數字化管理的重要性范文
時間：2024-01-23 17:57:11
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【關鍵詞】檔案管理；數字化；模式開發
0.前言
高職院校檔案管理的內容，涵蓋了招生、人事管理、圖書館信息、畢業管理等工作的信息資源，其數字化管理模式的開發，是在國家檔案行政管理部門的統一規劃指導下，借助現代化信息技術，更為科學地處置、管理檔案信息資源。關于檔案數字化管理模式的開發，能夠更好地收集和管理檔案，同時方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網絡和電子信息資源中心，無論是檔案的查閱和瀏覽，還是檔案的借閱和調用，都可以借助內部網絡迅速完成，大大提高了檔案管理工作的效率水平。
1.檔案數字化管理模式開發的重要性分析
關于檔案數字化管理模式的開發，其重要性可分別從以下三個方面展開分析：
1.1滿足檔案日益增長的存儲需求
隨著高職院校管理工作規模的擴大，檔案管理工作的內容越來越復雜，所涉及的檔案內容，存在重復、互補、缺失等實質性問題，而傳統檔案以紙質檔案為主，且存儲數量大有日益增長的趨勢，以手工為主的檔案管理模式，逐漸表現出管理效率低下的缺點，嚴重影響了檔案信息的共享和利用。為進一步滿足檔案信息資源的存儲需求，我們應該嘗試性改變檔案的存儲模式，其中數字化技術提供化解檔案空間存儲壓力的可能性，在各個行業當中，數字化技術完全避免了空間的限制，將原本有形的信息資源壓縮能夠無限擴大的空間中，滿足檔案日益增長的存儲需求。
1.2具有超強的存儲和壓縮能力
檔案的數字化管理，借助圖片、聲音、視頻、文字等綜合處理技術，在保證檔案圖片、聲音、視頻和文字不會失真的基礎上，經過壓縮處理，減少了存儲空間的占用，提高了檔案在網絡應用中的存儲效率，同時解決了傳統紙質檔案管理技術的限制性問題。隨著近幾年硬盤技術的發展，計算機的容量和存儲空間不斷擴大，而且成本要求也不高，這無疑給檔案數字化管理模式提供了成熟的開發條件。
1.3具有準確的數據分析能力
檔案數字化管理系統通過對檔案信息的分析，分別從宏觀、中觀和圍觀的角度，判斷檔案管理內容的真實性，總結出檔案內容中所折射出信息資源的可靠性，以便采取更為針對性的管理手法，滿足檔案存儲與利用之間的需求平衡，促進檔案管理工作健康穩定地發展。期間，檔案管理主體應該強化系統分析模式的開發，可供檔案管理信息的綜合分析，從檔案管理的角度來看，能夠為檔案信息分析提供微觀數據，然后通過檔案數字化管理的平臺，及時公布檔案目錄的信息，引導檔案管理者更快地找到所需檔案，提高檔案管理的效率水平。
2.檔案數字化管理模式開發的技術建議
在分析檔案數字化管理模式開發重要性的基礎上，我們需要明確數字化權屬檔案的內容，同時建立數字化管理系統，以及確定公開化數字檔案的管理特點，方可保證檔案數字化管理模式開發的有效性。
2.1數字化權屬檔案的內容
首先是建立高效目錄管理模式，建立高效目錄管理模式，數字化檔案除了要通過分類編目、劃分密級、歸檔權屬檔案，還必須根據需求生成檔案目錄表，以供快速查詢。同時通過設置系統的權限，將電子目錄作為檢索查閱的唯一通道，以便結合系統的服務對象，自行判斷是否允許服務對象的進入系統，并通過檔案統計功能，生成不同類別的報表，便于檔案管理工作人員快速作出決策判斷。其次是確定建檔范圍的文件材料，譬如學校在考生工作中，需要分別收集考生報名登記表、身體健康狀況體檢材料、考生登記表、考試答卷、考試成績和相關證明資料等；再次是開通檔案管理的局域網和互聯網，實現檔案管理的數字化，以便及時將各種信息錄入并公布，打破以往信息公布利用時間和空間的限制，提高檔案的共享程度。
2.2數字化管理系統的建立
首先是數據庫的開發，數據庫是任何數字化管理系統最為復雜的組成部分，尤其是檔案的數據存儲系統，要求選擇SAN 存貯系統，這種系統基于Fiber，并具有全冗余/容錯結構，以2Gbps/300MB/s的FC接口為通道，可為系統提供可靠的高性能。為提高電子檔案的安全級別，除了將檔案信息存儲在SAN系統中，還要定時進行全備份/增量備份光盤備份，而存儲和備份都可以自動化操作。如果檔案信息發生變化，檔案的增量變化可以通過動態的檔案管理系統，在檔案出現動態變化之后，直接在線跟蹤權屬的變化和更新。其次是檔案信息的錄入，在紙質檔案信息的基礎上，將檔案的資料錄入系統內，檔案資料錄入工作人員應該檢查每一卷的權屬檔案內容是否真實完整，確保錄入的準確性。再次是檔案資料掃描過程中，掃描工作人員要按照檔案中的資料排放順序，逐頁掃描，并邊掃描邊檢查掃描的效果，如果在掃描過程中發現檔案資料的缺失，要及時匯報負責人，確保整個掃描工作的無誤。最后是錄入和掃描檔案的復查，檔案資料錄入和掃描后，直接進入資料的檢查程序，檢查工作人員分組進行，第一組負責錄入資料的檢查，第二組負責掃描資料的檢查，第三組負責錄入資料和掃描資料的復查，經復查無誤后，進行資料匯總。在檢查和匯總的過程中，要注意檔案每一項信息的完整性，譬如發現掃描圖片失真或者歪斜，則要用PS軟件調整或者重新掃描。除此之外，檔案資料的備份，也是檔案數字化管理的重點，相比于傳統的權屬檔案管理模式，數字化管理存在安全性的隱患，為了避免資料的丟失，一方面要分開保管好紙質檔案，另一方面要根據檔案備份制度，將已經錄入、掃描和檢查完畢的檔案信息，用光盤、磁盤、備用主機、移動硬盤等進行多渠道備份。
2.3公開化數字檔案的管理要點
錄入、掃描進數字化管理系統的檔案，具有不同的權限級別，其中部分檔案信息可以公開化，這些檔案信息必須進行引導性管理。一方面是確定查詢的內容，可根據相關檔案信息查詢登記管理的規定，對檔案內容記載的信息，供以單位和個人公開查詢，但查詢的范圍要有一定的限制，一般情況下查詢的原則是委托許可，否則查閱他人信息的范圍將受到限制。另一方面如果涉及到當事人權利義務的房產信息，由于檔案管理部門工作的疏漏而造成信息外泄，相關部門應該承擔相應責任。
3.結束語
關于檔案數字化管理模式的開發，能夠更好地收集和管理檔案，同時方便檔案的二次利用，并解決檔案容易損壞和丟失等問題，相比于以往手工的管理方式，前者形成了完整的檔案信息網絡和電子信息資源中心，大大提高了檔案管理工作的效率水平。文章通過研究，基本明確了檔案數字化管理模式開發的重要性及方法，但鑒于不同領域檔案數字化管理要求和條件的差異性，以上方法在實際檔案管理工作中的應用，還需要結合具體檔案管理工作的主客觀情況，予以靈活地參考借鑒，以保證相關管理方法的適用性。
【參考文獻】
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【關鍵詞】計劃生育檔案管理創新；內容；重要性；存在問題；有效方法
