人事檔案室管理制度范文

導語：如何才能寫好一篇人事檔案室管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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隨著中國事業單位人事制度的改革，高校的人事檔案管理面臨著許多新的問題與挑戰。在改革背景下，如何加強人事檔案管理，是現在高校人事工作的重要內容。本文從人事制度改革背景出發，進一步分析和探討高校人事檔案面臨的新挑戰，并為工作創新提出了建議。

關鍵詞：人事制度 改革背景 檔案管理

一、人事制度改革背景下高校人事檔案管理面臨新問題

1.“人檔”分離現象比較嚴重。

21世紀是人才競爭是激烈的年代，高校的人才也出現較大的變動。以往的人與檔案相互對應的規定已經被打破，許多高校出現了“人檔分離”的現象。一方面，是高校在引進人才的時候，急于求成，為爭取高素質人才制定一些“不調入個人檔案”的特殊政策，造成了在高校出現“有人無檔案”的現象。另一方面，激烈的人才競爭也導致了高校人才流出現象比較嚴重，出現一些教師離職了，但是檔案仍然掛在學校，出現“有檔案無人”的問題。這些現象長期下去會影響高校人事檔案的正常管理。

2.檔案資料不完整。

在現在高校人事檔案管理中，還存在一個重要問題，就是教師的檔案資料不完整。高校在引進人才的時候，忽視了檔案的檢查，直接接收后歸檔，出現一些人才檔案材料漏缺，例如職稱資料等。也有部分教師后面進修了碩士、博士等學歷，畢業后未將最高學歷或學位的檔案交到人事部進行合檔。檔案資料的不完整，將對高校檔案管理帶來較大的困擾，也給教師帶來新的問題。

3.高校人事檔案管理不規范。

人事檔案的管理，具有嚴格的規定，尤其是在檔案調入或者調出等環節，需要嚴格把控。但是存在部分檔案管理人員缺乏經驗，不夠重視檔案管理的規范性。例如調檔函不規范、隨意接受各種快遞檔案等。在調出檔案方面，未按照機要方式或者郵政方式進行寄出。制度不完善以及移送不到位等，都容易引起材料的收集不完整。

4.檔案信息化管理程度較低。

隨著科學技術的發展，現在各行各業都開始實行信息化辦公。高校在信息化社會，借用信息技術手段進行教學管理，但是在人事管理方面暫未實現。例如很多教師查詢自身檔案的時候，需要親自跑到人事檔案管理部門進行查閱，效率非常慢。新教師在調檔期間，需要時刻打電話跟蹤檔案的進程。

二、人事制度改革背景下高校人事檔案管理的思考

1.進一步完善高校人事檔案管理制度。

要規范高校的檔案管理，提升工作效率，作為高校首先要完善人事檔案管理制度。進一步規范檔案調入與調出的流程，做好檔案查詢的登記工作。完善檔案室辦事的日常規定，改進檔案室工作人員值班制度。

2.整理人事檔案，完善收集分類。

作為高校人事處，要重視人事檔案管理工作，首先要改進工作方法，完善收集分類。人事檔案資料，是記錄員工的學習與工作經歷的重要證明，學校要本著以人為本理念，對員工的人事進行負責任，認真審查員工的檔案資料，對于漏缺的資料要督促員工及時完善。對高校人事檔案，實行動態化管理，教師在工作期間的職稱、學歷、學位等發生變化，檔案也有進行相應的收集歸檔。例如某教師評上了高級經濟師職稱，檔案室工作人員應該主動聯系教師，提醒其將相應資料歸檔。

3.轉變工作理念，增強服務意識。

在過去的理念中，高校人事部在教師心中是一個“管理部門”，人事部的工作人員就是大家的“領導”，作為檔案管理部門工作人員，在處理事情的時候，仍然按照傳統理念，整天擺著“冷酷”表情面對員工。這種工作理念已經不能適應人事制度的改革。作為人事檔案部門要轉變理念，實現從“管理者”到“服務者”的轉變。在平時的工作中，要增強自身的服務意識，對于教師關于檔案咨詢問題，要耐心解答。同時在學校網上開通人事檔案管理意見咨詢，歡迎教職員工積極提意見。人事檔案部門，始終要堅持全心全意為教職工服務，以強烈的責任感與職業道德強化自身的工作。

4.明確分工，強化崗位意識。

在人事制度改革的推行下，高校人事部門要強化崗位意識，做好工作分工，提升工作效率。例如，在檔案管理方面，盡量避免同一個人負責所有檔案?？梢詫⒈拘５臋n案工作分成四塊：首先，是檔案的調出、調入工作，工作人員要開好調檔函，對于新進的檔案做好登記的工作。其次，檔案的整理、合檔工作，對于高校教職工的檔案出現新材料，要做好歸檔和登記。最后，檔案的咨詢與查詢工作等。

5.實現信息化管理。

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1.1人事檔案管理制度不健全

人事檔案是事業單位檔案的重要組成部分，不僅關系事業單位在編人員的信息記錄，而且關系到上級人事管理部門相關工作的統籌安排。但是，當前事業單位對人事檔案管理制度不健全，沒能實現全面綜合的有效管理。首先，事業單位現行人事檔案管理制度集中在檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制訂完善的管理制度，因此影響了事業單位人事檔案數據收集的全面性和檔案數據資料的準確性。其次，目前事業單位人事檔案的使用制度還十分缺失，存在著重儲存和輕視使用的問題，不僅沒有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度，而且導致人事檔案存在著較大的借閱使用風險，嚴重的影響了人事檔案管理效率和質量。

1.2人事管理制度執行較為困難

目前事業單位人事檔案管理還處在深化改革期，特別是隨著事業單位分類改革的不斷深入，上級機關對事業單位的人事檔案管理要求不斷的增多，這不僅增加了事業單位人事檔案管理的復雜性，而且影響了事業單位人事檔案管理制度科學發展。首先，事業單位現行的人事檔案管理制度普遍落后于時代的發展要求，沒能根據信息時代的新要求和傳統紙制檔案數據缺失的復雜現實，及時修訂出完善和標準化的人事檔案管理制度。其次，事業單位人事檔案不僅關系到事業單位職工的職稱評定，而且關系到工資晉級，職務升遷，還涉及到醫保和養老保險、老職工住房補貼調整等。上級人力資源和社會保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門（處室）對基層事業單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求，這使得基層事業單位不得不針對多個部門，以及多部門開發的軟件進行檔案整理，實質上嚴重的影響了人事檔案管理質量。

