電子文件管理范文

導語：如何才能寫好一篇電子文件管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、 電子文件的主要特點

電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。電子文件有著較強的特殊性，所以必須要科學地管理好電子文件，必須要了解、熟悉、電子文件的特點。一是電子文件不是直觀的紙質文件，它需要有現代化辦公設備幫助才能夠閱讀和利用；二是電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速處理和傳遞；三是電子文件的利用可以共享，不受時間和距離的影響；四是電子文件的保存條件和環境要求與紙質文件不同，它對環境的溫濕度、防磁性等條件要求很高；五是電子文件的不穩定性高，它依賴計算機系統的穩定性；六是計算機軟、硬件系統更新換代的速度快，要求電子文件存儲兼容及其數據結構轉換能力強；七是電子文件具有可變性，真實可靠性不如紙質文件，隨時面臨被修改、盜竊、丟失、甚至銷毀等危險。

二、 電子文件與傳統檔案的區別

1.電子文件歸檔時間與傳統的紙質文件歸檔時間不同。傳統的紙質文件歸檔時間是在第二年的上半年歸檔，一年歸檔一次。而電子文件可在文件辦理結束后隨時歸檔，或在某一時間周期歸檔。電子文件可由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名、封簽認證。由檔案館接收登記，按照事由的原則、性質，設定訪問級別，以待查找利用。

2.電子文件和紙質文件的歸檔方式不同。傳統檔案是以紙質材料為主，經過長期實踐，總結出一套工作流程及方法、原則和各項規章制度，是文件歸檔整理工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集、立卷、歸檔后，移交到檔案部門。而電子文件則取代了以往的文字材料。但由于電子文件采用的是電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體及鑒別文件、原始憑證等關鍵信息，也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證、辯別復雜而困難。因此，電子文件中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會再出錯誤，確保電子文件的原始性、真實性和準確性。

3.電子文件管理和紙質文件管理方式方法不同。電子文件可以在文件辦理結束后隨時歸檔，或在某一時間周期歸檔，由文件形成部門通過網絡傳送給檔案部門，并用電子數碼簽名、封簽認證，由檔案工作人員接收登記，按照事由原則性質，設定訪問限制級別，以便將來查找利用。電子文件隨時歸檔，一方面避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，結合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免文件的流失和病毒的破壞。電子文件歸檔必須以磁盤或光盤形式移交。依據電子文件的特殊性，電子文件的分類編目等管理方式與紙質文件是不同，可以達到一級管理，檔案部門在接受電子文件的同時，必須給每份文件編制文件號，根據上、下行文之間的關系，并給出相應的分類號和檔案號。在歸檔的同時，進行主題詞標引、著錄。技術條件允許時可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。在電子文件利用時只須給出文件分類號或主題詞，即可找出相應的文件和相關的文件及附件，提高工作效率。

三、建立電子文件應采取的方法

1.電子文件的收集。電子文件的特殊性決定了電子文件的收集不同于紙質文件，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質文件。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但如果對正式的紙質文件有進行全文信息自動化檢索要求時，或者從保留文件重要過程的信息考慮，則應及時收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，也應及時收集，并與其相應的紙質文件之間建立標識關系，尤其是對無紙化生成的電子文件，應當有嚴格的措施。必要時，在應收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品，以免系統發生以外情況時電子文件信息丟失。

2.做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的電子文件進行接受、處置及存儲工作進行業務指導。保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫和不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會作用。

3.解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成時間短，缺乏實際貯存驗證，所以，在電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

4.健全電子文件管理的檢查審核制度和規范公文制作及控制程序。2001年10月國務院下發的《電子公文傳輸暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質文件具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作需要得到強化，就必須建立相應的檢查制度，定期對檢查歸檔文件是否齊全完整，形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸的要求。對形成新的公文檔案要指定一個終端，經終端審核后統一在網上發送，統一格式和結構，便于規范處理和控制。

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一、電子文件管理標準體系構建的理論基礎

1、英國國際數字保管中心電子文件生命周期模型

電子文件標準體系的設計必須要有理論基礎，其中文件生命周期模型在文件、檔案領域歷來是理論研究的基石。2008年，《國際數字保管期刊》(International lour-nal of Distal Curafion)了英國國際數字保管中心(Distal Curafion Centre)研究提出的電子文件生命周期最新模型，該模型在國際標準《ISO 14721：2002開放檔案信息系統參考模型(OAIS)》的總體框架下，根據電子文件的自身特點，建立了電子文件生命周期模型，見圖1。

該模型將電子文件生命周期流程分為兩個層次：電子文件核心流程層和特定流程層。核心流程層指貫穿電子文件整個生命周期的流程，即電子文件的整個生命周期都需要進行的流程活動。核心流程層用封閉圓圈表示，圍繞著中心的電子文件從外至內依次為：“電子文件管理和保存”、“電子文件標準規范控制”、“電子文件長期保存計劃”、“電子文件管理元數據”。這四個圈針對任何類型的電子文件，是共性流程，亦即它們是貫穿整個電子文件生命周期的。

特定流程層指僅在電子文件生命周期的某個階段涉及到的職能活動，這些職能活動在整個電子文件生命周期中有先后順序，所以也被稱為順序流程(Sequential Ac—fions)。特定流程層用模型外層的箭頭圍繞成圈表示，包括文件的“創建與接收”、“鑒定與選擇”、“銷毀”、“移交”、“保存”、“存放”、“利用與再使用”、“遷移”等。特定流程，由于其是特定的，所以可以根據不同類型電子文件生命周期的特殊性而有所變化。

該電子文件生命周期模型不同于傳統文件生命周期模型的單層一維架構，分為了核心流程層和特定流程層兩個層次，其中，核心流程層相對穩定，特定流程層相對靈活，既能兼顧電子文件生命周期的共性流程，又能兼顧電子文件生命周期的特定流程，為電子文件管理標準體系的構建提供了基本依據。

2、中國特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程

根據國際電子文件生命周期模型，結合我國電子文件管理實踐，具有中國特色的電子文件生命周期核心流程與特定流程，可以設計如下：

第一，核心流程層：

(1)管理范圍，是指明確電子文件在其整個生命周期所要涉及的范圍；

(2)管理原則，是指制定電子文件在其整個生命周期中涉及的管理原則；

(3)邏輯文件與物理文件元數據需求，是指根據電子文件管理元數據標準捕獲電子文件的管理元數據、描述元數據、技術元數據和長期保存元數據，以確保對電子文件的長期控制。

(4)保管與長期保存需求，是指在整個生命周期內電子文件的管理需求與長期保存需求，具體是指為電子文件在其整個生命周期中制定保存需求與長期保存計劃，例如電子文件的鑒定需求與計劃、移交需求與計劃、遷移需求與計劃等。