創新是社會進步和國家發展的源泉，對于我國國民經濟的提高和社會各行各業的繁榮，有著重要的積極推動作用，社會各領域都應該積極創新，進而取得更優異的發展成績。計劃生檔案管理工作也不例外，相關的計生檔案管理部門必須在計生檔案管理實踐工作中開展創新，依據時展和社會進步需求對計生檔案管理進行數字化建設，從而更好地滿足我國的計劃生育工作發展需要。
1計劃生育檔案管理創新的重要性及創新內容
計劃生育檔案管理能夠為我國開展計劃生育工作提供大量具有實用價值的文件資料，對做好我國的人口控制工作，穩定我國的低生育率有著十分重要的作用。所以，計劃生育檔案管理人員必須充分認識到計劃生育檔案管理工作創新的重要性，同時進一步加強計生檔案的管理力度，力求實現計生檔案信息資源的有效共享。計劃生育檔案管理工作是我國實施計劃生育基本國策的重要信息基礎，通過不斷的對計劃生育檔案信息管理人員進行創新工作宣傳和數字化培訓，可以提升工作人員的工作效率，提升計生檔案管理的數字化建設程度，提高計生檔案的利用率。同時也可以使我國的計生檔案管理人員對自己的工作有更全面深入的認識，更積極主動地開展檔案管理服務。通常計劃生育檔案管理創新包括兩方面的內容：①對計生檔案實施規范化、系統化管理；②進一步提升計生檔案管理人員的綜合素質和檔案管理數字設備的性能。相關計生檔案管理部門在實際工作過程中，必須建立一個規范化、科學化的計生檔案數字化管理系統，進而提升計生檔案管理人員的工作效率和工作質量，增強計生檔案管理工作的權威性。同時計生檔案管理工作人員還應該熟練掌握各種檔案管理新技術和現代化信息設備，能定期維護檔案管理信息化系統，只有這樣才能加強檔案管理的規范性，合理有效地利用各種計生檔案信息資源。并且這種規范化的管理，還可以逐步加強計生檔案信息的真實性，提升我國計劃生育檔案信息的管理水平。開展計生檔案管理創新工作離不開優秀的檔案管理人才和先進的計算機軟硬件設備。因此計生檔案管理部門應該定期的對計生檔案管理人員進行檔案知識培訓和現代信息技術培訓，以增強計生檔案管理人員的檔案業務素質和信息技術專業技能，提高他們的檔案信息管理能力。然后，各級政府還必須撥出一定的專項資金供計生檔案管理部門購買先進的計算機設備、正規的檔案管理技術軟件以及各種信息安全防護軟件，進一步提升計生檔案管理數字化設備的各種軟硬件水平，創建起一個科學先進的計生檔案數字化管理系統，最終促進我國計生檔案管理工作的高效、安全、順利、有序進行，為我國計劃生育工作的持續開展保駕護航[1]。
2計劃生育檔案管理數字化建設過程中存在的問題
計劃生育檔案數字化建設是當前我國計生檔案管理工作中的一項重要任務，它的開展既是順應當今信息時代社會發展趨勢的結果，也是現代計算機技術和互聯網技術在計劃生育工作中大規模應用的必然結果。但是計生部門工作人員仍然應該清醒認識到，我國現階段在計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些問題，亟待相關人員深入研究并有效解決，這些問題大致可分為四個方面：
2.1沒有設定統一的計劃生育檔案管理機構
現階段，我國許多的計劃生育檔案管理工作人員其崗位屬于臨時調動，沒有統一的計生檔案管理機構對其考核管理。大部分計生檔案管理人員都沒有經過嚴格的計生檔案管理業務培訓，就直接上崗了。他們不能充分理解計劃生育檔案管理工作的重要性，檔案管理意識差，對各項計生檔案管理操作規定和業務知識也不太清楚，難以勝任日常的諸如計生檔案收集、整合、歸類、存檔等基本的檔案管理工作[2]。
2.2缺乏統一的檔案管理工作標準和完善的檔案管理制度
當前我國并沒有制定統一的計劃生育檔案管理標準，多數計生檔案管理機構都是自行發展，缺少規范化的檔案管理要求和準則。因為我國的計生檔案管理人員很多都是臨時抽調來的，檔案管理專業才能不高，所以他們在計劃生育檔案管理工作中工作表現不佳，常常在工作過程中丟三落四，存在大量的管理漏洞。同時計生檔案管理機構的管理制度也不完善，權責劃分不清楚。檔案管理人員對檔案數量、檔案內容等保密意識不強，一旦出現管理失誤和檔案泄密事件，很難查找具體的檔案管理責任人[3]。
2.3檔案管理數字化建設資金不足
由于我國是一個發展中國家，經濟條件還相對落后，所以我國各級政府在計生檔案管理工作上的資金投入是非常有限的。資金問題是現階段我國進行計劃生育檔案管理數字化建設的最大制約因素，資金不足嚴重限制我國計劃生育檔案信息化管理事業的進一步發展。因為檔案管理經費少，很多計生檔案管理部門就難以購置先進的數字化軟硬件設施，從而難以建設比較規范和科學的高性能計劃生育檔案管理數字化網絡系統。
2.4數據庫建設較為落后
各級計生檔案管理部門的數據庫建設嚴重落后，這也是現階段導致我國計劃生育檔案數字化建設發展緩慢的重要原因之一。雖然我國許多的計生部門依據時展創建起了不同規模的計劃生育信息檔案數據庫，然而因為這些數據庫沒有與先進的檔案管理軟件相結合，“信息孤島”現象嚴重，所以，它們的利用率不高，在進行一般的計生檔案管理時，很多時候仍需人工操作查找，增加了檔案管理人員的工作負擔，降低了計劃生育檔案管理的水平。
3加強計劃生育檔案管理數字化建設的有效方法
3.1提高計劃生育檔案管理人員的綜合素質
因為我國的計劃生育檔案管理人員很多都不是專業的檔案管理人才，所以計生檔案管理機構必須加強對這些人員的定期培訓，從而提高他們的綜合素質，幫助他們更好地勝任計劃生育檔案管理工作。一般在對這類檔案管理人員進行培訓時，其培訓內容可從三方面著手。①對他們進行職業道德培訓，使他們養成良好的職業道德習慣和信息安全保密意識，并讓他們充分認識到計生檔案管理工作的重要性，增強他們的工作責任心。②對他們進行檔案業務知識培訓，提高他們的業務處理能力。③加強他們的計算機技術和網絡技術培訓，從而提高他們的檔案管理設備操作水平[4]。
3.2加大資金投入，購買先進的檔案管理軟硬件數字設備
在進行計劃生育檔案信息化建設的過程中，各類軟硬件設備是建設基礎和建設工具。因此各級政府都必須加大對計劃生育檔案管理數字化建設的經費投入，幫助他們購置先進的檔案管理數字軟硬設備，為更好地開展檔案管理數字化建設工作提供強大的物質保障。
3.3做好計生檔案信息的虛擬化工作
計生檔案信息虛擬化，有利于檔案管理人員對計算機服務器資源進行集中化管理。①通過創建虛擬的計生檔案信息資源，可以增強服務器的管理性能，進而降低檔案信息數字化管理運行成本。②檔案管理工作人員還可以與其它的計劃生育檔案信息資系統相聯合，實現本部門計劃生育檔案信息的共享，提升計生檔案信息的利用率。③在計劃生育檔案管理數字化建設的過程中，不斷創建規范化的檔案信息管理系統，創新檔案信息管理方式等，也非常有利于檔案數據虛擬化的實現。簡而言之，現代計算機設備和互聯網技術的應用，極大地推動計劃生育檔案管理事業的發展[5]。
3.4加強情報監控
