電子檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：電子檔案管理；高職學校；檔案管理

前言

隨著我國科學技術不斷進步發展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數據處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數據儲存庫，通過這個數據儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數據能力、統計數據能力以及整理數據能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統的紙質檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業的標準要求，各個高職學校應當根據自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發展。

一、電子檔案的優點

（一）將工作效率提升在使用傳統的紙質檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數量龐大、信息繁雜的檔案信息內容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網絡環境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。

（二）符合當今時代的發展從現階段我國的社會經濟以及科學技術的發展情況為角度進行分析，可以發現，計算機網絡信息技術地飛速發展是社會進步發展的一個必然趨勢，計算機網絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。

（三）提高檔案管理的質量以及水平傳統的紙質檔案管理無法實現永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質管理，使用紙質管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現快速存檔，并且沒有外部環境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質量提高。除此之外，由于社會的快速發展，國家越來越注重職業教育領域的發展，從而將高職學校招收學生的人數擴大。因此，高職學校中的學生數量呈現一個逐年攀升的趨勢。學生的數量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節能環保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩定性和安全性得到一定程度的保障。

二、高職學校檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理制度不夠健全在傳統的紙質檔案管理模式轉變為電子檔案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統，并且采取相應的措施來確保這套系統具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現階段中的高職學校檔案管理工作可以發現，在高職學校的檔案管理系統以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統不匹配，假如在檔案管理的工作中發生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質量。

（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網絡技術來實現對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統的網絡環境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統出現故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。

三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略

（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠對檔案管理工作的重點內容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。

（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠對電子檔案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質量以及效率提升。

（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環節，但是，由于互聯網具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯網的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發現以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現階段信息技術發展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統的標準，繼而實現電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。

（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發展的一項至關重要的環節，為了能夠將電子檔案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質量進行嚴格的審查檢驗，一旦發現存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業性；第三，高職學校必須嚴格地監督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。

（五）優化管理團隊電子檔案管理人員是電子檔案管理的主要構成部分，因此電子檔案管理人員的基本素養、專業知識以及技能、綜合素質等都是直接決定電子檔案管理最終的管理質量以及管理效率的關鍵因素。所以，高職學校必須優化自身的檔案管理隊伍，將管理隊伍中的成員的基礎理論知識以及專業技能提高，為高職學校順利開展電子檔案管理工作創造有利條件。第一，當高職學校的在對檔案管理人員進行選擇的時候，應當以學習能力、道德品質、思想意識、專業能力以及職業素養為篩選指標[4]，確保其專業能力、綜合素質等方面達到現階段中信息化管理的相關標準。第二，高職學校必須加大對檔案管理隊伍的建設力度，積極從社會中招賢納士，將電子檔案管理隊伍不斷地優化、擴大，從而實現高職學校電子檔案管理的品質化、高效化；第三，高職學校應當積極定期組織一些相關的技能培訓大會以及道德培訓大會，讓檔案管理人員能夠積極學習相關的計算機知識以及技術，并且培養其良好的道德素養、政治素質以及職業素養，避免發生學校檔案信息泄露或者被用于買賣等不良現象，從而對學校的安全管理造成不利影響。

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【關鍵詞】醫院;電子檔案;問題;對策

隨著電子信息時代的高速發展，醫療技術及醫療相關信息技術也日新月異，醫院檔案的管理范圍也從以往的傳統的文書文檔發展為多層次，多形式的檔案模式，電子文檔管理是醫院檔案管理中的新內容及新要求，如何提高醫院的電子文檔檔案管理質量，是醫院檔案管理中亟待解決的問題。通過對電子文件管理存在問題及對策進行探討，推進電子檔案的管理。

1、醫院電子檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理職責不明確，管理線條多

醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等，由于醫院歷史的原因及醫院行業管理的要求，醫院的醫療病歷檔案由專門的病案室管理，而臨床的一些X線檔案、病理切片檔案、檢驗檢查檔案、各種影像檢查圖文檔案及一些日常網絡辦公產生的電子資料檔案分屬于各個業務科室自己管理，電子病歷及一些醫療電子網絡信息則由信息科管理，在一個單位內形成了多部門管理的現狀，導致檔案管理職責不明確，管理線條多，管理不到位的現象。

1.2醫院電子檔案管理的意識和制度不健全

有些醫院雖然建立了檔案管理，但實際運行效果不夠理想，不少部門人員檔案意識較淡薄，一些人員經常把檔案材料隨意存在自己的辦公室，不能及時歸檔，導致檔案材料丟失或欠缺。平時單位組織的學習多與專業技術有關，很少組織檔案管理方面的學習，檔案管理的宣傳力度及認識均不夠。同時，由于對醫院電子檔案管理的標準及范疇還不夠明確，導致醫院電子檔案管理的制度建設相對落后，跟不上檔案管理的需求。