很顯然，以上這些都是貫穿電子文件整個生命周期的職能活動，沒有這些貫穿電子文件整個生命周期的職能活動，電子文件就無法實施具體的管理。

第二，特定流程層：

(1)概念計劃階段，主要是制定電子文件的創建計劃，包括捕獲方法和存儲方法；

(2)創建階段，主要是電子文件的捕獲、鑒定與選擇、分類、著錄及電子文件的歸檔移交；

(3)保存階段，主要是電子文件的接收、再次鑒定、存儲、遷移及更新。該階段應采取措施確保電子文件的真實、可靠、完整和可用，進而確保電子文件的憑證性和長期保存。

(4)利用階段，主要是電子文件的檢索利用即利用權限控制與使用。該階段可以采用利用控制和驗證電子文件真實性的方法，確保電子文件可以被特定對象利用或再使用。

(5)銷毀階段，主要是銷毀不需要長期保存的電子文件。為確保電子文件的安全銷毀，銷毀必須遵循相應的法規、政策和指南。

以上電子文件生命周期的各個階段是電子文件管理期間必然要涉及的階段，各個階段中的各項具體職能活動，是電子文件生命周期中的特定活動，具有順序性和階段性。

根據以上對我國電子文件管理生命周期模型核心流程層及特定流程層的設計，我們就可以形成具有中國特色的電子文件生命周期模型，見圖2。

對應我國電子文件生命周期模型的核心流程，我們可以建立起貫穿電子文件整個生命周期的全程類標準體系；對應其特定流程——即概念計劃與設計階段、創建階段、保存階段、利用階段和銷毀階段，我們可以建立起相對于電子文件生命周期相應階段的四個標準子體系，并且根據電子文件具體的職能活動，一方面通過調研歸納出相關標準，另一方面通過功能需求分析演繹出相關標準，形成一系列標準規范，最終形成我國電子文件管理標準體系。

二、我國電子文件管理標準體系的構建

1、電子文件管理標準體系框架

根據上述電子文件生命周期模型，我國電子文件管理標準體系框架的構建需包括：

(1)電子文件管理全程類標準：包括電子文件管理原則標準、電子文件管理范圍標準、電子文件元數據需求標準、電子文件管理需求標準、電子文件保存需求標準。

(2)電子文件管理階段類標準：包括電子文件管理概念計劃與設計階段的標準、電子文件管理創建階段的標準、電子文件管理保存階段的標準、電子文件管理利用階段的標準、電子文件管理銷毀階段的標準。

其中，我國電子文件管理標準體系框架與電子文件生命周期模型的對應見圖3。

2、電子文件管理標準體系

根據以上電子文件管理標準體系框架，進一步展開細化，就可以構建出更為全面詳盡的電子文件管理標準體系。

(1)電子文件管理全程類標準體系

電子文件管理原則標準子體系，包括通用電子文件管理原則標準和專門電子文件(如CAD電子文件、衛星地圖文件、電子郵件等)管理原則標準。

電子文件管理范圍標準子體系，包括通用電子文件管理范圍標準和專用電子文件(如CAD電子文件、衛星地圖文件、電子郵件等)管理范圍標準。

電子文件元數據需求標準子體系，包括通用電子文件管理元數據需求標準和專用電子文件(如CAD電子文件、衛星地圖文件、電子郵件等)管理元數據需求標準。

電子文件保存需求標準子體系，具體指電子文件長久保存標準，包括通用格式電子文件長久保存標準和專門格式電子文件(如圖像文件、視頻電子文件、多媒體電子文件等)長久保存標準。

電子文件管理需求標準子體系，具體指基礎保障類標準，包括電子文件管理術語標準、電子文件管理評估標準、電子文件安全管理標準、電子文件鑒定、移交與遷移標準等。

(2)電子文件管理階段類標準體系

電子文件概念計劃與設計階段標準子體系，包括電子文件管理系統及其文件管理需求、電子文件分類方案、電子文件保管期限表、電子文件命名規范等標準。

電子文件創建階段標準子體系，包括電子文件登記標準、電子文件捕獲標準、電子文件整理規范、電子文件著錄規則、電子文件真實性保障標準及其他標準規范。其中電子文件著錄規則又可細化為數據值標準規范、數據內容標準規范、數據結構標準規范(又可分為目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫)。

電子文件保存階段標準子體系，包括電子文件再次鑒定標準、電子文件移交歸檔標準、電子文件轉換標準、電子文件更新標準、電子文件存儲標準及其他標準。

電子文件利用階段標準子體系，包括電子文件檢索標準、電子文件存取標準、電子文件使用標準及其他標準(如電子文件利用權限、電子文件的密級管理等標準)。

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[關鍵詞]電子文件；管理工作；淺見

一、電子文件對檔案業務管理工作的影響

（一）傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。

（二）由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。

（三）由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。

二、檔案管理工作的對策

（一）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

（二）解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

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電子文件管理元數據宏觀結構分面化的基本概念

電子文件管理元數據結構分為宏觀結構和微觀結構，所謂宏觀結構就是電子文件管理元數據頂層框架的架構，而微觀結構是指電子文件管理元數據元素的構成。本文主要研究的是電子文件管理元數據宏觀結構的分面化問題。

所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡單概念元素。對于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標準，形成多個面——分解[1]。在所形成的多個分面之間，是相互獨立并行的，因此各分面內的元素就可以進行組合——組配。這種組配由于有“多個面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統角度出發，運用分解和組配的方法建立電子文件管理元數據宏觀結構的架構過程。分面化往往是相對于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數據的宏觀結構的架構上存在著多維分面化架構與單一線型化的架構，而且，在時間上，單一線型化的架構產生于多維分面化的架構之前，所以，研究電子文件管理元數據宏觀結構的多維分面化，首先應該研究電子文件管理元數據單一線型化的架構。

電子文件管理元數據單一線型化架構的分析

所謂的電子文件管理元數據單一線型化架構，就是指在架構電子文件管理元數據的宏觀結構時，將電子文件作為一個固定的實體，然后，按照文件管理流程一維地將電子文件劃分為不同的類型的元數據，然后再依次對所劃分出的不同類型元數據再進行細分，由此所形成的單一線型的結構。這種單一線型化的架構方式，典型的是以澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數據標準》為代表，該標準首先是將電子文件依據文件管理流程劃分成幾個不同類型的元數據，即劃分為“文稿、文件、文件組合、文件集”等類型的元數據，然后在這基礎上，再進一步對“文稿、文件、文件組合”進行細分，從而在“文稿”下再列出文稿的特征元數據、在“文件”下再列出文件的特征元數據、在“文件組合”下再列出文件組合的特征元數據及在“文件集”下再列出文件集的特征元數據，由此便形成了單一逐級劃分的線型框架架構。