加強計劃生育檔案的情報監控對于完善各類計劃生育檔案信息，進行科學的檔案信息管理意義巨大。在計劃生育檔案數字化管理過程中，不斷應用新的信息模式，建立新型數據庫，能夠逐步增強計生檔案信息管理的標準性、適用性和安全性。在進行計劃生育檔案管理時，特別是在信息情報管理過程中，不斷進行網絡咨詢和實時瀏覽，能夠有效控制和迅速更新計劃生育檔案信息。在具體的計劃生育檔案數字化管理工作中，檔案管理工作人員必須具有較強的職業道德意識，充分借助現代互聯網技術、計算機信息技術等方法，對計生檔案分類、歸整，并最終實現計劃生育檔案信息的共享，提升計劃育檔案的利用率，確保計劃生育檔案管理的實用性、嚴謹性和真實性。也就是說計算機技術的應用和互聯網的普及極大地方便了計劃生育檔案管理的信息搜集、信息整合以及信息存儲，提高了檔案管理人員的資料管理效率，促進了我國計生檔案管理事業的進一步發展[6]。
4結語
綜上所述，對計劃生育檔案管理進行創新發展和數字化建設不但有利于進一步促進我國計生檔案管理工作的革新，還能促進計生工作的規范有序開展。所以以各級政府必須大力支持和全力配合計生部門檔案管理機構進行檔案管理創新和數字化建設。雖然當前我國計劃生育檔案管理數字化建設過程中還存在一些不足之處，但只要計生檔案管理工作人員積極學習檔案管理業務知識和現代信息技術，并配合其它一些針對性的措施，這些問題都是可以有效解決的，并且能有效實現計劃生育檔案信息資源共享。
參考文獻
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現階段隨著我國教育改革進一步深化，對高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校學籍檔案數字化管理建設面臨很大的挑戰。高校招生人數增加，學籍檔案數量也大幅增加，為檔案管理工作帶來很大的麻煩，因此加強學籍檔案數字化管理建設顯得比較重要。本文主要就高校學籍檔案數字化管理建設的重要性及主要特征進行分析，并就高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略進行探究。
關鍵詞：
高校；學籍檔案；數字化管理建設
高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。
1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征
1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析
對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。
1.2高校學籍檔案主要特征分析
高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等［2］，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。
2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究
2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析
從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等［3］。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。
2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究
第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現［5］。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。
3.結語
總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。
作者：戴雷雷 單位：應天職業技術學院
參考文獻：
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一、高校檔案數字化建設過程中存在的問題
1.高校檔案數字化建設資金投入不足
在我國很多高校里面，校級領導注重學校的科研工作以及教學任務，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在科研工作以及教學任務上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少。這就嚴重影響了高校檔案數字化的建設進程。
2.高校檔案數字化的建設缺乏依據的標準和規范
高校檔案數字化建設，需要有明確的標準和規范，這也是高校檔案數字化建設的一個基礎條件。目前高校數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等還沒有形成規范。應參考國內已有的檔案數字化技術標準，來規范高校檔案數字化工作。高校檔案數字化應用軟件開發方式上，應依照國家標準并結合高校的實際，統一規劃，創新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發，形成符合高校檔案數字化發展趨勢的管理軟件。
3.高校檔案數字化建設工作人員技術水平不高
高校檔案數字化建設，需要有一定檔案業務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現在大多數高校檔案管理工作人員的分析與調查發現，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數字化建設的開展。
二、高校檔案數字化建設問題解決對策
1.加大對高校檔案數字化建設的資金投入
高校檔案數字化工作是高等院校事業發展的重要組成部分，高校領導應該充分認識到檔案是一種具有特殊價值的信息資源。作為信息資源的重要組成部分，高校檔案信息資源對經濟社會發展和教育事業具有重要的、不可替代的作用。高校領導層應予高度重視，加大人力、財力的投入，滿足檔案數字化建設所需經費，給予檔案數字化建設提供充足的資金保障，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數字化建設的開展。
2.建立健全高校檔案數字化建設的標準和規范
建立健全高校檔案數字化建設標準和規范，對于高校檔案數字化的建設有著非常重要的推動作用，高校檔案數字化標準是進行檔案數字化建設的重要基礎和必要條件，進行高校檔案數字化建設，沒有標準化，檔案數字化就難以實現。高校檔案數字化管理部門應根據國際、國內和行業的標準規范，結合高校自身的發展需要制定共同遵守的檔案數字化管理制度和業務標準，讓檔案信息從采集、存儲、傳輸等全過程都有章可循，為規范檔案數字化管理奠定基礎，使高校檔案數字化工作有共同的衡量標準、協作依據，為建設高校檔案信息網絡做好準備，真正走檔案信息資源共享之路。