1.3與檔案管理制度配套設施不完善

事業單位人事檔案的作用日益突顯，不僅現有管理制度和基本規范存在著缺失，而且現有事業單位人事檔案管理部門的設施設備不能支持制訂的執行。首先，事業單位需要不斷更新退休職工信息，需要根據實際人事檔案記載來輔助工會、社保等部門按年度要求采集基本的信息，由于現代人口的流動大，傳統的電話聯系方式已經不能滿足事業單位的實際需求，先進的指紋采集、影像視頻采集設備還不是人事檔案管理部門的標配。其次，目前基層事業單位的主管局，與事業單位人事檔案相關的分管局的各處（室）都開發出與人事檔案有關的軟件，有些涉及到事業單位人事編制的軟件還有相當密級，需要運用密鑰進行登陸操作，雖然上級機關下發了無線聯接設備，但是基層單位仍沒有配備與其專門聯通的計算機，以及保證無病毒環境的專用打印機、復印機和掃描儀等設備，這不僅不符合上級有關人事檔案管理制度的規定，而且影響了基層事業單位人事檔案管理制度的落實，存在著較大的安全隱患問題。

2.優化事業單位人事檔案管理制度的方法

2.1提升人事檔案管理人員責任意識

全面優化事業單位人事檔案管理制度的執行水平，需要全面提高事業單位人事檔案管理人員的責任意識。首先，要在事業單位人事檔案管理制度中明確各級相關人員的責任，著力加強對事業單位人事檔案相關的領導責任、主管責任、連帶責任進行劃分，加強相關人員對責任的認識，提升檔案管理人員的責任意識。其次，組織相關人員認真學生相關的法律法規，特別是要認真學習各項業務操作規程，要求人事檔案管理人員按照程序進行嚴格操作。

2.2配置人事檔案管理專業人才

為了全面做好事業單位人事檔案管理工作，有效落實事業單位人事檔案管理的制度，還必須配置專業的人事檔案管理人員，全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先，從事業單位人事檔案管理的實際需求出發，盡可能的把懂得相關專業知識，有著從事此項工作基本素養的人員配置到具體崗位上來。其次，加強必要的事業單位人事檔案管理工作的培訓，注重從各項業務的具體操作流程，以及業務辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進行專業化的培訓。

2.3促成人事檔案管理制標準化

為了提高基層事業單位人事檔案管理的標準化，必須對事業單位現行人事檔案管理制度進行修訂，要在上級機關的主持下，保證基層單位執行科學有效的人事檔案管理制度。首先，由省、市相關部門出臺基層事業單位人事檔案管理制度的規范文本，由基層事業單位按照實際情況進行人事檔案管理制度的修訂。其次，上級組織專家按照不同單位情況進行管理制度審核，重點找出基層事業單位人事檔案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行輔助條件

為了保證事業單位人事檔案管理制度的順利履行，必須提供必要的支撐條件。首先，針對事業單位的實際需求，提供制度履行必要的設施設備，保證人事檔案管理工作的順利開展。其次，提升人事檔案管理的信息化辦公環境，建立起現代化的人事檔案使用和借閱信息化系統。第三，進行必要的使用密級管理，減少基層單位人事檔案數據傳遞管理負擔。第四，使基層人事檔案管理人員向數據準確性方向傾斜，重點做好數據收集工作。

優化事業單位人事檔案管理制度，必須從事業單位人事檔案管理制度執行中存在的問題著眼，全面提升事業單位人事檔案管理的履職能力，減少不必要的工作負擔，在優化環境的基礎上實現管理制度的有效落實。

作者:戰揚 單位:黑龍江省三江工程建設管理局

參考文獻：

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一、當前我國高校人事制度改革的趨勢

我國高校人事制度改革的核心內容是用人制度改革和分配制度改革,改革的總體趨勢具有以下五個方面的特點:

1.用人制度從行政任用關系向協商聘用關系轉變。高等學校的用人制度從行政任用制轉變為聘用(聘任)制,這種聘用(聘任)制度將在高校全面推行。學校和教職工在平等自愿的基礎上,通過簽訂聘用(聘任)合同確立新的人事關系。

2.人事管理從身份管理向崗位管理轉變。高校的崗位設置和崗位聘用制度要實行核準制度,管理人員、專業技術人員和工勤技能人員都要納入崗位設置管理。

3.用人期限從職務終身制向合同管理制轉變。按照相對穩定、合理流動、專兼結合、資源共享的原則,鼓勵校際之間互聘、聯聘教師,健全考核制度,加強聘后管理。經考核不能勝任本職工作的,可以通過解聘、辭聘等方式解除聘用合同,終止聘用關系。

4.職工與學校之間的關系從行政依附關系向平等人事主體之間關系轉變。實行聘任制度后,高校的教職工由“單位人”逐步轉變為“社會人”,學校對聘用人員有聘用和解聘權,教職工對學校有應聘和辭聘權。這樣,在高校中延續了幾十年的教職工對單位的行政依附將逐漸淡化直至最終完全消除。

5.職工退休養老由退休工資制度向社會保險制度轉變。2009年國家人力資源和社會保障部已將《事業單位養老保險制度改革方案》下發到五個省市進行試點,推行退休工資制度為養老保險制度勢在必行。

二、改革形勢下高校人事檔案制度的調整

人事制度改革要求人事檔案工作者必須及時做好改革的跟進工作,提高認識,轉變觀念,對傳統的檔案制度進行相應的調整。

1.對工作職能和管理方式的調整。傳統人事檔案管理的一個重要職能是檔案管理為干部管理服務,現代人事檔案管理應該樹立人才資源是第一資源的觀念,應該強調檔案管理中的公共服務屬性和信息服務屬性。從這個觀念出發,將人事檔案的管理職能和管理方式由簡單的封閉性管理轉變成動態的開放性管理,由單純的為組織、人事部門服務轉變成為高校人才資源市場服務,這應該是人事檔案制度調整的一個重要任務。

2.對檔案材料收集和歸檔的調整。根據高校人事制度改革要求用人機制由單位任用關系向聘用關系轉變,鼓勵高校之間的人才流動和人才資源共享的特點,人事檔案材料的收集和歸檔應當扭轉傳統人事檔案管理中的重政治、輕業務傾向,要從忠實記錄人才資源綜合素質的角度出發,重視反映教職工個人專業特長、業務能力、工作業績、個性特點的材料,使人事檔案材料真正具有全面性、真實性、寫實性和跟進性特征。