1.3電子檔案管理不規范，缺失、損壞現象較普遍

由于醫院的電子檔案多頭管理的原因。目前很多電子檔案材料多由科室自行保管，缺乏統一和規范的管理，同時由于電子檔案需要依賴計算機貯存，科室在日常計算機管理時對網絡安全、病毒防范、權限管理、資料存貯和保管等方面均存在不到位現象，同時如何對電子檔案進行規范地收集、整理、鑒定、歸檔及檔案管理的具體要求等知識均十分匱乏，導致了電子檔案的缺失和損壞現象較普遍。

1.4檔案管理人員素質有待提高

由于醫療是一門專業性很強的專業，目前醫院的檔案管理人員在文化程度、醫療技術知識、醫療管理流程、電子信息技術、檔案專業知識等方面均有待提高，在醫療人才培養中，多重視醫療技術人員素質方面的提高，對檔案管理人員的素質提高的意識不夠，投入不足，導致許多檔案管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，直接影響了檔案管理水平的進一步提高。

1.5需要大量資金投入

醫院電子檔案的建設需要整體規劃,包括整個硬件平臺和網絡基礎設置,如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等,還需要進行信息的安全防護,這些都需要很大的經費投入。另外,這些電子產品更新換代速度快,生命周短,其后續的維修、更換、升級等也在一定程度上制約了檔案信息化工作的開展。

2、提高醫院電子檔案管理的對策

2.1建立完善醫院的檔案管理網絡

醫院檔案信息量大、類別多，可采取相應的高科技手段，為數據庫無紙化創造契機。建立健全醫院檔案管理的醫院、檔案室、科室三級管理網絡是醫院檔案管理的重要保證，通過三級檔案管理網絡的建立，明確醫院電子檔案管理的職責、線條及要求，這種管理模式有利于統一領導、統一機構、統一制度、統一操作、統一保管，有利于組織監督各相關部門的檔案管理工作；有利于明確各部門的職責；有利于電子檔案保管的安全、完整和規范，同時有利于通過網絡實現多元化信息資源的共享及權限的統一規劃。

醫院的電子檔案管理可以實行檔案管理與其他信息管理分開的方式，這種方式主要由信息科和綜合檔案室兩部分組成，信息科負責醫院病案統計管理、圖書管理和計算機管理，綜合檔案室主要對各種門類、載體的檔案進行統一管理，并對本單位的檔案工作進行監督、指導和檢查。二個部門職責明確，互相配合，共同協作。

2.2制定相應的電子檔案管理制度

要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設的重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

2.3加強培訓，提高認識

檔案管理人員應當學習和了解醫療活動的規律、工作流程、信息技術應用、網絡安全、醫學管理等知識。特別是對于數字化醫療信息手段、數字化設備、數字化醫療管理、網絡管理安全等技術的應用，需要檔案管理人員需要及時更新自己的知識才能有效地參與到醫院電子檔案管理的工作中去。要提高科研人員對電子檔案的認識,要有科研人員在一絨的自覺收集保存才能使電子檔案完整。相關人員應當學習檔案管理的法律法規、規章制度及本單位的檔案管理規定，提高對檔案管理知識的認識及理解。

2.4加大檔案管理的投入

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（一）電子檔案管理能夠有效的節省人力和物力與傳統的檔案管理相比較，傳統的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進行管理，還需要投入大量的管理經費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網絡的廣泛應用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當面提供了相當的便利。也就說說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質量，還節約了大量的人力與物力。

（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務的質量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數字化的信息形式儲存在計算機中，并且經過互聯網的傳播，方便世界各地網絡在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關的視頻資料等，由于傳統檔案的種種限制，導致是在電子檔案迅速發展的今天，已經遠遠的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務，隨著檔案需求的多樣性與社會科學的不斷發展，檔案管理工作的服務對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態、全面的服務特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。

二、加強電子檔案管理的方法

（一）利用風險管理方法，提升電子檔案管理的水平

電子檔案管理由于利用的計算計算機網絡平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應的措施進行應對，通過這些手段的應用，將電子檔案的管理風險降低到用戶可接受的范圍內，進一步的達到電子檔案管理的安全系數。

（二）規范電子檔案管理的操作流程

傳統的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網絡上的虛擬信息，通過網絡這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環節中實現的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進行控制，將電子檔案的操作流程系統而安全的管理起來。

（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制

電子檔案作為一種新興的事物，其發展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當重要的。在建立完善的管理機制的基礎上，還應該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應該投入一定的資金，在硬件設備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。

