人員只是在檔案單位等待完成的檔案被動過來，之后進行分類存檔，這也就使得收錄的檔案一般都是已經完結的會議、重大事件，使檔案缺少了會議、事件中間重要的過程，也使檔案缺乏完整性，不能夠很好的體現整個過程。但是在這個信息化的時代人們能夠將信息以文字、聲音、圖相多種形式保存下來，給檔案的記錄工作帶來了極大的便捷。在新時代也就需要檔案工作人員能夠走出去，更加主動的對信息檔案進行收集管理。

1.2 檔案的保存

傳統紙質檔案在保存方面需要巨大的人力、物力，并且隨著時間的發展，會產生浩如煙海的檔案，一部分檔案會時間相當的久遠，這就給檔案的查找工作帶來了巨大的難處。在新時代下的電子檔案，能夠非常方便的讓人們對于任何一份檔案進行查找，甚至不必親自到檔案館中，通過互聯網的登陸來連接就能夠實現對目標資料的查找，電子檔案的不僅方便了檔案的收集，大力的促進了電子檔案的傳播。

傳統的檔案工作，還會受到空間的制約，檔案的存儲要占用大量的儲存間和儲存柜，隨著時間的增長檔案的數量會不斷的增加。而電子檔案的存儲完全是信息化，也就不涉及到檔案間的問題。在檔案的工作新時代，檔案工作人員不僅要能夠收集記錄現有的電子檔案，也要有相應的能力，將傳統紙質檔案轉化成為電子檔案。

電子檔案的儲存也存在一些不足，網絡、信息化具有一定的不穩定性和不安全性，檔案信息的丟失在所難免。這也就要求檔案管理工作者，能夠充分的考慮到這一影響因素，增強防護的同時經常對電子檔案進行備份處理，做到即使計算機發生故障問題，依然有備份檔案能夠保留住珍貴的信息，方便對電子檔案恢復工作的開展。

2 檔案工作內容的轉變

2.1 存儲設備安全管理

電子計算機檔案系統一旦出現故障很可能會是所有的檔案會毀于一旦，會導致原有的存儲檔案數據完全丟失，或者影響現有的存儲檔案產生亂碼。新時期檔案工作，工作內容也會走向電子信息化的管理路線，能夠在日常工作中對檔案進行維護、備份。一旦發生問題能夠立即、有效的采取措施，可以采用暫停系統運行的冷備份，對服務器內的現有檔案資料進行全面備份，這樣做雖然能夠保留住原始檔案，但是在停止運行的過程中會中斷新檔案收集、存儲工作。另一方面，檔案工作人員也可以采用兩個服務器交互運行的熱備份，在服務器出現故障的時候，立即啟用備用服務器，這樣能夠保證原始檔案信息的很大程度上的安全，并且不會影響新檔案的收錄工作。

2.2 權限限制

電子網絡的檔案存儲，對于檔案的存儲提供了巨大的便利，但是同時也為檔案保密性埋下了[患，通過互聯網的連接，網絡黑客就有機會入侵到檔案服務器之中。檔案管理工作對權限的限制，能夠防止訪問用戶對檔案進行復制下載、惡意修改、毀檔的不良操作，通過防火墻的設置也能夠有效的抵御網絡黑客的攻擊。

2.3 訪問控制

訪問控制技術的主要任務是保證檔案信息不被非法訪問和非法使用，具體措施包括：入網訪問控制、權限控制和防火墻控制。入網訪問控制，控制用戶可以登錄的類別及登錄的時間和網站。

2.4 病毒防治

如果檔案信息遭到病毒入侵，其有效性和完整性將受到嚴重破壞，甚至完全毀壞。這就需要檔案管理工作者安裝最新的、比較有效的查毒、殺毒軟件，避免將手機和U盤上的病毒攜帶到電腦上，同時密切關注網絡病毒動態，適時對服務器和客戶端查毒和殺毒。

3 檔案管理模式的轉變

傳統檔案對于保密級別，一般在案卷上呈現出來，檔案管理人員可以根據卷宗上標記的保密級別進行分別管理。保密方式一般采用對檔案實體進行控制，只要檔案實體不被復制、拍攝或盜取，就算完成保密任務。對于當下的電子檔案，其信息系統本身就具備較高的安全性，可以根據檔案的不同密級，確定向哪些人群開放。

傳統的檔案，如果有人需要觀看，首先需要辦理借閱手續，歸還之時還要辦理歸還手續。借閱人借出去的這一段時間，檔案就會暫時離館，而且在借閱的過程中，借閱人可能會對檔案造成一定的損害，難以保存其原始性。對于電子檔案來說，原始文件和復制的文件毫無區別，無論進行多少次的閱讀，都不會損害檔案的原始性，也不會發生檔案離館一段時間的現象，更不需要進行歸還，由此節省了一部分人力、物力和財力。

傳統檔案管理中，分類和檢索緊密聯系，不可分割，進行分類立卷的目的主要是更有效地檢索檔案。電子檔案管理中，只要在計算機中要輸入與所查檔案相關的關鍵詞，檔案文件就可以順利查出，基本不需要分類。但是人們為了更好地利用檔案信息，還是對檔案進行了詳細分類。

4 檔案管理人員意識上的轉變

檔案工作者要具備一定的信息能力，這才能適應信息資源管理工作的需要，要充分發揮檔案工作人員的主觀能動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。同時要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變"封閉型"為"開放型"，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。社會的發展進步要求檔案工作者要緊跟時代要求，不斷建設和完善檔案服務體系，努力創新服務機制，適應新形勢，為檔案事業的不斷輝煌進步貢獻力量。

結束語

提高對檔案管理工作的認識，利用各種資源進行檔案工作的現代化管理，并提高檔案管理人員的綜合素質是適應新時期要求、做好檔案管理工作的關鍵。辦公自動化的廣泛實現，信息高速公路的建成，對傳統的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰。

參考文獻

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關鍵詞：高職教育 課程教學內容 選取 重構

中圖分類號:G642.0 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）03-150-02

《信息與檔案管理》是廣東女子職業技術學院文秘專業率先建設的一門綜合性專業核心技能課程。本課程也是根據當前許多企業的信息管理和檔案管理工作需要而開設的。近年來，廣東女子職業技術學院文秘專業在創建省級示范專業過程中，從現代秘書崗位需要入手，以職業能力培養為核心，以實際工作過程為主線，對《信息與檔案管理》課程教學內容進行了認真的選取與重構。

一、教學內容的選取：以職業能力培養為核心

高職課程在教學內容的選取上要體現以職業能力培養為核心?！缎畔⑴c檔案管理》作為文秘專業一門必修的職業技能核心課程，從確定培養目標到教學內容的選取都體現了以秘書職業能力培養為核心的理念。根據對廣東經濟區域秘書人才需求的調查研究表明，大量的企業需要秘書人才，所以將文秘專業的培養目標定位于企業秘書方向?；趯ζ髽I秘書人才需求的調研與分析，明確了企業秘書崗位群的能力要求，見表1。