3.對人事檔案保密制度的調整。人事制度改革后,職工與學校之間的關系由單位依附關系轉變為平等人事主體的關系,這種關系是一種“契約關系”,強調關系雙方權利和義務的對稱。改革后的人事檔案制度必須堅持以人為本和保障職工權益的思想,檔案的建立、保管、調閱和傳遞必須保障職工的參與權和監督權。傳統人事檔案管理的保密制度應該予以調整,非屬國家規定的保密內容,作為人事主體之一的教職工應該享有對自己檔案內容的知情權和對檔案內容披露、公布的監督權和限制權。

4.對人事檔案管理辦法的調整。高校人事制度改革將打破高校傳統的由事業編制控制的用人格局,人事構成與檔案管理將出現多元化的局面。在未來高校人員有可能全部實行人事制和全部實行社會養老保險制之前,高校人事檔案的管理急需建立起一套適應人事制度改革逐步深化的新的管理辦法。

參考文獻:

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市場經濟體制轉變，這不僅改變了我國政府對國民經濟的管理模式，同時也在很大程度上改變了國家對社會的管理模式。我國的市場經濟體制最大的特點就是主體多元化和選擇自主化，使社會人口在我國各地區的自由流動提供了可能，這便導致由傳統的“國家-單

位-個人”的社會管理模式向“國家-社會中間層-個人”的社會管理模式進行轉變，這一現狀使我國的人事檔案管理制度進入全面改革，以適應市場經濟體制下大量社會人口的自由流動。

關鍵詞：流動人口 人事檔案管理制度 改革

我國社會中的流動人員主要由自由擇業人員、自主就業人員以及自由流動人員等組成，其人員的個人素質成分可以涵蓋我國社會的所有人群，這也是我國非公有制經濟體系下的必然產物，對促進我國社會經濟在新時期的高速發展有著重要意義。本文從流動人員定位的角度對人事檔案管理制度改革進行深入研究，并簡要分析了現存流動人員人事檔案管理制度在實行過程中存在的問題，對導致這些問題的主要原因進行深入反思，以便于我國人事檔案管理制度改革可以滿足社會發展需求。

1 現存流動人員人事檔案管理制度存在的問題

我國現行的流動人員人事檔案管理制度是為了滿足市場經濟體制需求而建立，雖然這一人事檔案管理制度在很大程度上滿足了社會人口的流動需求，但是在新時期已成為我國經濟改革、體制改革的絆腳石，已無法滿足新時期的社會人口流動需求。我國人事管理制度只是為了彌補傳統管理模式出現的管理真空，而管理模式的管理真空是社會經濟結構改變而導致的，在我國市場經濟體制建設不斷完善的同時，社會人口流動正在不斷面臨更加自由、頻繁的趨勢，這也就意味著流動人員人事檔案管理制度改革已成為國家人事檔案制度改革中的主要內容。雖然當前我國推行的人事檔案管理制度漸進式改革有利于社會的穩定，在很大程度上降低了社會劇烈變動對國家事業產生的巨大影響，但是由于流動人員人事檔案管理制度中雙套價值標準和評價標準的存在，導致新舊體制之間的矛盾和沖突變得日愈加劇，而且這一問題在短期內無法得到有效解決。新經濟體制下我國政府開始強調強化國家的服務功能，以“國家-社會中間層-個人”的社會管理模式在不斷建設與完善，由社會中間層作為我國社會事物的主要管理者已成為主要趨勢，這意味著我國流動人員人事檔案管理制度改革面臨著新的挑戰，即在新形勢下以及新經濟體制的大背景下如何定位和改革人事檔案管理制度，從而建立出符合市場經濟體制和社會人口流動需求的人事檔案管理制度。

2 對國家人事檔案管理制度改革提出的幾點建議

2.1 明確定位人事檔案管理的作用和內容 市場經濟體制下公民從單位管理開始轉向社會管理，而人事檔案管理制度應以公共服務和社會管理等功能為主，而不是對公民施行身份限制和單位控制等功能，這要求我國政府及有關部門在新時期要重新定位人事檔案管理的作用和內容，將突出其公共服務和社會管理等功能作為制度改革中的重點內容。新形勢下的人事檔案管理制度應該要求其只記載個人的基本信息、工作經歷、工作業績以及工作表現等，不應該把組織意見強硬性的夾雜到個人的基本人事檔案信息中，市場經濟體制中公民已成為單獨的利益主體而存在，國家在人事檔案管理制度上要最大程度的予以對公民應有的尊重。

2.2 保證流動人員人事檔案管理工作的公開化 我國傳統的人事檔案管理制度強調檔案管理工作的機密性，其要求人事檔案中的組織意見和整個人事檔案必須是封閉的，人事檔案的當事人沒有權力介入到檔案管理工作中，但是這種人事檔案管理制度已無法滿足流動人員的頻繁流動趨勢要求，這便要求人事檔案管理制度改革中要將流動人員人事檔案公開化作為主要改革內容。流動人員人事檔案管理工作的公開化可以減少認為的流動障礙，在這方面的建設上我國可以借鑒西方國家的相應經驗，例如，美國和加拿大等國每個公民都有一個單獨的社會保險號碼，這個社會保險號碼中包含公民個人的信用記錄、駕駛記錄以及司法記錄等信息。

2.3 確立流動人員人事檔案管理的檔案信息權 個人檔案信息權是指個人在信息資料收集、處理和利用整個過程中，檔案信息本人對信息資料所享有的支配權和控制權，包含了個人對相應信息的決定權、保密權、查詢權、更正權、封鎖權以及刪除權等，這樣才能最大程度的滿足新時期公民對人事檔案管理制度的需求。權利的行使是保障公民權利最好的方法與途徑，同時也是公民對抗管理機構濫用權力的有效方式與策略之一，所以通過人事檔案管理制度改革來確立檔案信息權，可以保障流動人員人事檔案內容被公正的記載，這一改革內容需要從我國民事、行政以及刑事等多方面出發，這樣才能真正的保障流動人員人事檔案管理制度中檔案信息權的實現，最大程度滿足社會人口流動對人事檔案管理制度的需求。

3 結束語

社會人口流動的趨勢是會隨著市場經濟體制完善而加劇，這便要求我國人事檔案管理制度要深入到新一次改革中，重新定位人事檔案管理制度的作用和內容，并將其公開化建設和檔案信息權建設作為改革的主要內容，這樣才能徹底消除我國人事檔案管理制度中存在的問題，可以滿足新形勢下社會人口的大規模流動趨勢要求。

參考文獻：

[1]陳炳亮，許長.從個人信息保護法看流動人員檔案管理[J].檔案學通訊，2006.