三、結語

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1 電子檔案的特征

電子檔案不同于傳統的紙質檔案和實物檔案，它有自己的獨特特征：（1）電子檔案的不穩定性，其主要是存儲在磁介質上，主要有磁盤、光盤、磁帶等。這種介質容易受到震動、磁信號的影響，載體結構稍微變化，就有可能造成數據的丟失和破壞，這對電子檔案保存的環境有嚴格的要求。（2）電子檔案的非直讀性，電子檔案的閱讀需要借助一定的設備來進行，需要相關的軟硬件設備來進行閱讀，這就要求檔案館在保存電子檔案的同時還要保存其專門的閱讀設備。（3）電子檔案的易更改性，電子檔案的更改過程不容易被察覺，更改后不會留下任何痕跡，電子檔案在傳遞或更換其他載體時，容易被更改。電子檔案的增加、刪除、修改都非常方便，給檔案的真實性鑒定和保密性帶來一定的困難。（4）電子檔案對設備和技術的依賴性，檔案信息的加工、組織都需要借助一定的設備和軟件，還需要統一標準，標準不健全、不統一，容易出現在其他設備和環境下不能讀取、不兼容的情況，檔案資源不容易進行載體互換。

2 電子檔案管理的難點

2.1 檔案數據的不兼容性。數字檔案產生的途徑很多，有辦公檔案、數據檔案、照片、文本、視頻、聲音等各種形式的檔案資源，并且產生這些檔案的管理系統和應用程序也不一樣。這樣產生的各種各樣的非結構化數據在兼容性上就不好把握。不同類型的檔案需要不同的軟件才能打開，即使同一種文件在軟件升級后也有可能不兼容或者丟失數據。這種不兼容性給數字檔案的保存和使用帶來很大的困難。

2.2 檔案信息冗余。由于不是完整的數據庫文件，各種各樣的數字檔案資源容易出現重復，數字文件的易復制性決定了其文檔備份較多，并且因工作需要可能會不定期地修改，這樣就會造成備份的不統一，尤其是手工備份文檔，更容易造成數據的冗余，不利于數據的長期維護，容易造成數據不統一。

2.3 數字檔案信息之間的聯系弱。很多數字檔案是相對孤立的，缺少相對的聯系，導致系統沒有辦法識別兩份電子檔案的聯系和區別。在保證電子檔案安全的同時，強化檔案關聯共享。這種數字檔案的獨立性容易產生大量的數據孤島，如果文件的擴展名被修改或者丟失，該文件所關聯的程序則會失效，這種情況給電子檔案歸檔帶來不少的麻煩。

3 電子檔案管理技術研究

電子檔案的管理技術主要分為原生電子檔案歸檔技術和數字化檔案歸檔技術兩種。

3.1 原生電子檔案歸檔技術。原生電子檔案主要是指在生活和工作中，直接產生的電子文件，又具有一定的保存價值，形成原生電子檔案。原生電子檔案歸檔技術主要有：在線數據收割技術、網絡數字資源鏡像、白色檔案轉換技術、fedora檔案存貯系統等。

（1）在線數據收割技術：利用開源的原理，采用自動收割技術下載整個網絡空間，對其進行抽取和標引，并組織成檢索庫供用戶使用。奧地利國家圖書館和維也納科技大學聯合開發和使用該項技術，目前已經應用到奧地利數字圖書館和網絡學習空間。（2）網絡數字資源鏡像技術：這種技術主要運用主題和事件的方式對網絡資源進行選擇，并形成檔案資源的元數據，包括對多媒體和超文本的采集、標引、存貯并使用，最后運用人工編目的方式，為每份檔案創建一條目錄。美國國會圖書館開展的MINERVA項目采用的就是這種方式。（3）白色檔案轉換技術：這種技術主要為了盡量提高檔案的利用效率，并且又不破壞數字檔案的結構而采用的方法，即對原生的電子檔案逐步地仿真和轉化，由黑色檔案（原始檔案）經過保密加工和災難恢復等工作，轉換成灰色檔案，最后再經過訪問的限定和遷移變成白色檔案，供用戶使用，既保證了檔案的安全，也提高了檔案的利用效率。（4） fedora檔案存貯系統：這是一套基于linux操作系統的管理軟件。其允許數據的錄入、刪除和修改，通過這個系統可以實現原生數字檔案館藏資源建設，主要由弗吉尼亞大學、赫爾大學、斯坦福大學、耶魯大學和英國赫爾歷史中心共同參與完成，可以通過系統實現電子檔案的評價和初審，可以實現檔案的病毒檢測、自動生成檔案清單和信息包，并形成相關的檔案訪問權限。同時fedora還有數字對象存儲庫，并配有數字檔案的采集和標引系統，主要由英國惠康圖書館開發，包含對不同標準的元數據重新創建、整理和組織，并開發了元數據自動提取和實施方案。

3.2 數字化檔案歸檔技術。數字化檔案主要是指將紙質檔案數字化后形成的檔案，這種檔案的優點是使用的過程中不會對檔案本體造成損壞，并且方便多人同時使用。主要有頁面自動分析技術、檔案數字化技術、多媒體數字檔案技術、3D激光掃描技術。