在上述企業秘書的8個主要職能中，信息管理和檔案管理是其中兩個主要職能。由于檔案管理和信息管理兩者有著天然聯系，因此將兩者整合成一門綜合課程――《信息與檔案管理》。課程目標定位是：“以高職文秘專業培養目標為依據，融知識性、規范性、實踐性為一體，重在培養學生規范化管理信息和檔案的操作技能?！备鶕髽I秘書職業崗位完成信息管理和檔案管理工作任務的要求，將其分解為9大工作項目，即信息管理工作的“信息的收集”“信息的整理”“信息的傳遞和反饋”“信息的存儲”；檔案管理工作的“檔案的收集”“檔案的整理”“檔案的鑒定”“檔案的保管”“檔案的利用服務”，圍繞這9大工作項目來選取必需夠用的知識點作為課程內容。這樣，本課程在教學內容選取上，符合企業秘書崗位職能的需要，充分體現以秘書職業能力培養為核心的理念。

二、教學內容的重構：以實際工作過程為主線

根據職業能力培養的需要選定的必需夠用的知識點，它們還只是一個無序的集合，還不能直接應用于教學，必須按照一定的規律來組織，使之符合教學的需要，從而保證職業能力培養的落實。《信息與檔案管理》教學內容的構建緊緊圍繞工作過程系統化的需求，主要采取如下三個策略。

1.知識點的例化。所謂“例化”，就是在確定了教學內容的基礎上，進一步對就業崗位實際工作進行梳理，歸納或創設出一些能承載學習和訓練內容的工作任務即典型工作，“基于典型工作再進一步創設相應的學習情境，將完成任務所需的相關知識點融入到相應的典型工作任務中去，通過完成具體的工作任務來習得相互關聯的職業知識，從而使知識點的安排服從于所要解決的工作問題。”《信息與檔案管理》課程針對工作任務歸納出相應的知識點，見表2。

2.知識鏈的序化。所謂“序化”，就是“在宏觀層面，根據學生的認知心理規律并結合職業活動順序，以學習情境為單元構建課程內部結構”，每個學習情境就是一個完整的工作任務，把相關的知識融匯在相應的學習情境中，“按情境的遞進順序來序化知識”。通過對信息管理和檔案管理工作過程的分析，將其分解為9大工作任務，完成這9大工作任務需要20個技能，兩者對應起來構成9個教學單元，再按工作順序來排列教學單元。其序化方案見表3。

3.知識面的活化。所謂“活化”，就是依據學生未來就業的適應性及可持續發展來充實課程內容，使教學內容與學生今后的職業崗位需要靈活對接。依據現代秘書崗位群的職能分析，信息管理與檔案管理既是綜合型秘書必備的兩項職業技能，又分別是信息管理員和檔案管理員崗位的專業技能?！缎畔⑴c檔案管理》課程的教學內容，既針對中小企、事業單位秘書“一職多能”的特點，體現教學內容的“全”，又針對大型企、事業單位秘書分工較細的特點，體現教學內容的“?！保⒔Y合國家秘書崗位能力和知識鑒定的要求，體現了教學內容的“實”。因此，本課程的教學內容兼顧了各類秘書崗位職能及國家秘書職業資格三級秘書證書考試的需要，符合綜合型秘書、信息管理員、檔案管理員職位能力的要求，為學生今后就業的適應性及可持續發展打下良好基礎。

以職業能力培養為核心、以實際工作過程為主線，對《信息與檔案管理》課程教學內容進行選取與重構，這只是實現本課程教學目標的第一步。要達到本課程的教學目標，還必須在課程實施過程中，采取理論教學、實操訓練、現場實習等多種形式的教學方法和手段。希望通過不斷探索與實踐，完善教學內容和教學方法，使培養對象更符合職業崗位及社會發展的需要。

參考文獻：

1.林蘇.《信息與檔案管理》課程建設探討.秘書,2006(11)

2.袁忠,耿文霞.基于工作過程系統化的課程教學內容重構.職業技術教育,2011(2)

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關鍵詞：檔案管理基礎工作；檔案管理；作用；建議

伴隨著信息化時代的不斷普及，我國現階段的檔案管理工作也需要朝著信息化，數字化不斷邁進，檔案基礎管理工作作為現代化檔案管理工作中的一個重要組成部分，在檔案管理中做好檔案管理的基礎工作有助于提升檔案管理的整體水平，從而推進我國現代化管理的進程。

1 檔案管理基礎工作在檔案管理工作中的重要作用

1.1 使檔案管理工作變得標準規范

n案的標準，規范是現代化檔案管理的一個基本的要求，檔案管理基礎工作通過將檔案進行分類整理從而可以實現檔案規范化的這一要求，方便對檔案信息的查閱，同時做好檔案管理基礎工作還可以使檔案的管理實現分部門分事項的針對性的管理，提高檔案管理的精準性。然而現階段一些單位并沒有充分認識到檔案管理基礎工作的重要性，在檔案管理工作中不愿意投入很多的人力和財力，從而導致很多企業的檔案管理基礎工作出現問題，出現整體不規范分類不準確等各種情況。例如由于單位對檔案管理工作的不重視的原因，導致在檔案的基礎工作中造成檔案的丟失損害，或者在檔案的分類中出現錯誤，檔案管理基礎工作沒有做好會影響檔案的完整性，也不利于檔案的規整，非常不利于現代化的檔案管理。

1.2 檔案管理基礎工作可以保障檔案檢索的準確性

檔案管理的基礎工作不僅要求檔案基礎工作人員做好檔案的規范性，還要確保檔案檢索的準確性。在檔案管理基礎工作中，檔案管理人員需要在檔案的輸入和歸納過程中保證檔案內容的準確性，提供關鍵詞或者相關的內容概括，對于檔案中內容不完整的內容要進行重新編寫，方便用關鍵詞或者內容概括進行檢索查找，使人們更快的查找到所需檔案的資料。伴隨著信息技術的不斷普及，檔案檢索技術也在不斷的進步，檔案管理基礎工作可以利用現代化的檢索技術提升檔案管理的水平。

1.3 檔案管理基礎工作保障檔案管理的利用率

檔案管理基礎工作要求檔案規范并且方便檢索查找，這就會有效提高檔案的利用率，如果檔案基礎工作沒有做好，就會限制檔案更好的發揮其作用。檔案也有輕重緩解，有的檔案企業會經常用到，使用率非常高，而有的檔案相對使用率就會低，因此在檔案管理基礎工作進行歸納整理分類過程中，可以有選擇的先去歸納整理那些相對比較重要的，使用率高的檔案內容，然后再對使用率較低的內容進行分類整理保存，同時注意不能因為檔案的使用率較低就不整理，要確保檔案內容的完整。

2 檔案管理基礎工作現狀

2.1 檔案管理人員的整體素質不夠高

現階段我國很多單位的檔案管理人員年齡比較偏大，相對年輕人他們的對新知識的接收能力會比較弱，因此就會很難接受新的現代化的檔案管理知識，無法適應檔案現代化管理對員工素質的要求，限制了檔案管理水平，另一方面隨著檔案管理現代化的不斷普及，對檔案管理人員的素質提出了新的要求，而現階段檔案管理的工作人員普遍缺乏現代化的檔案管理知識，檔案管理的知識結構比較傳統落后，對計算機知識的掌握也比較缺乏，傳統的檔案管理方法無法適應現代化的檔案管理要求。