[2]楊柳.人事檔案管理現狀與發展趨勢[J].價值工程，2010（04）.

[3]李華瑩.從流動人員定位看人事檔案管理制度改革[J].蘭臺世界，2008（14）.

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［關鍵詞］人事檔案；管理；改革

1人事檔案管理存在的問題

1.1單一模式

層次的多樣性的矛盾。目前，我國企業人事檔案管理大多采用干部人事檔案管理模式，這種管理模式比較適合本單位內部人事檔案，來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也有利于人事檔案的保護工作。但是隨著我國經濟體制改革的不斷深入，市場經濟的不斷發展，我國涌現出許多類型的企業，有公有制企業，三資企業和私營企業三種形式。企業的類型較多，在這些類型的企業中，企業管理者的身份層次也很多。有選舉產生的董事會、監事會成員，有董事會、經理聘任的內層管理人員。在國有企業中，也有上級黨委組織部門直接任命的領導者等等。因此，職工層次的多樣性決定了企事業單位的人事檔案管理方法要與之相適應。

1.2部分單位在檔案硬件設施上投入不足

檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，也不愿在檔案室添置新設備，導致大部分檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

1.3人事檔案管理方式和手段相對落后,運行效率較低

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理單獨存放。但現在大多數事業單位的從事人事檔案管理的人員往往身兼數職且大部分靠手工操作未使用干部人事檔案電子信息化管理系統費時、費力效率低。

2人事檔案管理的建議

2.1完善人事檔案管理制度

提高人事檔案管理的制度化建設水平。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作。如果沒有一定的制度來制約,就會無章可循、無所適從。應結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要,進一步完善各項檔案管理制度并在抓落實上下功夫。尤其要建立人事檔案計算機輔助管理制度,對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求,更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案案卷整理工作細則,使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

2.2注重人事檔案材料收集

提高人事檔案管理質量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎,隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多,給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料,認真整理,細致鑒別,做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理,手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦,確保材料齊全完整、手續完備,保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

2.3采用現代化管理手段

加強人事檔案管理現代化和信息化建設。人事檔案是人才信息資源庫,合理利用各種資源,使其最大限度地發揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化,是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發展的需要,是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料,實現人事檔案紙質與數據格式并存,根據需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優質高效的人才檔案信息服務,以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。

2.4提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理的好壞,在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質,加強責任感,把人事檔案工作看做是一項政治工作,在平常的管理中體現它的嚴肅性能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心,減少工作中的失誤和差錯。有了責任心.才能不厭其煩地去收集材料才能認真鑒別材料的真偽。

3結語

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

主要參考文獻

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［2］呂春影．人事檔案管理中存在的問題及完善措施［J］．濮陽職業技術學院學報，2004（11）．

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人事檔案是人才身份的證明，作為人才的信息源對用人單位的選擇起著決定性作用。人事檔案從表面上反映出一個人的生活履歷、教育背景、文化程度、行為軌跡、榮譽稱號以及基本學習能力，可以對一個人做出基本的判斷。人事檔案的合理合格化管理對人力資源的開發起著至關重要的作用。

一、人事檔案管理中存在的問題

1.人事檔案管理沒有被引起足夠的重視

人事檔案在很多人看來非常簡單本文由收集整理，不足以引起單位領導和同事的重視，對人事檔案管理存在錯誤的認識，認為人事檔案管理工作就是一些簡單的抄寫和保管統計工作，不會給單位帶來什么經濟利益，只要把歸檔工作做好，保證單位信息的安全性就可以了。所以，人事檔案的管理就這樣默默地被遺棄在單位的小角落里，情況變得越來越被動，越來越糟糕。就這樣的對待態度，怎么能為單位提供好的建設服務呢？

2.管理技術水平落后，設備簡陋

由于人員的變動和科室的重組，大部分的人事檔案管理工作人員上崗時都沒有經過專業的培訓和考核，對人事管理工作的內容都含糊不清。認為檔案管理工作只是簡單的人事信息錄入，不對檔案進行整理和歸類，工作完成的沒有質量，反而對人事檔案管理工作起到了阻礙作用。另外，人事檔案管理工作沒有引起單位領導的重視，在檔案管理的設備上也是非?？量痰?。單位閑置的倉庫、儲物室和辦公室的犄角旮旯成為了人事檔案的處身之處，這些地方沒有陽光的照射，只有霉斑和蟲子的侵略，檔案在其中備受煎熬。當然了，安全器、滅火器對于檔案來說更遙不可及了，能有把鎖具來保證他們的安全就已經是單位的恩賜了。當用到檔案的時候只能用最原始的辦法去搜集了，管理人員只能用愛手去撫摸。就這樣檔案紙質發黃，會產生霉斑和破損的現象，嚴重影響了檔案的使用質量和安全系數。

3.人事檔案管理信息化、科學化跟不上時代的發展

隨著科學的進步發展，很多單位慢慢擺脫了紙質檔案，但是，對于怎樣良好利用先進的技術手段，很多檔案管理人員只是簡單地把個人信息輸入計算機，用檢索信息和資料查閱還是手工操作，對先進的檔案管理技術還沒有真正運用自如。檔案管理的工作效率還是沒有提高，檔案的安全管理欠缺。

4.棄檔和人檔分離現象嚴重

隨著社會的快速發展，工作競爭力加強，人員的流動速度也在不斷加快，越來越多的人員開始投入到其他行業，有的人員放棄原來穩定的工作環境，自己做起了老板。因此，人才資源市場出現了棄檔和人檔分離的現象，給人事檔案管理帶來工作上的壓力日益劇增。

5.人事檔案出現造假現象

社會和生活壓力的不斷膨脹，人員流動是一個社會現象，另外，工作單位的聘用要求也在不斷提高，有些人員在這種壓力之下，不得不選擇造一份假的檔案。這樣，既增加了人事檔案管理人員的工作壓力，還打破了中華民族的道德底線，為世人所不齒。

6.人事檔案利用率低，有待挖掘其更深作用

人事檔案作為人才的信息源，很多單位為了保護單位和人才信息的安全性，而忽視了對檔案的利用，造成檔案利用率低。檔案管理者對檔案進行整理和收集，不只是作為一個簡單的儲存，更重要是對檔案進行利用?？墒?，現在檔案沒有被合理的利用，變得很被動，反而成了一個累贅。