3.做好高校檔案數據庫建設
高校檔案數據庫建設是發展高校檔案網絡的基礎，也是發展新型數據庫的必要條件。網絡環境下，“資源共享，共同發展”是大趨勢，做好高校檔案數字化檔案信息庫建設，把網絡技術和數據庫技術緊密地結合起來，引領高校檔案數字化向信息資源網絡化的方向發展。高校檔案在推進高校館（室）藏檔案數字化的進程中，要建立高校檔案目錄中心，豐富高校檔案數據資源儲備，提供高校檔案數字化后臺數據庫支持，實現高校館（室）藏檔案信息的傳輸網絡化和利用在線化。高校檔案信息只有在傳遞使用的過程中才能體現出自身的重要價值，高校檔案信息存在于網絡數據庫時，網絡系統就成為高校檔案信息最主要的傳輸平臺，為高校檔案信息的快捷傳遞提供了重要條件?，F代信息技術的使用，使高校檔案信息能夠以數字化的形式存儲、傳遞和被使用。提高對高校檔案數字化信息的有效管理和使用，需要建立高質量的高校檔案數據庫來存放。高校檔案管理部門要加大高校檔案數字化與現代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數據的真實性、完整性，真正實現高校檔案數字化管理，發揮高校檔案數字化信息資源的重要價值。
4.提高高校檔案數字化管理工作人員的技術水平
高校檔案進行管理的重要組成部分就是進行檔案管理的工作人員，所以，高校要想做好檔案數字化建設工作，就必須要提升檔案管理工作人員自身的技術水平。通過集中的方式進行培訓，還可以通過網絡的方式進行培訓。如高校在培訓每位工作人員時，要求其在輸入檔案內容的過程中，掃描以及錄入等工作的錯誤率不能超過1%。此外，還需要安排核查人員，按照30%的比例進行抽檢，督促工作人員更好的完成高校檔案數字化工作。高校檔案數字化過程中，還可以臨時招聘一些能夠熟練掌握計算機基本操作、了解檔案管理基礎知識的人才，進行檔案數字化工作。
5.加強高校檔案數字化建設中的檔案安全工作
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【關鍵詞】檔案管理；數字化；落實；方法
檔案管理數字化是一種必然趨勢，是時代的進步和創新，計算機網絡數據庫技術對于檔案管理來講是十分重要的，也具有劃時代的現實意義，給檔案管理創造了許多的方便，檔案管理的數字化同時給人們的生活帶來許多的方便，方便人們查閱信息，檔案管理數字化能夠使檔案管理有序化，能夠使檔案管理工作更加有意義。
一、檔案管理數字化的概念及優點
（1）檔案管理數字化的概念。檔案管理數字化是建立在現代科學技術及數字信息技術發展普及的基礎上，運用現代科技及數字信息技術，將檔案信息資源進行高度且有序的綜合整理，并且以現代的網絡系統為技術設施的分布式、超大規模的數字信息的系統管理。（2）檔案管理數字化的優點。第一，檔案管理數字化能夠大大縮短信息的加工時間，從而進一步提高檔案信息時效性。手工的檔案管理的步驟較為復雜，同時從信息的收集到最后生成信息報告需要很復雜的過程，如果信息過時還會嚴重影響檔案信息的利用價值。第二，檔案管理數字化能夠節省檔案信息的儲存空間，從而使檔案的儲存變得更加完整。利用現代科學技術，能夠將那些紙質的檔案以數字化的形式儲存在計算機的內部，避免了大量紙質的檔案資料的堆積，減少浪費，而且紙質檔案的材料容易殘缺或破損，特別是在長時間的存放和翻閱后，這種情況就不會在檔案管理數字化之后出現。第三，檔案管理數字化大大的提高了檔案信息的利用率，它能使檔案信息完美地與最新的科學技術接軌，充分地利用了網絡和計算機的功能，同時也將它們的功能發揮的淋漓盡致，將檔案信息的成果通過現代網絡系統發送給各級部門，拓寬了服務的范圍，從而大大提高了檔案信息的利用率。第四，檔案管理數字化大大地縮短了檔案信息的檢索時間，手工檔案信息的檢索，需先檢索目錄，然后進行查找，需要浪費很多的時間和人力，而且如果在信息不明確時，則需要更多的查找時間。但是在數字化的管理中，你只需輸入關鍵詞就可以查找到你需要的檔案信息資料，從而大大的縮短了查找時間。
二、管理檔案數字化的方法
（1）要想確保檔案的原件安全以及提高檔案信息的利用
率，檔案管理數字化是必須要做的基礎性的工作。在進行檔案數字化的管理時一定要把握好下面的幾個原則：第一，方便利用的原則。數字化管理的主要目的就是保護原件和方便利用。第二，克隆復制的原則。在檔案數字化的管理當中，一定要有效的保證檔案信息資料的完整性，還要對縮微、數字化、鑒定整理和仿真復制等的工作進行合理的安排和統籌規劃，盡可能的不要拆卷掃描，不能多次拆裝或重復的掃描。在這個過程中，不能因為信息的重要程度和敏感程度等因素而對檔案信息進行刪減，以免造成檔案的不完整，而給檔案的提供利用和管理帶來麻煩。還應該注意要維護檔案的原貌，減少對檔案原件可能會造成的損害。第三，排序的原則。在檔案數字化的管理中，要優先建立起文件的目錄數據庫，這是開展數字化工作的基礎，一定要注重目錄數據庫的建設，重質量。要對檔案信息資料進行準確的不能存在任何失誤的整理、分類、著錄、編頁，建立一個高質量的文件目錄和案卷目錄，打下堅實的基礎，在源頭上杜絕數字化管理的差錯。因為檔案數據的對錯、詳略決定著檔案數字化管理的成敗。（2）檔案管理的數字化是一項系統的細致的工程，它需要多方籌措并且需要長期的開展。第一，建立重要的檔案數據庫，保證重要數據安全。檔案數字化的管理核心就是建立企業的檔案的數據庫系統。首先要建立一個收藏檔案信息的目錄數據庫，它是根據企業的基本情況，通過著錄標引，將企業內收藏的各類的檔案的基本情況都錄入計算機，建立一個基本的數據庫，從而就能通過檢索來提高檔案原件的利用率；然后建立一個基層的報表數據庫，在企業的檔案數字化管理中，建立一個基層報表以及狀態數據庫，然后將各部門反饋的信息和需要報送的數據，通過計算機網絡直接填入到建立的數據庫中，再根據企業的具體要求進行一些調整，還要根據上級的使用情況和要求，及時、迅速、準確的填好基層報表。第二，提高檔案意識，統一思想，要想加快檔案數字化的建設，必須要強化檔案意識。檔案管理部門一定要定期的組織召開會議，宣傳、貫徹檔案管理意識的重要性，提高企業內部員工的檔案意識，還要努力建立一個檔案信息收集、報送和管理的高效機制，同時各部門應該密切的配合，一起搞好檔案的管理工作，有效的發揮出檔案的作用。第三，在當下這個時代必須要將檔案工作實現技術化，也就是數字化。檔案資源的數字化，一是要對現存的檔案資料進行數字化的開發，利用數字備份來加強對檔案資料原件的保存，因為檔案原件的某些物理特性，比如珍品、文物、大型物品等，使人們很難直接的查閱到這些資料，但是當將這些檔案資料進行數字化的處理之后，人們就能很簡單的查閱了。二是要在檔案資料進行檔案數字化轉換時，還要注重當前形成了的電子文檔的收集。第四，提高檔案管理工作人員的業務素質，檔案管理人員可以通過學習和時間來掌握系統的文化素質、專業理論知識以及業務能力、技能素質和應用現代化的新技術等。