2.2 檔案管理不夠規范

檔案管理基礎工作的一個重要的途徑就是檔案的檔號，然后在實際的檔案管理基礎工作中，由于缺乏對檔案管理的重視，很多員工缺乏專業的檔案分類整理知識，導致很是多員工在進行檔案管理基礎工作時行為不規范，例如在檔案管理基礎工作中，可能會出現缺少目錄號或者檔號的命名不規范等一些列的問題，導致檔案不能及時查找。另外，還有的情況是檔案的標題命名非常不合理，導致檔案內容和檔案標題形成巨大反差，使單位很難精準的查找到所需檔案信息，增加了檢索的難度。另外，由于員工檔案專業知識的缺乏也會導致員工在對檔案進行整理分類時，出現分類不準的情況，使檔案資源變得非?；靵y，無法更好的為人們提供服務。

2.3 檔案管理的現代化技術普及度較低

現階段我國的檔案管理大部分還沒有普及計算機管理，還是以人工度檔案進行整理歸檔，而人的精準率很顯然不能和現代化的計算機相比，這樣就不可避免的會出現一些人為的失誤。另外，現代化技術的普及率較低，導致在信息檢索方面不利于檔案的全面查找，在檢索過程中由于內容的漏洞導致查找不到所需資源，使檔案的利用率降低，檔案檢索效率低而且麻煩等一些列問題都限制了檔案的現代化管理進程。

2.4 檔案保管不當造成缺失

現在很多的檔案還沒有完全實現實體向電子檔案的轉化，很多的實體檔案由于單位對檔案管理的不重視導致出現保存不當的現象，有些檔案已經出現少頁，缺角等情況，甚至有些檔案已經完全丟失，無法找回。

3 有效展開檔案管理基礎工作的幾點建議

3.1 提高檔案管理工作人員的素質

檔案管理工作人員的素質很大程度上影響著檔案管理基礎工作的好壞，首先注重檔案管理工作人員的思想道德文化修養和職業道德的建設，使檔案管理人員認真履行自己應該履行的責任，做好自己的工作。另外要加強檔案管理人員專業知識的建設，一方面是檔案管理方面的專業知識，通過提升工作人員檔案專業知識確保檔案工作人員能夠對檔案進行合理的整理分類，操作規范，保證員工可以高效率的完成需要做的工作，另外隨著檔案管理的現代化發展，要求檔案管理工作人員掌握一定的計算機知識，因此需要加強對員工計算機知識的培訓，通過一些現代化的技術的應用來輔助檔案管理工作人員更好的展開檔案管理基礎工作。

3.2 注意檔案管理從起草公文開始，做好檔案管理的前期工作

在檔案管理工作中需要嚴格要求檔案工作的每一個流程，從開始到結束，檔案工作是從公文開始進行的，因此就需要在起草公文的時候就進行嚴格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到從文件的手稿到后期接收的文件，每一個流程都有明確的記錄。對于非常重要的文件，要填寫明確的承辦單，保證文件的每一個傳閱過程都有詳細的記錄，隨時可以查閱到文件的去向，方便文件的及時收回，單位領導需要清楚地知道文件的信息報告和處理結果。檔案管理工作應該對文件處理的每一個具體的流程都進行管理，每一份文件的記錄都應該得到妥善保管，做好檔案管理的前期工作，從而確保檔案的完整性。

3.3 推進檔案管理基礎工作向現代化邁進

要想更好的展開檔案管理基礎工作，就需要充分應用現代化的科技技術來提高檔案管理基礎工作的效率，尤其是在進行檔案管理的檢索時，運用現代化的檢索技術可以有效的提高工作效率，通過關鍵詞，目錄等進行檢索方便快捷。另外，推進檔案管理基礎工作現代化建設，可以很多程度上避免一些人為的出現的錯誤，提高了檔案信息的準確率。通過現代化技術對檔案信息整理劃分，統一劃分，逐步使檔案管理信息化。當然在檔案管理信息化的同時一定要注意保證電子檔案的安全性，畢竟現在網絡環境比較復雜，還有可能會受到病毒入侵，存著一些網絡安全隱患，所以在對電子檔案保存時一定要注意電子檔案的安全性儲存，提升對電子檔案的維護水平。

3.4 加強對檔案管理基礎工作的管理監督力度

檔案管理基礎工作的有效展開需要加強對檔案管理的監督力度，明確每個員工的具體職責，由專人負責檔案管理的監督工作，對檔案管理工作人員的工作情況進行定時或者不定時的抽查，確保每個員工都認真的完成好自己的工作。另外，需要健全檔案管理工作的操作流程，明確檔案基礎工作的具體操作步驟，嚴格要求員工按照具體的檔案操作流程來進行檔案管理工作，確保檔案的規范性，避免出現一些列整理分類的差錯。

3.5 提升員工的檔案意識和服務意識

首先對檔案管理工作人員進行經常性的培訓，是員工有能力做好檔案的整理歸類工作，確保檔案的完整性和正確性，其次，就是要培養員工的服務意識，無論是檔案工作還是檔案工作的管理都需要提升員工的服務精神，現階段伴隨著信息化時代的不斷普及，檔案管理工作越來越趨向于可以網上辦公，方便員工更好的為人民提供檔案服務，優質的服務保證檔案管理工作的有效展開。

3.6 將之前的案卷進行重新整理

現階段，各單位隨著檔案的不斷增加，對檔案的整理提出了新的要求，因此對之前的一些整理并不規范的檔案需要進行重新整理的工作，從而使檔案能夠更好的為人們提供服務，適應現代化的檔案管理。在將之前的檔案進行整理的時候應該注意，需要將那些相互之間有管理的檔案整理在一塊。同時對于那些沒有卷內目錄，沒有頁碼，缺少案卷標題或者案卷標題不清楚的檔案要將缺失的內容進行添加，從而確保檔案的規范，檔案的重新整理可以更加方面檔案的保存，也能提高檔案的檢索效率。

4 結語

綜上所述，檔案管理基礎工作作為現代換檔案管理中的一個重要的組成部分，有效的展開檔案管理基礎工作有助于確保檔案的規范性，準確性，提高檔案的使用率，使檔案更好的為人民服務，提升檔案管理水平的同時推進現代化管理的進程。

⒖嘉南

[1]于夢.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].赤子（上中旬），2014，21：254.

[2]于彬彬，王櫻蓓.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2015，03：189.

[3]許麗英.淺談檔案管理基礎工作在現代化管理的作用[J].經營管理者，2015，11：264.

[4]徐剛領.檔案管理基礎工作在現代化檔案管理中的作用[J].中國衛生標準管理，2015，25：16-17.

