數字化管理的特征范文

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（1）經濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。

（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。

（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。

（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾?；诖?，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。

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國土資源檔案信息作為我國重要的信息資源，采用傳統的人工管理方式顯然已經無法適應檔案資源管理的實際發展需求，因而實行國土資源檔案管理數字化已十分必要。開展數字化管理在國土資源檔案管理中的適用性分析，建立國土資源檔案管理的數字化發展目標，加強并完善其管理措施具有十分重要的作用。

一、數字化檔案管理的適用性分析

（一）數字化檔案管理能體現出國土資源多樣化的管理需求

伴隨著我國國土資源工作開展程度的逐漸深入，相應的檔案內容及數量也日益增多，其類型也逐漸趨向于多元化的發展趨勢。因而在進行國土資源檔案管理時，首先應當進行分類處理，這當中主要包含了綜合類、地籍信息、地表測繪等多種形式的書面文字檔案信息，同時還有許多以視頻、電子數據等形式存數的檔案信息資源。因此在國土資源檔案的管理當中應當依據我國國土資源檔案形式多樣化的特征，在其管理方式的選取上采用多樣性的管理方式。采用多媒體數字化的檔案數據處理形式，能夠將國土資源檔案轉變為各種各樣的類型樣式，進而對其進行分類處理并將其統一存儲于相應的數據庫中，從而充分體現出數字化檔案管理在國土資源多樣化管理當中的有效適用性。

（二）數字化管理對于國土資源的復雜性具有較強的適應性

在進行國土資源檔案的管理當中，由于其帶有一定程度的特殊性，因此種類較多繁雜，對于不同種類的檔案在進行管理時所采用的方法也具有一定的差異性。因而，在開展相應的管理工作時就必須要用到一些數字化的管理方式，有效地保證管理工作的有序性。采取數字化的管理方式并進一步加強對系統數據的整合、處理，從而有效達到對國土資源檔案管理的適用性。

（三）數字化檔案管理能體現出國土資源整體性特征

國土資源檔案內容是對其實際資源及信息的有效整合，包含了一定程度的整體性和綜合性，其中大量的資源內容都是具有一定的依存關系，因而必須要對其建立完整的數據信息庫，并實行集中化的統一處理方式。建立相應的數字化管理方式，通過對數據庫資源的不斷改進、完善，便能夠實現整體化的管理策略，對于出現的管理錯誤或漏洞問題也能夠更加及時的發現并采取相應的彌補措施，從而顯著提升了其對國土資源檔案管理的實用性。

二、加強國土資源檔案數字化管理的措施

數字化檔案管理的具體含義，即通過多媒體等信息技術手段，將傳統的紙質資料或是相應的錄音或視頻資料通過數據的轉換，使其成為統一整體的多媒體信息內容，并將其依據相應一致的數據格式儲存于數據庫當中。進而利用強大的數據庫資源對國土資源信息進行統一的處理和管理，從而高效的提高對國土資源信息的利用及處理能力。

（一）轉變觀念加強對數字化管理的認識

國土資源檔案管理人員只有充分認識到數字化管理的實際價值，才能夠真正的轉變檔案管理的理念。在此過程當中，相應的國土資源檔案部門應當加強對數字化管理推廣力度。檔案管理的內容牽涉到許多部門單位，在數字化管理的實施過程中應當加強同這些相關單位的合作，將他們所收集到的數據信息統一增添進國土資源檔案部門的數據庫當中。因而，這就需要相應的檔案管理人員轉變觀念，加強對數字化管理的認識，將其傳統的思維方式轉變為數字化、智能化的管理方式，從而使國土資源的檔案內容更加完善、詳盡。

（二）制定并實施相應的計劃

在開展國土資源檔案管理工作前，對于可能出現的管理難題要進行預見性分析。另外，數字化管理方式的轉變是一個系統性過程，必須要借助于各部門管理人員的通力合作，因而，在檔案管理工作開始前就要制定出詳盡的實施方案，并對其開展過程中所需要用到的資金、人才等要素做好充足的準備工作，最大程度地構建出一整套完備的數字化管理系統，從而使管理的數字化進程工作能夠有序開展。

（三）加強安全性建設

在其數字化管理的建設過程當中，最大的隱患問題即為數據的安全性。當前信息技術的快速發展，相應的病毒入侵形式和程度也在不斷的加重，因而在對其進行數字化管理的實施過程中，相應的管理者應當提高安全防范意識，加強防范措施，對數據庫系統定期進行病毒查殺。加強對檔案管理人員的安全醫師培訓，在資料錄入時必須要采取相應的密碼設置，制定并完善相應的安全防范制度，提升國土資源檔案管理的安全性。

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建筑工程數字化管理指的是利用數字表示建筑工程施工的相關內容，同時在施工的過程中進行數據的收集、處理與反饋，以此為依據進行建筑工程施工全過程管理，最終實現施工預定目標。與建筑工程信息化管理相比，建筑工程數字化管理的重點主要集中在信息的傳輸、處理與反饋等方面。例如，在工程管理的過程中，利用計算機網絡建立信息共享機制，促進信息傳輸效率的有效提高。簡單來講，建筑工程數字化管理就是將工程中的所有信息都實現量化，轉化為數字的表示方式，之后對數字進行傳輸、分析、反饋等。建筑工程數字化管理是信息化管理的前提與基礎，能夠實現建筑工程管理水平有效的提高。建筑工程施工數字化管理系統屬于完整的管理系統，能夠獨立完成施工過程主要目標的控制管理工作，同時實現了管理原理與方法之間的相互結合。因此，建筑工程施工數字化管理具有較高的可實現性，能夠有效促進施工過程管理水平的提高，是未來建筑工程管理的發展趨勢，具有非常廣闊的發展前景。