具體來看，該標準對“文稿”細分出了“責任者”、“描述”、“語種”、“題名”、“主題”、“來源”、“功能”、“日期”、“關系”、“權限管理”、“內容范圍”十一個特征元數據，這些特征元數據，都是描述“文稿”所應有的；對“文件”的細分，也是分出了與“文稿”相同的十一個特征元數據，這是因為文件與文稿都是具有相同性質的電子文件，所以，描述它們特征的元數據也就必然是相同的，同樣，“文件組合”、“文件集”也是與“文稿”、“文件”具有相同性質的電子文件，其差別僅僅是文稿、文件、文件組合和文件集是電子文件表現的不同形式和級次而已。所以，在對“文件組合”、“文件集”的細分，其細分出來的特征元數據也與文稿和文件的相同。

由此可看出這種單一線型化宏觀結構中隱含著大量的相同的元數據元素，即元數據元素的冗余度很大，這種冗余度而且會隨著對元數據不斷細分，會呈幾倍或幾十倍的倍率增加，其結果相同元數據元素的數量極其龐大。

再對電子文件的文稿中的“責任者”進行細分，又分出10個描述文稿“責任者”的特征元數據元素，分別為“責任者類型”、“個人ID號”、“個人姓名”、“部門名稱”、“職務名稱”、“聯系方式”、“電子郵箱”、“數字化簽名”、“機構標識符”、“機構名稱”，同樣對文件、文件組合、文件集中“責任者”進行細分，分出來的特征元數據元素與文稿中的“責任者”下的特征元數據元素也完全相同。由此可見，電子文件管理元數據單一線型化的宏觀架構會導致元數據嚴重冗余，數量龐大，十分不科學。

為了降低冗余度，澳大利亞維多利亞州《電子文件管理元數據標準》采用了減少對元數據元素細分的方式來減少相同的元數據元素，其具體做法是對“文稿”下特征元數據元素都沒有進一步細分，僅有如“責任者”、“題名”、“權限管理”、“主題”等特征元數據，而對“文件”、“文件組合”和“文件集”下的特征元數據都進行了進一步的細分。采用這種方式，可以減少“文稿”下特征元數據元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元數據元素的專指度，仍以“文稿”的“責任者”為例，如不對其進行細分，那么這個“責任者”元素就很不專指，就很難確切地表達責任者的類型，是機構團體責任者還是個人責任者，以及責任者的部門名稱、職務、聯系方式、數字簽名等具體含義。

由此可見，單一線型化宏觀架構局限性是：

(1)因其對電子文件是按照單一線型的逐級劃分方式進行的，使得元數據冗余呈倍數上升，冗余度十分大；

(2)為降低冗余度，減少細分級次，又降低了電子文件管理元數據元素的專指度，表達語義不具體；

(3)因其是一維展開的，難以多維、靈活地揭示電子文件的特征。

正因電子文件管理元數據單一線型化架構存在以上的缺點，才促使人們努力完善電子文件管理元數據宏觀架構，因而才有分面架構的出現。

電子文件管理元數據多維分面化架構的分析

所謂的電子文件管理元數據多維分面化架構，就是指在架構電子文件管理元數據的宏觀結構時，利用分面的方法，將電子文件劃分成多個分面，各個分面內的元數據元素可互相進行組配，從而形成滿足各種需求的電子文件管理元數據，電子文件管理元數據的多維分面化架構典型的是以《澳大利亞文件管理元數據方案》[2]標準為代表，該標準采用分面的方法，將電子文件實體分為“文件”面、“責任者”面、“業務處置”等面，其中，每一個分面之下，再細分成亞面——類型面和依附于類型面的亞面—特征描述面，這樣面和面之間可以組配，亞面和亞面之間也可以組配，便形成電子文件管理元數據多維分面化架構。如以這樣的結構同樣表示“文稿”、“文件”、“文件組合”和“文件集”的責任者特征，就可以將文件分面與責任者分面進行組配來表達，見圖1所示。

圖1電子文件管理元數據的文件分面與責任者分面的組配

從圖1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件組合、文件集”它們分別可與責任者分面進行組配，從而可以形成多種責任者類型——如文稿責任者類型（內部責任者和外部責任者）、文件責任者類型（內部責任者和外部責任者）、文件組合責任者類型（內部責任者和外部責任者）、文件集責任者類型（內部責任者和外部責任者），也就是說采用多維分面化架構可以達到同樣的單一線型架構細分的效果，但是其結構卻更簡潔明了，元數據元素的冗余度也大大減少。由于多維分面化結構是可以多維組配的，因此，除了分面與分面之間的組配外，還可以在各分面內進行亞面與亞面的組配，也就是各分面下的子分面與子分面進行組配，如圖2所示。

從圖2可以看出，當責任者的“內部責任者”亞面與責任者的“特征”亞面組配時，就可以形成“人員責任者的ID，人員責任者名稱、人員責任者時間、人員責任者授權、人員責任者聯系方式、人員責任者關系、人員責任者概況”等一系列表示人員責任者的元數據元素，同樣，將單位責任者、機構責任者、組織責任者分別與責任者的特征亞面組配，也可以形成單位責任者、機構責任者和組織責任者一系列表示責任者特征的元數據元素，其達到的效果也如前電子文件管理元數據單一線型架構細分所列舉出的責任者特征效果一樣，同樣，采用這種多維分面化架構，不僅元數據元素的冗余度大大減少，而且也使元數據的宏觀結構的安排更合理。

圖2電子文件管理元數據的責任者亞面之間的組配

電子文件管理元數據多維分面化架構的本質

從上面對電子文件管理元數據多維分面化架構的分析，似乎“組配”是多維分面化架構的本質，其實“組配”僅僅是其的表面現象，而其本質卻是對電子文件管理元數據系統的分解。

從系統論的角度看，電子文件管理元數據也是一個系統，而多維分面化則正是通過對該系統科學分解而架構起來的，即通過對電子文件管理元數據綜合分析，通過分解，建立起多維分面，而分面組配僅僅是對電子文件管理元數據系統的分解在結構上所進行的還原。由此可見，“組配”現象下隱含著“分解”。