（1）頁面自動分析技術，即在數字化的過程中，自動對檔案的信息資源進行采集和標引，該技術首先對圖像進行預處理，然后提取圖片的信息，包括圖片的線、背景線、特殊符號、標題和文本等，最后進行文字的識別和重建。希臘國家信息與電子通信研究中心正在研究使用這種技術。（2）檔案數字化技術，主要包括紙質檔案的初始轉換，數據的管理和訪問，采用文章逐條、逐頁的數據加載方式，自動創建頁面級，手動創建文章即元數據的方式，采用SGML DTD（標記通用語言――文件形態定義）來反映，英國的曼徹斯特大學學者正在開發這種模式的歸檔技術。（3）多媒體數字檔案技術，這種技術主要研究了音頻檔案信號轉換的波段分析和恢復、信號提取、副本保存等關鍵技術，采用半自動的方式從視頻和音頻中提取元數據以供檢索使用。通過檢索相似性和曲線對比來對數字資源進行識別，這樣減少了數字化抽取過程中的信息丟失，意大利的帕多瓦大學在對這項技術進行深入研究，歐洲的很多國家都是使用這種技術。（4）3D激光掃描技術，這樣技術對實物檔案數字化有很大的意義，主要是通過三維掃描和模擬，將其存儲和開放使用，目前研究這項技術的主要有斯坦福大學、加州大學和中國科技大學，已經取得了初步的成果。

4 結語

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一、電子檔案的優點和缺點

（一）電子檔案優點

1、效率高

電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。

2、綠色環保

利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。

3、空間占用少

電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。

（二）電子檔案缺點

電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。

二、紙式檔案的優點和缺點

（一）紙式檔案的優點

紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。

（二）紙式檔案的缺點

隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。

三、紙式檔案與電子檔案的互補性

無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：

（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量

紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。

（二）建立電子檔案歸檔的工作制度

電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。

（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平

目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。

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關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。

參考文獻：

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關鍵詞:電子檔案;檔案管理;高等學校

一、高校檔案管理現狀

縱觀近幾年高等教育發展情況，如表所示，2007年相較于2006年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了十所，學生總規模增加了兩百萬左右，高校教職工人數增加了十萬;而2008年相比于2007年，高校(含普通高校和成人高校)數量增加了三百多所，學生總規模增加了近兩百萬，高校教職工人數也是以萬為單位遞增;連續三年，高校數量、學生及教職員工人數都呈穩定持續增長態勢。

每年，數以千萬的檔案變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。根據2008年9月1日頒布的《高等學校檔案管理辦法》，高等學校檔案是指“高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、勤、績和學校教育教學活動的真實記錄，具有重要價值。這就更體現了檔案管理在高校工作中的重要地位。

具體地看，全國高校檔案管理現狀還存在著以下幾個方面的特點:

第一，工作量大:由于高校的獨特環境，每年都有大量學生、教職員工的檔案數據變動，錄入或者遷出，全國每年變動的各類檔案都是以千萬計，加上就業、繼續深造等各種情況，檔案的變化呈現數量大、變動頻繁、跨區域調度等特點，加上其他檔案的維護、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，電子信息化程度有待提高:信息技術是高效的信息處理手段，但是目前在檔案管理過程中還沒有完全發揮其優勢。高校檔案主要還是以紙質檔案作為保存媒介，電子信息管理只是起到檢索、交換、備份等輔助功能。電子化檔案的推廣仍處于起步階段，管理工作人員對自動化軟件的選擇和使用還未能充分發揮計算機和計算機網絡在檔案管理中的作用。

第三，檔案管理操作的標準化程度不高:由于各個高校結合自身具體情況所設定的制度、規范存在差異，導致各高校之間對于檔案管理操作的步調不夠一致，甚至存在極少數相互抵觸的情況，這就為檔案管理工作的效率帶來了障礙。

第四，遠距離傳遞頻繁:由于學生入學、轉學、畢業以及就業等情況每年都會發生，學生的流動性強，所以檔案也經常需要遠距離傳遞，跨省市、跨地區甚至跨國調用都是時常出現的情況。

以上是各高校檔案管理工作中比較突出的特點，也是檔案管理工作效率提高的瓶頸所在，后文將繼續就以上特點結合電子化檔案管理進行應用分析。

二、電子檔案管理的利弊

1.電子檔案在現代檔案管理中的優越性

首先，依靠計算機強大的信息處理能力，能大大提高工作效率。相對于傳統的檔案管理工作，檔案的抄寫、用筆用字的規范、統計、存儲都需要耗費大量人力，同時還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，同時也具有很高的可靠性。

其次，通過電子文檔的方式存儲文件檔案，可以實現檔案的充分交流與共享。傳統的紙質檔案調檔搜索繁瑣，對于遠距離共享或調度也十分不利，造成信息更新效率降低，文件信息查找困難等。利用信息化手段，高效的辦公自動化軟件可以實現檔案的體系管理，索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。