隨著數字信息技術的日新月益，要求檔案管理者不僅僅要有檔案業務的的專業知識、多媒體知識和相關的學科知識，還要掌握熟練地網絡信息技術和計算機操作技術。不僅要提高他們的素質，還要加強檔案管理者的隊伍建設，并且將其納入考核激勵的機制，逐漸的建立完善有效地激勵機制，從而促進檔案管理工作的發展。第五，在我們實現檔案管理數字化的過程中，一定要掌握好全面化、同步化、書面化、和專業化等環節，因為數字化的檔案管理，給我們的工作帶來便利的時候，同樣存在著一些困難和問題，稍微處理不好，檔案信息就可能遭受損失。檔案的管理工作是從文件的形成、文件的收集、文件的整理、文件審核再到回歸檔案，移交，整個的環節都需要各個部門的密切合作；檔案數字化管理是多方面的，不能只注重傳統資料本身，還要延伸到與其相關的部分，對其進行數字化的處理；還可以設立專職檔案管理員，這種專業化的分工，對檔案管理員進一步的掌握專業知識非常有利，從而使檔案資料的組卷更加合理；還可以實行“雙保險”，即保存紙質檔案資料，也保存數字檔案資料。第六，保證重點檔案的數字化工作，醫院可能由于剛開始致力于檔案管理數字化的工作中，檔案全面的數字化管理不能在短時間內實現，所以可以先保證重點檔案的數字化工作。要保證重點，突出特色，所以我們要對那些使用的頻率比較高、重要的檔案進行完整且優先的數字化管理，尤其是那些對企業長遠發展有著重要指導意義和作用的檔案，更要特別關注它的數字化的方式，來進一步提高這些檔案的利用率。
檔案管理工作對于社會和人們來講都是非常重要的，人們生活中的某些信息都能夠進入檔案管理工作的范圍，如果檔案管理工作做的好，能夠給人們的生活帶來很大的便利，檔案管理數字化是一種社會發展的必然趨勢，能夠使檔案管理的工作更加便捷，檔案管理工作人員也應該全面投入到檔案管理的創新和改革中來，檔案管理數字化水平也是衡量檔案管理工作重要性的標志，計算機網絡數字化成為檔案管理工作的重中之重。
參 考 文 獻
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關鍵詞：電子信息技術 檔案管理 應用
中圖分類號：TN91-4 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416(2012)08-0088-01
伴隨著社會化大生產時代的到來，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內容的內容日趨復雜化；社會化的生產也使得傳統的勞動密集型逐步向知識密集型方向轉化，為檔案管理實現自動化和程序化提出了現實需要和必要挑戰。電子信息技術可以在檔案管理過程中發揮其智能化、迅速化、科技化的優勢，使檔案管理節省大量的人力、物力和財力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲、利用、分享等方面都發生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。
1、信息技術背景下檔案管理工作的特點
第一，信息技術集成有效促進檔案管理載體發生重大變化。與傳統的檔案管理載體不同，信息技術更多的是將檔案內容轉換成信息化數字內容通過計算機技術和網絡技術、借助相關軟件作為載體予以保存，實現了檔案管理儲存的數據化、虛擬化和數字化。傳統的檔案管理往往是以實物保存為主要的載體形式，受保存空間和時間影響較大，檔案儲存內容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術集成條件下的檔案管理載體有效實現了計算機的全程操控，有效實現了檔案數據處理與交換的效能，有效避免了受傳統檔案管理時間和空間約束的限制。信息技術時代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標形式取代了紙質檔案的設計、存儲，在檔案管理載體上使一次革命化。
第二，信息技術條件下使檔案管理分類發生了根本性變化。在傳統模式下的檔案管理關于文書檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統的分類方式發生了根本性變化，逐步演變成根據信息技術管理模塊功能和具體流程為依據形成的分類標準。信息技術條件下的檔案管理分類主要依托計算機信息和網絡技術，根據事先設定好的人為指令自動、隨時的進行設立和調整。各單位可以根據自己實際情況設定檔案管理的相關分類，例如，對企業生產、經營、財務、管理、人事、組織等方面的詳細狀況進行更加具有針對性、規范性的分類管理。
2、電子信息技術條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析
首先，要從思想觀念上充分認識到信息技術的重要性，認識到信息技術在檔案管理實際工作的重要意義。
檔案管理的信息化是信息時代背景下信息技術具體應用的一個重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質和社會性質逐步被弱化，但被利用的范圍和對象卻在逐步擴大。面對檔案管理新形勢下呈現出來的新特點，必須要高度重視信息技術在解決檔案管理中出現這些挑戰和現實的重要性，高度重視信息技術在解決當今檔案管理中各種問題的可能性和有效性。
其次，根據信息技術應用特點對檔案管理工作做好統籌規劃，使之有的放矢。
檔案管理的信息化，使檔案管理的內容逐步豐富，是傳統檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項系統性、復雜性的工程。做好信息技術在檔案管理中的應用，就必須要對本單位的檔案狀況進行系統規劃、統籌安排。例如，要對單位檔案的館藏狀況進行系統化的摸底排查，對原有檔案的載體、類型、實物、形態、狀態、數量等基本信息要做到真實、準確的摸底；根據對原有檔案資料的實際情況再選擇合適的信息技術手段，包括掃描儀、相機、攝影機等信息設備的應用。由于檔案信息化過程中一個主要的特點是數字化，但是要實現原有檔案資料的全部數字化是一個漫長的過程，應從保證原有檔案真實性基礎上再去按照“突出重點、照顧特殊、分步推進：的原則對原有檔案的重點項目和利用頻次高的項目首先進行數字化；對于特殊性的檔案資料要區別對待。
再次，信息技術條件下要加快、穩步實現檔案管理的數字化管理和應用。
檔案管理數字化管理是信息技術在檔案管理應用中的必然體現。面對檔案浩如煙海的資源和內容，逐步實現數字化管理是十分必要的。根據檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實現檔案管理的數字化。實現檔案管理的數字化可以極大提高檔案高價值、高利用率的特征，更便捷的服務于生產和生活。檔案實現數字化的過程中要針對性的做好相關參數的優化設置工作。例如，因為在對一些紙質檔案進行掃描過程中其掃描參數的設定會對圖像產生巨大的影響，參數不同，成像的質量也就不同、效果區別很大。