因此，多維分面的分解必須科學，必須具有理論的指導，否則為分解而分解。

缺少目的性。目前在國際電子文件管理領域，電子文件管理元數據多維分面化架構其分解都是基于電子文件管理連續體理論來進行的。如前所述，將電子文件元數據系統，分解為文件面、責任者面和業務處置面，其理論根據主要是依據電子文件管理連續體理論的三個實體來劃分的，即依據文件管理連續體理論的文件實體軸形成文件面、責任者實體軸形成責任者面、業務處置實體軸形成業務處置面，所以，將電子文件管理元數據分解為文件面、責任者面和業務處置面是具有其內在的科學性的。不僅如此，由于多維分面化架構的科學性，因而其形成的分面架構又被國際電子文件元數據管理領域所共同認可，并進而被國際標準化組織(ISO)所制定的國際標準《ISO23081-1信息與文件—文件管理過程—文件元數據—第一部分：原則》所采納，從而成為國際標準的多維分面架構。

由此可見，電子文件管理元數據多維分面化架構具有很明顯的優勢：

(1)依據電子文件管理連續體的基本理論進行面的多維分解，符合電子文件管理的規律，具有科學性與理論基礎。

(2)采用面的多維組配，可靈活地組配形成所需的各種電子文件管理元數據，從而可多維地、全面地反映電子文件特征，因而功能更加強大。

(3)采用多維分面架構，優化了電子文件管理元數據的宏觀架構，促進了電子文件管理元數據的宏觀架構的標準化，因而十分有益于電子文件真實性、可靠性、完整性和可利用性及法律憑證價值的實現。

綜上所述，通過以上對電子文件管理元數據單一線型結構和多維分面結構的比較分析可看出，單一線型結構存在數據冗余、體系龐大、專指度不高等缺陷，還需要進一步完善，而多維分面架構卻有顯著的優點，其采用分面的方法，使得電子文件管理元數據能更加靈活地運用，能更加多維地全面地揭示電子文件的屬性，能更加完整地反映電子文件之間的關系，因此，在電子文件領域，多維分面方法是值得充分重視與研究的，同樣，在我國電子文件管理元數據宏觀架構的制定過程中，也應積極采用多維分面化架構，從而提高我國電子文件管理元數據標準化程度，提高對電子文件資源開發與利用的效率.

【參考文獻】

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1．1元數據的基本概念

元數據英文為“Metadata”，從構詞法上看，“meta”來自于希臘語，其詞義為“在……旁邊、與……在一起、在……之后、與……連接”等。在近現代拉丁語和英語中，“meta”表示有“超越”的含義，而“Data”就是用于推理、討論和計算的事實信息，可以是數字、字詞、句子和一條條記錄。所以，元數據通常也就根據其字面解釋，定義為“關于數據的數據”。

在此基礎上，又衍生出許多有關元數據的定義，不下幾十個。但是，對元數據最為權威的定義有兩個：

（1）一個是國際標準組織制定的國際標準《ISO／IEC11179－1信息技術――元數據注冊――第一部分：數據元素的說明及標準化框架》中所定義的：“元數據是定義和描述其他數據或過程的數據”。它是在“元數據是關于數據的數據”基礎上，首先將“關于”具體化為“定義和描述”，其次將被關于的“數據”擴大為“數據或過程”，實際上這種擴大可以看做是“擴大的具體化”。

（2）一個是國際著名的元數據標準化機構――都柏林元數據機構制定的《都柏林核心元數據應用》中所定義的：“元數據是關于數據的結構化數據”，它是在“元數據是關于數據的數據”基礎上，將元數據限定為“結構化數據”，從而提示了“元數據”與所關于的原生“數據”的區別。

根據形式邏輯概念的定義結構看，任何概念都是由“屬加種差”構成，所以，“元數據”最為一般的“關于數據的數據”定義結構，也可以由這兩部分構成。而其后衍生出來的元數據的概念都是在“種差”和“屬概念”這兩個部分上的具體化，見圖1。

從圖1可以看出，國際標準《ISO／IEC11179－1信息技術――元數據注冊――第一部分：數據元素的說明及標準化框架》關于元數據的定義是在“種差”上進行了具體化，而都柏林元數據機構的定義則是在屬概念上進行了具體化。由此我們可以看出一個趨勢，元數據定義的衍生基本上都是在具體化上衍生，由此形成了適用于各個專業領域的具體的元數據概念。

當然，也有相對于具體化的“泛化”的元數據定義，如在2004年美國國家信息標準化組織出版的《理解元數據》中所定義的：“元數據是關于信息的信息”，其中“信息”就是對“數據”的泛化，但元數據這種定義在元數據領域中不占主導地位。

現在有關元數據的新的定義基本上都離不開“具體化”與“泛化”這兩種形式，但不管元數據定義是具體化衍生，還是泛化衍生，其核心的性質都是不變的，這核心的性質就是元數據的“控制”性質。我們以元數據最一般的定義“關于數據的數據”為例，元數據的這種“控制”性質可以如圖2所示。

從圖2可以看出，首先，作為“數據2”，即元數據是對“被關于的原數據”，即“數據1”的超越，而不是“數據1”原樣的拷貝與復制，這種超越直接表現為，元數據是一種結構化的數據，而相對于元數據而言的，“被關于的原數據”是一種非結構化數據，所以元數據是在有序度方面對“數據1”的超越，是一種有序度化的處理；其次，元數據的有序總是反映著“數據1”這種“被關于的原數據”的語義、結構或過程的有序，也就是說元數據的內容具有很強的“指向性”，這種指向性，總是針對著“數據1”的。由此，從以上分析，我們可以看出：

（1）元數據是一種結構上有序的數據；

（2）元數據是一種內容上有序的數據。

以此為基礎，我們可以發現元數據本質上是一種對原數據進行處理的有序化數據，從系統論角度看有序化即意味著“控制”。所以，元數據控制性質的示意又可以如圖3所示。

由于元數據對“數據1”具有控制作用，這就構成了元數據對“數據1”具有控制的機理，所以，美國國家標準化組織2004年出版的《理解元數據》一書的開篇醒目的大字，首先就指出了元數據的控制作用：“元數據是確保數據資源長久保存下去并在未來可繼續利用的關鍵?！?/p>

1．2 電子文件管理元數據控制的機理

關于電子文件管理元數據的定義，在電子文件管理領域中現在已基本統一為2001年頒布的國際標準《ISO15489－1信息與文獻――文件管理》中所定義的概念，即在文件管理領域，元數據是指“自始至終地描述文件的背景、內容、結構及其管理的數據”。該元數據概念在2003年頒布的國際標準《ISO23081－1信息與文件――文件管理過程――文件元數據》中也得到了確認，而且在2005年國際檔案理事會頒布的《電子文件管理業務手冊》中又再一次地得到了確認。