此外，以電子文檔形式保存的檔案文件，其保存方式和對環境的要求較傳統紙質文檔要低。由于傳統檔案存儲媒質為紙張，環境中的溫度、濕度以及微生物環境都可能影響其存儲壽命，所以在存放過程中對環境的要求較高，防潮防蟲等工作都是必不可少的。同時，大量的數據消耗紙張，不利于環境保護。而現代的電子文檔的存儲方式多樣，DVD光碟、閃存U盤、硬盤，存儲量大，1GB的存儲卡就可以存儲5億字，相當于近1000套《三國演義》;且儲存時間長，受外部環境影響小，具有很強的穩定性。

最后，采用信息技術還能提高文件傳遞速度和安全性。普通閃存的讀寫速度都是以MB/s為單位，這樣的速度是傳統書寫無法比擬的;存儲卡體積小重量輕，兩個手指就能輕松移動，如果傳遞記錄著5億文字的紙質檔案，這是無法想象的。在安全性方面，高校檔案經常涉及異地傳遞等遠距離傳送，文件在郵遞過程中丟失等情況時有發生，導致一些重要文件的遺失，信息在調用過程中的丟失或延誤，都給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。所以充分利用網絡進行共享傳遞，能夠有效提高文件的安全性和時效性。

2.電子檔案在應用中的風險

當然，電子檔案也不是萬無一失的。事實上，電子檔案在存儲和使用的過程中，都存在著一定程度的風險。

(1)電子檔案存儲的安全性。由于存儲設備具有高速讀寫速度，倘若被盜取，受侵害的程度將遠大于傳統媒質。另外，由于信息化手段采用統一字體、統一標識，喪失了手寫漢字的特征性，不利于真假鑒別，受侵害的文件不易被發現。由于網絡的風險性存在，通過網絡的遠距離調用存在信息被修改、被盜用等風險。由于高校保存的檔案多是學生、教職工的關鍵信息，安全問題不可忽視。

(2)電子檔案數據的完整性。對于傳統的手工文件，一次的筆誤或處理失誤，其影響范圍有限，而且容易在后面的錄入過程中被發現。而批量處理的文件，一次處理的文件量極大，一次誤操作就可能造成大范圍的結果受影響。此外，文件多處于開放狀態，更新不及時，便可能造成信息丟失。另外電子文件結構復雜，存儲方式多樣，在各種方式轉換中也容易造成信息的缺失。

(3)電子檔案的長期可讀性。電子檔案的信息存儲在不同的介質上，信息的存儲和讀取都需要特定的設備，造成了信息對軟硬件的依賴。當前電子技術發展迅速，計算機軟硬件的更新換代速度快，如果兼容性不夠好，也可能造成信息的丟失，從而直接縮短了電子檔案的壽命。

三、電子檔案管理在高校檔案管理中的應用

針對電子檔案在實際運用中所涉及的風險問題，可以采取以下措施進行預防:

第一，加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性。首先，保障存儲設備的安全，專機專用，定時進行軟硬件更新升級，定期對設備進行管理維護，保證存儲設備的良好狀態;定期對存檔文件更新備份，防止文件在意外情況下的丟失;還可以通過網絡防火墻、身份驗證、數字簽名、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，預防電子文件被其他用戶非法訪問和隨意刪改，應當不斷改進現代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護水平。

第二，規范操作流程，杜絕檔案在操作過程中的風險。首先加強人員的職業道德意識和安全操作規范培訓，使檔案管理員具備較高的職業操守，同時通過規范的操作，杜絕在人員操作的過程中存在的漏洞。其次，盡量統一各單位檔案存儲的格式、處理軟件，防止文檔在格式轉換或者由于軟件兼容性問題被損壞。

第三，為了保證電子檔案的壽命，使用多種媒介手段進行備份存儲，同時及時升級和更新存儲技術，保證文件存儲的安全性和可讀性。嚴格控制管理人員的權限，做到職責權限同步，防止由于管理人員操作時對其他信息造成的無意刪改。

四、結論

在這個高度信息化的時代，信息技術無疑為檔案管理，特別是數據量大、更新頻繁和遠程需求大的高校檔案管理注入了新鮮血液。繼續采用傳統的手工方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有把工作重點放在信息化管理，網絡資源化建設，充分利用信息高速路的優越性，才能使高校的檔案管理更健全、更高效。

參考文獻:

[1]教育部.2006年全國教育事業發展統計公報.2007.06.08.

[2]教育部.2007年全國教育事業發展統計公報.2008.05.05.