2建筑工程施工數字化管理的優勢

建筑工程施工數字化管理模式的應用促進了施工企業工程管理能力的有效提升，建筑工程施工數字化管理的優勢主要包括:(1)具有較強的科學性。在傳統的項目施工管理中，并不能夠實現管理原理與施工過程的相互結合，導致施工管理受到較多人為因素的影響。通過建筑工程施工數字化管理系統，能夠協調施工過程各個方面的因素，通過數據庫進行標準參數與實測參數之間的比較，為管理措施的制定奠定堅實的基礎。通過數字化管理能夠讓管理人員更加明確地掌握工程實際情況，提高決策的可靠性與針對性。同時，通過計算機進行數據處理，能夠節約大量的人力與物力。(2)具有較高的反饋敏感度。在建筑工程施工數字化管理中采用的是動態管理模式，對所收集到的各種數據進行實時處理，確保管理者的各種管理措施能夠更加快速、有效的得到實施。在施工過程控制中，通過細分的模塊完成控制工作，確保管理能夠更加細致、更加到位。(3)具有較高的管理效率。建筑工程施工數字化管理中實現了數據庫與數據平臺的建立，促進了計算機網絡系統優勢的充分發揮，實現了整個管理過程效率的信息化管理水平。通過數字化管理，能夠實現信息處理的標準化與數字化，進而實現管理效率的有效提高。(4)具有較強的管理目的性。建筑工程施工數字化管理系統更加注重對施工過程中關鍵目標的控制，通過較強的控制措施、流程對施工過程進行有效管理。例如在對工程造價進行管理的過程中，實現了工程造價的量化分解，同時能夠對工程造價進行實時的控制，通過這兩個方面的內容，確保管理者能夠全面掌控工程成本、產值及利潤等方面的數據信息。建筑工程施工數字化管理體系具有較強的管理目的性，能夠降低管理者對管理的干擾，促進管理者決策水平的有效提高，進而促進施工企業競爭實力的不斷提升。

3建筑工程施工數字化管理的步驟

3．1實現建筑工程的結構分解

在實現建筑工程數字化管理的過程中，首要的就是實現建筑工程的結構分解，分解的依據主要包括兩個方面，一方面是建筑工程工程量清單相關內容，另一方面是建筑工程分部分項劃分規定。在結構分解工作完成之后，要將分解所得的各個模塊進行編碼工作，同樣是依據上述兩個方面的內容完成編碼工作。在編碼的過程中，由于結構分解所得的模塊與工程量清單中的分項可能存在不符，因此要在工程量清單編碼的自編碼中增加相應的分數位。

3．2實現分解模塊特征目標的確定

在建筑工程結構分解完成形成分解模塊之后，需要對分解模塊的特征目標進行確定。分解模塊特征目標確定主要包括三個方面的內容:第一，造價，其中又包括成本、利潤與產值三個方面;第二，工期，其中包括絕對工期與相對工期兩個方面;第三，質量，指的是標準質量數值。通過數字的形式對分解模塊的造價、工期與質量等內容進行表示，如果數字表達不明確，可以用文字進行相關的輔助說明。

3．3建筑工程施工過程管理與檢查

在完成以上兩個方面的基礎工作之后，進入到建筑工程的施工管理階段。各個分解模塊開始進入到施工階段中，在施工的過程中對各種數據進行有效的收集。在施工過程中，最為關鍵的就是要確保建筑工程施工依照施工計劃進行，同時要對其中遇到的各種問題進行及時反饋。施工檢查工作與施工同時開始，通過對施工現場的了解與數據的收集，實現對施工過程的跟蹤檢查。首先，將施工過程中收集所得的數據按照分解模塊的特征目標進行分類與整理，與模塊標準特征目標值進行對比之后找數據差值，依據差值對造價、工期與質量等進行判斷。需要注意的是，造價、工期與質量之間存在對立與統一的關系，不能夠只通過對其中一方面的數值比較就得出結論。

3．4對建筑工程施工進行處置

依據建筑施工檢查工作形成的結果，對存在這種現象的原因進行明確，在此基礎上進行建筑工程施工處置，處置的方法一般為針對相關現象出現的影響因素進行改變，或者是對分解模塊的特征目標進行改變。建筑工程施工處置包括兩個方面，一方面是分析結論，通過對數據的分析促使數據作用充分發揮，為工程控制提供依據。數據代表著施工過程的實際情況，通過數據分析能夠發現其中存在的問題，為處置提供依據。另一方面是措施選擇與實施，管理者依據分析結果選擇有針對性的控制措施，對施工質量實施更加主動的控制。

3．5實現建筑工程的持續管理

上述四個步驟形成了建筑工程管理的循環，在不斷循環的過程中對建筑工程進行持續管理。在整個管理過程中，數字化最為顯著的作用就是提高管理的科學性、準確性與有效性。尤其需要注意的是，管理過程并不僅僅針對模塊這一劃分單位，模塊組合之后形成了分項工程、分部工程等都應該納入到建筑工程數字化管理中。

4總結

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關鍵詞：以太網；移動平臺；農業機械；數字化管理

一、基于以太網和移動平臺開展農業機械云制造數字化管理的特征

將以太網與移動平臺相互結合，這樣在所開展的機械云制造技術中能夠實現自動化管理，數字管理技術得到了更高效的使用，無論是農業機械的生產加工，還是后續使用，都能夠達到一個理想的形式，分析其特點可以發現首先在設計平臺上更具有先進性，能夠達到理想的使用效果，使用過程中所存在的問題，通過數據庫建立可以提升管理效率，這樣的管理技術與實際情況之間的配合才能更加順利[1]。移動平臺結合網絡環境在使用范圍上更加的廣闊，不會受到系統平臺隱患影響，可以不受時間與距離的影響，通過網絡傳輸功能來實現系統的管理控制，在農業機械制造業發展中起到了推動作用。其次是這種管理理念具有虛擬性，管理信息傳輸是在網絡環境下進行的，在云制造的數據庫中會體現出這一特征，制造過程的管理需要配合平臺所提供數據來進行，只有數據信息得到有效利用，后續的農機生產制造質量才能得到保障，否則造成材料浪費，或者影響農業機械使用功能。

二、當前基于以太網與移動平臺開展農機制造數字化管理的技術

1.計算機輔助設計。對管理數據庫進行完善時會運用到計算機輔助設計技術，在此技術的保障下所開展的各項配合都能夠達到一個更理想的建設使用效果，對于一些比較常見的功能實現需求，數據庫建立期間會根據具體的需求來進行進一步完善，并在信息使用安全上得到更明顯的進步提升。計算機輔助設計需要程序軟件的參與，只有不斷的完善內部信息，在數據庫的信息存儲范圍上不斷進步，最終的使用效果才能更加理想[1]。首先確定一個數字化管理框架范圍，在框架范圍的基礎上再進行后續完善，對數據信息進行整合研究，實現數字化的農業機械制造管理，并與以太網、移動平臺充分結合。