7.單位對相關人員進行扣檔

在人員流動嚴重的今天，員工和單位的互相選擇都是正?，F象，自主擇業權顯得尤為突出，事業單位的人員變動，跳槽、辭職等朝秦暮楚的社會現象也是很普遍的。很多單位為了留住人才，為了使辭職人員能夠將收尾工作做好，就用扣留人事檔案作為“要挾”來降低單位的損失。

8.單位擅自建檔

為了單位的利益和招募人才，許多事業單位撇開被原單位扣檔的情況，由人事部門重新為新進入單位的人員建立人事檔案。雖然重新建檔可以在人才引進上起到一定的作用，但是擅自扣檔和建檔形成了“一人多檔”的現象。一個人的檔案分散成多個板塊，割斷了檔案的連續完整性，人事檔案的真實性、全面性大打折扣，這種形式給單位的發展和管理都帶來一些負面作用，應該提高打擊力度，規范人力資源市場。

二、針對人事檔案管理問題提出合理化的建議

1.提高領導對人事檔案管理工作重要性的認識，加強人事檔案管理工作

領導作為單位的決策者，對人事檔案管理工作要高度重視，定時定量對人事檔案進行檢查和指導，早發現問題早解決問題，將人事檔案管理工作納入人事考核，有利于推進人事檔案管理工作的進程，加強人事檔案管理工作的科學規范化發展。

2.提高人事管理工作人員的專業素質和設備建設

單位領導給于人事檔案管理工作大力支持，對于人事管理工作人員應該進行專業的培訓，引進新的管理技術，提升人事管理人員的專業素養。而人事管理人員應該抓住機遇，加強自身的學習，提升自己的管理水平，充分發揮人事檔案管理人員的創造性、積極性，增強他們的責任心，從而提高人事檔案管理方面的技術水平。另外，要建立專門的防潮、防火的檔案室，加強檔案室和檔案柜的安全系數，應該給檔案室配置滅火器等應急設施，保持檔案室的安全衛生，干燥通風。同時應該經常對檔案室進行檢查，提前預防不必要的損失。不僅要對人員方面進行技術培訓，還要引進新設備，加強計算機的利用率，對于新的檔案管理技術要主動積極應用，不能閑置、擱置，從更深層次挖掘技術，真正做到信息搜索查閱自動化，從而達到無紙化辦公，節省時間、人力和物力。

3.健全人事檔案管理的制度，提高檔案管理的建設水平

人事檔案管理是一件繁瑣、無頭緒的工作，如果沒有一定的管理制度來限定，就會無章可循，所以應該針對目前出現的一些問題，結合實際來制定和完善人事管理制度，滿足現時的需要。對于引入的先進的計算機檔案管理制度，嚴格規定對人事檔案的歸類、錄入和轉出，更好地阻止新建檔案和留置檔案等社會現象。

4.加強人事檔案管理的現代化、科學化、信息化

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關鍵詞：企業；檔案管理；創新

企業的人事檔案管理作為我國人事管理制度的重要組成部分，能夠全面、系統的記錄員工的身份、資歷、工作表現以及業務技能等內容，可以說人事檔案代表了一個人的人生軌跡。同時人事檔案還與員工的切身利益相關，比如薪資待遇、組織關系、職稱評定以及勞動保障等方面，具有一定的法律效用。隨著改革開放的不斷深入，企業的人事檔案管理面臨著的問題，需要我們對企業人事檔案的管理現狀進行分析，加強人事檔案管理創新，如此才能夠最大限度的發揮出人事檔案的資源優勢，更好的為企業發展提供人才保障。

一、加強企業人事檔案管理創新的意義

（一）加強檔案管理創新是提高企業核心競爭力的重要保障

人事檔案所包含的關于人才基本信息，是社會各個行業人才在企業從事生產活動的記錄，如果企業中的人事檔案信息是不完整的，或者是片面，這就無法真實、全面的反映出人才的所做所為，這勢必會影響到企業對人才的全面掌握以及合理使用。而且如果企業的檔案管理水平落后，毫無創新意識，必然會使企業人事檔案管理陷入混亂，甚至會導致檔案丟失，一些另有用心的人刪改檔案，使企業無法真實的看到員工的能力，也無法做到人盡其才。所以，加強檔案管理創新是企業管理有效進行的重要保障，也是企業核心競爭力提升的重要基礎。

（二）檔案管理創新是企業文化創新的重要內容

人事檔案部門是企業諸多部門中的一員，而人事檔案所記錄的信息也是企業信息的重要組成部分。這些信息承載著一名員工的發展歷程，那么將眾多檔案放在一起，它們所承載的就是企業的發展歷史。通過對人事檔案的挖掘，我們可以從中發現每一位員工對于企業發展的貢獻，當我們將有代表性的人物、事件進行報道、宣傳之后，從中凝結出的精神與力量就成為了企業文化的重要組成部分。加強檔案管理創新，正是目的正是提高檔案的管理水平，能夠將員工所做出的貢獻全程記錄。所以說，檔案管理創新也是企業文化創新的重要內容。

（三）實現檔案管理創新是我國推行人才強國戰略的客觀要求

檔案管理工作是黨和政府了解企業人才發展狀況的主要途徑。只有做好檔案管理工作，黨和政府才能從這些檔案信息中分析出社會對人才的需求狀況，摸索出人才成長的普遍規律，從而制定有利于人才成長的發展規劃，提高社會人才的素質與數量。而傳統的檔案管理手段已經無法適應當前社會發展的需求，需要我們加強企業人事檔案管理的進程，這已經成為我國推行人才強國戰略的客觀要求。同時，隨著我國經濟體制改革的不斷完善，體制外的從業人數將會大于體制內的從業人數，面對規模如此巨大的檔案量，就需要企業切實做好檔案管理的創新工作，使企業人事檔案管理工作水平邁入一個新的階段。

二、加強企業人事檔案管理創新的措施

（一）提高員工對檔案管理工作的認識

只有員工對檔案管理工作有一個充分的認識，加強人事檔案管理工作才能夠順利展開。首先，要加強對檔案管理工作的宣傳，構建檔案咨詢服務體系，通過這一體系，使員工能夠了解檔案管理工作存在的意義，同時通過咨詢服務還能夠認識到當前檔案管理工作的不足之處，從而彌補檔案管理工作的不足之處。其次，增強檔案管理人員的責任心，使他們能夠認識到檔案管理工作對于企業發展的重要性，從而做好檔案的收集、整理工作，全心全意的為企業發展而服務。創新工作模式與方法，提高業務技能，特別是對虛假信息的甄別能力，將不真實的信息排除在外，從而提高檔案管理工作的效率，保證檔案的完整性與可靠性。

