辦公室管理范文

導語：如何才能寫好一篇辦公室管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、辦公室管理的重要性

(一)辦公室管理直接關系到上層領導的決策水平

決策是上層領導的主要職責，決策的正確與否直接關系到管理的成敗。而辦公室作為輔助領導決策的主要部門,承擔著為領導收集信息、傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務，提高辦公室管理，將有助于更好地發揮為領導決策服務的參謀咨詢作用和耳目作用，為領導提供全面、及時、準確的信息，促進和提高領導的決策水平。

(二)辦公室管理關系到管理系統的協調運轉

辦公室處于中樞的地位，全局工作能否順利進行、各方面的溝通和聯系是否順暢，取決于辦公室這個“樞紐”作用的發揮程度。因此，辦公室管理的科學化，將會更好地發揮辦公室的樞紐作用,理順各方面的關系，溝通領導與部門之間、部門與部門之間的聯系，促進整個管理系統的協調運轉。

(三)辦公室管理直接影響著單位的辦事效率和服務質量

辦公室承擔著公文處理、會議管理、信息處理、印章管理、工作、機要保密工作、公關接待工作以及領導臨時交辦的工作等大量的日常性工作。這些工作繁雜瑣碎，如管理不善，極易造成混亂，導致效率低下、服務質量差。而實行科學化管理的辦公室，能夠分清輕重緩急，忙而不亂、有條不紊、先后有序地處理日常行政事務，能夠協助領導者迅速找出行政執行過程中的種種障礙，避免部門與部門之間互相推諉、扯皮現象的發生，從而大大提高辦事效率和服務質量。

二、辦公室管理主要內容

辦公室管理蘊涵著豐富的內涵，主要包括辦公室管理的制度化、程序化和自動化。

(一)制度化

辦公室管理的制度化,是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規章制度,將辦公室的辦事規程、行為準則以條文的形式確定下來,把辦公室人員的行為納入管理規范之中,使辦公室的工作有章可循，有法可依。目前，應著重抓好如下幾項制度:

1、崗位責任制。崗位責任制是機關工作的一項根本制度，其實質是明確辦公室以及辦公室各個科室的職責權限的基礎上，劃分每個崗位的權責，使辦公室每一個人都各司其職，各盡其能，高質量、高效率地完成各自承擔的任務。在制定崗位責任制時，必須堅持以事定崗、以崗定人和精干效能的原則，堅持職權責一致的原則，每個崗位都有相應的權力和責任，每個崗位的權力、責任都要規定得全面、明確、具體，能量化的盡可能量化，以便考核。此外，要制定嚴格的檢查制度和相應的獎懲辦法。對成績優異者，要給予升級或獎勵;對一般合格者，要鼓勵其繼續前進;對嚴重失職、瀆職者，則應根據情節輕重給予適當的懲處。

2、會議制度。會議是傳達指示、研究問題、形成決策、部署工作、總結經驗的一種重要形式和管理手段。研究會議管理規律、提高會議效率已成為當今一門新興的專門學問，是辦公室管理科學化的重要內容。搞好會議管理必須著重解決如下兩個問題：一是嚴格控制會議數量，建立嚴格的會議審批制度；二是提高會議質量和效率。

3、公文處理的制度。公文的處理是一項政策性強且細致復雜的工作，為此，必須建立健全公文制度，提高公文質量，加速公文運轉；準確、及時、安全、保密地完成各道公文處理程序，保證和提高公文運轉的效率。

4、接待制度。迎來送往是辦公室日常管理的基本內容。其工作的好壞，直接影響到單位的形象和聲譽。因此，辦公室必須重視接待工作，建立健全各項接待制度，對接待的禮儀、規格、費用標準等作出明確合理的規定，以便按章接待。

5、安全保密制度。印章管理和保密工作關系到機關和企業的安全和各方面工作的順利開展。因此，必須制定嚴格的印章管理制度、文件保密制度等有關的安全保密制度，并指定專人負責和定期檢查。

(二)程序化

實現辦公室管理程序化的關鍵在于程序的優化。為此，制訂程序時必須注意程序的可行性、有序性、系統性和簡捷性?？尚行约闯绦虮仨毦唧w明確，必須以實際上能做到為前提。系統性即程序本身就是一個有機系統，它必須考慮到各方面的因素和主客觀條件，盡量預見到可能發生的情況，力求全面周到，統籌兼顧，不能顧此失彼。有序性即程序的各環節、各步驟之間必須按一定的次序前后銜接，不可顛倒、重復或錯亂。簡捷性即程序必須盡量簡化，可有可無的程序一概刪除。

(三)自動化

辦公自動化為辦公室信息的收集和傳遞，公文的處理以及其他管理工作創造了良好的條件，提高了辦事效率，促使辦公室管理由傳統的、經驗的管理轉向現代的、科學的管理。這是辦公室管理的重大變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現辦公室管理科學化中的重要地位和作用，努力創造條件，積極促進辦公室自動化進程。

三、辦公室管理基本要求

辦公室管理有多方面的要求。就最基本的要求看，主要是辦公室自身的隊伍建設和領導的重視和支持。

(一)合理配置辦公室內部機構辦公室處于行政管理的中樞地位，不僅是綜合辦事機構,而且是領導的參謀部，具有辦事、咨詢、信息、服務等基本職能，工作任務十分繁重。如果辦公室內部機構不健全，人員配備不齊全、不合理或者素質低下，勢必影響辦公室管理功能的發揮。因此，為了實現辦公室管理的科學化，首先必須合理地設置辦公室的內部機構和配備工作人員，使辦公室有一支較高理論水平、政策水平和較好的文字寫作能力、公關協調能力的精干隊伍，以確保辦公室各項工作的順利開展。

(二)要注重業務素質的提高,使辦公室人員具有較寬的知識面和較強的工作能力辦公室的工作頭緒多、內容雜、聯系廣、綜合性強，必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，能夠掌握辦公室管理的專業知識和辦公自動化技術，努力做學識淵博、視野開闊的“通才”。同時，具有較強的綜合分析能力、組織協調能力、文字表達能力、社交能力和干練的辦事能力等，以適應辦公室管理科學化的需要。

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制度是管理的基礎和保證，是要求大家共同遵守并按照一定程序辦事的規程和行動準則。而制度化管理是各類機關單位、企業公司等成長所必須經歷的一個階段，是實現法治的具體表現。在現代管理中，人管人、人管事的管理方法是不規范不科學的，而必須依靠一套完整的制度來管人管事，辦公室工作的管理必須走上制度化的軌道，制度就是單位的法，在平時的工作中，要處處以制度為準繩。