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一、高校檔案管理中電子檔案的應用問題

（一）相關電子檔案管理人員的素質低下。隨著社會的進步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質低下，這也就使得他們難以做好相關電子檔案的管理工作。

雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓，因此在檔案管理中無法及時對相關材料進行收錄和整理，進而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應用，而這樣只會加大后期相關資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀互聯網時代，學校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現在技術資金的投入上。

在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設施的建設上，比如教學樓、食堂、宿舍等公共設施等建設方面，以致于沒有足夠的資金應用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負責人卻不能根據實際需要統籌安排資金，盲目購置各類數字化資源與設備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。

雖然電子檔案應用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發展產生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應用

（一）提高電子檔案管理人員的素質。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用逐漸加強，同時也就對相關的電子檔案管理人員提出了相應的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負責人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質和能力。主要體現在以下兩大方面：

一是要具備專業的電子檔案相關管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關理論知識，進而才能有效提高自己的工作的能力。

二是要具備較高的政治素養。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養，就可能導致信息的外漏，并做出一些損害學校利益的事情。因此高校在招聘相關現職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進行考察以外，還要考察他們的政治素養。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術的時代，加大技術資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進電子檔案管理工作的發展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現代化設備的購置資金投入。比如利用計算機?M行檢索則更加便捷；通過微縮技術、掃描技術等則能對檔案資料進行有效的保護。也只有利用現代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現代化的設備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現代化的管理模式。

總而言之，作為高校，在對電子檔案應用進行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學性。

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關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；管理

隨著信息化技術的快速發展和應用普及，檔案管理工作也發生著深刻的變化。數字化工作的推進使得電子檔案大量產生，這在對管理工作帶來便捷的同時，也對傳統的紙質檔案造成了沖擊：經過數字化的紙質檔案是否還有保存的必要，電子檔案是否需要再傳化為紙質檔案是值得檔案工作者思考的問題，而鑒于紙質檔案與電子檔案并存的管理模式正逐步形成，如何處理好二者的關系也成為了電子設計企業檔案工作的重要課題。

1紙質檔案和電子檔案的特點

紙質檔案、電子檔案都是對人類經濟社會發展的原始記錄，具有相同的本質屬性，只因有不同的載體形式而在管理方式上存在差異，二者既有共性又有個性。1.1紙質檔案的特點紙質檔案是以紙張為載體的檔案，由于其是由辦理完畢的具有保存的價值的文件直接轉換而來、不易被篡改，也最大限度的保證了檔案的原始記錄性。紙質檔案的優點在于載體穩定，使用了符合要求的紙質載體、書寫材料后，在合理的保存環境中，使用壽命較長，并且因其客觀記錄了原始情況，能夠為企業生產經營與發展提供充分的查考依據。在優點突出的同時，紙質檔案同時有其自身的劣勢：在保存方面，紙質檔案占用庫房面積大，易受外界環境的影響，反復使用會造成紙質檔案的磨損，而現有的正本副本同時入庫的管理模式也造成了庫容的增大以及紙張的浪費；在利用方面，在同一時段，紙質檔案只能供一個對象使用，信息資源不能共享，降低了使用效率。1.2電子檔案的特點電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。由于電子檔案是通過計算機磁盤等設備進行存儲，在保存環境等與紙質檔案有差別的同時，其也具有自身的特點。第一，處理便捷。電子檔案可通過計算機直接處理，對電子文件的信息進行分類、匯總等，將這些信息轉換成所需的形式，省去了傳統檔案工作中的手工操作環節。第二，易于共享。電子檔案不受時間與空間限制，可實現異地網上信息檢索查詢、案卷借閱，網上全文信息的檢索、瀏覽和下載，可滿足多人同時在線共享使用，打破了紙質檔案利用排它性的局限，使其重復利用率及共享性高。電子檔案的缺點在于，存在對技術的依賴性、載體的不穩定性和面臨多重安全風險，雖然借閱了保存的空間，但對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2電力設計企業紙質檔案和電子檔案管理現狀

在實際管理過程中，由于紙質檔案的內容和載體的緊密結合使其充分體現了檔案的原始記錄性這一基本屬性，并保證了檔案可以成為一種真實可信的法律憑證，在電力設計企業的生產過程中，紙質檔案充分的發揮了為工程驗收、決算等工作提供真實的憑證；在發生工程事故時提供分清事故責任的最佳證據等多種價值。紙質檔案的大量存在也造成了管理效率的降低，筆者所在的電力設計企業每年約入庫設計圖紙約30余萬張，案卷15000余卷。紙質檔案的接收、整理、編目、歸檔、入庫上架的全過程，均需手工操作，耗時長，效率低。而對于電力設計企業而言，同類型的工程設計圖紙參考、套用的頻率很高，同時，在線瀏覽、異地查閱的需求量很大，僅靠單一的紙質載體無法滿足使用需求，電子檔案的存在是必不可少的。同樣以筆者所在的企業為例，同類型工程設計圖紙套用率大多在15%以上，使用人工調曬底圖，平均4min/1張，而使用計算機輔助下載電子檔案，現有技術已實現按項目、專業以及案卷批量下載，約2.5s/1張，且直接發接至藍(白)圖打印機出圖，大大提高了工作效率，節省了大量的人力與時間。