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[關鍵詞]檔案 信息化管理 開展措施

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）21-0335-01

檔案管理信息化是一種全新的檔案管理手段，這種管理手段是建立在現代計算機和網絡技術的基礎之上的。檔案管理要逐漸實現管理的智能化、技術化、信息化、規范化，這樣，檔案管理工作才能得到有效的發展。隨著社會信息化程度的不斷加劇，傳統檔案管理的手段已經顯得很落后，已經不能適應數字化檔案管理的現實需要，電子檔案管理的廣泛應用，已經成為檔案管理改革的重要手段。

一、檔案管理信息化是社會發展的必然要求

隨著社會信息化，現代化的不斷發展，辦公自動化、無紙化等新鮮事物不斷產生，這種外在事物的變化，也是的檔案的生成方式發生了很大的變換，在文件的起草、簽發、催辦、歸檔等檔案管理的具體運作過程在發展中都發生了變化，這些工作內容大多在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的生產必須以機讀文件為主要形式，那么檔案的存在方式也將發生變化，必將以機讀的形式存在。這樣，檔案的利用方式與紙質載體的檔案的利用方式就會產生很大的不同，這就決定了檔案的管理工作將發生深刻的變化。作為新時期的檔案工作者，要深刻認識到這種變化的，不斷創新工作，不斷學習，以有效面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案管理過程。

作為廣大的信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案。要滿足廣大信息檢索者的要求，作為檔案的管理者，就要能夠把這些檔案的信息綜合系統地提供出來，以供信息檢索者有效使用，這是檔案管理者義不容辭的責任。檔案管理著要能夠不失時機地提供出有價值的檔案信息，就需要做好檔案管理工作，他們必選能夠保證機讀形式的檔案信息更具有系統性，真實性，保證其使用的，檔案管理必須實現這樣一個精選的過程，這樣才能保證為用戶提供更為完善的服務。新時期的檔案信息管理是一名新的學問，檔案信息電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢，作為檔案管理著要努力提高自己的管理水平，才能更好地應對工作中的各種問題。

二、有效實現檔案信息化管理的措施

1、轉變傳統的檔案管理模式，適應信息化管理的新需要

作為檔案管理者要積極地轉變傳統的檔案管理的模式，能夠通過有效學習適應信息化管理的新需要。這是實施檔案信息化有效管理的重要措施。傳統的檔案管理就是以紙質、照片、錄音、錄像等載體為檔案管理的實體，以手工操作方式為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統計和提供利用等各方面的檔案管理工作。這種傳統方式的檔案管理，對于管理者而言，工作量是很大的，工作的步驟極為繁瑣，即使這樣，也不能保證檔案的有效管理。由于檔案的存儲量極大，而檔案管理部門不能有效對已經歸檔的檔案材料進行信息提煉和加工處理，這就造成了，很多檔案信息資源被閑置甚至被浪費掉，這是傳統檔案管理工作中遇到的較為突出的問題。如果實現檔案的信息化管理，各種現代化的管理技術和設備被用于檔案管理工作中去，計算機、光盤、縮微、多媒體等技術可以為檔案管理提供有效的支持，這樣，可以使繁瑣的工作更為簡潔化，可以使檔案管理更為快捷，高效，這就有效地促進了檔案管理工作的發展。因此，在檔案管理中要積極實現檔案的信息化管理，以提高管理的效率。

2、提高檔案信息化管理的管理水平

檔案管理的信息化管理就需要不斷加強對電子文檔的有效數據進行有效管理，這是信息化管理的重要內容。管理人員要能夠根據不同數據類型對檔案進行不同的載體管理。要保證檔案信息化管理的標準化。檔案信息化管理需要建立完善的檔案管理辦法及流程，保證檔案管理工作能夠不斷實現標準化發展。作為管理人員，要認識到檔案信息化管理對于提高工作效率的重要作用，要不斷提高自己的服務管理水平，能夠是使用者快速查詢到需要的各種數據信息。實現檔案的信息化管理還需要能夠建立起標準而又規范的檔案數據庫信息，這種檔案數據庫信息必須符合檔案管理的內容，要保證檔案分類及編號設置的標準化，堅決避免數據重復發揮是使用。做好檔案管理工作是一個系統工程，只有各部分工作都能統籌協調到位，工作人員認真踐行國家有關檔案管理的規章制度，保證標準化的檔案數據庫能夠有效建立起來，這樣，才能實現真正的資源共享，才能有效提高檔案管理工作的效率和質量。

3、提高檔案管理人員的工作素養

要實現檔案管理工作的有效發展，加強對人才的培養，提高檔案管理人員的綜合素養是很重要的。作為檔案管理人員首先需要有責任心，要能夠通過自己的不斷努力，提高信息平臺的利用效率。除此之外，檔案管理人員還需要具有較高的文化素養，要不斷學習管理歷史、文化、科學、社會等方面知識，更需要能夠掌握現代化信息技術，能夠成功應用計算機網絡系統實現工作方式的重大轉變。可以說，檔案信息化管理為管理者提出來更高得要求，只有管理者管理水平得到真正提升，責任意識得到不斷加強，才能有效應對這一工作。作為檔案管理部門要加強對檔案管理人員的培養工作，不斷組織檔案管理著參與相關的培訓通過，要鼓勵管理人員通過自學的方式提高自己的綜合能力，提高自己的職業素養，提高自己的信息化管理水平，這樣，才能保證檔案管理工作的有效開展。

總之，在新形勢下，檔案管理要實現信息化管理，這是現今社會對檔案管理提出的新要求，有關部門要重視檔案信息化建設，要不斷制定檔案信息化管理的新目標，通過有效措施，不斷促進信息化管理的深入發展，不斷提升檔案管理人員的業務素養，通過信息化管理實現檔案管理工作的新發展，以此方式為用戶提供更為優質的服務。

參考文獻

[1] 馮久龍.淺析信息網絡環境下的檔案管理[J].科技創新導報.2012（02）.

篇6

關鍵詞：交通運輸單位；檔案管理；問題；對策

從理論角度分析，交通運輸單位檔案內容是在交通系統行政、交通運輸單位以及交通運輸相關工作中所形成的，包括文字、圖表等，具有重要的作用。此外，與其它單位檔案管理相比較，交通運輸單位檔案管理的內容比較復雜，所涉及到的內容比較多，在這一發展背景下，如何將交通運輸單位檔案管理的作用充分發揮出來，如何真正發揮交通運輸單位檔案管理的作用是當前值得分析與思考的問題。

一、現階段交通運輸單位檔案管理存在的缺陷與不足

其一是交通運輸單位檔案管理缺乏科學化，并且主要表現在檔案管理意識的不科學之上。根據筆者調查與分析，有大多數交通運輸單位沒有清楚的認識到檔案管理的重要性，并且認為檔案管理僅僅是檔案人員的工作，主要的工作是做好業務工作。正是這種錯誤的意識與思想，才導致檔案管理投入比較小、力量比較弱，無法真正提高交通運輸單位檔案管理的質量。其二是交通運輸單位檔案管理缺乏制度化，從某個角度分析，制度化是規范檔案管理的主要內容，主要表現在檔案收集、整理、保存等方面，當時當前大多數交通運輸單位檔案管理中仍舊存在隨意性，沒有形成完整的流程，還有部分單位檔案管理呈現出混亂局面，也沒有相關人員進行審核，無法對老資料進行更新。其三是交通運輸單位檔案管理缺乏專業化?？梢哉f專業化是推動交通運輸單位檔案管理的主要因素，現階段主要的非專業化現象表現為兩點：其一是交通運輸單位檔案管理內容不專業，尤其是檔案資料收集不完善，甚至還存在遺漏與丟失的現象，或者在填寫檔案資料的時候不規范；其二是檔案管理人員不專業，有非常多的檔案管理人員是從其它崗位轉調而來的，甚至還有部分檔案人員為兼職人員，交通單位如果出現檔案量比較大的現象，那么會出現收集不及時或者重復整理的現象。其四是交通運輸單位檔案管理缺乏信息化。在二十一世紀中，在科學技術的快速發展下，信息化成為了交通運輸單位發展的基礎與保證，在檔案管理中也需要加強應用，可以提高檔案管理效率，提高檔案管理質量。然而因為部分交通運輸單位缺乏完善的檔案管理信息化平臺，并且相關檔案管理人員不專業，所以大部分交通運輸單位檔案管理還處于手工模式，長此久往則會對交通運輸單位檔案管理工作造成制約。