不論是政府機關、國營企業還是外資公司，辦公室作為一個綜合協調部門，是單位或企業內部承上啟下、聯系協調各方的樞紐，擔負著上傳下達、對外交往和后勤服務等紛繁復雜的工作。有效的辦公室行政管理，能使工作順利的運行，保障其他各部門能夠靈活高效的運轉。辦公室行政管理工作的綜合性強、工作范圍廣；同時服務面寬，上下左右、事無巨細的各類事情都會匯集到辦公室，工作內容極其繁雜。由此可見，辦公室管理的科學化和制度化可謂重中之重。辦公室管理工作的制度化， 是指辦公室管理有一套健全而又切實可行的規章制度， 將辦公室的辦事規程、工作程序以及行為準則等以條文的形式確定下來， 把辦公室人員的行為納入管理規范之中， 使辦公室的工作有章可循， 有法可依。

加強辦公室管理的制度建設可以從各方面入手。例如辦公室工作應分工合理，明確各個部門和崗位的具體工作職責和工作任務，發揮各人所長，各司其職各盡其責，從而高質高效地完成各自承擔的任務。堅持職權責一致的原則，每個崗位具備相應的權力和責任，且該權力和責任都要規定得全面、明確、具體，可量化的盡可能量化，以便考核。此外，按照人員責任分工情況，制定嚴格的檢查制度和相應的獎懲辦法。成績優異者，要給予升級或獎勵；對一般合格者，要鼓勵其繼續前進；對嚴重失職、瀆職者，則應根據情節輕重給予適當的懲處。以此來進一步提高辦公室工作人員的各方面的能力，推動辦公室工作向制度化高效運轉，提高部門乃至所有職員日常工作的效率。

建立完善健全的管理制度，除了能夠保證辦公室工作保質保量的順利開展，同時還具有提高職員工作效率；吸引各式優秀人才；減少或杜絕腐敗現象；提高決策正確率；增強單位應變能力和競爭力等優點。但是，盡管制度化管理有著以上種種的優點，卻還是存在著一些弊端：制度化嚴重限制了員工的想象力和創新能力；在一定程度上增加了工作風險和工作成本；如果制度化推廣不善還很容易成為紙上談兵，同時浪費人力和時間等等。

因此，在遵循制度化管理時，要適當吸收和利用其他管理模式中有用的因素，注意加強辦公手段的建設和實現管理工作上的創新。在現今企業管理中，制度化管理模式是必要的，但是要善于變通，在堅持執行現有制度的基礎上增加更加人性化和創新性思想，只有這樣才能使管理具有靈活性。

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【摘要】學院制是我國高校在不斷的改革發展中,自我優化結構、強化功能的現實選擇,高校實行學院制適應經濟社會發展的需要,有利于高校改革的不斷深入及健康、持續、穩定的發展。本文從院系辦公室職能的角度出發,通過對校園和諧、院系辦公室工作職能及工作內容的分析,研究其和諧工作對院系、對學校的重要作用。

【關鍵詞】高校院系辦公室和諧工作

當和諧理念成為當今眾多高校建設與發展的指導思想與價值目標,以管理和諧促進高校教學、科研與人才培養的和諧發展,就有了十分重要的基礎意義。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)兩級管理運行機制,使得承擔上通下達、統籌協調任務的院系辦公室的管理工作成為諧成高校和諧管理的邏輯起點。如何賦予二級學院權力,形成制度化管理模式,更好地發揮二級學院在教育、科研及社會服務中的積極作用,是我國目前高校改革、發展中的重要問題。

一、高校二級學院管理及其發展趨勢

1、高校二級學院內部組織功能

(1)學院層面。高校實行學院制后,學院是承上啟下的機構,對外向學校負責,對內管理下屬的系、所、辦、中心。因此,學院成為學校領導下的一級行政管理實體,“各個學院構成了大學內的一個個管理中心”。運用帕森斯的組織機構層次理論分析,學院就是中間層的“管理系統”,其主要功能是“協調組織和任務環境之間的關系”。在此,二級學院的任務環境主要是指控制組織內部事務的系統,這個系統包含學院層面的學院黨政聯席會議、院黨委、院行政班子、院辦、教授委員會、學術委員會、教學指導委員會,以及學院下屬的系、所、辦、中心和對外服務機構等。學院層次的核心管理任務是協調學院層面各部門的工作活動和平衡屬下各系、所之間的相關任務,根據規劃指導系、所、中心的資源配置,協調開展教學科研、學科建設與人才培養工作。以上管理活動的目的是確保學院層面成為一個完整的工作體,達成組織的目標。

(2)系、所層面。系、研究所和中心是隸屬于學院的基層學術單位,由教授、副教授、講師、助教、教輔人員等組成,是“某一學科組織教學與研究的實施機構”。系、所和中心是大學教學科研和人才培養的主要環節,是學校的活力之源,它們運轉的質量關系學?？傮w的教學質量、科研水平,直接影響學院及學校的人才培養質量。系、所層面可以歸入上述帕森斯劃分的“技術體系”。“技術體系”的主要任務在于處理組織的實際“產品”,如實驗室的科學家、教室的老師等。

2、二級學院的辦學自

(1)學科建設及科研管理權。即學院有權以學科建設為龍頭,統籌全院的科研與科技開發,根據優勢學科、特色學科組建起一級學科或學科大類下的跨系、跨專業研究機構,具體抓好科研開發、成果鑒定、社會服務等工作,推進“產學研一體化”,加速科技成果轉化同時,加強學院內的聯系,創造各種機會和條件,增進不同學科領域之間的交往,促進多學科的聯合與交叉,推動相關學科的優化組合與融合,培育學科新的增長點,促進特色學科和優勢學科的建設與發展。

(2)教學管理權。即有權統一組織和協調學院內部教學管理、人才培養等方面的工作,包括教學計劃管理、教學過程管理、教學質量管理等權力,學院有權統一負責全院課程的調整和設置,有權根據社會的需要設置招生的種類、專業和規模,有權與各行業、各部門開展聯合辦學與交流合作,及經學校授權后,可直接與國內外高校或企業集團開展學術交流和國際化教育等。