3紙質檔案和電子檔案并行管理的思考

從紙質檔案和電子檔案特點和在電力設計行業檔案中的作用中不難看出，兩種檔案形式各有優點和存在的價值，既有相對性和獨立性，又有統一性，二者相輔相成，優勢互補。電子檔案的產生和發展并不意味著紙質檔案的淘汰和否定，二者之間存在著很多關聯。首先，根據目前我國檔案管理工作的現狀，紙質檔案與電子檔案的不同屬性和特點，兩者互相依存、相互兼容、協調發展的狀況將持續相當長的一段時期。檔案的本質屬性是原始記錄性，電子檔案因其便于修改、拷貝和難以防偽的特點，現有技術無法支撐環境通過數字證書、電子印章等先進技術來保證電子檔案的不可抵賴性及其憑證價值，而紙質檔案的原始性更具有說服力。因此，在線收集的電子文件不能成為生產經營、經濟糾紛、事故責任認定的憑證，在線流傳的文件及簽批流程應轉化為紙質文件一并歸檔管理。其次，筆者認為在現有技術條件下，電力設計企業從自我保護的角度出發，應采取“兩條腳走路”的模式，即電子檔案與紙質檔案并存。也就是同一類檔案信息，既要保存電子檔案，又要保存紙質檔案。一方面將需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時轉化成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的檔案形式來保持其原始性、參考性和憑證性；另一方面以電子影像技術為支撐，將紙質檔案轉化為電子信息進行管理，以滿足企業信息資源共享的需求。再次，我們在全面推廣使用電子檔案，享受科學管理檔案便利的同時，也應清醒的認識到電子檔案管理中的難點，如電子檔案對存儲條件、使用技術條件、網絡安全的要求較高等等，這些給檔案管理工作的信息化建設發展帶來了諸多問題，檔案管理部門應主動加強計算機管理系統的開發，構建優質的檔案管理平臺，為檔案進行加密存儲與管理，對電子檔案的使用者權限進行限制，采用先進的網絡技術和病毒防御技術，確保數字檔案館數據庫的安全等，力求建成信息資源共享、主頁美觀、界面友好、檢索方便、數據安全的知識型數字檔案館。

4結語

電力設計企業檔案記錄了中國電力設計水平及電力設計企業發展的歷程，因其歷史性、直觀性，使其不僅成為了電力設計企業的重要資源，還為電力設計發展及科學研究提供憑證和參考，因此更應該提高檔案的信息開發和服務水平，使讓電力設計企業檔案信息不僅能夠安全可靠，而且也要方便使用，這就需要紙質檔案和電子檔案在電力設計企業檔案中優劣互補。在實際管理過程中，必須通過合理的應用方式，充分發揮紙質檔案和電子檔案的優點，讓電力設計企業檔案不僅只是停留在參考的層面，更進一步的開發其中的信息資源，使其成為一個平臺，讓企業的資訊與知識，通過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與企業的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，為電力設計企業的生產經營發展提供更加全面、便捷的服務。

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關鍵詞：水庫；電子檔案；管理

1水庫做好電子檔案管理工作的意義

1.1是提升水庫檔案管理工作的要求

水庫在管理和發展中會產生大量的檔案，檔案中的內容對于現實的水庫發展情況是重要的記錄，對于現在和未來水庫的管理工作的發展都具有重要意義。因此，水庫的檔案管理工作水平如何關系到水庫的發展，關系到水庫各項工程的記錄。如果在水庫的檔案管理工作方面采取電子化的檔案管理，那么檔案的管理和保存都會采用電子化的管理模式在，這種管理模式對于檔案管理水平的提升發揮著重要的促進意義。

1.2是對水庫檔案的更好的保障

傳統的水庫檔案管理工作延續著紙質化的檔案管理工作方式，無論是人員檔案還是工程項目檔案等，都是通過紙質的檔案形式呈現和保存的。從一定程度上來講，這種傳統的紙質檔案管理容易出現檔案丟失，損壞等情況，不利于檔案的長期保存。同時，由于紙質檔案一部分需要手寫等形式來展現，因此，檔案的真實性容易受到威脅。所以，在水庫的檔案管理工作中采用電子化的檔案管理方式，這在一定程度上對于檔案的保存也是有益的，減少檔案管理中可能出現的丟失、損壞等情況的出現機會。

2水庫電子檔案管理工作中存在的問題

水庫電子檔案管理對于水庫檔案管理工作有著重要的影響，但是就目前情況來看，當前水庫在電子檔案管理工作方面還存在著一些問題和不足，這些問題的存在制約了電子檔案管理的發展，是需要水庫在電子檔案管理工作中進行改進的。