二、新時期交通運輸單位檔案管理的創新發展

其一是需要積極制定完善的檔案管理制度。我國交通運輸單位需要根據實際的發展情況制定切實有效的檔案管理制度，可以制定工作制度以及檔案工作保密制度，或者根據工作人員借閱檔案的實際情況制定借閱制度等。還需要構建檔案考評制度，需要在每年年初制定工作目標，對檔案管理人員進行科學考核，并制定有效的獎懲措施。其二是需要積極改善檔案管理的條件。在當前的發展趨勢下，檔案管理需要做到與時俱進，要不斷從自身發展現狀入手，不斷優化檔案管理條件。除此之外，尤其是我國交通運輸事業的不斷發展，CAD以及CAM交通建設信息系統的普及，導致傳統檔案管理模式受到摒棄，所以要想保證檔案管理的有效性，則需要加強對計算機技術的應用，真正實現檔案管理的現代化。其三是需要積極提高檔案管理人員的水平與素養。交通運輸單位需要清楚認識到檔案管理的重要性，也要了解到檔案管理人員的重要意義，其一可以采取引進來的方式，尤其在進行檔案管理人員招聘的時候，需要積極引進有文化、有素養、有技能的人才，不斷充實檔案隊伍。其二是需要采取走出去的戰略，要將檔案管理人員送出去進行學習，或者接受培訓，這樣可以拓寬檔案人員的視野，能夠讓檔案管理人員對當前的發展動態加以了解，并在學習與培訓中提高自身的基本素養。其四是需要做好檔案管理工作的信息化建設。毋庸置疑，在新時期計算機技術以及互聯網技術成為了交通運輸單位檔案管理工作中的重要載體，也是每一位檔案管理人員需要學習的內容，在新時期，傳統模式下紙質檔案管理模式逐漸被摒棄，取而代之的是無紙化現代管理模式，所以交通運輸單位需要積極樹立正確的觀念，加強對計算機技術的應用，真正推動檔案管理的便捷化與數字化。其中，交通運輸單位可以采取計算機技術，在管理中積極融入先進的技術，并且需要將檔案信息錄入到計算機系統之中，這樣在后期查閱檔案資料的時候，可以通過關鍵詞或者時間檢索便可以檢測出來，能夠真正實現檔案管理從基礎查詢業務轉變為自動查詢，實現人機的完美融合，當然這種模式下檔案管理的效率會得到提升，也在一定程度上解放了生產力。

三、結語

綜上所述，在新時期積極提高交通運輸單位檔案管理水平關系到交通運輸單位的發展與進步，符合時展的要求，每一位檔案管理人員都需要清楚的認識到這一發展趨勢，要不斷提高自身的基本素養，不斷增強檔案管理工作的理論知識，提升對計算機技術的掌握，在日常工作中擺正檔案管理工作態度，發揮自身的作用與價值，真正推動我國交通運輸單位檔案管理的可行性，實現交通運輸單位的發展與進步。

參考文獻：

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篇7

[關鍵詞]醫院；綜合檔案；網絡化；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.128

[中圖分類號]G271；R197.3 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）12-0-02

醫院綜合檔案管理與醫院各部門、各科室之間的關系非常緊密，其工作內容不僅僅是檔案的收集、歸納、保管，還包括檔案的利用。醫院綜合檔案管理質量的好壞，在一定程度上反映了醫院的醫療服務質量與綜合管理水平。近年來，隨著新醫改的不斷深入，醫院綜合檔案管理工作的挑戰性也越來越大。因此，在現代化網絡技術的大環境下，有必要對醫院綜合檔案實施網絡化管理，為醫院的臨床診治、護理、實驗研究等醫療工作的順利開展提供更系統、更周到、更完善的檔案服務，進而讓醫院管理更為現代化、規范化、合理化。

1 醫院綜合檔案網絡化管理的內容

1.1 文書流程與歸檔的網絡化管理

文書工作是醫院綜合檔案管理的基本內容，其質量的好壞直接影響到綜合檔案質量管理的好壞。在現代化網絡時代，為了滿足新醫改的工作要求，醫院綜合檔案管理者應充分利用計算機技術，詳細記錄院內每日的信息，使其成為電子檔案。而在進行電子檔案管理時，應按對應的次序上傳至院內互聯網上，以實現醫院綜合檔案的共享。

1.2 人事檔案的網絡化管理

現代化網絡時代，對醫院人事檔案管理質量的要求更高，檔案的存儲量也應隨著醫院綜合檔案量的不斷增加而隨之擴大，這就要求信息檢索功能在一定程度上為人事檔案管理者的查詢與管理提供較大的便利。

1.3 現存紙質檔案的網絡化管理

目前，大多數醫院的紙質檔案都涵蓋文書、影音、錄像、照片等形式，通過網絡化技術的應用，醫院綜合檔案管理者可利用微縮掃描等方法將紙質檔案數字化，然后再將其轉化為電子檔案。這為醫院綜合檔案的統一管理創造了良好條件，也在一定程度上提升了檔案管理的質量。因此，醫院應強化對現存紙質檔案的網絡化管理，以提升其管理效率。

2 醫院綜合檔案網絡化管理現存的問題

2.1 醫院綜合檔案管理分工不明確

醫院綜合檔案管理是一項繁雜且龐大的系統工程，管理過程中必須對檔案進行嚴格的歸類，按級別分檔，以便于后期檢索。但從目前我國大多數醫院的綜合檔案管理狀況來分析，仍然存在著諸多問題，缺乏一個統一的管理機構對檔案進行分工管理，導致很多醫院只能對文書檔案、設備檔案等一般檔案進行管理，而對于那些影像檔案、照片檔案等特殊形式的檔案則缺乏有效管理。另外，對檔案管理人員也缺乏統一的管理，未明確其職責，也缺乏相應的績效考核標準，導致醫院綜合檔案的管理難以獲得最佳成效。

2.2 基礎設施未達標準

醫院綜合檔案的管理需要有相應的軟件與計算機技術作為支撐，然而，當前諸多醫院卻普遍缺少綜合檔案管理的必備設施。當基礎設施未達標準時，檔案的管理工作就難以順利開展下去。所以，必須完善醫院綜合檔案管理的基礎設施，不斷引進國內外先進的配套軟件與計算機技術。

2.3 檔案管理者缺少專業素養

計算機網絡技術隨時都在發生變化，為了提升醫院綜合檔案管理質量，必須提升管理者的綜合素養，這是醫院綜合檔案管理的有效保障，也是決定檔案管理質量的關鍵要素。然而，當前諸多醫院在此方面都未能做好，有待進一步提升。

3 加強醫院綜合檔案網絡化管理的創新策略

3.1 加強基礎設施建設，以提供相應的設施保障

為了確保醫院綜合檔案網絡化管理質量，有必要設置院內局域網，使其成為檔案管理工作的基礎。第一，應根據綜合醫院自身檔案管理的情況，投入適當的資金，以滿足檔案管理工作所需的計算機通訊設備等，同時應確保相關設備的性能，以確保醫院綜合檔案管理的效率。第二，應確保各科室均具備一臺數碼攝像機，以對醫院檔案進行信息化管理。