2.虛擬原型技術應用。掌握了完善的信息技術后，后續進行的管理數字化設計可以在信息引導下完成。對于過程中比較常見的功能隱患問題，需要加強調解控制，移動網絡環境具有極強的數據傳輸能力，這一功能在發展農業機械制造數字化管理中起到了功能完善的作用，同時在管理過程中也能夠根據實際生產需求不斷的做出調整，達到一個更理想的安全生產效果，針對未來的功能進步提升也有很大的促進作用。虛擬原型充分利用了以太網環境特征，在所開展的工作任務上能夠將虛擬與現實管理相互結合，高效利用數據庫資源的同時根據現實管理需求不斷的調整管理系統，達到一個信息共享的作用。

3.強調農機產品的協同設計。在對農機產品進行數字化管理設計時，雖然在設計理念上做出了區分，但設計過程中仍然可能會遇到功能差異帶來的問題。以太網發展目前已經十分成熟，但應用在農機產品生產設計中仍然存在經驗方面的欠缺，通過這種方法來幫助提升管理工作完成效果，可以有效的促進管理計劃落實發展。協同設計會從多個層面共同開展，其中也存在很大程度上的差異性，尤其是在管理計劃與現場創新上，充分掌握這一技術性方法，并通過數字化管理技術研發設計來提升技術的落實程度，對于現場工作任務的開展也有很大幫助。移動平臺下信息傳輸速度得到了提升，同時更能夠根據農業機械生產需求來做出調整，這一點是傳統方法中所不具備的，也是未來數字化管理與云制造發展相互結合的有效技術性方法，充分完善設計理念，在最終的設計效果上才能有更好的進步。

結語

農業機械在農業經濟和農業的發展中始終處于十分重要的地位, 將數字化設計技術引入農業機械行業是改變傳統農業機械生產方式, 用新技術改造傳統農業, 支持新興農業技術, 提高農業競爭力的重要手段。

參考文獻

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在房產行業中，傳統的房產檔案的管理一般都是手工為主，主要是紙質檔案的整理和存放等，由于檔案種類與數量都比較繁多，工作人員的任務比較繁重，另外在人為條件下檔案的存儲以及處理等容易出現紕漏，造成檔案的損壞或者丟失等，這樣造成了檔案信息檢索困難，并且檔案的調取周期時間也比較長，檔案的管理工作效率比較低。然而，我國當前的社會科技飛速發展，電子檔案信息存儲技術飛速發展并且迅速運用到檔案存儲中，紙質檔案逐漸改革稱為電子文件檔案，存儲方式逐漸走向數字化，這樣的存儲方式使文件的調取以及管理、存儲的效率得到了很大的提升，并且降低了出錯的幾率，有利于房產檔案存儲效率以及存儲方式的極大提升。

二、當前房產檔案數字化中潛在的問題分析

（一）房產檔案的形式比較單一

一般來說，完整的房產檔案需要包括文字以及圖文、表格等，還要有一些照片、影片的底版以及重要材料，但是當前的房產行業飛速發展，科學技術的進步，這些形式的檔案已經沒辦法滿足人們的需求。因為這些重要的房產檔案的一些載體比如照片或者紙質內容損壞，那么檔案信息的完整性就會收到損壞。另外，這些形式的檔案需要專人進行整理以及分門別類，還要有固定的存放空間以及保護措施，還需要有一定的管理制度的制定來保證管理的規范性。這樣的管理方式不僅需要大量的人力物力，還需要有大量的資金投入來進行保護，這樣是不符合當前時展的要求的，所以，房產檔案的形式需要創新，需要改革。

（二）產權檔案具有明顯的時代特征

處于不同的時代，產權檔案也會有所改變，因為時間跨度較長的話，產權檔案的管理方式就會發生改變，任何一個時期的產權檔案的管理方式都是會有些不同，所以產權檔案具有很明顯的時代特征。但是，我國當前的很多產權檔案的管理人員的專業能力比較低，對于產權檔案管理的業務能力不高，對于發生的問題不能夠采取有效的方法進行解決，對于在檔案管理中存在的潛在問題也不能及時的發現并且解決，產權檔案的形式不符合規范要求的問題也是經常出現。

（三）房產檔案的抗風險能力有待提高

就目前的情況來看，我國房產檔案的抗風險能力普遍比較低下，主要就是因為當前的房地產檔案的管理部門只是對于檔案進行了簡單的保護措施，因為受到傳統的經濟因素的影響，對于房產檔案的重要性認識不足，對于一些大型的自然災害或者一些火災事故的發生存在僥幸心理，對于房產檔案的防護措施不到位，造成了房產檔案的抗風險能力較為低下。

三、解決房產檔案數字化中潛在問題的對策分析

（一）強化數字化管理意識，合理規劃數字化建設

實現房產檔案數字化管理是房產檔案管理發展的必然趨勢，也是提高其管理效率和效益的必要途徑，因此房產行政管理部門應立足于工作要求、社會需求和時展趨勢，提高對檔案數字化管理的認知，正確認識其價值和意義，為后續房產檔案數字化管理建設奠定思想基礎。在規劃階段，應綜合考慮部門歷史遺留檔案的龐大庫存和新增的房產檔案，然后對其發展作出合理規劃，值得注意的是既應高瞻遠矚構建長遠規劃，又要立足當下完善近期計劃，如針對新增檔案，應在不影響登記發證等日常工作的前提下，可在發證后和實物歸檔前期間實施建檔操作；針對庫存檔案，為盡快彰顯數字化檔案庫的利用價值，可首先對當前有效、利用率高的房產資料進行建檔，然后處理剩余檔案庫存等。

（二）加強基礎設施建設，為數字化管理提供基礎保障

房產檔案的信息管理部門需要根據國家規定標準加強房產檔案數字化管理基礎設施的建設，從而為數字化管理提供基礎保障。有關部門要進行基礎設備和先進技術的引進，不斷完善數字化管理設備的完整性，針對日常的工作量以及信息管理系統、資源的共享性和數據的安全性等對有關的基礎設備進行選擇或者是先進技術的引進等。要對檔案管理的數字化系統進行統一和規范，這樣才能增大設備的兼容性以及共享性。除此之外，還要根據時展的先進性，不斷對基礎設備進行維護以及升級更新等，這樣才能從最大程度上實現資源共享并且為房產檔案的數字化管理打下堅實的基礎。