此外,學院還應有學生管理權,即學院可根據學校授權對學生進行獎懲、考評和處分等,管理學生的日常學習和生活學院辦學自的落實,有利于大學學術事業的發展遵循教育發展和科學發展的規律,增強學院的活力和社會適應性,從而提高大學管理的效率和質量。學院可成立由學科帶頭人組成的院學術委員會,負責學術事務管理,并建立院行政與院學術委員會相互協調、分權治院的管理機制,充分重視學術委員會在專業設置、教學計劃、課程內容及學科建設等方面的決策作用。

3、二級學院管理模式的發展趨勢

從世界教育發展角度看,放權的二級學院管理模式是發展趨勢。目前世界上教育比較先進的國家,學校的職能機構都非常少,法國大學主要有三個職能機構組成:行政委員會、科學委員會、教學與大學生活委員會,美國、日本等國校級職能部門都在十個以下。這樣一來很多日常事務都由學院進行管理,并且一些學科建設發展規劃、人才招聘、職稱評定等都由二級學院完成,而學校在這些管理中僅起到協調和監督的作用。

二、校園管理方面的不和諧問題

1、校園管理

首先是辦學缺乏科學決策,許多高校在發展過程中,不尊重教育規律,在涉及學校的發展和規劃等方面不能做到理論聯系實際,存在著盲目追求發展目標的現象,忽視客觀條件的約束,發展目標定位過高。其次是民主作風不深入,密切聯系群眾不夠,教師隊伍除了整體素質不能完全適應外,教師的數量也急需增加,很多教師是超負荷上崗,不利于教師的身心健康和教學質量的保證。再次是體制改革滯后,經費投入跟不上規模發展,有些學生甚至抱怨大學校園的學習條件還趕不上高中校園,影響了教學的正常開展;最后是高校校園腐敗潛滋暗長,校園腐敗的表現形式多種多樣,它們與構建社會主義和諧社會、和諧校園的要求格格不入,如不采取有效措施加以規范和整治,必將危及科教興國的大局以及先進文化的生成與傳播。

2、學術風氣

首先,學術風氣在市場經濟的沖擊中有下降趨勢,學術抄襲、學術敷衍、教學敷衍以及濫編書、濫出書等現象己經到了積重難返的地步。其次,“官本位”意識對高校學術風氣形成不斷的侵蝕,普遍缺乏一種對科學與學術的敬畏之心和虔誠之心,取而代之的是對“行政權威”羨慕,而在一個崇尚“官本位”和樹立“行政權威”的大學里,不可能出現良好的師風和學風。最后,學術標準的嚴重缺位,評獎本身也可納入這一自然過程,但問題是許多評獎活動必要的人力和經費投入的代價太大,以致根本無法操作,僅憑印象、雜志級別、出版社級別、是否是名校、甚至人情因素等非學術因素來定奪,在一定程度上引起了學術的混亂局面。

3、思想道德建設

首先是誠信體系受到很大的威脅,近年來,大學生誠信觀淡漠,誠信行為缺失,其境況令人擔憂,己成為大學校園中不和諧的雜音,為和諧校園建設設置了巨大的障礙。主要表現在學生學習行為中的誠信缺失、學生經濟行為中的誠信缺失等幾個方面。

三、高校院系辦公室職能及其工作現狀

1、院系辦公室職能

(1)服務職能。服務是辦公室工作的主要職能,應遵循構建和諧院系中的整體性原則,即為領導服務、為教師服務、為教學、科研服務。院系辦公室是院系領導對學院進行教學、科研、行政管理的管理機構,是教師處理日常事務的辦事機構。院系辦公室的日常性事務包括:組織會議、處理信息、內部協調、公關接待和信息等和人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作。

(2)協調職能。協調是辦公室工作最能夠體現動態性原則的一項重要職能。在實際工作中,院系與學校其它各部門之間、領導之間、領導與教師之間以及教師與教師之間會不斷的產生不同的矛盾與問題。辦公室作為管理系統的中樞,必須通過有力的措施協調各種動態性的關系,解決組織中部門與部門、個人與部門、個人與個人之間的矛盾,加強管理過程中各要素、各環節間的相互配合,消除各種不和諧現象,從而使系統內各部分的活動協同一致,保證整個院系工作的順利開展。(3)管理職能。院系辦公室是行政管理的辦公機構,承擔著主要的基層管理職能,要遵循不斷優化的院子。包括各種信息的傳遞與交流、經費管理、辦公用品及辦公設備的采購、執行人事考勤制度、日常維修的協調工作、以及院系領導臨時安排的事務性工作等,要在工作中不斷完善、優化與創新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相對獨立的教學和科研單位,辦公室要面向院系的黨政領導、全體師生、院系的黨團組織、學校的各職能部門。在高校不斷深化改革與事業不斷發展的形勢下,院系逐步成為相對獨立的教學和科研單位,一般由院系領導層、教研室、科研所和學生工作組等基層組織構成,院系辦公室工作已逐步拓展到學校機關和黨政各職能部門等各個領域。

(2)工作內容復雜。從教務管理、教學管理到對外聯絡、后勤管理等,大量的協調和督查事務。在現行的高校管理體制中,學校行政機關與二級學院的工作聯系是通過院系辦公室開展起來的,主要包括每天事務的安排,一些重要和重大事情的布置、催辦與落實,各種信息的上傳下達,與外部各方的聯系溝通以及人事、行政、教務、科研、財務等方面的日常管理工作等等?？梢哉f,院系辦公室承擔的工作任務千頭萬緒,瑣碎繁雜,且許多院系辦公室在規范化建設上還比較欠缺,工作無序、隨意性的現象并不少見。

(3)工作要求高。院系高校辦公室是高校的基層組織機構,發揮著承上啟下,協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。工作必須主動思考,具有前瞻性,成員間既要獨立完成工作又必須相互配合。高校院系辦公室是高校基層組織的日常事務具體管理和辦事的綜合性機構,發揮著承上啟下、協調左右、聯絡內外的中心樞紐作用。另外,辦公室的主要服務對象——教師,往往帶有一種“清高”思想,以教學、科研為核心,上課來下課走,缺少對學校、學院、系部、教研室等建設與發展的關注,對學校事務的參與度也不高,這與從事協調工作、管理工作的辦公室行政人員產生了一種觀念上的沖突。因此,由于兩類不同崗位人員的工作性質、工作觀念的差異,辦公室工作的開展具有一定的難度。尤其對于教師數量較多的院系,由此帶來的矛盾多、是非也多,眾口難調。