顯然，這一電子文件管理元數據的概念是元數據一般概念在電子文件管理領域中的具體化，這種具體化表現在這樣幾個方面：

（1）對象的具體化，即由一般元數據概念中的“數據”對象具體化為“文件”和“管理”；

（2）方式的具體化，即由一般元數據概念中的“關于”方式具體化為“描述”方式；

（3）時間的具體化，即由一般元數據概念中無時間定義，具體化為“自始至終”的時間；

（4）內容空間的具體化，即由一般元數據概念中“對象內容”具體化為“對象的背景、內容、結構和管理”。

電子文件管理元數據概念的這種具體化，反映了元數據在各領域中應用的一般規律，同樣，電子文件管理元數據的這種具體化也并沒有改變元數據的“控制”機理，相反，由于通過其具體化，這種“控制”的機理反而得到了進一步的增強，如圖4所示。

從圖4可以看出，電子文件管理元數據控制著電子文件的“背景、內容、結構、管理”，也就是通過這種控制，元數據可以保證著電子文件所具有的最本質的特性：

（1）真實性，即具有背景、結構和內容的文件其原始特征自始至終地保持一致，文件就是文件的本身。

（2）可靠性：即文件作為可靠憑證的性質，文件作為證據的權威性和可信賴性。

（3）完整性：即文件是完全的，并且未經作任何改變。

（4）可使用性：即定位、檢索、顯示和說明文件的性質。

而電子文件只有具備了以上這些本質特征后，才能被稱之為真正意義上的具有檔案憑證價值的電子文件，否則，就不能算是電子文件，而只是“電子文獻（Electronic Document）”。由此可知，電子文件管理元數據的“控制”機理，是使電子文件免于失去“真實性、可靠性、完整性和可使用性”的保證，也就是防范威脅這些本質特征的風險產生的關鍵措施。

2． 電子文件管理元數據的功能與結構

正是由于電子文件管理元數據的控制機理，電子文件管理元數據才具有了控制功能，其控制功能具體來說體現在以下十個方面：

（1）自始至終地保護作為憑證的文件，確保其可利用性和可使用性；

（2）便于對文件的理解；

（3）支持與確保文件的憑證價值；

（4）確保文件的真實性、可靠性和完整性；

（5）對文件的利用、文件的內容及文件利用的權限提供支持和管理；

（6）支持高效率的檢索；

（7）在創建和管理電子文件的不同的技術和業務環境中，支持文件的捕獲，從而支持互操作策略的實施，以及文件的長期可利用性；

（8）以結構化的、可靠的和有意義的方式提供文件與其創建、管理背景信息的邏輯關聯；

（9）為識別和形成數字文件的技術環境提供支持，同時對維護文件的現行技術環境的管理提供支持，以便可以利用文件；

（10）為高效、成功地實現電子文件從一種計算機平臺到另一種計算機平臺的遷移提供支持。

上述十個方面的電子文件的具體功能可概括成四大宏觀功能，即電子文件元數據在控制電子文件的背景，內容，結構，管理中所起到的：

（1）描述功能；

（2）發現功能；

（3）管理功能；

（4）長期保存功能。

這兩種功能的對應關系具體示意如圖5所示。

從圖5可見，電子文件管理元數據的功能主要集中在管理功能這一塊。對應于元數據上述這四種功能，電子文件管理元數據的構成也就可以劃分成四種類型的元數據構成，即電子文件管理元數據結構中包括：描述類元數據，發現類元數據，管理類元數據，長期保存類元數據。

（1）描述類元數據：包括對電子文件本身和對電子文件背景信息進行描述的元數據，對電子文件本身進行描述的元數據，主要是針對電子文件的內容特征進行描述，如文件的題名，責任者等；對電子文件背景信息進行描述的元數據包括電子文件的業務處理規則，政策法規環境，相關機構等信息，例如文件的法律體系，行政管理沿革等元數據；

（2）發現類元數據：主要是指電子文件的發現，即檢索功能類元數據。例如電子文件的檢索詞，主題詞等元數據；

（3）管理類元數據：主要是對電子文件進行管理過程形成的元數據。例如電子文件的簽發，承辦，傳閱，鑒定，銷毀，審查等元數據；

（4）長期保存類元數據：主要是指支持電子文件的長期保存類元數據。例如電子文件的遷移軟件，硬件環境等元數據。

當然，電子文件管理元數據的構成還可以從其他角度加以劃分，如在國際電子文件管理領域除了上述按照功能劃分元數據構成外，還有從電子文件生命周期理論角度進行劃分的，如分為現行電子文件管理元數據和電子檔案管理元數據；從文件連續體理論角度進行劃分的，如分為登錄、分類元數據，內容、結構、背景信息元數據，文件管理流程元數據，等等。但無論從何種角度進行劃分，電子文件管理元數據構成所要達到的功能――控制功能，這一目標都是共同的，即要控制電子文件的內容、背景、結構和管理，從而確保電子文件的真實性，完整性，可靠性和可使用性。

3．電子文件管理元數據標準化研究

電子文件管理元數據是一種內容和結構上有序的元數據，這種有序集中體現在電子文件管理元數據標準中。因而在制定電子文件管理元數據標準時，要注意宏觀上的標準化，同時也要注意每一個電子文件管理元數據語義內容和語法結構的標準化，即微觀的標準化。

從宏觀上來說，電子文件管理元數據標準要達到標準化，應當保持三個一致：“與國際通用標準相一致”，“與現有國家標準相一致”和“與專業領域標準相一致”。因為國際的、國家的以及專業領域內已有的元數據標準大都已得到了廣泛應用，積累了大量的元數據資源，因而為避免重復建設資源，保證格式一致進行互操作，保障信息組織的一致性，在設計元數據標準時應當遵循宏觀上一致性的原則。

從微觀來說，每一個電子文件管理元數據的語義結構和語法結構的描述要達到標準化，即：電子文件管理元數據標準化＝語義結構標準化＋語法結構標準化

元數據語義結構的標準化是對元數據元素語義具體描述方法的規定，例如對元數據的每一個元素名稱、標識、定義等的描述規定。元數據語義結構的標準化主要是對描述元數據置標的語法作出規定。在元數據領域中，對元數據語義結構和語法結構進行標準化的這一做法，在國際上被稱之為最佳實踐而被廣泛采納，其優點如下。