（三）提高管理人員的專業技能，加強信息的安全保護

一方面房產行政管理部門應加強對房產檔案數字化管理人員的教育和培訓，提高其職業素質，尤其是保密意識，嚴禁其擅自抄錄、外泄、利用、銷毀涉密檔案，督促其嚴于律己，忠于職守；提高其業務水準，督促其及時更新理論內容，熟悉房產電子檔案的特征和管理規范，掌握更多的現代管理技能和計算機技術，激發其創新潛力。另一方面應制定嚴格的安全體系，明確工作細節，如分離工作與休息區，嚴禁私人物品的帶入和工作物品的帶出等，并實行責任到人制；根據檔案的機密程度劃分等級和分類存檔，并設置訪問和使用權限等，針對機密性較強的信息，應利用技術手段檢測其有無潛在威脅；應充分利用防火墻、安全軟件、自主設計等保證系統安全運行；此外管理人員還應加強監督和檢查力度保證房產檔案安全、完整。

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關鍵詞：大數據時代;實物聲像檔案;數字化管理

檔案主要是針對相關部門生產經營活動的一種歷史記錄，是具有保存價值的文檔資料，可以對部門發展的真實情況進行反映，是內部管理的重要組成部分。在當前大數據時代，傳統的檔案管理模式暴露出許多問題，需要及時引入現代信息技術，實現實物與聲像檔案的數字化管理，提升檔案的管理水平。

一、大數據背景下的檔案管理特點

（一）大數據時代的特點

大數據也稱巨量數據，指數據量極其巨大，無法通過現有的主流數據處理軟件，在合理的時間內進行采集、管理、處理的資訊。大數據是繼移動計算、物聯網、云計算等信息技術之后的又一個新興事物，是在信息技術快速發展的基礎上產生和發展起來的。當數據容量在10TB-1PB之間時，就可以稱之為“大數據”。大數據的特點，一是信息容量龐大，能夠達到1ZP（約為1.0×1012GB）的數量級，與傳統1TB（約為1.0×103GB）的數量級相比要遠遠超出；二是處理效率極高，信息流能夠進行實時計算存儲，依托于網絡可以實現高速傳輸；三是信息結構多樣，除傳統的文本信息，還包括了音頻、視頻、圖像等多樣化的內容，在為人們提供更加高效的數據服務的同時，也在一定程度上增大了信息處理的難度。

（二）數字化檔案管理的應運而生

大數據時代，在信息化技術飛速發展的影響下，檔案信息逐漸向著數字化的方向發展，數字化檔案管理也因此得以產生。與傳統檔案管理相比，數字化檔案管理是一種在高速寬帶網絡上運行的、可以實現跨數據庫檢索的、具有含量數字化信息資源的庫群，能夠針對具有保存價值的文本、圖片、影像等多媒體信息進行收集，通過數字化加工存儲，形成相應的檔案文獻。數字化檔案管理系統的本質，可以看作是對數字信息進行存儲的數據庫，可以利用數字技術進行信息資源的組織管理和存儲，用戶能夠通過連接網絡的終端設備，隨時隨地獲取信息服務。伴隨著計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術等的飛速發展，信息存儲方式也在不斷變革，相比較傳統的紙質載體和膠片載體，在存儲同等數量信息的前提下，電子存儲設備的價格更加低廉，而且在安全性、可靠性、便捷性等方面有著更好的優勢，也因此推動了數字化檔案管理的發展。對于企業及相關部門而言，在實物、聲像檔案中實現數字化管理，應該算是企業檔案管理發展的一種必然趨勢。

二、傳統實物、聲像檔案管理存在的問題

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映相關單位和部門職能活動以及歷史事件的，具有保存價值的物品，其具有檔案本身所具備的原始性、直觀性以及確定性的特征，包括各類證書、獎杯、錦旗、名人字畫、牌匾等；聲像檔案則是以感光材料或者磁性材料為載體，通過聲音、圖像的方式對各種活動進記錄，形成的具有保存價值的歷史記錄，包括照片、磁帶、錄像帶等。實物檔案和聲像檔案都是全宗檔案的重要組成部分。在傳統的實物、聲像檔案管理中，大數據時代的影響使得檔案數量持續增長，而由于檔案載體的多樣性，在管理中存在著一些問題。

（一）工作環節重復

在實物和聲像檔案管理中，由于載體眾多，為了方便管理需要首先進行分類，針對不同的檔案載體采取不同的管理方式。在這種情況下，不僅工作量巨大，而且存在著大量的重復勞動，對于人力資源的需求巨大，而且不同載體在材質上的差異性對于管理工作提出了更高的要求，加大了對復合型人才的需求。

（二）資金投入巨大

與常規的文書檔案不同，實物檔案和聲像檔案的載體更加特殊，對于存儲環境有著更加嚴格的要求。為了提高管理效率，對檔案進行保護，需要購買專門的存儲設備，尤其是對于一些媒體部門，其對于聲像檔案管理工作要求極其嚴苛，存儲設備的專業性也更強。在這種情況下，購買存儲設備會導致成本的增加，給企業的生產經營造成一定的負面影響。

（三）影響體系構建

對于企業而言，構建完善的檔案管理體系，是提高檔案管理效率的關鍵所在。而對于實物、聲像檔案而言，管理體系的構建需要能夠同時滿足檔案的收集、鑒別、整理、存儲、轉遞以及查閱等多方面的業務需求，集合相應的模塊化設計以及網絡技術，才能夠實現高效快捷的數字化檔案管理。如果依然沿用傳統的檔案管理模式，很難形成滿足上述需求的系統化模式，可能導致歸檔不完整、管理混亂等問題，進而影響檔案管理的優秀性。

（四）檔案保護措施不夠

許多單位在實物和聲像檔案入庫后，沒有采取相應的保護措施，一方面加大了檔案檢索的難度；另一方面部分存儲時間較長的檔案可能會出現損壞和報廢的情況，導致檔案資料的丟失。

三、大數據時代實物、聲像檔案數字化管理策略

以數字化技術實現對于實物、聲像檔案的管理，可以將證書、獎章、照片、視頻等進行相應的數字化處理，經轉錄和編碼后，存儲在計算機平臺中，利用專業的管理軟件，可以大大提高檔案檢索的效率，同時具有更高的存儲價值。具體來講，在大數據時代背景下，實物、聲像檔案的數字化管理應該從以下幾個方面著手：

（一）數字化采集

數字化采集主要是利用專業的數字化設備，將實物、聲像檔案轉化為數字化信息，實現相應的檔案采集。例如，針對照片、證書等檔案，可以利用掃描儀等設備，將收集到的資料掃描到計算機系統中，同時對其進行編碼和保存，實現檔案的數字化管理。對于數碼膠片等聲像檔案，可以依托于互聯網技術，實現數據資料的網上采集，然后對采集到的所有信息進行分類歸檔。與傳統數據采集方式相比，數字化采集可以進一步提高資源的利用價值，同時采集到的信息便于進行管理和保存，即使數據損壞或者丟失，只需要再次采集即可，不會對原來的實物、聲像檔案載體造成影響。