3、信息技術在檔案管理工作應用過程中的現實挑戰
信息技術背景下，對檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術應用的公開性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術條件下檔案管理工作是一項既涉及到信息技術應用、維護、管理等技術層面，又涉及到檔案管理的專業層面，對檔案管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求。信息技術條件下，檔案工作人員除了繼續做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對檔案工作的需求狀況，擴大檔案服務面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關檔案管理的日常工作的同時，還要加強研究如何建立起高效、科學、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務于實際工作。這的確給信息技術條件下的檔案工作者提出了新挑戰。
參考文獻
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篇7
1.1提高體育數字化管理的意識
最近幾年，在我國體育事業快速發展的過程中，體育檔案管理已經獲得了廣泛的關注，人們在發展體育事業的同時，逐漸重視體育檔案管理工作。實施體育檔案管理工作，其重點就是將體育比賽中的各種重要信息記錄下來。將重要信息記錄下來，有助于運動員在訓練過程中具有針對性，能夠不斷提高自身的綜合素質能力，進而獲取良好的成績。但是，從當前體育檔案管理工作的實際狀況來看，其中仍然存在不少的不足之處，影響著體育檔案管理工作的發展。同時，體育檔案管理的工作人員在實施工作的過程中沒有充分認識到該項工作的重要性，造成體育檔案管理工作一直處于停滯不前的狀態，使得體育檔案管理秩序較為混亂，數字化技術不能充分的在體育檔案管理工作中發揮其應有的作用。數字化技術之所以在體育檔案管理中應用的不夠充分，其中傳統的檔案管理模式起著一定的制約作用。傳統的體育檔案管理并不能適應現代社會對體育檔案的需求，造成體育檔案管理工作無法獲得足夠的保詹宇婁底市體育中心湖南婁底417000證。因此，在此情況下，提高數字化管理的意識，重視數字化體育檔案管理中存在的問題，建立相應的檔案管理體系，將數字化技術應用到檔案管理工作中，有助于提高檔案管理人員的綜合素質，使其具備相應的操作技能，促進數字化體育檔案管理的發展，提高體育事業的綜合競爭力。
1.2現代化技術應用于體育檔案管理中
現如今，我國已經進入了網絡信息化時代。網絡信息化時展中，與電子信息化相互結合，并將其應用到體育檔案管理工作中，屬于體育檔案管理工作的重要手段。在我國體育事業不斷發展的過程中，體育事業包含著大量的重要信息，這些信息對體育的發展具有重要的影響作用。相較于傳統的檔案管理模式，現代化技術管理已經成為體育檔案管理的一種必經模式。數字化技術能夠準確全面的記錄體育賽程與運動員的訓練進程，同時，利用數字化技術能夠更方便快捷的記錄相關信息，利用計算機，可以不受時間與空間限制提取相關的體育檔案信息。這就在一定程度上提高了體育檔案管理信息的利用率。
1.3形成特色的數字化體育檔案庫
檔案信息管理的目的就是為了更好的為用戶提供檔案信息資源服務。在利用數字化技術手段對體育檔案進行管理的過程中，在集成相關數字化體育檔案信息資源的同時，還應當建立與數字化體育檔案信息資源相關鏈接或者檢索平臺。建立該種平臺的目的就是幫助用戶能夠更好的檢索、獲取和利用相關信息。依據當前體育機構所提供的服務，利用數字化體育檔案管理能夠對檔案信息進行分類、揭示、開發以及集成。根據該機構建立的實際情況，自行建立與之相匹配的數據庫、或者是體育檔案特色服務平臺。自鏈接通常指的是體育檔案機構在集成與揭示體育檔案信息資源的過程中，能夠通過整合與集成的方式在機構網站上進行公布。這樣一種服務方式主要依據當前體育檔案管理機構所收集的信息來建立。通過對各種資源的進行詳細的分類、著錄以及解釋說明，通過連接的方式在檔案信息主網站提供給用戶。這樣一種專業化的技術手段，利用特色化的服務，將體育檔案管理工作區分為揭示服務與信息集成服務。這樣對深度開發與利用檔案信息資源具有重要的幫助，能夠為用戶提供有效的體育檔案管理信息，方便期間所、獲取信息。
2.結語
篇8
數字化城市管理系貫徹落實科學發展觀的集中體現。為了更好地推動中國社會的可持續發展，相關部門理應采取切實可行的措施以達到強化政府的社會管理及公共服務職能的目的。而數字化城市管理便是一種借助高科技信息管理系統，積極處理對社會公共利益及人民群眾利益有直接影響的城市公共問題，以促進城市管理水平及管理體制革新的管理方式，它的出現符合中國社會的發展需求。近年來，鑒于中國城市化水平的持續升高，城市管理問題也接二連三的涌現。由于城市管理問題的不斷升級，傳統的城市管理方式已然無法適用中國社會的發展，社會呼吁城市管理進行技術創新。數字化城市管理可借助多項數字技術的使用完成對管理目標空間上及時間上的精準定位，縮減巡查及處置人員，節約管理成本，促進管理效率的提升，最終推動節約型城市的發展。由此可知，數字化城市管理的推行對于城市管理方法、技術的創新及中國社會的可持續發展而言都是特別重要的。
二、當下數字化城市管理存在的不足
1.公共機構職能重疊，辦事效率特別低。就我國數字化城市公共機構而言，它們所具有的職能重疊及辦事效率低下的現象是特別嚴重的。之所以出現這一現象最主要的原因有如下幾個方面：其一，各公共機構職能劃分不明確；其二，機構改革不徹底；其三，上級機構管理不科學；其四，基礎機構認識不正確；其五，內部諸多因素的制約等。
2.發展不均衡，資金短缺，高科技人才匱乏。事實上，我國城市管理機構的信息化水平還是比較高的，然而基層機構的信息化水平卻特別低，同時各機構間還存在發展極不均衡的情況。大多數機構沒有，抑或僅有特別有限的可利用專項資金。熟悉信息化建設的人都知道：信息化建設除了開展項目時需進行一次性投入外，還應進行系統的日常管理及維護、設備的更新等，這些均需要資金，所以政府的投入及支持對于數字化城市管理的發展是特別重要的。此外，我國高科技人才匱乏這一現狀也給數字化城市管理的可持續發展帶來了許多阻礙。
3.數字資源未進行統一的規劃，未實施相應的整合。城市數字化屬于一個特別龐大的系統，其信息量特別大，同時其信息也來自許多部門，因此其信息整合的任務便特別繁重，當然所牽涉的范圍也特別廣，比方說軟件、人才及服務等等?，F實生活中，與城市管理有關的機構在實際管理時均存在以自我為中心展開信息化建設的現象，尤其是市政、交通及公安等機構，創建了諸多面向行業主管機構的縱向信息項目，此類信息化項目均由機構自主決策，各機構間缺乏必要的協調，最終便導致了各信息系統相對獨立，缺少應有的共享機構及信息交換平臺的局面出現。