（二）完善管理制度

健全的管理制度，規范的管理流程是實現檔案管理創新的重要保障。企業人事檔案管理制度主要包括：采集制度、轉遞制度、核對制度、歸檔制度、借閱查詢制度等。企業健全這些管理制度之后，要堅持“三不轉”、“四不借”、“五不查”原則，從而使檔案管理的制度更加完善，為檔案管理的創新奠定基礎。

（三）增加投入，加強基礎設備建設

經費是企業開展人事檔案管理的物質基礎，缺乏經費，實現企業人事檔案管理創新就成為了一句空話。目前，多數企業都存在著檔案管理經費不足的問題，這與社會、企業、個人忽視檔案管理重要性有著非常密切的關聯。企業必須要認識到這一點，保證經費到位，這樣才能夠做好檔案的收集、保護以及搶救工作。企業還需要為檔案部門提供單獨的檔案室，購置檔案管理必備的相關設施、設備，以保證檔案的安全性與完整性。有條件的企業，還可以為檔案室配置掃描儀、打印機、監視器等設備，從而提高企業檔案管理的效率。

（四）逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設

隨著計算機網絡技術的快速發展，信息化已經成為現代企業發展必然趨勢。檔案管理信息化的實質是利用計算機技術，將紙質檔案轉化為數字信息，并且運用檔案信息管理系統，實現檔案信息在不同部門、不同單位之間的數據傳送，提高檔案信息使用的效率。由于電子信息的承載能力較強，所以企業可以最大限度的收集員工的個人信息，比如學歷、職稱、培訓、業務技能、社會關系、薪資待遇、管理能力、組織能力等等。同時，檔案管理實現信息化建設之后，能夠快速有效的對員工的個人信息進行動態更新，比如及時對工作成果、業務技能更新等等，與傳統的手工檔案管理相比，檔案信息管理系統能夠更及時、準確、全面的展開員工的個人信息。可以幫助相關人員更為迅速的了解員工的實際情況。

總結：

綜上所述，人事檔案管理工作對于企業發展的促進作用是不言而喻的，加強企業人事檔案管理創新，不但是提高企業核心競爭力的重要保障，也是企業進行文化創新的重要內容，同時還是我國推行人才強國戰略的客觀要求。我們可以從提高員工對檔案管理工作的認識；完善管理制度；增加投入，加強基礎設備建設；逐步推進檔案管理的信息化、網絡化建設等方面入手，加強企業人事檔案管理的創新，從而為企業平穩、健康發展，提供人才保障。

參考文獻：

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關鍵詞：高中學校；人事檔案管理；現狀；舉措

中圖分類號：G637 文獻標志碼：A 文章編號：1008-3561（2017）14-0035-01

高中學校人事檔案是存儲教職員工信息以及學生個人信息的重要歷史記錄，其內容主要由有價值的文字、清晰的圖表以及其他有存在意義的說明元素組成。學校人事檔案既是信息資源的保存體又是信息傳播的承載體，對教職員工以及學生的人生具有憑證、依據和參考的作用，同時對學校的教學活動也具有重大的影響。因此，完善高中學校人事檔案管理顯得尤為重要。高中學校人事檔案的內容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計以及提供利用等管理活動，并以此硐蚪討霸憊ず脫生提供具有權威性、可靠性的檔案信息服務。

一、高中學校人事檔案管理的基本現狀

（1）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。一方面因為學校的教育水平測定與人事檔案管理并不存在直接的掛鉤關系，加之學生自身檔案意識薄弱，所以易于造成學校忽視學生的人事檔案的管理工作。另一方面是人事檔案日常管理工作本身并無實質性內容，值得一提的表面管理工作也就是為了應對上一級部門的檢查而進行簡單的檔案規整和衛生打掃。這樣，檔案管理工作很容易被忽視，檔案信息的完整性和精準性也令人擔憂。

（2）人事檔案管理者缺乏專業度。在某些高中學校會存在著這樣一種現象，即從事學校檔案管理的工作人員所學專業與檔案管理無關。因此，檔案管理工作就停留在做表面功夫，缺乏一套科學、規范、有效的管理體系，從而使得學生的在校檔案模糊、無實際意義，甚至出現學生檔案信息被隨意篡改的現象。

（3）學校人事檔案管理制度體系不健全。由于有些學校對人事檔案管理缺乏足夠的重視，再加上從事檔案管理的工作人員專業性不強，直接導致學校檔案管理制度體系的不完善。這種不完善主要體現在以下幾個方面：首先檔案歸類不細致，過于簡單；其次對于檔案的實效期限管理失當，以致堆積過多而混淆了對近期收集檔案的處置；再次，對于應當銷毀檔案的處理沒有嚴謹的流程；最后，檔案室的日常工作缺乏明確的責任制度。長此以往，就會出現管理者對檔案疏于管理的情況，從而導致檔案遺失、歸類位置混亂，甚至忽視對檔案室日常環境的干燥性處理，使得檔案潮濕，檔案內容損壞，造成嚴重后果。

二、完善高中學校人事檔案管理的主要舉措

（1）加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識。學校應當把檔案管理工作納入到日常管理工作內容中，使其成為不可或缺的一部分。此外，要通過宣傳引導等形式，增強工作人員對檔案管理內容的認識度，讓其明晰檔案本身的重大價值以及檔案管理工作的重要性。這樣，在日常管理工作中，直接操作人員才不會以自我感性認知去處理檔案收集、整理、歸類等相關工作事項，能夠在一定程度上避免出現檔案遺失、無故銷毀、隨意篡改等情況。

（2）檔案管理數字化、網絡化，增強管理人員的專業素質。信息數字化是當今時展不可逆轉的大趨勢，也就是說現代高中人事檔案管理也需要打破“路徑依賴”，適應潮流，形成數字化、網絡化管理模式。這樣，一方面加強了檔案的整體銜接性，避免檔案丟失事故的出現；另一方面對于檔案管理者而言，工作量也相應減少，檔案管理易于可控、可查。此外，學術要專攻，管理也要專攻，從事檔案管理的工作人員如果具備與之匹配的專業知識，那么在日常管理工作中一定會事半功倍，因為只有具備良好專業素質的檔案管理者，才能夠使日常的檔案操作和管理更加科學、規范、細致，面面俱到。