（二）數字化處理

數字化處理必須依照相同的標準，確保處理后的數據信息格式統一，方便進行歸檔和管理。同時，為了保證良好的檔案檢索效率，確保用戶能夠以最快的速度、最短的時間獲得自身需要的目標資源，就必須針對采集到的檔案信息進行統一編碼。例如，在對視頻光碟類型的聲像檔案進行管理時，必須關注錄制的鏡頭和場景，將視頻中涉及的制片、編導、演員等資料進行相應的編目。應該認識到，檔案管理的主要目的，并非是對各類文獻資料等的保存，而是為了方便使用，因此必須做好編目工作。由于實物、聲像檔案本身的特點，編目工作量巨大而且工序比較繁瑣，需要耗費大量的時間，必須依照統一的標準，強化檔案管理人員的責任意識和質量意識，保證較高的編目水平，為用戶提供更加完善的服務。

（三）數據庫建設

資源的高度共享是大數據時代檔案管理的顯著特征。為了提高服務質量，在實物、聲像檔案的數字化管理中，應該構建完善的在線數據庫，做好檔案的整理和分類。以聲像檔案為例，結合其特點，可以分為圖片、音頻和視頻三種不同的類型，通過合理分類，可以提高管理與檢索的效率。同時，檔案分析人員應該結合本單位的特點來完成數據庫的建設。例如，在企業檔案管理中，結合企業經營管理的實際需求，可以利用檢索查詢方式將在線數據庫分為專題專項信息數據庫、時間信息數據庫、項目工程建設信息數據庫，而為了進一步提升數據庫的使用價值，在對在線數據庫進行建設時，必須結合實際情況，采取針對性的措施，嚴格依照相應的檔案管理標準，確保資源的有效共享。另外，考慮到實物、聲像檔案的特殊性，即使轉化為數字化檔案，仍然需要占據大量的存儲空間，需要不斷進行系統升級。對此，可以構建在線檔案，減少對存儲空間的占用。具體來講，可以將磁盤數據分為近線數據流磁帶庫和離線數據流磁帶庫，結合數據庫的利用率進行分別存儲，從而提高系統存儲空間的利用率。實踐證明，這種方式不存在安全風險，而且具有非常顯著的效果，是當前技術條件下數字化檔案管理的一種有效手段，值得進行推廣。

四、結束語

總而言之，信息化技術的發展和普及，帶動了大數據時代的到來，對于檔案管理工作也產生了巨大的沖擊。在這樣的背景下，傳統實物、聲像檔案管理模式暴露出許多的問題，影響了檔案管理水平的提高。檔案管理人員應該及時更新觀念，利用信息化技術，實現實物、聲像檔案的數字化管理，確保檔案管理的效果，為人們提供更好的服務。

作者:宋茜 單位:中鐵大橋局一公司檔案室

參考文獻：

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[4]張曉江.數字化背景下聲像檔案管理工作的項目研究[J].辦公室業務，2012（3）：73-74.

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（一）檔案管理方法更加先進

檔案內容的變革直接影響了檔案管理的方法，在傳統的檔案管理中，檔案管理工作人員只需要按照紙質檔案的歸檔和保存方式進行檔案管理即可，可以說管理方法是不變的，但是在檔案數字化管理的過程中，與檔案存儲、檔案安全維護相關的管理行為需要工作人員能夠熟練操作并解決與計算機使用相關的問題，而這些技術又是完全不同的，例如歸檔和調取在計算機上的路徑截然不同，音頻、視頻與文檔形式的檔案資料整合所需要用到的軟件工具也完全不同。數字化的檔案管理辦法完全是基于計算機和網絡使用的，這是檔案管理方法與現代社會主流文化接軌的象征。

（二）檔案管理目的更加多元化

數字化檔案管理的第三個特征就是檔案管理目的更加多元化。以往的檔案管理主要目的在于通過提供以往工作記錄，協助單位預測發展目標，為單位多種決策提供幫助和建議，但不能為普通職員提供相應的檔案服務，也不能通過檔案管理工作體現單位在同等社會組織中的地位，這主要是由于檔案資料共享和調取步驟繁瑣造成的檔案管理目的單一。而數字化檔案管理能夠實現檔案異地調取，從網絡平臺上實現檔案共享亦非難事，這使得“方便個人調用檔案”、“實現服務性檔案管理”也成為檔案管理的目的，國家相關部門亦可通過對各單位檔案的綜合分析得出社會發展的基本面貌。

二、檔案數字化管理中容易產生的問題

檔案數字化管理的多種工作特點使得檔案管理工作面臨著種種問題，致使數字化檔案管理的進程發展受到阻礙，數字化檔案管理的實際效用的發揮不佳。要使數字化檔案管理工作在組織中發揮作用，就必須從發現管理問題入手進行分析，筆者根據多年工作經驗，總結目前數字化檔案管理工作主要的問題包括以下三個方面。

（一）檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配

現代檔案管理工作要求檔案管理人員擁有較高的信息技術知識，能夠妥善處理一些常見的信息文件問題，如及時處理電腦突然死機、硬盤突然崩潰的情況、對與公司機密相關的文件進行多重加密、定期、高效的對檔案文件進行檢查和整理等。而目前大多數單位的檔案管理工作人員都存在職業能力不足的問題，很多檔案管理工作人員年齡偏大，常年工作在傳統檔案管理的模式下，習慣于紙質檔案的管理規則和辦法，在傳統的檔案管理工作中能夠出色的完成工作，但對數字化檔案管理工作的職業能力水平相當低，這導致大多數檔案管理工作人員對數字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計算機操作，十分容易造成檔案的丟失；并且工作人員在管理思想方面還停留在傳統的檔案管理模式中，認為數字化檔案管理是“沒必要”的，這直接導阻礙了數字化檔案管理的發展。