(4)工作受重視較少。現實中,高校二級學院行政人員大部分不是行政專業出身,平時大量的事務性工作使得他們不得不放棄所學的專業,而從事行政崗位又很難升到高級職稱,不受重視或缺少關愛。尤其是他們具備了一定的組織、協調及處理事務能力之后,渴望得到更好的發展空間。

四、院系辦公室和諧工作探討

1、職能的重要性

(1)院系和諧發展的表現。院系和諧發展是構建和諧校園的重要內容和基礎。主要表現為:組織結構要素的和諧、教育環境的和諧、人際關系的和諧、群體組織關系的和諧、學院與社會之間的和諧、規模結構質量效益之間的和諧等等。院系和諧發展基本要求是教學、科研、學科建設、行政管理、黨務工作、工會工作、學生工作的各個方面有機結合,工作上相互配合、相互支持、相互促進、協調一致;制度上相互配套、相互補充、完整統一;人力資源配備上合理優化;教育資源占用上人人共享,機會均等;人際關系上,相互尊重、民主平等、和諧融洽?；灸繕耸菍崿F人與人、人與制度、人與資源、人與文化之間的和諧,以達到全面、協調、持續、高效發展之目的。

(2)院系和諧的基礎。高校院系辦公室是在院長領導下,為全院教學、科研、后勤等服務的綜合管理機構,是院系領導以及學校有關職能部門命令的基層執行者,也是聯絡校內外以及全院師生員工的樞紐,院系的許多管理工作必須通過辦公室主任來組織和實施。因此,和諧的院系辦公室工作室是營造院系和諧的基礎。

2、和諧工作探討

(1)和諧管理。院系辦公室要根據學院工作內容及特點對原有的各項常規工作的規章制度不斷進行修訂和完善。首先保證辦公室工作的規章制度與規范要圍繞院系主體工作目標的實現來建立。在不違反國家法律和學校有關規定與規范的前提下辦公室工作的各項工作制度都必須以有利于院系整體工作目標順利實施的原則。要通過規定崗位職責,實行目標管理,形成分工合理、職責明確的運轉機制,用規章制度和崗位職責引導各項工作在規范的軌道上流暢運轉,既可大大提高辦公室的整體運行效率,也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現象。院系辦公室管理任務繁雜,必須建立一套科學的管理方式和工作手段,科學分工,使辦公室組織內部的融合力大大提高,形成一個高效運轉的系統。

(2)和諧觀念。變被動的“辦事”為主動的“參謀”,提高輔助決策水平,辦公室工作不能只停留在辦好領導交辦的日常事務,還必須在學院的發展、建設、管理等方面進行思考,變被動為主動,主動為領導出思路、想辦法,當好參謀和助手。辦公室人員經常與各個層次、各個部門的人員相互聯系、溝通,信息更靈敏,思路更加開闊,更有利于創新思維的涌現。辦公室人員要充分利用這個優點,發揮主觀能動性,有意識的廣泛收集校內外各種動態信息,吸收他們先進的工作思路及做法,及時提供給領導參考。并結合實際,協助領導制定切實可行的方案,使各項工作得以順利開展。此外,承擔參謀、協調、服務及管理的院系辦公室,其服務對象是教師,在知識密集、人才薈萃之地承擔繁雜的服務工作,辦公室主任及辦公室工作人員應不斷提高自己的政治素質、業務素質以及心理素質等。

(3)和諧關系。學院的領導在配備人員時,應持慎重態度,崗位的設置要合理,既不能出現一人多崗,又不能人員超編,人員上崗要通過競聘方式產生。辦公室要吸收具有專業知識水平和管理經驗的人才,實現人盡其才,才盡其用,逐步建立科學、完善的用人機制。院系辦公室是一個整體,是一個團隊組織,不同的成員個體組成了這個整體。個體自身的和諧發展以及成員之間的和諧關系是和諧理念實施的現實基礎。

(4)人文關懷。有些學校不允許行政管理崗位人員通過自己努力轉換為教師崗或科研崗,這是一種人力資源的浪費,也扼殺了高校行政管理崗位人員的上進心,約束了高校行政管理人員的職業發展。這會導致學校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。學校和學院應加強對行政人員的人文關懷,加強行政人員的業務水平,提供培訓、指導等機會;對行政人員的工作成績要充分肯定;對行政人員的成才定向給與指導;對有深造意向和能力的行政人員,鼓勵其向高學歷和高職稱沖刺。讓辦公室等行政人員覺得在高校從事管理工作并不是低人一等,有來自周圍的社會認同感。有了這一系列的人文關懷,承擔繁雜事務性工作的辦公室人員就會覺得“前途有盼頭,工作有勁頭”,而且能極大限度地挖掘行政人員的潛力,提高高校行政管理人員的知識水平和管理水平。

3、和諧管理目標

(1)提高管理效能。和諧的多元性、包容性決定了高校院系管理的復雜程度和運行難度。辦公室處于諸多矛盾焦點和政務、事務中心,許多麻煩事、得罪人的事都難以回避。辦公室成員要善于化解矛盾,避免沖突,既各司其職又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)過程合一。院系辦公室管理重在過程。管理的過程就是各個成員將學校各個職能部門的戰略意圖、規章制度內化為師生員工自覺行動的過程,這個內化的環境應是和諧的。管理的過程要體現人性化,對教師而言,切忌用命令主義的簡單方式,對來訪的學生則應誠懇相待,主動為他們服務。

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NBC正在熱播的電視劇《辦公室》，剛剛在今年八月獲得艾美最佳劇集獎。這部講述辦公室雇員之間種種趣事的電視劇，也向我們展示了不少銷售管理的學問。

由Steve Carell飾演的Mlchael Scott，是一家紙張供應公司的區域經理。他自認為是世界上最冷靜，最有意思，最棒的老板。然而，在手下雇員的眼里他卻是一個最易激動的、最惹人討厭的老板。

為什么會有這樣的反差呢？這其中就有一個關于銷售管理的學問――那就是明星推銷員和出色的老板之間到底有多大的距離？Michael是從一個頂尖推銷員被提拔為區域經理的。這也反映了如今銷售管理方面存在的一個普遍性問題，即優秀的推銷員必然也會是優秀領導者的假定。如今，在美國許多公司都傾向于將優秀的推銷員提拔到管理職位上，這樣可以減小培訓成本，但是這些公司都忽略了一個問題那就是是否優秀的推銷員具備領導能力。