（3）建立健全人事檔案管理制度，合理開發利用。高中人事檔案管理之所以存在上述弊端，有很大的原因在于缺乏一套完整的管理制度，導致檔案操作規范不明確、問責制度不清晰。部分工作人員基于自我意識或者經驗來處理檔案，短期內問題可能不大，時間一長，檔案越積越多，問題則逐一暴露出來。這種缺乏客觀性和科學性的處理方法，很容易導致檔案信息的冗長、混亂，檔案編目流程煩瑣低效、檔案存放次序被打亂，檔案的盤點操作不科學，對失效檔案的管理不及時。所以，建立健全人事檔案管理制度并合理開發利用，讓管理者有據可依，有章可循，有責可問，是解決檔案管理問題行之有效的方法。

三、結束語

檔案所代表的是檔案所有者在某段期間內所有活動最客觀的證明，它的影響力和價值性是不可替代的。因此，學校應當格外重視，并不斷完善本校的人事檔案管理制度。加強對檔案有操作權的相關人員的管理意識，促使檔案管理人員樹立更加嚴謹、客觀、科學的態度來處理檔案，不讓檔案工作流于形式，而是更具有實際意義。切實提高檔案管理人員的綜合素養，改善檔案管理水平，從而推動高中學校教育事業的可持續性發展。

參考文獻：

[1]馬長松.學校人事檔案管理現狀及對策分析[J].衛生職業教育，2011（18）.

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[關鍵詞]派遣員工；人事檔案；問題；對策；規范

上世紀九十年代以來，隨著市場經濟的日益成熟以及用工制度改革的深度推進，勞務派遣的用工形式得到迅速發展，近幾年相繼出臺了規范勞務派遣的法律法規，對勞務派遣的用工形式進行了規范，但勞務派遣員工人事檔案的管理卻未得到足夠的重視。

一、勞務派遣員工人事檔案管理存在的問題

勞務派遣是指由派遣機構（用人單位）與勞動者簽訂勞動合同，派遣到用工單位工作的一種用工方式。派遣員工的人事檔案在派遣機構管理，而人員的管理則在具體用工單位，這種分離的管理方式以及派遣機構的趨利性造成派遣員工的人事檔案管理存在許多問題。

（一）新生成的檔案不能及時歸檔

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現。派遣員工的具體管理在用工單位，人事檔案管理在用人單位（派遣機構），派遣員工的思想品德、業務能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續學歷等方面生成的材料不能及時傳遞給用人單位，造成了新生成的檔案不能及時歸檔。再者，用工單位與派遣員工之間沒有人事關系，往往會忽略派遣員工的人事檔案生成。

（二）檔案管理的基礎業務薄弱

部分派遣機構建立和健全了派遣員工人事檔案管理制度，但大部分停留在紙面上，掛在了墻上，沒有真正落實；不少派遣機構在檔案歸檔、檢查核對、轉遞、保衛保密、統計等管理環節缺少規范，較隨意；組卷不規范、歸類不清，什么材料該入檔，什么材料不該入檔，什么材料要及時銷毀，缺少鑒別。

（三）缺少專職的檔案管理人員，素質低

時代的發展，對檔案管理人員的要求也不斷提高，不僅要具備較強的政治素質、良好的職業道德、強烈的責任感以及較強的專業知識，還應具備利用現代化設備管理檔案的能力。但大部分派遣機構的檔案管理人員整體素質偏低、專業性差、流動頻繁，缺少相應業務的培訓學習，知識更新慢。

（四）檔案室設施落后，缺少現代化管理手段

派遣機構大多是私人企業，辦公場所、設施均計入公司成本，由此，許多派遣機構在派遣員工檔案管理方面投入資金少，設施陳舊，難以保證檔案室的通風、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。很多派遣機構還停留在手工操作，沒有實現檔案的電子信息化管理，缺少計算機、掃描儀、復印件等現代化的設備。

二、勞務派遣員工人事檔案管理的對策

人事檔案的重要性，要求政府相關部門及派遣機構對派遣員工的人事檔案管理重視起來，應從如下幾個方面加強對派遣員工人事檔案的管理：

（一）檔案管理部門、人事組織部門加強對派遣機構檔案管理的監督檢查指導工作

檔案管理部門、人事組織部門應行使行政職能、充分利用行政手段，加強宣傳檔案法律法規，宣傳人事檔案管理的重要性，提搞派遣機構的認識；指導派遣機構建立健全人事檔案管理制度，運用檔案管理現代化的技術；定期對派遣機構的檔案管理工作進行檢查督導，依據法律法規懲處達不到要求的派遣機構。

（二）派遣機構管理部門將檔案管理作為派遣資質審批的條件

派遣資質是人力資源服務機構開展派遣業務的必要前提，人事勞動部門負責派遣資質的審批工作，把派遣員工的人事檔案管理工作做為派遣資質的重要條件，將會增強派遣機構對派遣員工人事檔案管理的重視程度。

（三）做好檔案生成、歸檔工作

用人單位與用工單位分離的性質，造成派遣員工的檔案生成及歸檔往往被忽視。派遣機構應積極溝通協調用工單位，向用工單位宣傳人事檔案的重要性，可利用經濟手段讓用工單位對派遣員工的人事檔案生成重視起來。向派遣員工做好宣傳，告知他們什么材料該入檔，入檔流程，怎樣借閱檔案等。派遣機構定期做好檔案的收集工作，及時把新生成的檔案歸檔。

（四）安排專職人員，定期培訓

檔案管理是一項專業性、實踐性、操作性強的工作，因此做好檔案工作的關鍵在人，派遣機構應安排具備檔案管理專業知識，有一定從業經驗的人員專門負責檔案管理工作，并保證檔案管理人員的穩定性。提升專職人員的職業道德修養，樹立正確的事業觀；提供培訓學習的機會，不斷提升、更新知識結構；加強現代化信息技術的學習，提升專職人員的綜合能力。

（五）改善檔案室設施，運用現代化的管理手段

有條件的派遣機構應按照標準建設檔案室，達到“三分開”（檔案庫房、檔案業務工作室和閱檔室分開），防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物（霉、蟲、鼠）。配備計算機、大容量的存儲設備、掃描儀、打印機等現代化信息設備，實現檔案的電子存檔、查閱、傳遞等。

三、結論

勞務派遣的特殊性，使得派遣員工的檔案不被重視，出現了種種問題，雖然提出了上述對策，但更需要確確實實落實下去，明確政府相關部門的責任，加大對派遣機構的指導檢查監督，著實提升派遣機構管理者的認識，提高派遣員工的意識。當然，這項工作也不是一蹴而就的，需要長期堅持下去，派遣員工的人事檔案管理會逐步走向規范的道路。