（1）通過語義結構的標準化可以統一對元數據的理解，保證對元數據表達的一致性，防止歧義；

（2）通過語法結構的標準化可以統一對元數據的使用，保證對元數據置標的一致性，防止誤操作。

一般而言，對電子文件管理元數據語義結構和語法結構的標準化，是由“語義結構標準”和“語法結構標準”構成。前者如：元數據元素名稱、元數據元素標識、元數據元素定義、元數據元素必備性、元數據元素的可重復性、元數據元素屬性、元數據元素子元素、元數據元素數據類型、元數據元素注釋；后者如：元數據元素的語法。

元數據的語義結構，是由各個屬性所構成的，如“題名”元素，其語義的構成，就是由“名稱，標識、定義、用途、可重性、子元素、數據類型、注釋”等這些屬性所構成，而其語法結構卻是由“HTML、XML、TXT”等這三種置標語言所構成。通過制定電子文件管理元數據標準來控制元數據的語義結構和語法結構，進而控制電子文件管理原數據，確保電子文件憑證性，這就是電子文件管理元數據的標準化的核心，其控制鏈示意如圖6所示

篇6

電子文件 高校管理 對策研究

一、高校電子文件管理形式分析 隨著計算機技術不斷發展以及電子文件管理人員操控電腦水平的不斷提高，電子文件的便捷性、安全性、可靠性得到了廣泛的認可。電子文件管理在高校的規劃管理中所占的比重越來越大，為高校管理工作的高效開展創造了諸多有利的條件。隨著電子文件管理水平的提高和應用范圍的擴大，電子文件管理實現了不受時空限制和文字、影像等綜合信息方式的共享，分類處理越來越細致化，逐漸形成了許多相應的原則，如：電子文件管理的提前介入性原則、電子文件管理的真實性原則、電子文件信息保持不變性原則、電子文件管理的完整性原則、電子文件借助必要工具的可讀性原則。然而，在高校規劃管理升級的過程中，電子文件的不足之處也逐漸暴露了出來。例如：電子文件對讀取設備的依賴性越來越強，第三者可以不留痕跡地實現對文件的修改，電子文件載體的不穩定性制約它難以長期的保存等。這就需要管理人員認真分析存在的問題，及時改進調整，以使電子管理發揮更好、更大的功能作用。

二、高校電子文件管理存在的問題事物的發展，是一個不斷發現問題、不斷解決問題的逐步完善的過程。當前，我國電子文件管理正在向高校管理的方方面面深入，但還普遍存在著一些不足，主要有以下幾點： （一）電子文件管理存在信息安全隱患 由于計算機網絡自身存在的漏洞，很容易造成信息資料受損、丟失和被盜，這就造成了電子文件管理中的首要問題――信息安全問題。例如：隨著網絡開放性的不斷增強和病毒技術的發展，電子文件常常會受到攻擊和破壞，甚至出現難以察覺的被惡意修改和竊取；電子管理的媒介的某個硬件或軟件出現問題，就會導致信息系統損壞，電子文件的丟失等等。（二）高校對電子文件管理人才的培養重視度不夠雖然電子文件管理在高校得到了普及，但是很多高校對電子文件管理工作的仍然缺乏足夠的認識，不注重電子文件管理專業人才的培養。由于電子文件管理對管理人員有著很高的專業技術素養要求，這就要求高校必須及時引進高素質的電子文件管理人才，這種人才必須具備高超的操控計算機和網絡的能力。而從當前情況來看，這樣的人才引進工作上還存在很大不足，針對此類的實踐性專業業務培訓還相當缺乏。（三）電子文件管理所需的硬件、軟件系統不兼容電子文件管理對計算機硬件設備的性能和軟件的配置構成要求很高，必須在兩者都符合電子文件管理的要求時，管理才能發揮其操作性能。這樣必然會存在一個硬件或者軟件不兼容的問題。如計算機及其設備的不兼容、電子文件管理系統不兼容或者安裝不到位，這些都阻礙了電子文件管理工作的正常進行。（四）電子文件管理制度不夠健全電子文件的高效管理必須依靠良好的管理制度。雖然國家已經頒布了相關的制度規范，但是目前很多高校還是沒有建立規范、完善的管理制度，使得電子文件管理工作混亂不堪。比如：沒有完備的管理制度對職責分工進行明確，出現了相關人員之間互相的推諉，從而導致電子文件的丟失、損壞等現象時有發生。而這種混亂局面也使得電子文件管理效率降低，管理的完整性、準確性難以得到有效的保障。

三、解決高校電子文件管理中存在問題的應對之策電子文件管理存在的諸多問題，必須得到應有的重視。我們需要做的是揚長避短，找到解決問題的方法，不斷提高管理水平，推動電子文件管理的健康發展。筆者認為要做好以下幾點： （一）把安全放在首位，不斷提高安全防護水平 嚴格實行“四位一體”的安全防護措施。1.電子文件管理要嚴格遵循定時定人、準確核對鑒定等原則。2.設專人負責電子文件的實體安全，為保證系統設備的運行安全，全天候對電子文件儲存的環境因素進行調控。3.派專人負責虛擬網絡的嚴格監控、防火墻和殺毒軟件的及時更新以及系統上流通的數據信息安全審核，對登錄人員操作進行嚴格限制，為保證系統的安全運行，不使用外來存儲介質。4.重視電子文件載體的質量，做好數據庫的備份工作，保證電子文件的存儲安全。 （二）提高認識，加強電子文件管理隊伍的建設 我們必須提高對電子文件管理工作重要性的認識，這種認識，要從高校的領導開始，到具體做某一細節工作的普通工作人員終止。只有這樣，才能才能保證電子文件管理工作的完整、準確、安全。在此基礎上，高校還要吸收一些責任心強、素質好并熱心電子文件管理工作的專業人才，從而建立一支專業的電子文件管理隊伍。要積極開展現有電子文件管理人員培訓工作，鼓勵他們積極學習電子文件管理的相關知識和技能，不斷提高他們的高專業能力。 （三）未雨綢繆，解決管理系統的兼容問題電子文件管理的工作效率，與管理系統的硬件、軟件的兼容性是密不可分的。這就要求在引進計算機設備或管理系統時，我們要提前想到硬件和軟件之間的兼容性問題，避免出現沖突而引起文件受損。對于已經存在的不兼容系統，我們必須創造條件，積極尋找二者的結合點，通過相關部門的配合來實現二者的緊密連接。 （四）明確標準，共同協商，完善管理制度根據國家的相關規定，并結合學校自身的情況，電子文件應逐步地完善其管理制度。在明確相關標準的基礎上制定科學、可行的電子文件管理制度。管理制度的制定可以參考傳統的管理制度，更要注意制度的約束性和前瞻性。同時，要杜絕“一言堂”，要充分調動相關部門的協商，以保證管理制度制成后能夠滿足電子文件管理的實際需要。 總之，隨著計算機網絡技術的不斷發展，高校電子文件管理也得到了深入快速的發展。隨著電子文件管理中存在的問題不斷得以解決，電子文件管理工作在高校管理中的分量必將越來越重。各高校只有切實加強電子文件管理工作，才能與時俱進，提高自身的管理水平。