美世人力資源咨詢公司負責銷售效率的主管Steve Grossman認為，上文提出的問題是當今管理界所犯的錯誤之一，而且這個錯誤還沒被人們所覺察。明星推銷員往往習慣于因為他們所取得的銷售成績而成為眾人矚目的焦點，但是作為一個領導者，他的工作絕對不會處在舞臺的中央，他們要做的是指導和管理員工，而不是像推銷員那樣生活在他們賴以存在的光環中。同時，一個優秀的推銷員，非常需要得到周圍人的喜愛，因而他們總是要盡力取悅于人，而一個管理者勢必會有“得罪”下屬的時候。

正如劇中推銷員出身的區域經理Michael，毫無疑問他是一個優秀的推銷員，但是也許那些讓他成為優秀的推銷員的素質，決定了他必定會是一個糟糕的領導者。他渴望光環，在隱退幕后之后，他嫉妒下屬取得的銷售榮譽。他不敢得罪人，在公司需要裁員時，優柔寡斷遲遲做不出決定，從Michael身上我們可以清晰地看到推銷員和管理者之間那段難以逾越的距離。

希爾頓的音樂營銷――《促銷》12月封面文章

希爾頓酒店即將展開一場音樂為主題的營銷實戰，其目的是為了吸引更多的年輕住客。

如果入住希爾頓，你就會在辦完手續之后得到一把金鑰匙，用這把鑰匙可以打開酒店大堂中一個特別的箱子，你則有機會成為五位大獎得主之一，在箱子里找到2007年2月11日格萊美音樂獎頒獎晚會的入場券2張，以及來回的機票和食宿。這項促銷活動將于2007年1月7日在其旗下230家酒店展開，主要的目標參與者是25歲～49歲的旅客。

希爾頓酒店的高級營銷總監說“這次營銷活動不僅僅是為了制造轟動效應，或是把希爾頓品牌和格萊美聯系在一起，也是為了更好地吸引年輕顧客?！?/p>

與此同時，希爾頓酒店還與一些新生代音樂巨星Vassy、Ben Folds James Blunt、Jason Mraz以及Persephone’s Bees簽訂了廣告合同，還在美國舉行了一次全國性的尋找下一代音樂巨星的選秀活動，該活動的大獎得主Nick Benos也已經成為家喻戶曉的人物?！拔覀儓孕旁诿總€人的人生旅途中，音樂都是非常重要的一部分，這也是我們為什么選擇那些音樂新秀做廣告代言人的原因?！毕栴D的營銷總監說。

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在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細記錄辦公室的活動情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務。首先，檔案能夠全面展現單位的工作情況，能夠給單位將來發展提供參考，能夠提高單位內部的工作效率和工作質量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學性。再次，通過檔案能夠認定關聯工作成果，對雙方合作更好進行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現單位的經營成效和工作效率，會決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關檔案管理人員必須認識到檔案管理工作的重要性，并在此基礎上做好檔案管理工作，提高其管理效率。

二、辦公室檔案管理效率提高的策略

(一)創新人員理念

在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎，只有創新理念，才能夠將想法轉變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領導以及檔案管理人員必須提高思想認識，在詳細分析檔案管理工作現狀的基礎上，進行創新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應該提高自身的服務意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標。在目標確定時，必須根據單位的發展現狀和發展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應。單位管理者也應該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認識，并在此基礎上轉變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質量。

(二)采用有效管理手段進行檔案管理

開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應該和時代相適應，需要將信息技術運用到檔案管理工作中去，實現檔案管理手段的現代化。檔案管理部門也應該根據需要進行檔案管理局域網的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯系相關單位來建立專業管理中心，通過管理中心來整合電子數據，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務便是收集辦公室的電子數據，并通過網絡來共享數據，提高其管理效率和應用效率。

(三)重視管理機制創新

在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經常存在和其他部門工作協調困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創新，激發工作人員的創造潛力和工作動力。單位領導也應該正確認識檔案管理工作，從單位的實際需要出發，制定更加科學的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網絡檔案目錄、建設檔案咨詢臺。

(四)根據需要擴大辦公室檔案管理的領域

現在有些事業單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創新管理范圍。想要達到擴大領域的目的，便需要擴大檔案服務對象的范圍，給整個社會服務。很多單位的檔案針對的往往是本單位內部，給單位的正常運行提供服務，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發揮檔案的作用。在擴大檔案管理領域的同時，也必須做好人員培訓工作，不斷提高檔案管理人員的素質，讓其更好的為檔案管理工作服務。

三、結語

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[關鍵詞]辦公自動化；辦公室管理；應用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）29-0093-01

在現代辦公的體系和管理模式中，都存在著對大量信息進行處理和分類并加以分析的工作流程，而這也是未來自動化辦公和智能管理模式的一個發展趨勢。為此在對信息進行收集和處理方面，需要進行更加科學和快捷的管理辦法，并實現智能化。而現在的計算機網絡技術的產生正推進著這一發趨勢的實現和發展，它的應用極大的推動了現代辦公模式的效率和科學發展。而目前大多的企業正在采用這種技術來進行公司的管理和信息處理分析工作。使人類社會正在向一個更高速和高效的模式發展。因此探究辦公自動化在辦公室管理中的應用極為必要。

一、辦公自動化概述

（一）辦公自動化的概念

伴隨信息技術的迅速發展，辦公自動化應運而生，其通過對一系列計算機技術的科學合理應用，于企業內容構建起具備自動化屬的信息處理系統，全為促進企業辦公室辦公的自動化辦公室辦公人員借助各種計算機設備，開展一系列與信息相關的工作，諸如加工、處理、存儲、更新、維護等，把企業公務管理系統、自動化辦公系統及信息處理系統等收攏至計算機網絡中。就本質上而言，辦公自動化是一個對信息開展收集、分析、處理、利用、傳遞等的過程，其構成要素包括辦公場所、組織結構、辦公制度、辦公人員、技術工具等。

（二）辦公自動化的特征

辦公自動化選取各式各樣的現代化計算機設備，將計算機技術作為主導力量，借助系統科學、行為科學及通訊技木等開展目動化辦公，開展信息（文字、圖形、圖像等）收集、存儲及使用語音、視頻等相關信息資源的辦公事務工作，緊緊圍繞辦公室辦公人員，將計算機技術作為理論指導，通過對計算機技術、網絡通訊技術等展開系統應用，以達成辦公自動化的目的。辦公自動化可將全面辦公室、辦公人員及信息資源有機融合在一起、構筑出一個成熟健全的人機信息系統，依托企業內計算機網絡系統渠道，安全、可靠、高效地進行信息共享交流，完成一系列辦公事務，全面改善辦公效率。現階段，我國辦公自動化發展進程已經收獲一定成效，建設了具備人與系統全面集成化的開放式系統，常規事務處理的智能化模式，應用方式不斷朝多媒體化方向發展，電子數據交換的自動化傳輸等明顯特征，同時伴隨信息技術的進一步發展，辦公自動化勢必會促進獲取更多、更好的社會效益、經濟效益。