參考文獻：

[1]李春艷.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策.華章.2013（13）：69；

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【關鍵詞】 醫院 人事檔案管理 電子檔案

醫院人事檔案是醫院從業人員的經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。它是個人發展、醫院人才招聘、提拔和實現整個社會人才優化配置的基本依據?，F代科技的發展為醫院人事檔案管理提供了便利，當然也對檔案管理提出了更高的要求，在網絡環境下利用計算機建立電子檔案是新時代人事檔案管理的必然趨勢。

網絡建檔是社會進步和信息系統發展的需要，另外，過去的人事檔案一般是堆疊在檔案室里，在搜集信息、存儲檔案和提取檔案等方面都存在著很多問題，而相對于過去的紙質檔案，建立電子檔案則體現出更多的優越性：

1.保存壽命長，不易損壞

檔案以電子文檔形式存放在電腦或光盤、優盤等電子存儲介質內，不會因為像紙質檔案一樣因為天氣、自然災害和存放時間等的影響而發生破損、丟失的情況，即使經過很長時間電子文檔里面的信息依然能完整無缺，一直保存下去。而且電子檔案一般都有備份，一份文件出現問題，還有一份甚至多份備份資料可供參考彌補，打破過去紙質檔案袋的“唯一存在”，也就增強了醫院人事檔案的安全性和可靠性。

2.信息全面有效

由于電子設備存儲空間很大，對于醫院人事檔案的信息可以覆蓋個人生活的方方面面，完全不受紙張的約束，信息更加全面和具體。另外，電子檔案可以隨時更新，及時地補充和修改個人存檔信息，一改過去檔案“塵滿面”無人問津、有檔無人有人無檔等導致檔案信息落后貧乏的情況，保持人事檔案信息的時鮮性，讓醫院及其他用人單位可以通過檔案了解個人的實時情況以適當評估調用，個人也會因為檔案的這種時鮮性而警惕，更加嚴格要求自己的工作和生活，以保持最佳的檔案記錄。

3.提取檔案方便

以前的人事檔案是放在一個專門檔案室里，要從諸多的檔案袋里找出某個人的已屬不易，更不用說查找某些細節信息了，更何況很多檔案由于年代久遠，查找目錄存在不全、不準確、甚至丟失的問題，提取檔案和檔案信息更是難上加難。而通過管理數據系統建立的電子檔案則可以避免這種棘手的問題，它有清晰明了的查詢目錄，根據索引點擊某個按鈕就可以輕松的獲得需要的信息，方便快捷，提高工作效率。

4.共享性

將檔案袋保存在醫院的檔案室里，個人的信息只被這所醫院擁有，而在網絡環境下建立的電子檔案則體現出鮮明的共享性。

通過網絡可以將一些非保密的檔案信息傳到信息網上，跟各種醫藥科研網、醫學教育網以及人才網等一起共享信息，在這樣更寬的平臺上，對個人素質的發展和醫院人事管理的提高都將起到很大的推動作用。如果最終能實現全國范圍內的人事檔案共享，那對我國的人才優化配置都將是十分有利的。

5考核評價公開公平

在紙質檔案內的考核評價部分，一般是由單位上司或部門個人填寫，而檔案一般是在檔案室保密存放的，他人根本無從知道里面的內容。醫院可以將電子檔案的這部分內容掛在網上，考核評價結果予以公示，由全體工作人員來檢查核實或是由大家來一起考核個人的工作生活情況，給予評價。這樣的考核公開公正公平，完全透明，可以更加真實的反映個人情況，保證了人事檔案的真實性。

當然電子檔案并不是完美無缺的，它存在一些電子信息的局限性，如受病毒危害、保密性不夠等，另外它還需要醫院檔案管理人員有較高的的專業能力。如何更好地實現醫院人事檔案的電子化，我覺得可以從以下幾方面著手：

首先，要有完善的建立電子檔案的軟件和硬件設施，醫院應該設立專門的微機室代替過去的紙質檔案室來存放電子檔案，注意火電問題，保持微機的正常工作以及網絡的通達。然后引進適合本單位人事檔案的管理信息系統，確保各種檔案信息的錄入、分類、統計、修改、保密、備份和查閱提取操作都能方便快捷。另外，不管是微機還是信息系統都要有良好的升級環境，能確保醫院人事檔案電子形式和人事檔案的管理都要緊跟時代步伐。

然后，醫院要分配專人來管理。管理人員必須具備很強的責任感，主動地搜集補充醫院工作人員的檔案信息，做好備份，盡量做到及時全面。還有就是專業素質，他們不僅要懂得人事檔案管理的專業知識，同時還要具備信息技術的基礎知識，才能在網絡環境下高效地進行電子檔案的管理工作。同時他們還需要具有良好的職業素質，不隨意泄露他人的檔案信息，不會因為其他單位或個人的利惑而非法借閱、修改檔案。

其次，醫院應該建立完善的檔案管理制度。強調《中華人民共和國檔案法》的總體要求，同時建立自己單位的相關管理制度，一來可以使檔案管理更加的規范，防止不法分子以不正當的手段盜取。另外人事檔案是包含了全體工作人員的多種信息，一經不法分子利用將貽害無窮，要切實做好保密工作。在這方面醫院應該重點做好監督管理的規范工作，挑選專業能力和道德素質都較高的管理人才來擔任，合理設置崗位，上機操作的各個部分分別設置管理密碼，讓各管理人員相互合作又互相監督，以確保檔案管理的安全、有效。

最后，要進行檔案管理的宣傳工作，使電子檔案的特點、優點、管理方法、對單位和個人的特殊要求等常識深入人心，增強醫院工作人員對個人檔案的重視意識，讓他們自覺地將自己的各種信息真實地提交給檔案管理員。讓醫院能將檔案管理列入人事管理的重要議程，醫院對個人工作、服務態度、思想進步等各方面的考核、監督工作都積極開展起來，這樣反過來也讓個人以更大的熱誠和更積極地態度投入到工作中去。

實現醫院檔案管理的電子化將使醫院人事管理具有更大的動態性和靈活性，使醫院的發展更緊跟時代的需求，當然也對醫院的人事檔案管理提出了更高的要求，各醫院都應該努力完善自己的人事檔案管理體系，實現檔案管理的電子化，使其更加科學化，完備化。

參 考 文 獻