參考文獻：

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篇7

由于電子證據的一些特殊性，與傳統證據相比，對電子證據進行認證要復雜得多，給認證帶來了許多挑戰。關于電子證據在什么條件下能夠通過認證具有可采性和證明力，目前已有的國際上或者各國的證據法律規定不一致，英美法系的國家和大陸法系也存在不統一，但是能夠得到統一認可的是某一電子證據必須具有合法性和真實性才能作為定案的依據。電子證據的認證標準同樣不能脫離這兩個標準。對此，結合英美法系的相關規定，筆者在理清電子認證和電子文件管理之間關系的基礎上，著重探討了電子證據合法性以及真實性認證給電子文件管理工作的啟示和要求。

一、電子認證與電子文件管理的關系

1　電子證據與電子文件證據概念解析

法律學界將電子證據的含義概括為：電子證據是以電子形式存在的、用作證據使用的一切材料及其派生物；或者說，借助電子技術或電子設備而形成的一切證據。檔案學界對電子文件的含義概括為：國家標準《電子文件歸檔與管理規范(GB／T 18894―2002)》將電子文件界定為“在數字設備及網絡計算機環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備進行閱讀、處理和存儲，并可在通信網絡上傳送的文件?！彪娮游募恰皵底中畔ⅰ迸c“文件”兩個概念的交集，它既是有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。將電子文件用作證據使用時，即為電子文件證據。

通過對電子證據和電子文件證據的概念進行分析可見：電子證據與電子文件證據是屬種關系，電子證據在外延上大于電子文件證據。

2　電子證據認證與電子文件管理

美國著名的電子文件管理專家戴維?比爾曼(David Bearman)的著名專著《電子證據一當代機構文件管理戰略*的譯者王健教授在序言中針對為何將書名以為“電子證據”解釋到：“本書的書名反映了研究焦點的重大變遷……一年中，我愈益認識到關鍵在于怎樣界定計算機系統中的信息是否屬于文件―業務活動的證據。我以‘電子證據’作為書名，就是為了強調一點，大多數電子數據、電子記錄或者信息匯集并非文件，因為它們不能作為憑證。這是我們在紙質文件環境中不曾遇到過的。因此，必須為電子證據的管理創立方法論。”可見，在電子文件管理的研究中，已經考慮到了將電子文件作為證據這一思想，也考慮到電子文件的法律效力。

所以，我們需要將證據的觀點納入到電子文件管理的范疇?；诖?，我們必須考慮電子文件作為證據在法庭上被采納的認證標準，明確什么樣的電子文件具有證據資格和證明力，這樣才能有效地推動電子文件管理工作。本文主要是從證據的合法性和真實性認證的兩個角度來討論其對電子文件管理的啟示。

二、電子證據合法性認證對電子文件管理工作的啟示

1　電子證據合法性

電子證據合法與否與其生成、傳遞、存儲以及顯現有密切關系。其合法性是與電子證據的非法證據排除規則相對應的，美國的《聯邦證據規則》針對電子證據調整了非法證據排除規則，我國也規定了有限的非法證據排除規則。具體來說，電子證據作為非法證據加以排除的情形主要有：(1)通過竊取方式獲得的電子證據，不予采納；(2)通過非法搜查、扣押等方式獲得電子證據、情節嚴重的一般不予采納；(3)通過非核證程序得來的電子證據，在電子商務糾紛案件不予采納；(4)通過非法軟件得來的電子證據，在民事訴訟中一般不予采納。這四個方面，前兩者主要是指獲取方式不合法導致的電子證據不合法，而后兩者則指生成與保存電子證據的程序和軟件不合法導致的電子證據不可采納，與電子文件管理有關的也正是后兩者。系統核證主要是針對電子文件管理系統，它是指由專門機構對有關的系統按照一定標準和步驟進行審核，審核合格的就簽發核證證書。非法軟件主要包括非法售制的軟件與非法錄制的軟件兩大類。前者是指研制過程違公益或國家法律的軟件，或者未通過國家登記備案而私自向社會銷售的軟件。后者是指未取得軟件合法所有權人授權而錄制的軟件，即俗稱的盜版軟件。

2　啟示

非核證程序和非法軟件中得來的電子證據不予采納，給電子文件管理帶來的啟示包括：一是進行系統核證，二是保證電子文件管理系統的合法。

進行系統核證

一些國家已經針對系統核證做了特別規定，例如新加坡就成立了專門的機構進行系統審核和簽發證書。我國尚未作出全面的規定，目前僅有一些對電子商務輔助活動使用計算機軟件進行核證的規定。如財政部1994年的《會計電算化管理辦法》針對會計行業的核算軟件的核證作出了規定；信息產業部的《電信設備進網審批管理辦法》和中國證監會的《網上證券委托暫行管理辦法》都對各自行業的系統核證進行制度規定。但是，專門針對電子文件管理系統的核證制度目前還沒有明確法律規定，有的電子文件管理系統是企業與其他軟件公司合作開發，有的甚至是自行研發的，沒有對電子文件管理系統確立統一的標準并核證。但是從確保安全的角度出發，對系統進行審核許可的時代遲早會來的。

保證電子文件管理系統的合法

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一、煙草行業電子文件管理現狀

1. 煙草行業電子文件存儲現狀。電子文件數量與種類越來越多,但由于煙草行業檔案部門尚未開展系統的電子文件歸檔管理工作,多數電子文件仍分散在形成部門的計算機網絡設備或脫機保存的存儲載體之中,甚至部分文件由于計算機更新換代、硬盤損壞、軟件升級等原因已經丟失或名存實亡。若不及時將這些電子文件整理歸檔,隨著電子文件載體的老化及軟件、硬件的更新,將會使大量電子文件丟失或無法讀取,這將給單位造成重大的經濟損失。因此,將形成的電子文件規范化管理已成為信息時代煙草行業檔案管理工作的一項重要任務。