二、辦公自動化在辦公室管理中的應用價值

一是對企業辦公環境和辦公流程都有改變。計算機軟件在辦公自動化中的應用使企業可以將資料數據和文件信息在電腦中進行存檔并分類，改變了以往企業只有文件和桌椅，企業主要通過文件的相互傳遞的辦公情況，企業辦公變得井井有條且大大提高了辦公效率。其主要表現在：企業辦公同步性更強，現在通過計算機系統可以將文件同時送達不同的部門，各部門完成各自的內容，能對文件進行同步的分析和處理，還能對問題進行統一的探討和分析，大大提高了工作效率。二是降低了企業的管理成本。采用計算機軟件進行辦公后，企業減少了對紙質物品的用量，這在一定程度上就減少了辦公用品的使用，降低了辦公成本。比如不同部門之間對文件的傳送不再需要紙張文件，可以直接通過計算機軟件傳送。

三、提高辦公自動化在辦公室管理中應用水平的有效措施

（一）加強員工計算機自動化技能的培訓

辦公自動化主要是企業員工對其進行使用，再加上計算機系統更新較快，所以企業要定期對員工在計算機使用方面進行專業的培訓，注重培訓中的實操性，爭取不讓培訓流于形式，每個員工在培訓之后都能對計算機系統熟練應用。同時，企業的管理者也應熟知自踴軟件的應用，增強其通過自動化軟件對文件和資料的分析和總結能力，并能熟練應用計算機軟件，增強決策的科學性。對員工的培訓不僅要讓他們了解軟件的應用方法，還應注意在計算機軟硬件的維護及網絡安全方面進行培訓，只有對計算機軟件各個方面都對員工進行培訓，才能確保員工在使用軟件的時候既安全又通暢，真正發揮計算機軟件自動化的優勢。

（二）加強技術不斷創新

在計算機技術不斷成熟的背景之下，辦公自動化技術也逐漸成熟。辦公自動化技術也由最初較為初級的漢字輸入、漢字處理、漢字排版和編輯等功能逐漸擴展為集高級信息查詢、信息檢索等為一體的現代化的網絡辦公系統，通過聯網將個體辦公工作系統聯成一個群體辦公系統，從而擴展了信息覆蓋范圍，有效提升了工作效率和質量；然后再通過遠程網絡將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統，這樣就可以最終實現自動化辦公。辦公自動化系統不僅僅借助于計算機網絡，而且有最新引入了多媒體技術、掃描技術、語音圖像處理技術等，使自動化辦公的程度逐漸加深，使得辦公自動化技術更好地為單位服務。

（三）加強硬件建設，改善硬件環境

為了更好地推進辦公室自動化，對于硬件環境的建設是有一定要求的，要不斷提高硬件配備的質量。因為當前辦公自動化是依賴于這些硬件設備，例如，計算機、互聯網、各種數字化的設備實現文書檔案的現代化自動管理的，所以，做好硬件建設工作是實現文書檔案管理現代化的一個基本前提。只有在硬件環境建設良好的條件之下，才能夠提升文書檔案管理的效率。為此，要逐步引導檔案管理工作人員學會使用各種現代化的設備，提高文書檔案的管理水平。

（四）采取措施提高文書檔案的安全性

保證文書檔案的安全性是確保信息安全的關鍵一步，為此要采取有效措施來提高文書檔案的安全性。一般情況下，是通過微縮技術，把蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉變為圖像性質的電子文件，通過計算機系統對這些轉換好的電子文件進行加密保存，既可以有效防止信息篡改和丟失，又能夠大大減小文書檔案的存儲空間，便于長期保存和查閱。要注意利用路由器和防火墻等來設置內部網絡的防火墻，實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。只有在保證網絡安全的基礎之上，才能有效保護內部信息，防止重要信息失竊現象。

總之，計算機網絡技術的產生為現代辦公模式提出了個新的需求，也不斷地加深著自動化辦公和智能信息處理技術的對相關數據信息處理的辦法。為未來企業辦公實現更加高效和快捷提供了技術支持，加強了管理模式的改進和商務交流的快捷方便。智能信息處理技術是未來辦公模式以實現自動化的強有力的方展方向。

參考文獻

[1] 劉亦照.淺議辦公自動化在辦公室管理中的創新[J].成才之路，2010，20.

[2] 張勤.試論辦公自動化在企業管理中的應用[J].電腦知識與技術，2013，03.

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辦公室的業務管理與行政管理往往是相輔相成的，以單一辦公室成員為一個團隊，如果缺乏相應的團隊紀律，則可能造成辦公室責任意識下降，人員工作態度不端正等問題。將行政管理工作精細化，能夠有效減少日常工作中的不合理現象，避免一些管理隱患，使辦公室管理更加有序同時也更為靈活。辦公室工作達到了更高標準，則提升了單位形象，確保了單位整體效能。

二、現階段辦公室行政精細化管理尚存的問題

1.管理制度問題

制度是辦公室行政管理的依據和綱要，他提現了單位對辦公室的基本要求，同時強調了辦公室的基本任務和職責所在，制度越合理則越能夠引導辦公室工作有序化開展。但是目前辦公室制度普遍出現一系列問題，致使自身職能行使上受到很大的限制：①制度過于籠統，多數存在普遍性條款，而對于不同辦公室特殊性應當擁有的相關特別規定較為欠缺，導致不同辦公室工作相似，管理相似，但辦事效果不理想；②過于追求“同心同德”，辦公室人員整體辦事，卻分工不明，造成責任落實難，辦事積極性不高；③獎懲制度難以落實，雖然部分推行績效制度，但是由于模糊管理的原因，造成辦公室行政管理出現混亂。因此，必須細化行政管理工作，促使條理清晰、責任明確、分工有序。