（二）檔案資料的保管過程中的科技風險難以避免

在現代化管理手段下，使用信息技術是檔案管理工作中必須的一個環節，而檔案管理中的信息技術漏洞十分容易導致檔案安全問題。首先，在檔案管理現代化過程中選用的檔案管理軟件本身有可能是開發不完善的，畢竟應用于檔案管理的軟件是近幾年才開發出來的，軟件的穩定性、對病毒甄別的能力都還在研究當中，軟件自身的程序問題造成檔案丟失的狀況有可能發生；其次，員工在調用檔案的過程中，由于對檔案軟件操作的不熟悉以及對信息類檔案保密的忽視，經常有對檔案資料保管不利的情況，例如于對檔案的隨意存放很可能導致檔案信息泄露，在檔案網絡傳輸的過程中可能被盜取等；最后，由于互聯網網絡本身的漏洞和計算機編碼技術的高速發展，在不具備高級防護系統和專業的信息科技人才的情況下，檔案存儲和管理系統很容易被黑客入侵或者遭受網絡病毒的危害，惡意的網絡攻擊輕則導致檔案信息丟失，重則導致整個檔案管理系統的癱瘓，這對檔案保管來說是重大的威脅。

（三）檔案管理工作的復雜性容易導致程序問題

檔案管理工作包括收集資料、整理資料、歸檔和存儲多個步驟，而數字化檔案管理是基于電子信息科技的，收集資料、整理并且歸檔往往是在一個程序平臺上完成的，如果檔案資料的格式多樣，就必要進行二次加工，而再次錄入很容易引起人為的誤差，檔案的真實性也因此不能保障，這就要求檔案資料在文件格式和存儲形式上的統一；另外，由于檔案管理內容繁復，工作人員比較多，不同工作人員對檔案歸檔和整理的次序如果不能協調統一，則很容易造成同一個檔案被重復錄入的情況，而檔案文件格式問題和系統中檔案重復錄入的問題很容易導致作為檔案管理工作必要支撐的管理軟件的崩潰。

三、完善檔案數字化管理的方法

（一）提高檔案管理工作人員的職業能力

要提高檔案管理工作人員的職業能力，首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識，即認識到在信息科技的條件下檔案管理工作的創新之處，認識到檔案管理工作的服務性特點，認識到職業能力對檔案管理工作的促進作用。首先應針對年齡偏大的檔案管理工作人員進行計算機類的職業技能培訓，使他們能夠熟練使用計算機進行網上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應重視優秀的人才的引進，以保證先進的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應根據檔案管理使用的新技術、新軟件的特點，對在崗檔案管理人員的技術培訓，讓工作人員掌握基本的操作技能。檔案管理工作人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。優化檔案管理工作人員的年齡結構和專業素質是提高檔案管理工作人員職業能力的必要措施，重視到對檔案管理工作人員的職業技能培訓和職業道德教育，如舉行“檔案服務大賽”等，使檔案管理工作人員對自己的工作充滿信心，從工作意識上形成正確的、積極的態度是提高他們職業能力的根本方法。

（二）完善檔案安全維護體系

應建立健全安全技術防范系統，積極應用各種先進的計算機加密、防入侵、防病毒等技術，照片修復技術，電子信息恢復技術，計算機處理錄音錄像技術等，為檔案安全提供技術支撐。另外，切實落實異地備份制度，對所有多套檔案或檔案復制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災害對檔案造成毀滅性損失。對重要的電子檔案，不但要同質備份，而且要異質備份，及時轉換成縮微品或紙質檔案，以確保它們長久可讀。另外，檔案安全維護體系的建立還必須有財力和人力的支持，因此各單位需要在檔案安全維護上撥放一定的資金，用以專門更新檔案保密系統，或聘請計算機技術人員對單位檔案安全系統進行檢查和漏洞修補；有條件的單位可以自主培養或外聘計算機技術人才，專門負責數字化檔案管理中的檔案信息安全維護，以增強自身的檔案安全管理能力，除此之外，單位還應該重視對員工的檔案安全維護教育，使調用檔案的員工在享受檔案服務的同時為檔案安全負起責任，從檔案使用和保管的細節方面入手，盡量降低檔案安全管理的風險。

（三）制定標準化檔案管理工作規則

目前現行文件和檔案是各自分別運用計算機技術解決原由手工操作的各項文件管理工作，各單位檔案部門應用的文檔管理一體化系統軟件在其結構設計和功能上不盡相同，造成數字化檔案信息共享困難，通用性、開發性差，導致檔案資源利用率不高，制約了檔案數字化建設的發展。有的單位在投資使用一種檔案軟件不長時間，就發現一些問題，或重新編制，或干脆棄之不用，導致檔案建設資源的浪費，影響單位對檔案數字化建設的信心，也影響了檔案工作人員對數字化檔案管理工作的效率。為了保證數字檔案的兼容性和規范性，必須根據單位的實際情況，制訂統一的格式標準和檔案管理業務規范，使檔案數字化管理在實際應用過程中少走彎路，如制定檔案管理工作的標準化程序，要求檔案管理工作人員將每日的工作內容進行公示和集體檢查等，以保證檔案管理軟件的有效運行。結合行業、地域環境等實際制定并認真落實好《檔案管理標準》、《檔案館工作標準》和《檔案庫房管理制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等各種檔案管理制度，也是保證檔案管理工作標準化的基本方法。

四、結語

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關鍵詞：檔案；數字化

一、檔案數字化的意義

1、檔案數字化的含義

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影（錄音、錄像）技術、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術等高新技術把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息。其以數字化的形式存儲、網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享，是檔案信息化建設的重要組成內容。目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式即實施手工管理和點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會化的進程。同時，該檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。

2、檔案數字化的主要內容

（1）檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫； （2）載體檔案的數字化，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫；（3）檔案專題信息的采集與建庫。

3、檔案數字化的主要作用

（1）檔案數字化是檔案信息化建設重要內容，而檔案信息化建設的核心是資源建設。資源建設包括兩大任務：一是現有館藏檔案的目錄數據庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。（2）檔案數字化能有效地保護檔案原件。代替原件使用，保護檔案原件；數字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。（3）檔案數字化能改善檔案的利用方式。不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享；數字影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案； “時間”不再是限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。（4）檔案數字化能充實各檔案館網站的內容。對我國大多數已上網的檔案館網站來說，普遍存在網上信息資源貧乏、簡薄的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實質性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數字化。（5）檔案數字化是傳統檔案館走向數字檔案館的必經之路。數字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發展方向。盡管當前它的具體組成結構、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數字化特征是肯定的，傳統檔案的數字化將是其“館藏”的重要組成部分。

二、檔案數字化建設中存在的問題

1、觀念問題

檔案管理意識薄弱，對建設數字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多地方雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業務指導不夠，監察、督辦不力。通過數字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規范融入管理系統之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。

2、技術層面的問題

⑴數字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統的面向文字信息的結構化關系數據庫不能滿足這一現實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數據庫；