2.1管理人員對電子檔案重視程度低

在當前的水庫檔案管理工作中，水庫檔案管理人員對于電子檔案的重視程度比較低，一直以來習慣了傳統紙質檔案管理模式的員工，對于現代化的電子檔案管理的認識比較淺薄，沒有充分了解到電子檔案對于水庫檔案管理工作的重要意義，因此，在很大程度上，管理人員對于電子化的檔案管理缺乏足夠的認識，他們在具體的工作中所開展的電子檔案管理工作水平也會下降。

2.2電子檔案技術管理問題不到位

電子檔案管理工作的開展還需要檔案管理工作中實現一定的技術支撐，電子檔案實現了檔案管理的無紙化辦公，不僅將傳統檔案中的內容復制到電子文件中，同時還要進行精密的檔案安全保管，保障電子檔案的安全。因此，在水庫檔案管理工作中要想實現檔案的電子化管理，還需要水庫發展中具備強有力的電子技術支持。但是，就當前水庫電子檔案管理工作發展的具體情況來看，水庫管理工作方面的電子技術支持還非常落后，由于掌握專業的電子技術的人員數量不足，電子技術使用所需要的資金支持力度有限，電子設備老化，新型電子設備技術的數量比較少等情況的存在，這些都直接制約了水庫電子檔案管理工作的實現，影響了電子檔案管理工作的發展進程。

2.3電子檔案管理人員能力素質存在不足

在水庫的電子檔案管理工作的開展方面，不僅需要技術，資金的支持，還需要專業的電子檔案管理人員來為檔案管理保駕護航。隨著水庫開展電子檔案管理的需求不斷增加，如何在電子檔案管理工作中保障管理質量，提升管理水平，這些問題基本全都需要具體的檔案管理人員來實現。就目前水庫電子檔案管理工作的發展情況來看，檔案管理人員對于電子檔案管理技術的掌握程度還比較低，他們在進行具體的檔案管理工作的過程中，由于缺乏技術支持和專業的電子檔案管理知識，導致了他們的電子檔案管理能力差，制約了整體的電子檔案管理工作水平的發揮。此外，當前水庫的檔案管理人員普遍文化素質偏低，他們在對新型的電子檔案管理技術學習的過程中，學習能力較差，這也影響了他們掌握先進技術的能力，制約了電子檔案管理工作在水庫中的發揮。

3做好水庫電子檔案管理工作的對策

水庫發展中對于檔案管理工作的要求比較高，當前信息化發展的大背景下，電子化的檔案管理已經成為檔案管理工作的大趨勢，但是水庫在進行電子檔案管理工作方面還存在著很大的不足，針對這些存在的問題，未來水庫做好電子檔案管理工作需要從幾個方面入手。

3.1重視電子檔案管理工作的建設

重視電子檔案管理工作的建設，需要檔案管理人員和水庫的整體管理工作等多方面進行努力。作為檔案管理人員，應該從自己的管理思想和管理理念角度入手，充分認識到電子檔案管理如今已經成為大難管理工作的大勢所趨。此外，上級部門對水庫電子檔案管理工作有足夠的認識，加大對電子檔案管理工作發展的宣傳力度，通過對檔案管理人員進行培訓，宣傳，培養他們充分認識到做好電子檔案管理工作的重要性。重視檔案管理工作還需要從制度領域入手，設定更加與時俱進的電子檔案管理制度，用制度的手段規范電子檔案管理的工作流程。

3.2做好對電子檔案管理工作的技術支持

這就需要從兩個方面進行努力，首先，技術支持需要專業的技術人員對電子檔案管理系統進行建設，水庫可以針對性的聘請專業人員建設一套完善的電子檔案管理系統，并且聘請專職的技術人員對系統進行定期的維護和更新，保障電子檔案的保密性和安全性。其次，做好電子檔案的安全管理，還需要水庫投入一定量的資金支持電子檔案系統的全面運轉，提升電子檔案的運行水平和整體能力，保障電子檔案的運行更加專業化，精細化。

3.3強化對電子檔案管理人員的培訓

在培訓工作方面，水庫需要根據現行的電子檔案管理需求和管理問題針對性地設計培訓方案，對于具體的檔案管理人員從技術、文化，以及思想理念等方面對他們進行培訓，讓他們在掌握先進管理技術的同時，也能夠從思想理念方面與時俱進地發生轉變，更好地適應電子檔案管理工作的需求。此外，在水庫的發展中，還可以適當地引進掌握先進技術的電子檔案管理人才，提升整體的管理團隊實力。

4結論

電子檔案管理是水庫檔案管理發展的大勢所趨，水庫方面需要針對目前存在的問題，做好相應的管理對策，提升檔案管理水平，促進水庫的全面發展。

參考文獻：

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