2.管理項目問題

一方面，辦公室行政管理更多的是偏向于形式上的“紀律、作風”問題的管理，雖然有所效果，一旦推究細化項目上顯得較為蒼白，無法做到面面俱到，辦公室行政管理應當向科學化發展，思考行政管理與業務管理之間的關系，如何實現兩兩促進，管理項目的劃分將會是精細化發展的先行步驟，例如：紀律問題、作風問題、考勤、監督等均需要重新劃分，并明確相應的項目管理標準。另一方面，在以往的辦公室行政管理方面，常出現一些“力有未逮”的情況，即使付出相當的管理力度，但是仍舊收效甚微，這實際上是由于既有的管理項目難以涵蓋所有的辦公室工作，出現管理盲點，精細化管理正是要找出這些盲點，同時建立新的管理項，實現長遠的量化管理。3.管理意識問題精細化意識是實現精細化管理的先決條件，例如作為單位和辦公室領導，在參考設置辦公室規章制度的同時，會根據自身的意識形態進行局部更改，包括管理項目和標準等，如果具備精細化意識，在考慮問題時便會更加客觀細致，從而制定出更加科學的指標。但在現實工作中，往往會出現領導者精細化和經濟化意識不足，造成形而上學的管理弊病，空有精細化的口號，卻不知如何著手。

三、如何實現精細化管理

1.重視意識的養成與運用

領導方面：需要多調研基層辦公室的實際情況，根據其工作職能的特點，結合單位的整體屬性設計出隸屬于辦公室的專門管理辦法。同時，始終做到以“細化”為標準，精確分解各種管理工作，并思考不同工作之間的聯系，設計出一套能夠有益于管理同時又能保障和提高業務水平的科學化制度。工作人員方面：必須認識到精細化管理的優勢，同時具有先覺意識，主動采用精細化的辦法，對自身所需完成的任務進行分工，從思想根源上接受和推崇精細化管理。要做到這兩個方面，就必須注重單位的日常教育和宣傳工作，最大程度上對所有人員的內在精神思想進行良性刺激。

2.重視制度精細化的構建

易制度為準繩能夠將辦公室的日常工作進行細致的劃分，減少中間可能出現的一系列問題，提高工作效率。辦公室雖然小，但是仍舊應當“五臟俱全”，制度的制定必須包含：考勤、檔案管理、出勤、值班、監督、宣傳、信息、財務、調研、評估等各個方面的工作內容，同時除了要硬性規定相關紀律之外，還應當匹配相應的工作流程、工作責任、工作方向和工作標準，實現有據可依、有責可循。各辦公室之間應當相互配合，互為監督，建立除上下屬之間的管理之外，還應當開通同級之間的相互監督與批評渠道，構建互動的行政監督管理機制。

3.重視管理項目的綜合性

①著重細化日常工作記錄。包括人員出勤、請假、工作量、工作時限等具體事宜，事無巨細做好每個細節的登記，便于日后檢查。除了建立以辦公室團隊為單位的專屬記錄，還應當有以單個工作人員為主體的記錄，著重登記個人在工作過程中的表現。②完善績效考核制度，以績效考核帶動辦公室管理。將績效考核的項目與辦公室工作細節進行掛鉤，主張對辦公人員的工作態度、工作質量、工作能力、工作效果等進行考評，績效考核與硬性行政管理、業務管理相結合，實現張弛有度的管理過程。

四、總結

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1加強檔案管理人員的專業素質

由于傳統檔案管理不能適應現代社會發展的速度，設備現代化，檔案種類的多樣化，都對檔案管理人員的專業水平要求提出了新標準，必須通過各種形式，加強他們對新檔案法的學習和認識，使其具有法律責任和義務，增強自覺性、責任心，必須加強檔案管理人員教育，盡快培養一批掌握新技術，又熟悉檔案知識的專業人才，才能完成這項艱巨而重大的任務。

2辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點，其內容有針對性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長。對于“件”數太多。辦公室歸結出的檔案一般比較具有時效性和法律性，數量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進行系統的整理，且多數為法律文件、規劃部署、計劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對于管理易發生的錯誤。辦公室文件最大的特點是其有機聯系性強，從名目即可窺看內容方向。即便發生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3辦公室業務檔案的管理

業務檔案的特點是零散、量大，其特點的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計細節，方便找出其中關聯檔案，立卷整理的優勢就立刻顯現出來。分類概括。業務檔案多以涉及民生問題的個人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據其所在地、所在科室、所在管轄進行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個人或全體檔案調用為主。立卷簡易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細致，在立卷名上馬虎不得。而業務檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區域名稱即可，并不存在因為人員不同而產生的立名不同。即使是案卷標題也可擬寫，幾個字就行，如勞動合同鑒證冊、招工表、大學生報到卷、某某科室員工信息等，不存在爭議問題。

4加強信息化管理

隨著信息技術的飛速發展，給人類帶來了極大的便利，電子技術在檔案管理中的運用，實施信息化管理，將把檔案管理從傳統手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。

5人力資源和社會保障管理

檔案管理的其他思索對于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國家應及時出臺一些相應的檔案收集管理的輔助措施，出臺相應規范細則，加強檔案管理的執行力度。人才培養方面，培養相應的檔案業務人員，規定具體細則，使其有規范性和統一性。做好檔案監控工作，成立專門部門，派遣相應專業，在檔案收集、整理、利用、保存等各個環節確保檔案整理工作的有序性、科學性、安全性，使立案和監管互相制約、監督。

二結束語

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2、個人抽屜應每星期整理一次，對三個月內用不到的東西，應從抽屜里清理走，最下面一個抽屜用于存放私人物品。

3、文件柜要每半個月整理一次，并按大小、類別、使用頻率等進行分類建檔，貼上標簽；若有變動，標簽應及時更新。

4、對舍棄的文件、資料，應遵照安全、保密的原則進行銷毀。

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關鍵詞 系部辦公室 管理 優化 效能

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A

Optimize Department Office Management and Improve Work Efficiency

WU Liping

（Zhangzhou Health Vocational College， Zhangzhou， Fujian 363000）

Abstract In the universities， the department office is an important part of school management can not be ignored， to achieve the department office of scientific management; to strengthen the department office management of College is even more urgent and important. Department of individuals working experience in the office， on the optimization of the department office management， improve management efficiency， put forward some suggestions.