3.2 對管理者進行培訓，以提供相應的人力資源保障

醫院綜合檔案管理者的管理能力與專業素養，對管理工作的順利開展起到了較大作用。檔案管理者必須對醫院綜合檔案的網絡化管理有深入的了解，方能確保管理工作的有效進行。首先，要對檔案管理者進行網絡化管理知識的培訓，以確保管理者能夠將網絡化技術真正應用于醫院綜合檔案管理中；其次，培養檔案管理者的專業素養，讓其養成積極的工作態度，不斷提升其服務意識與職業道德，進而提高其管理水平。

3.3 加強醫院各部門之間的配合，以實現資源共享

在現代化網絡時代，醫院若想實現綜合檔案的網絡化管理，就必須建設數字化檔案室，并對各檔案進行統一歸類、整理、儲存，同時加強醫院各部門之間的配合，將整理好的檔案通過醫院局域網實現共享，以提升電子綜合檔案的利用率。首先，醫院應充分調動各科室的積極性，讓其對本科室的綜合檔案進行數據化處理，并將其轉化為電子檔案；其次，組建檔案信息共享平臺，為各科室的檔案應用創造資源共享的條件。

3.4 加強網絡安全管理，提供網絡化安全保障

醫院綜合檔案網絡化管理的實現，不僅給檔案管理工作帶來了較大便利，也讓醫院各項管理工作變得更加科學化。但與此同時，它也讓電子檔案處于一個不安全的網絡環境中，隨時都有被盜、丟失的危險。當醫院的綜合檔案管理系統被侵入時，其檔案內容則可能會被外泄或修改，這對檔案管理工作質量造成了較大影響。因此，必須加強網絡安全管理，讓管理者真正意識到綜合檔案丟失、被盜的危害性，使檔案管理者在日常工作中能夠強化預防工作。具體操作時，可以通過以下幾方面入手。第一，在進行醫院綜合檔案網絡化管理前，先對計算機上的各種相關軟件進行殺毒，以防病毒對綜合檔案造成破壞，尤其應加強醫院綜合檔案網絡化建設終端的安全管理；第二，對那些重要檔案、密碼檔案進行嚴格加密處理，同時做好備份，以確保重要數據的安全性；第三，加強對綜合檔案管理工作中所需設備的安全維護，包括硬件設備與軟件設備，以確保各項功能能夠隨時處于備用狀態，繼而提升醫院綜合檔案管理的安全性。

4 結 語

醫院綜合檔案的網絡化管理是當前醫院檔案管理發展的必然趨勢，為了確保管理工作的順利進行，應該從人員、配套設施、制度、安全等方面入手，以提升檔案的管理質量。同時，身為醫院的一名綜合檔案管理者，應培養自身正確的工作態度，提升安全防范意識，通過不斷提升知識水平與操作技能，掌握各種網絡化管理方法并將其應用于實際工作中，提升醫院綜合檔案管理質量，最終提高醫院的整體管理水平，促進醫院不斷發展。

主要參考文獻

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[2]吳鳳蓮.醫院綜合檔案的網絡化管理分析[J].現代企業文化，2015（23）.

[3]黎艷.對醫院綜合檔案網絡化管理的探討[J].辦公室業務，2014（10z）.

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關鍵詞：檔案管理；問題；對策

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

一 檔案管理當前存在的問題

（一）檔案管理水平較為薄弱

由于沒有建立比較完善的檔案管理制度，以及相關部門對檔案管理缺乏重視，直接導致了檔案管理的工作水平在整體上達不到應有的水平。而這種較低的管理水平主要是由于大部分負責檔案管理的員工未受到與檔案管理相關的專業培訓，因而對檔案管理方面許多地方的知識和技術不夠熟悉，而事實上檔案管理人員一般只是把檔案歸檔而沒有進行及時的整理，這就體現了對檔案管理的意識比較淡漠，且各方面投入較少，對檔案整理的認識也比較片面，從而影響了檔案管理的工作水平。

（二）檔案管理條件較為簡陋

目前已有的檔案室大部分都比較簡陋，還有個別單位因為基礎條件較差所以還沒有建立起檔案室，而某些單位雖然檔案較多但是存檔室卻十分陰濕狹窄，且缺乏部分檔案管理的設備。這種情況可能會導致檔案材料出現蟲蛀或霉變情況從而導致檔案受損，對檔案的整潔和外觀產生不良影響。

(三)相關的規章制度不夠完善

由于對檔案管理這項工作缺乏足夠的重視，因而也沒有建立足夠完善的管理制度?，F有的關于檔案管理的規章制度對許多細節都沒有明確的要求，只是籠統地表明理想的歸檔效果。在實際歸檔時，大部分工作人員都只是做到對紙質文件歸檔而已。在電子檔案管理方面，由于沒有完善的相關制度的規范，導致電子歸檔工作常常出現紊亂。一般只是將手工記錄改為計算機打印。此外，在沒有建立比較完善的檔案管理制度和檔案管理人員職責規定的情況下，由于電子檔案更容易進行無痕跡地修改，因此很難避免檔案受到損壞甚至人為破壞現象的出現。

(四)缺乏專業的檔案管理人才

檔案管理是一項很重要的工作，單反重要的工作都應分配相應的專業人員以便更好地展開工作。而檔案管理本身并不是一項熱門專業因而專門學習相關知識的人很少，通常情況下，檔案管理的負責人員基本是從文秘方面分配過來的，這樣還需要對檔案管理的重點技能和專業知識進行慢慢培養，耗時費力不說，有時還會耽誤工作的進行。除此之外，新興的電子檔案管理往往會與系統和軟件的安全維護和更新提高等較為專業的領域有關，因而需要具有對電子檔案的系統安全進行維護能力的專業技術人員。然而目前的實際情況一般只是對文秘或會計等專業的人員進行培訓便讓其進行操作，因而導致檔案管理人員不懂電子方面的管理與維護以至于有可能對相關部門造成損失。

（五）檔案管理工作的重視性不夠

從檔案管理工作出現到現在，包括領導干部在內的大部分職員對檔案管理的工作都不夠重視，或者是在其認識上存在著誤區。及時到現在，還有許多人以為檔案管理工作只是負責抄寫信心，管理相關資料等近似于保管性質的工作，這種工作并不能給單位帶來實際的經濟效益因而不被重視。在實際工作的進行中也往往帶著只是保管好、勿丟勿漏以及應付檔案檢查的心態。這種對檔案工作所懷有的應付心態其源頭在于對檔案管理的工作缺少重視和了解，其直接導致的后果是許多現代的檔案管理工作并不能適應相關部門甚至社會發展的要求。

（六）檔案保密問題

此外，在檔案管理中還會出現保密方面的問題，這類問題主要包括檔案管理的保密意識不夠、檔案資料丟失導致保密資料泄漏、電子檔案的流通性導致造成保密工作的難度加大以及檔案管理人員違法泄露造成的保密問題等方面。這些都會對檔案管理的保密工作產生很大的影響。

二 改進檔案管理工作的對策

（一）提高工作質量，改善檔案管理

提高工作質量可以通過采取信息化的方式來進行。信息化是當今社會發展的趨勢，這種趨勢對檔案管理提出了新的要求，即當前形勢下的檔案管理工作人員一檔運用新的管理方法和手段來提升其檔案管理的水平，以實現信息化管理的新趨勢。因此，檔案管理要對檔案功能進行重新定位，在保證記錄內容的全面性和客觀性的基礎上，關注檔案中所保留下來的的重要內容。做到不斷豐富和擴大檔案管理的內涵性，重視適應用人單位對檔案信息管理的需求，以發揮出檔案管理的作用，從而更好地為單位服務。