4.公共機構服務管理意識低下。眾所周知，公眾需求系數字化城市管理的核心。然而我國在進行數字化城市管理的過程中卻出現了公共機構服務管理意識低下的情況，就算是基礎的數字化對外服務組織，其員工的服務管理意識也亟待提高。之所以出現這樣的情況主要是由于傳統政府機構受強化管理、弱化服務意識影響特別深的原因造成的。
三、促進數字化城市管理效率提升的措施
1.科學規劃，創建完備的數字化城市管理體系。數字化城市管理所牽涉的內容特別多，它不但涉及到了信息技術的運用、各政府機構，同時還涉及了人員及職能的整合。完備的體系是數字化城市管理得以順利開展的可靠前提及有力保障，而先進的技術則是數字化城市管理得以正常進行的手段。為了更好地推動數字化城市管理的有序開展，政府理應統一牽頭，創建完備的數字化城市管理體系，如此我國的數字化城市管理才能得到更好的發展。此外，鑒于搞好數字規劃系數字化城市創建的基本原則之一，同時其也屬于進行現代城市規劃必須要做的事情，因此城市管理者理應展開統一規劃，解決管理及標準等方面必須解決的問題，以推動中國數字化城市管理的可持續發展。
2.優化城市公共機構職能，促進其工作效率的提升。為了促進數字化城市管理的發展，城市各公共機構不但應改掉機構繁多、人員冗雜及辦事效率低下的不足，同時還應優化機構自身職能的劃分，以提高自身工作效率。相關部門理應以數字化城市政府機構為著眼點，優化城市政府機構的性質及職能，促進機構管理層次扁平化，優化對外服務窗口，促進機構人員工作主動性及積極性的提升，最終實現提高其工作效率的目的。
3.強化城市公共機構服務管理意識，促進其服務管理水平的提升。群眾滿意系數字化公共機構服務管理理念的重心，數字化公共服務機構的工作均應圍繞群眾滿意度展開。鑒于群眾對于公共服務機構提出的審美、服務及產品等諸多需求，所以，數字化城市公共機構理應于強化服務管理意識及提高服務管理質量的前提下，做好群眾服務管理，明確關鍵服務管理策略，并借助各方面的創新提高群眾對自身服務的滿意度，最終促進自身服務管理水平的提升。
4.強化城市管理團隊信息素質建設，為社會培養更多的信息化人才。數字城市并非僅牽涉技術及工程，它屬于一個兼容性特別強的概念，主要涉及如下領域：其一，技術；其二，管理；其三，人文；其四，經濟。數字城市建設并非高新技術產品和信息基礎設備的簡單堆砌，它更重視體制的改革及機制的改革，以對現行政府組織機構、運行方式及行政流程展開重組及再造，讓它在信息技術的引領下，進行更好地運轉，所以管理團隊的信息素質建設所具有的作用是特別巨大的。為了更好地實現數字化城市管理，城市管理者還應跳出傳統思維的限制，以現行信息化要求為依據組織及協調管理。此外，信息技術人員還應給予業務工作應有的重視，并借助信息技術的使用進行數字城市化管理。
四、結語
篇9
關鍵詞：信息化；檔案管理；策略
檔案管理是企事業單位、行政機關正常事務運轉中的重要組成部分，伴隨著信息時代的來臨，網絡技術被廣泛應用，檔案數字化建設也逐漸提上日程。文化局主要負責文化事業、文化產業的籌劃和實施，提高其檔案管理水平，對于公共文化服務體系建設、文化產業規劃發展和文化市場有序規范都具有積極的意義。尤其是信息時代背景下，如何利用計算機技術和網絡技術來更新檔案管理模式和理念，與時俱進，是各單位檔案工作需要重點關注的課題。
1 檔案管理工作中存在的問題及原因分析
1.1 單位對檔案管理工作的重視程度不夠
為了提高企事業單位、行政機關對于檔案管理的重視程度，國家通過頒布一系列的法律法規來實現，比如《檔案法》、《檔案管理辦法》等。但是很多單位對于國家法律法規的解讀較為片面，沒有切實認識到檔案管理的重要性，縱觀各單位管理現狀，檔案管理方面還沒有一個行之有效的系統方案。大多數還是傳統的文書檔案管理模式，必要的人力、物力和財力都沒有投入，最為基礎的原因還是對于檔案管理的認識不夠，管理意識極為薄弱。比如在文化系統部分單位的管理日程中，因為檔案管理并不能直接產生經濟效益，所以檔案管理大多只是日常工作及文化活動相關資料的整合，純粹是為了防止丟失而束之高閣，必要時才會查考備用。這樣的檔案管理理念很顯然是落后的，喪失了檔案的主動服務性能，無法真正體現出對單位的貢獻程度。
1.2 檔案管理人員的專業素質有待提高，職責分工亦不明確
目前來看，很多單位的檔案管理人員多為兼職，且很多不具備檔案專業知識和必要的管理技能，對于檔案管理工作的重要性、規范性認識不夠也導致了員工的專業素養缺失。在實際管理工作中，檔案管理人員不止要具有較好的檔案管理技能，還應該具有相關工作的知識背景，然而現狀是目前很多單位都沒有做到這一點。還有一個問題就是檔案管理人員的調動較為頻繁，很多情況下工作人員分工不明確，每個人的崗位工作很多而且較為重復，這很顯然不利于檔案管理工作的開展。
1.3 檔案管理設備落后，信息化水平不高
信息化時代對于檔案管理工作提出了新的要求，最為重要的就是關于檔案管理局域網和數據庫的建立，這需要一定的計算機水平和硬件設備來支持。而目前很多單位的檔案管理仍舊以手工為主，對于檔案的數字化建設還沒有一個明確的規劃。而檔案實體及信息的安全意識也有待提高。
1.4 信息化檔案管理基礎薄弱
良好的高科技設備是做好信息化管理的基礎，雖然目前傳統的手工管理模式正逐漸被取代，網絡技術和計算機技術的電子化管理模式逐步應用，很多單位的檔案室也配備了硬件設施，但是應該認識到信息化檔案管理是一個復雜的系統工程，簡簡單單的幾臺硬件設備并不能完全解決問題，軟件設施的缺乏同樣導致了信息化檔案管理的薄弱。領導重視程度不夠和資金投入不足也是造成這一現象的主要原因，大多數的信息化檔案管理多是口頭說說，流于形式。
2 信息化環境下檔案管理策略
傳統的檔案管理模式已經無法適應飛速發展的信息化時代，如何利用計算機技術來進行檔案數字化建設，成為普遍關注的課題。筆者結合多年工作實踐經驗，認為檔案管理信息化建設應該主要從人力、物力和財力等方面來加強，特提出以下幾點策略。
2.1 培養專業的檔案管理信息化人才，分工明確
專業的人才隊伍是做好檔案管理信息化建設工作的基礎，各單位應該結合自身實際，在人才培養和選擇的時候，兼顧檔案管理的工作能力。比如機關檔案管理就應該在領導加強重視的前提下，多進行計算機信息技術和相關機關管理事務的培訓。主要領導要多為檔案管理工作創造條件，配備專業人才，對于傳統檔案管理的員工要加強信息技術的培訓，做好專業技能的培養工作。還有就是要明確分工，盡可能做到專人專崗、職責清晰、調度合理，領導也要以身作則，提高檔案管理重要性的認識。
2.2 加大資金投入
要想做好檔案管理信息化建設，在硬件和軟件設施上面的投入是必要的，比如建立檔案管理系統，配備計算機、打印機、掃描儀、數字設備和存儲設備等，要根據數字設備的更新換代來決定資金投入程度，切不可一成不變。