Key words department office; management; optimization; efficiency

在高校中，系部辦公室是學校管理中不可忽視的重要組成部分，是高?；鶎訂挝还芾硐到y的中樞。系部辦公室人員在學校管理中擔當著教學、科研、后勤管理等具體的組織工作，是院系領導的得力助手，是聯系院系領導和師生的橋梁，是學?；鶎?、第一線的對外窗口，同時也是協調部門關系的紐帶，是學校各項工作正常運轉的重要保證。①面對新的教育模式，新的人才觀念，實現系部辦公室高效管理，加強高校系部辦公室人員素質培養顯得更加緊迫和重要。以下結合筆者在系部辦公室的工作經驗，就優化系部辦公室管理，提高管理效能，談談幾點粗淺的意見。

1 建立優化的組織結構，是做好系部辦公室高效管理的組織保證

系部辦公室是在系主任領導下負責本系的教學、科研、專業建設、師資培訓、實驗室建設及后勤安全等行政管理工作。要做好系部辦公室的高效管理，需要有完善組織結構。建立優化的組織結構，首先要做到辦公室內部機構設置合理，人員配備齊全，如系部辦公室主任、行政秘書、教學秘書、辦事員等，才能發揮出系部辦公室的整體效能。②

2 健全完善的規章制度，是系部辦公室高效管理的制度保障

高校系部辦公室的工作多而緊，內容繁雜瑣碎，涉及面廣，而且臨時性的任務也很多，要做到雜而不亂，高效有序，就必須建立一套完善合理可行的規章制度，把系部辦公室各崗位的職責效能、辦事程序以條文的形式確定下來，使系部辦公室的各項工作都有章可循、銜接有序，從而保證系部辦公室的高效運轉。

（1）建立健全的崗位責任制。建立健全的崗位責任制，明確各崗位職責，使辦公室的每個人都能各司其職，各盡所能，可以有效地防止和克服相互推諉、辦事拖拉等現象，并且每個人都可以高效率高質量完成各自承擔的工作，從而提高系部辦公室的工作效能。③（2）建立相應的監督、獎懲制度。落實崗位責任制， 還必須建立相應的競爭激勵機制， 從而調動辦公室工作人員的積極性。

3 實現辦公室硬件建設自動化，是系部辦公室高效管理的物質保證

實現辦公自動化，可以為系部辦公室公文、通知、公告的傳達，各項信息的收集與匯總，以及其他管理工作創造了良好的條件，大大地提高了辦公室工作效率，使辦公室日常辦公管理規范化、標準化、科學化。為此我們要加快辦公室自動化的步伐，做好計算機聯網的工作，也要由傳統的、經驗的辦事管理模式轉變向現代的、科學的管理，實現辦公室管理自動化科學化。

（1）完善設備，實現系部辦公室自動化。辦公自動化設備，包括計算機、打印機、掃描儀、復印機、傳真機、網絡設備等設備。除完善相應的設備，我們還要建立一流的、數字化的校內外網絡信息平臺。完善辦公自動化，為辦公室管理工作創造了良好的條件，大大地提高了辦事效率，也便于學校及系部對內對外的宣傳。

（2）開發適用不同專業的教學管理信息系統。隨著高校教學管理工作日趨走向辦公無紙化。為了加強師生間的溝通、提高教學管理效率及管理水平，應該將信息技術與先進的管理思想有機融合，建立教學資源共享與交流的平臺，建立專業化的教學管理信息系統。并可以根據院系不同情況，開發適合不同系部不同專業使用的教育管理系統。

4 管理隊伍的素質優化，是系部辦公室高效管理的人員保證

（1）轉變思想觀念。系部辦公室的任務多、繁、雜、緊，系辦人員很容易產生煩惱、急躁、厭倦等情緒，影響工作效率。因此，系部辦公室人員需要具備較強的心理承受能力，以一顆平常心對待工作中的任何事情，不急不躁、高效地處理各種好各種事情。此外，辦公室每個人還要轉變思想觀念，樹立高度的服務意識，熱情耐心為系部師生提供良好周到的服務，并能從大局出發，從整體利益出發，不能計較個人得失，互幫互助。

（2）樹立科學管理理念。系部辦公室人員是高校重要的教學、行政管理人員，承擔著系部教學、科研、后勤管理等大量繁雜的事務性和服務性工作。面對這樣的工作任務，辦公室人員必須積極探索管理工作中的改革創新，樹立科學的管理理念，強化規范管理的意識，結合現代教育理論，學會運用科學的方法去分析解決工作中所碰到的問題，并對傳統的辦公管理理念、模式、方法和手段進行客觀分析和取舍，提高科學化管理水平。

（3）強化創新意識。隨著系部二級管理體制的實施，系部由一個單純的教學組織轉變為有一定權利責任的綜合管理部門。因此，系辦人員要改變傳統的觀念，不能僅限于上傳下達這樣具體的事務性工作上，事事都要請示領導，處處只能被動應付。系辦工作人員要增強創新意識，充分發揮個人才智，提高工作效率，建言獻策，推動工作創新，當好領導參謀。

（4）提高綜合素質。實現系部高效管理，必須提高辦公室工作人員的綜合素質。提高辦公室人員的計算機運用能力，尤其是對辦公軟件、教務管理系統軟件的培訓學習是當務之急，這是實現辦公自動化科學化的基礎。此外，辦公室工作人員經常接觸的是具有專業知識的高校教師和不同專業學生。因此，一名優秀合格的高校系部辦公室不但要掌握一定的公關、文秘、辦公、檔案等方面的知識，還要熟悉系部的專業設置、學科建設、科研工作等情況。

（5）重視繼續教育。長期以來，系部辦公室人員忙于日常事務，很少有外出進修培訓的機會，導致系部辦公室的效能得不到很好的提高。要改變這種狀況，就要重視系部辦公室人員的在職繼續教育，將管理人員跟專職教師一起納入師資培訓范圍。通過校內外培訓、企事業鍛煉及進修深造等多種形式，如院系經常組織開展管理工作的經驗交流活動，對管理中出現的典型案例進行研討，以提高管理水平;組織大家到其他院校參觀學習，取長補短，開闊視野，使辦公室人員的政治理論水平、業務素質和工作能力不斷提高，培養出一支技術型、復合型、創新型的高素質教學管理人員隊伍，提高系部辦公室的工作效率和水平，實現信息時代教學管理的新模式。

5 結語

高校系部辦公室是高校基層單位管理系統的中樞，學校聯系內外的窗口。高校系部辦公室的效能高低，將會影響系部甚至學校的聲譽與發展。因此，高校應重視優化高校系部辦公室的科學化管理，重視系部辦公室管理隊伍的建設，改革創新，促進系部辦公室的高效發展。

注釋

① 郭泉.高校系部辦公室人員工作特點及素質培養[J].科技信息，2009（13）：153.