（二）提高檔案工作的重視度，提升工作服務水平

為了改善檔案管理工作存在的問題，有關單位的領導應提高對電子檔案管理的重要性和認識，從而督促相關制度的建立。如今仍有許多單位對檔案資料的管理僅局限于手工操作的管理階段，對此應重視提高電子檔案管理人員的素質，把電子檔案管理的資料存儲方法進行落實。然而要做好檔案管理工作，必須要強化檔案管理的服務意識以提升檔案管理的工作水平。對此，檔案管理工作人員要增強服務意識，明確檔案管理的服務功能，端正服務的思想和態度，樹立工作就是服務和主動服務的新觀念，積極地而富有創造性地展開工作。這樣才能提高檔案管理的工作質量，為進一步促進單位的工作做出積極有效的貢獻。

(三)建立檔案借用手續制度和檔案備份制度

提高檔案管理的質量還應建立起嚴格的檔案借用手續制度和檔案備份制度。檔案借用手續制度是指查閱檔案要經過相關部門負責人的批準，并依照檔案管理的有關規定進行借閱手續的辦理。若是外單位想要查閱其他部門的檔案資料和信息，應當開具單位介紹信并獲得有關部門的領導或者負責人的批準。檔案備份制度是指數據檔案應該進行定期備份并建立登記簿以備檢查之用。登記簿要能夠提供檔案數據備份的時間和大小以及保管信息等備份細節。此外，基于數據存儲器本身的媒介特性，檔案管理人員應該對那些存儲的數據檔案進行定期檢查

和備份，以杜絕檔案數據信息產生損壞的情況發生。

（四）提高檔案管理人員的素質，完善人員配置結構

提高檔案管理人員的素質是提高檔案管理工作水平的必要措施。其主要內容是在挑選出具有良好的作風和政治覺悟性以及高度的責任心的職員基礎上，對其給予重視并提供培訓和教育，通過改善其生活和工作水平來調動這些人的工作熱情。通過這種途徑來提高檔案管理的工作水平和質量。在對檔案管理人員進行教育和培訓時，要從其本身所具有的素質水平出發，鼓勵其進行自學并提供相關的業務培訓，通過這種方式使其掌握身為檔案管理工作者應具備的知識和技能，并清楚自己工作的細節方面的要求，以及進行檔案管理的方法和原則，從而提高檔案的管理水平，使這種工作向著更加實用、更加系統高效和更加科學方向發展。此外，要想加強對電子檔案的管理，就必須增加相關的專業人才，才能為有效的信息統計和管理打好良好基礎。于此同時，由于電子檔案對系統和軟件的安全維護的要求較高，因而也需要有關部門提供相應的專業人才以保障日常工作的正常運轉。

（五）建立健全檔案管理制度，尤其是歸檔和保管制度

想要解決現有的檔案管理工作存在的問題，必須要建立并完善相關的檔案管理制度，尤其是歸檔制度和保管制度。首先，建立檔案管理制度應該遵循幾個基本原則的要求，即檔案管理制度應該要更加科學合理化、要簡明實用化、要更加嚴肅并具有開放性和雙向性。除此之外，還要注意完善電子檔案管理方面的歸檔和保管制度。建立電子檔案的歸檔制度主要是指電子檔案的相關資料以及所使用的軟件和系統程序，都應以電子檔案的形式進行歸檔并加以保管。電子信息的數據在未進行輸出或未打印之前要對進行副本制作并妥善保存，對于賬單憑證、存款日記和其他現金帳要進行輸出打印，并依據稅務和審查等相關管理部門的要求制定出賬簿或者報表。建立檔案的保管制度要根據國家檔案局的標準來著手進行。其主要內容是要使用高檔的存儲設備作為資料備份的媒體來存儲電子檔案數據，并且要將儲存盤與備份分開存放。此外還要做好防光、防塵、防壓和防腐等方面的工作，還要依照一定的順序對作為信息數據儲存器的電子檔案進行分類并編號，編號要注明文件建檔時間以及內容，并以此做出卡片以便更好地進行檔案文件的管理工作。

（六）加強檔案保密工作

檔案管理過程中出現相關的檔案保密問題會對檔案管理工作造成一定的影響。在檔案開放利用過程中，應注意從健全檔案管理的相關規章制度以及對于檔案管理進行嚴格的監督、加強對于檔案管理工作人員的素質提升等方面，減少檔案開放利用對于檔案保密工作造成的影響。一般情況下，檔案管理制度中包括檔案閱覽以及外接、復制等管理制度。對于檔案管理的監督除了建立相應的制度外，還可以使用攝像頭或者監視器等設備進行監督管理。

篇9

一、醫院檔案管理的原則以及特點

醫院檔案管理是指在醫院的相關工作活動中所形成的圖標、文件、錄音等各種載體以及各種類別的檔案，包括病例檔案、基建檔案、設備檔案、文書檔案等相關資料，醫院檔案管理對于醫院的現代化發展是最寶貴的財富。醫院檔案管理的原則主要包括三個方面：一是標準化，標準化是醫院檔案管理之中最重要的原則，要保證醫院檔案管理的系統完整以及準確都要有標準化的程序，符合現代檔案管理的各項標準化的標準內容，比如格式內容、分類項目、檔案文獻編纂規則等等，這樣才能結合實際的醫院檔案管理工作的需要實行檔案的集中統一管理，便于醫院的相關信息管理。二是科學化，醫院檔案管理的科學化在醫院管理中發揮重要的地位，加強對其科學化管理是現代醫院管理和諧構建的一個重要方面。三是職責權益兼顧，在醫院檔案管理工作中要明確領導干部以及相關人員的職責權限，必須要明確職責與保護權益兩個方面的重要工作。四是制定執行兼顧，對于醫院現展和諧構建最重要的是對于醫院檔案管理以及制度的深度建設，不論制定多么嚴密的制度都要嚴格的執行才能對于醫院的發展構成堅實的基礎，所以要通過對于制度的相關約束來加強醫院檔案管理對于現代醫院發展和諧構建的基礎作用。

醫院檔案管理工作的特點首先是階段性，對于醫院檔案的不同流轉過程多產生的，不同階段的檔案管理存在差異并且會有不同的使用價值。其次是封閉性，在檔案形成過程中會形成一定的封閉期，就是因為醫院自身檔案管理的封閉性多產生了檔案管理使用的自相矛盾，但是也正是由于這種矛盾貫穿檔案管理的整個過程才會推進醫院檔案管理工作不斷向前發展。最后是依附性，醫院檔案管理所形成的觀點、經驗以及成果包含了與其利益相關者的一切事實，醫院的檔案管理對于醫院的現代化發展有著密切的管理和重要的價值。