2.3 數字化檔案網絡建設
要結合單位的實際情況，進行數字化檔案網絡的建設。首先建立局域網用于平常事務處理，然后建立有效的檔案信息數據庫，通過將紙質的文字、圖片和表格等變成數字資源，進行室藏存儲?？梢詸C關檔案室為中心，在每一個科室或部門設立終端，通過遠程監控和信息管理，對于每一個部門中需要及時歸檔的信息進行查看和檢閱，適時辦理集中歸檔。
2.4 確保檔案信息安全
信息化時代網絡呈現開放格局，在進行檔案數字化建設的時候一定要做好網絡安全防范體系的構建，做好局域網和數據庫的安全管理，杜絕非法操作，對于重要的室藏檔案信息加以權限，非檔案管理工作人員不能登錄系統，要對檔案管理信息系統進行定期的升級和維護，確保室藏檔案信息安全。
3 結論
信息化時代的來臨對于企事業單位和行政機關的檔案管理提出了新的要求，傳統的手工管理模式已經不能適應日益發展的數字化大環境，在具體的檔案管理信息化建設中，應該從基礎做起，培養專業人才，保證充足的資金投入，將傳統管理和現代管理相結合，構建信息化時代背景下的新型檔案管理網絡。
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篇10
關鍵詞：醫院 檔案信息化 管理
檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，使醫院檔案信息化管理進入了現代化管理的先進行列，傳統的醫院檔案管理方式已無法適應醫療改革的整體需要。為了充分發揮檔案管理在醫院社會化服務中的巨大作用，醫院應積極探索將檔案信息化管理技術與方法有機結合，提高醫院檔案的信息化管理水平。
1.檔案信息化管理的基本內容
檔案信息化管理是指在檔案管理過程中，將檔案資料通過加工處理，應用數字化原理和計算機網絡，對檔案資源進行科學合理的配置、開發和利用，以實現檔案信息資源的社會共享。醫院檔案的信息化應包括以下幾方面：
1.1檔案資源信息化。檔案資源信息化是指將檔案資源經過信息加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序開發，進而實現檔案資源的社會共享。
1.2管理流程規范化。為保證文檔的一致性，要求醫院的辦公自動化系統與檔案管理系統兼容匹配，以便通過專用軟件實現檔案分類、編目和排序，為此首先需要規范管理流程，確定崗位員工的工作標準，以減少人為調控和干預。
1.3檔案檢索分級化。檔案檢索分級化指在施行檔案信息檢索制度的前提下，通過醫院網站和因特網可準確檢索到所需要的影像資料、存檔文件、原始記錄、醫療文獻等。
2.醫院實現檔案信息化管理的必要條件及重要性
2.1實現檔案信息化的必要條件
隨著計算機技術的不斷發展與廣泛應用，醫院的檔案管理已經步入數字化的信息管理軌道。檔案的數字化包括檔案目錄數字化、檔案原文數字化以及數字化目錄與文件的接收。
2.2醫院實現檔案信息化管理的重要性
信息時代，隨著醫院檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷出新，對醫院檔案數據庫建設提出了新的更高的要求。醫院檔案包括人事檔案、管理制度、醫療文件、各類報表、影像資料、設備檔案等等，醫院檔案數據庫建設應堅持以用為先的優選原則和目錄與全文數據庫建設同步的原則，即做到常用先上，重要先上；把醫院檔案目錄與全文數字化同步建設，這樣做一方面可以滿足一般檢索的需要，另一方面可以滿足對信息內容查詢的需要，有利于文檔一體化管理，有利于在網絡中實現資源共享，更好地發揮電子檔案的作用，實現檔案數字化加工與利用同步。
2.2.1醫院檔案信息化是檔案服務社會化的必然要求。在信息化時代，強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的。增加檔案人員計算機技能管理內容十分必要。檔案管理中應用計算機技術時，要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。
2.2.2醫院檔案信息化是提升檔案管理水平的需要
醫院檔案信息化是檔案工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。通過檔案數字化接收電子文件，使傳統介質檔案數字化，從而使數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現有序化、標準化和規范化，避免各自為政，互不兼容，以提高工作效率，實現管理的現代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。
2.2.3確保醫療事業可持續發展的需要
傳統的檔案管理處于一種封閉的環境下,收集的也只是上級發來的紅頭文件、科研課題等等,沒有對信息進行深層次的開發和加工,致使應變能力不強,競爭力不高。而檔案信息化面對的是遠程的看不見的,是背靠背的服務,服務方式是公開的透明的全方位的,服務質量要經得起網上的檢驗。這就要求我們要更新服務理念,拓寬服務領域,提升服務質量，使檔案信息資源得到更加充分的開發利用，同時可以延長檔案壽命。
3.醫院實現檔案信息化管理應做的工作和需解決的問題
醫院實現檔案的信息化管理有很多優勢，是一項比較繁雜的系統工程。但工作量較大，如需對現存檔案室的紙質檔案進行數據化處理，通過掃描縮微等手段，將其轉換成電子文件；還要利用文檔處理軟件按照標準要求對數據庫進行規范整理，以便于檢索利用。同時要對醫院職能科室和業務科室提供網上利用平臺，搞好遠程服務。還要采取數據備份，數據加密，設置防火墻等多種防護措施，確保檔案信息安全。同時要根據電子信息技術的不斷完善與進步，要對電子文件進行轉換升級，使其處于可用狀態，保證紙質檔案與電子文檔并存。醫院要想徹底實現檔案信息化管理，不但需要完成上述工作，還需要大量的資金投入。如需要投入的設備就有計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、縮微設備、打印機、復印機等，還需要進行信息的安全防護，這些都需要很大的經費投入。另外，這些電子產品更新換代速度快，生命周期短，其后續的維修、更換、升級等也必須要有大量的資金投入，同時還需要有滿足工作要求的既懂檔案管理、又會計算機操作、又通衛生管理的復合型人才的投入。因此，就要求我們必須正視問題所在，盡快完善醫院的基礎設施。目前大部分醫院的局域網建設還不完善，辦公自動化系統實施不利，無法形成醫院檔案專業體系，檔案信息化管理也由此受到制約。因此必須加強醫院的基礎設施建設，包括軟硬件方面的設施建設，重視人才的培養，加強檔案安全管理。引入科學實用的網絡安全應對策略，加強監控，以滿足檔案信息化建設的需要，保證醫院檔案信息化管理工作的順利開展。
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