⑵通信網絡是傳遞數字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展；

⑶標準的制定在數字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準、全文數據庫的標準等還沒有形成規范；

⑷數字檔案館建設的目的是為了實現檔案信息資源的共享，將數字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。

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關鍵詞：數字化信息；醫院；人事檔案管理

數字化技術的不斷發展推動了醫院人事檔案管理工作的進展，并為醫院人事檔案管理工作提供了良好的催化劑，促進醫院人事檔案管理工作與社會發展的同步對接。下面，筆者就針對醫院人事檔案管理對數字化信息的應用情況發談一談自己的體會。

一、現階段醫院人事檔案管理的情況

1.人工操作效率低下

醫院的人事檔案主要用于對醫院工作者的基本情況進行記錄，能夠真實全面地反應醫院工作人員在學習、工作以及生活等方面的真實情況。在人事檔案管理的人工操作模式當中，必不可少進行轉抄操作，而人為失誤是不可控制的一種風險，一旦在轉抄過程中出現錯誤，后續就需要通過多個復雜的程序來進行修復或補償，這樣又降低了管理效率。此外紙質檔案具有易損壞性，對人事檔案管理的規范化、系統化具有極大的不利影響。

2.對人事檔案管理資料的利用率較低

大部分醫院并沒有真正意識到人事檔案管理的重要性，雖然對其進行妥善保管，但是卻沒有真正利用起來，而紙質人事檔案的管理需要巨大的場地空間，這就在很大程度上提高了醫院的管理成本。再加上醫院需要定期對檔案進行整理或清理，這也會對紙質化人事檔案產生損害。

3.檔案管理信息化水平不高

縱觀我國醫院人事檔案管理情況來看，大部分醫院并不具備完善的基礎設施以及軟件資源，相對于臨床科室來說，檔案科在硬件以及軟件方面的設施情況都更為落后。信息基礎也不夠牢固，無法與現代化技術的發展步伐相適應，因此手工操作也逐漸成為了阻礙醫院人事檔案管理工作發展的一大要因。

二、如何基于數字化信息技術完善醫院人事檔案管理工作

1.提高醫院數字化人事檔案管理意識

醫院必須保持全院上下員工思想上的統一性，提高人事檔案數字化管理的意識，構建并完善醫院人事檔案管理機制，在醫院內部推行三層管理模式，從根本上調動起醫院人事檔案管理的積極性以及靈活性。

2.充分運用數字化信息技術促進認識檔案管理工作的完善

數字化信息技術中所涉及的一切技術都是基于信息科學理論以及方法而實現的，是一種對人類信息處理功能進行拓展而形成的功能。醫院在進行信息化建設的過程中充分運用人力資源，可以刺激服務能力的提升，從而提升醫院人事資源技術應用方面的可操作性。

3.創新醫院服務模式

對于檔案管理工作來說，對所管理的檔案資料進行利用是其最終的目的。醫院在開展人事檔案管理的過程中不僅需要覆蓋檔案查詢、檔案調取等服務，還應在堅持保密原則的基礎上登錄相關網站完善檔案數據信息，并進一步提升人事檔案信息的共享性。

4.加大隊伍建設力度

醫院的人事檔案管理工作始終都無法脫離高質量人才隊伍的支撐作用。醫院應定期組織人力資源科進行業務相關學習、培訓以及實踐等活動，以此來提高他們的理論水平以及實踐能力；此外，還應優先分配一些熟練掌握計算機操作技能、具備高度工作責任感的員工從事人事檔案管理工作。在此過程中還應關注的是，醫院應控制人事檔案管理人員的流動率，確保該崗位工作人員的穩定性，不要輕易變更崗位。

三、數字化信息對醫院人事檔案管理的重要意義

1.提升醫院工作效率

電子檔案能夠實現實時更新、修改以及作廢，改變傳統紙質檔案管理過程中無人問津的尷尬局面，賦予醫院人事檔案資料更高的時效性，提升醫院整體的工作效率。

2.保存難度降低

傳統的紙質人事檔案在保存上存在極大的難度，隨著時間推移很容易出現損壞、遺失等現象，而數字化電子檔案能夠通過電子文檔的模式儲存在計算機系統當中，保存時間極長，且不容易被損壞。

3.信息儲存內容覆蓋面更廣

電子儲存媒介具有空間大的特點，因此醫院在儲存人事檔案信息時不必再因為儲存場所不足而出現選擇性保存的現象，所保存的人事檔案信息可以包含員工在工作、學習以及生活的方方面面，極大地提升了信息儲存的全面性。

4.促進醫院考核的公平公正性

紙質檔案在閱讀的過程中需要耗費極大的經歷，因此在閱讀考核內容時往往不會進行全面閱讀。數字化電子檔案具有公開、透明的特征，任何與員工考核有關的評價結果都是通過數據形式來呈現的，可以讓查詢者一目了然，從而促進了員工考核工作的公平公正性，使人事檔案信息變得更加真實、可靠。

5.信息獲取速度加快

在紙質人事檔案管理模式下，人事檔案的調取需要花費較多的時間，而數字化技術的應用則有效地解決了這一問題，使這些辣手的問題得到了充分解決。在電子人事檔案系統中，系統會根據所儲存的人事檔案自動生成查詢目錄，查詢者只需要點擊相應的按鈕便可以很快地獲取自己需要的檔案信息。

四、在醫院人事檔案管理中應用數字化信息技術需要注意的安全防范對策

1.提高檔案管理工作人員的安全防范意識

數字化人事檔案管理模式雖然具有很大的優勢，但是在安全上面也存在一些漏洞，尤其是在現代化計算機信息技術的不斷發展下，各種病毒木馬日益猖獗，檔案管理工作人員在日常管理過程中應加大防范力度，提高此方面的嗅覺能力。醫院也應加大相關網絡安全的培訓力度，要求員工具有高度的保密意識，對于一些機密性檔案文件必須加大保護力度，定期進行系統殺毒，確保數字化人事檔案管理系統的正常運行。

2.完善人事檔案管理制度

要想全面確保數字化人事檔案管理系統實現安全、穩定的運行，就必須制定完善的規章制度用于約束，具體可完善人事檔案管理制度中的責任制，明確每一名工作人員的職責與義務，將具體責任落實到個人。此外，還應定期對系統進行維護及升級處理，對于其中一些關鍵數據做好備份工作。