二、醫院檔案管理滯后現代醫院發展和諧構建現狀

醫院檔案管理滯后對于現代醫院的和諧構建產生了一定的阻礙作用，因此加強醫院檔案管理工作對于醫院的現展的和諧構建產生深遠的意義。首先是在醫院的相關工作人員對于檔案管理的重要性認識不到位，很多醫院只重視對于技術的開發，注重對于醫學專業學術論文的研究，而對于重要的醫療活動卻缺乏相關的文字記載以及相關信息。其次是在醫院的現代化發展中沒有將檔案管理納入重要的發展規劃之中，一般醫院對于人員結構、醫院規模以及醫療設備投入了大量的資源但是對于檔案管理卻沒有配備高素質的人員，沒有形成與現代醫院發展形成同步。再次是醫院檔案管理內容與范圍隨意性比較強，隨著科學技術的進步檔案的內涵以及外延都發生了大幅度的變化，如何在新形勢下明確檔案管理的內容以及所包含的內容對于檔案管理工作非常關鍵。最后是檔案建立體制不完善，機構不全，造成檔案管理工作不規范，對相關信息歸類不明晰，使得責任不清楚。

篇10

通過對醫療糾紛檔案管理的現狀分析，重點在于歸納和總結當前我國醫療糾紛檔案管理主要存在的問題，最后針對性提出完善路徑。

關鍵詞：

醫療糾紛檔案；管理內容；完善路徑

一、醫療糾紛檔案管理的現狀

醫療糾紛檔案是指在接待、處理、調查醫療糾紛中所匯集成的各種資料的綜合。隨著醫療糾紛案件的增多，做好醫療糾紛檔案管理，對于醫院而言有著至關重要的作用，其應與其他檔案管理內容一同被醫院列入重點管理。然而，當前我國醫院卻普遍存在如下現狀：重視醫療糾紛處理，忽視醫療糾紛檔案記錄及管理；重視對醫護人員進行素質教育以避免醫療糾紛，忽視配置檔案管理隊伍；重視制定規避醫療糾紛的對策；忽視創新檔案管理手段及制定相應的檔案管理制度。醫院普遍存在的這些現象，導致我國醫療糾紛檔案管理水平低下，醫療糾紛資料的收集、立卷、檢索等都表現出一定難度，醫療糾紛檔案管理因手段落后而使得利用率也很低，未能發揮其真正的效用。

二、當前我國醫療糾紛檔案管理存在的問題

（一）醫院對醫療糾紛檔案管理的重視不夠。對于我國多數醫院而言，醫療糾紛檔案被視為是病人病例材料的收集、整理與保存，在此種思想的影響下，檔案管理人員在整理好醫療糾紛檔案后，便以為完成了對醫療糾紛檔案的管理。實際上，醫療糾紛檔案管理內容除了收集和整理材料及進行保存之外，還包括將這些資料錄入電腦中以存檔，方便以后要用時進行檢索。同時醫療糾紛檔案的保存也是為了成為啟示醫院，避免日后再發生類似的糾紛案例。

（二）檔案管理隊伍力量不足。由于我國許多醫院對醫療糾紛檔案重視不夠，所以導致許多醫院并不會特意去壯大檔案管理隊伍，甚至許多醫院內部只有1~2名檔案管理人員，這些人員要負責醫療糾紛檔案、病例診療檔案、醫務人員檔案等的收集、整理與歸檔，隨著醫院規模的擴大，由于檔案管理人員太少，難以組成一個強有力的隊伍分工開展工作，檔案管理的工作效率必然低下。

（三）醫療糾紛檔案管理手段落后。當前，我國還有不少醫院的醫療糾紛檔案管理仍然停留在手工管理水平上，尤其是一些小醫院。而手工管理與現在的網絡化管理存在很大的差距，其檔案信息存儲量小，收集和整理效度低下，且也不方便檢索。盡管在國內互聯網的快速發展之下，大多數醫院都采用計算機輔助管理，但由于醫院對醫療糾紛管理的不重視，計算機并沒有真正應用到該管理中，使得許多中小醫院至今仍然未能實現網絡化管理，醫療糾紛檔案也就難以做到資源共享，利用率很低。

三、我國醫療糾紛檔案管理的完善路徑

（一）提高對醫療糾紛檔案管理的重視。

1.醫院負責人需重視醫療糾紛檔案管理。作為醫院負責人，應認識到醫療糾紛檔案管理的重要性，并在每周召開會議時，要求檔案管理人員也一同參加醫務人員的周例會，并在會議上強調醫務人員需時刻警醒避免醫療糾紛的發生，而檔案管理人員則應做好醫療糾紛相關資料的收集與整理，包括患方投訴材料、相關科室對醫療糾紛爭議事實說明及事件的處理進度跟蹤和整理、糾紛病例資料復印件、醫療機構技術鑒定意見及材料，以及后續的訴訟材料等。同時，在周例會中應要求檔案人員匯報醫療糾紛檔案的收集及整理情況，以及醫院以前是否也有類似的案件等。在日常工作中，醫院負責人也應時刻與檔案管理人員溝通，以了解其檔案管理情況，讓所有醫務人員及檔案管理人員都認識到做好醫療糾紛檔案管理的重要性。

2.建立醫療糾紛檔案管理制度。加強醫療糾紛檔案管理是一個系統的管理過程，必須按照有關法律法規的要求，并結合單位實際情況，制定可行性規章制度和服務程序，以保障醫療檔案服務做到有法可依、有章可循。對于醫院而言，其要做的便是建立醫療糾紛檔案管理制度。首先，制度制定者應先明確醫院主要負責人、醫務人員及檔案管理人員的責任制。其次，制度制定者還應制定醫療糾紛檔案管理內容、管理程序及管理中應遵循的規章制度。

（二）提高檔案管理隊伍力量。隨著醫院規模的不斷擴大，醫院應認識到醫療糾紛頻繁發生的危害性，并要求檔案管理人員做好醫療糾紛檔案管理的所有工作，而這就需要醫院提高檔案管理隊伍力量。首先，醫院主要負責人應下達人力資源做好檔案管理人才的招收與培訓工作。其次，應成立檔案管理部，該部門應至少有1名負責人，部門還應包括3~5名的檔案管理人員，這些檔案管理人員應自覺組成一支隊伍，分工合作。分清每個檔案管理人員所應負責的工作。比如可分工如下：1~2人負責所有醫療糾紛材料的收集；1人負責對這些收集到的資料進行整理，包括檔案的立卷和檔案內容的順序排列，以及校對資料是否充足；1人負責將這些資料錄入電腦和進行歸檔、分類，方便日后檢索（該人員必須具備一定的計算機技術和檔案管理知識）；1人負責對醫療糾紛檔案進行隨時查看，從中總結經驗教訓，避免日后再發生類似的醫療糾紛問題。

（三）創新醫療糾紛檔案管理手段。我國醫院應創新檔案管理手段，應轉變以前的手工管理向網絡化管理轉變。這需要醫院加強對醫療糾紛檔案管理的重視，在檔案管理部中配備計算機設備，并實現聯網，且應做到每個檔案管理人員配備一臺電腦，以提高檔案管理人員的工作效率，讓醫療糾紛案例能夠順利錄入電腦和歸檔，方便日后檢索。

四、小結

通過分析得知，當前存在的主要問題為醫院對醫療糾紛檔案管理的重視不夠、檔案管理隊伍力量不足、醫療糾紛檔案管理手段落后。為幫助我國醫院改善醫療糾紛檔案管理，最后提出提高對醫療糾紛檔案管理的重視、提高檔案管理隊伍力量、創新醫療糾紛檔案管理手段的完善路徑。

參考文獻：

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