參考文獻

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【關鍵詞】數字化 聲像檔案 檔案管理

【中圖分類號】C93【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）02-0313-01

1、傳統聲像檔案管理的問題分析

1.1 聲像檔案建設成本過高

傳統聲像檔案建設需要眾多部門的直接經濟投入和大量的人力物力支持，從歷年的直接經濟投入統計中，我們發現，逐年增加的資金投入以及人才輸送和實際工作創造獲得的利益相比實在難以置信。從起初的設備辦置所需的大筆開銷外，每年對設備的維修、保養更是不小的支出，更何況還有為了能夠在聲像檔案管理建設中得到發展，長期培養和輸送的人才資源。而就不同部門所建立的聲像檔案管理機構來看，他們所能取得效益是在過于微薄，高成本下的聲像檔案管理建設不免讓人困惑、不解。

1.2 聲像檔案管理工作效率低

傳統的聲像檔案管理的一個通病就是在高成本的開發建設下，其對聲像資源的管理利用效率過低。聲像檔案管理工作效率問題主要有三個方面：第一在聲像資源的收集上就存在工作效率低下的問題，許多有價值的聲像資源在收集階段就遭到了破壞。其次是在聲像資源的保存于處理上有技術上的難題，聲像的保存及處理都有些力不從心。再者，盡管在聲像資源的收集和保存處理中確實有技術上的問題，然而聲像資源沒有得到充分的利用也是效率低的重要表現，浪費過多的資源就沒有效率可言了。

1.3 檔案管理體系不完善

傳統的聲像檔案管理較為混亂，基本上每個部門都建立了自己的聲像檔案庫，在如此眾多的聲像檔案中有條理的進行檔案的管理是難以實現的。主要原因是傳統聲像檔案管理體系并不完善，存在很多嚴重的漏洞。從聲像收集和保存而言，就存在重復性的工作，同時聲像系統管理的混亂中，就很可能不能將一些有價值的聲像資源進行進一步的分享和利用。如此看來，一方面降低了聲像檔案管理的效率，還浪費了寶貴的聲像資源。

2、數字化聲像檔案管理的積極影響

2.1 為聲像檔案建設系統化帶來新契機

在傳統的聲像檔案建設中，盲目建立大量多余的聲像檔案在實際的生活和生產中造成了巨大的浪費。而數字化日漸明顯的信息現代化進程中，高新聲像技術和計算機網絡技術為聲像檔案建設的系統化帶來了契機。數字化聲像檔案管理是現代高新技術的集合體現，通過網絡的建立和發展，可以達到聲像資源收集、傳輸、保存的數字化、一體化，同時能系統的進行分類整理與運用，在極短的時間里就能達到聲像資源得到充分利用的高效率作業。數字化的管理體系也將是聲像檔案管理工作的核心。

2.2 為聲像檔案管理提供高新技術保障

聲像檔案管理數字化是高新技術的集中體現，聲像資源從收集處理、保存傳輸、分享利用數字化，一體化的更好更快的實現。數字化的聲像收集技術能夠在短時間內完成高質量、大容量的收集工作，現代的聲像處理技術則保證了收集到的聲像的清晰度，而計算機網絡技術更是為聲像資源的傳輸、分享和利用提供了一個巨大的平臺。正是運用數字化的聲像管理，這些高新技術才被的運用到傳統的聲像檔案管理中，從而在本質上提升了聲像檔案管理的存在價值。

2.3 為聲像檔案發展帶來新動力

聲像檔案數字化是目前我們努力的方向，而聲像檔案的數字化管理也將會為聲像檔案管理的發展帶來新的動力。我們可以發現，數字化的高新技術是推動社會向前發展的主要動力，而聲像檔案的數字化同樣的也會在未來的聲像行業發展中帶來全新發展理念。傳統的管理理念在數字化的進程中不斷地發生改變，結合傳統和數字化的新理念是未來聲像檔案管理的主要方式。我也相信在不久的聲像檔案管理數字化中，數字化理念將會根深蒂固，并會取得快速的發展。

3、如何落實檔案管理的數字化

3.1 數字化聲像資源收集

數字化的收集工作需要大量的現代高技術聲像收集設備和收集工作，傳統的聲像資源收集是比較單一的方式，主要是一對一的收集和利用；而數字化的聲像資源收集就需要多個工作設備同時工作，是一個或者多個聲像收集系統在對一些需要收集的聲像進行有效獲得的過程。利用計算機聯網工作，多個收集系統還能夠對重要聲像資源進行全面的收集。加快計算機技術的運用是解決數字化聲像資源收集的最根本最有效的途徑。

3.2 數字化處理和儲存

聲像檔案管理數字化的處理和儲存是最基本的聲像檔案管理數字化工作。MPEG-2 壓縮存儲存檔級的視頻檔案建立將從實質上解決傳統聲像檔案管理的聲像處理問題，其視頻采樣數據流采用10Mbps，音頻采樣數據流采用 384Kbps，48KHz，分辨率720×576。完成這項工作建設后無疑解決很多實際操作中難以處理的關鍵性難題。同時還應該為數字化的存儲建立強大計算機網絡組負責聲像資源的有效保管。

3.3 數字化傳輸與運用

聲像的數字化傳輸和利用還是離不開與計算機網絡技術的完美結合，有效保證聲像的數字化傳輸需要完善基本的計算機聯網工作技術，通過各方的聯機工作加快聲像數字化傳輸；聲像的數字化運用也是建立在傳輸之上的，通過建立彼此間穩定可靠的信息傳輸是發展聲像運用的最好途徑，并保證了其運用的時效性和廣泛性。

3.4 數字化聲像管理控制體系

建立數字化的聲像檔案管理控制體系是落實聲像檔案數字化的關鍵，從整體上集合各工作組的數字化信息，協調處理它們之間的聯系和矛盾，創建科學的管理操作流程，是該系統正常并高效工作的基礎。通過建立數字化的管理控制體系，在實際的工作中，就是在對數字化信息的宏觀調控。數字化的檔案管理體系，更加經濟高效，也將推進聲像檔案數字化的發展進程。

小結：總而言之，在數字化背景下，聲像檔案管理面臨著很多的問題和挑戰，同時也帶來不少機遇，推進聲像檔案管理數字化建設是目前聲像檔案管理努力發展的方向，也將是未來聲像檔案發展中的主流；在未來的聲像檔案管理中，數字化將是聲像檔案管理最顯著的特征之一。

參考文獻

[1] 王雪飛，胡瑩.聲像檔案管理學發展的歷史回顧與展望[J].蘭臺世界，2010（12）：45-47