2. 煙草行業電子文件管理規范化的限制因素。由于煙草部門電子文件管理工作發展不平衡,大部分煙草部門尚未建立完善的“辦公自動化系統”(Office Automation System,以下簡稱OA系統)平臺,電子文件處理過程中的背景信息難以記錄和收集,導致電子文件收集并不完整。同時,檔案工作者由于相關設備、計算機水平限制及有關法律和標準化建設未能跟上,對電子文件歸檔工作比較滯后,且有關法規體系和標準化建設相對滯后,使電子文件管理工作進展緩慢。

3. 對電子文件的科學化管理認識不夠。在電子文件科學管理問題上,有的人持“等待觀望”態度,有的持“有投入無產出”觀點,少有將其納入單位的工作重點和中心工作,未引起足夠的重視。事實上,以電子文件管理為主要內容的信息化建設,雖然是“金檔工程”,尤其是在工作進行之初,需要投入一定的人力、物力和財力,但并非資金投入的“無底洞”,并且從信息化建設成果及長遠利益來看,有其明顯的經濟效益和社會效益。因此,應該轉變思想觀念,以積極主動的姿態支持和參與電子文件管理工作。

二、煙草行業電子文件管理科學化的幾點建議

1. 建立健全管理制度,完善標準規范。電子文件的運作、管理是建立在一套標準化體系之上的,熟悉和建立電子文件的標準化體系,是保證煙草行業電子文件順利歸檔及有效管理的重要前提。近年來,國家相繼頒布了一系列電子文件管理標準和規范性文件,為電子文件和電子檔案的規范管理奠定了良好的基礎。同時,煙草行業也可以借鑒國外用于數字保存的最重要的規范OAIS即《開放檔案信息系統參考模型》,該模型被全世界信息管理共同體用作數字保存的有效方法,它提出了全方位的檔案功能,包括攝取、存儲、管理和訪問文件,也描述了數字資源歸檔要求。根據國家現行的主要標準規范和管理辦法制定本單位的工作規范和管理制度,具體明確電子文件的管理體制、規定各部門的工作職責及電子文件歸檔管理各環節工作的程序和技術要求、安全保密措施等,保證電子文件管理工作順利開展和電子文件的高效管理。

2. 正確認識和處理技術與管理的關系。俗話說:“三分技術,七分管理”,煙草行業中的電子文件管理也是如此。電子文件歸檔和管理工作是一項技術性較強的信息管理工作,需要計算機技術、網絡技術的支持,在有相關技術支持的前提下,主要是工作標準規范和管理制度的建設實施以及電子文件從產生到歸檔各環節中有關工作人員責任的落實。煙草行業在有功能齊全性能穩定的系統軟件及與之相匹配的計算機網絡設備、有完善的工作規范和管理制度的情況下,責任心強、具有計算機網絡技術基礎知識的工作人員,就能勝任電子文件與電子檔案管理工作。若有較強的技術力量當然好,工作方便效率高,但對于規模較小、人員編制較少的煙草檔案部門,可以實行資源統一配置,在單位“網絡中心”內設置信息管理機構、配備專職技術人員,對單位檔案和現行文件信息系統服務器等網絡設備的安全與維護工作實行集中有效的管理。這樣既節省資金,也可以解決檔案室等其他部門技術人才缺乏問題,又保證了這些部門工作的技術支持。

3. 實行“雙套制”管理模式。電子文件自身某些特點以及信息技術發展過程中的技術難題,給當前電子文件管理工作帶來了一定的風險和較大的難度。因此,我國當前的標準規定具有永久保存價值的電子文件(包括文書和圖片等),都必須做成紙質文件或縮微品等同時保存,可以推斷今后相當長的一段時間里,都要實行電子文件與紙質檔案共存的“雙套制”模式,以此來應對電子文件存在的弱點。如在電子文件的法律地位不能確定時提供實體檔案,當網絡不通時應急提供實體利用服務,若電子文件丟失則可以利用實體檔案重新生成電子文件。

4. 循序漸進地開展電子文件管理工作。與其他行業一樣,煙草行業發展也存在地域差異,電子文件管理工作的條件也不平衡,因此,各單位應根據自身的實際情況,采取靈活有效的工作方式。檔案人員要充分行使電子文件管理工作的監督指導職能,指導和監督各業務部門將本部門形成和積累的電子文件及時按要求整理并存儲到耐久性強的載體中,定期向單位檔案館(室)移交。電子文件規范管理條件尚不成熟的單位,根據實際情況量力而行,循序漸進做好電子文件的歸檔管理工作。對不同保管情況的電子文件,分別采取不同做法,逐步實現電子文件的標準化、規范化管理?？上葘崿F文本類、照片和掃描圖像文件等電子文件的全文管理,然后逐步創造條件收集如音頻、視頻及多媒體等其他類型的電子文件;若暫無集中保管條件,可以先由檔案館(室)統一編制電子文件載體的“分類號”,暫時保管在文件形成部門,待條件成熟后再統一接收,集中保管;先對電子文件的數字信息進行整理并集中存儲于耐久性強的存儲載體脫機保存,待建成了功能完善的系統管理時,再實現網絡化管理和提供利用服務。

5. 行業內使用統一的OA系統。若各省煙草部門使用統一的OA系統,并將屬地煙草部門納入同一平臺中管理,能有效地協調和促進煙草部門信息化建設工作的全面發展,實現資源統一配置,為電子文件科學管理提供條件,真正實現“文檔一體化”。煙草行業可參考其他部門的“電子簽章系統”軟件,依照《中華人民共和國電子簽名法》,逐步完善電子文件的法律效力及其安全性、可靠性的保障措施。對于OA系統以外形成的公文,通過其他手段補全。如有些無“版頭”的電子文件,可以通過設計“公文版頭格式”程序來實現電子文件閱讀利用時輸出形態上公文內容與格式統一的完整性;對要素不全文件,可以通過掃描文件收文簽、發文簽等辦法盡可能補齊相應電子文件的背景信息,確保電子文件的完整性與可靠性。

6. 全面提高職工積累和管理電子文件的自覺性。電子文件管理是一項內容復雜、技術性強的系統工程,這項工作的完成,除了資金、技術和法規標準的支持外,還需要全面協調和調動人的積極因素。大力宣傳電子文件管理的政策、法規和規范,并定期做好電子文件管理的培訓業務指導工作,全面提高職工對電子文件積累和歸檔管理的自覺性和規范性,全面提升管理人員的工作能力和業務水平。相信在領導的高度重視、檔案館(室)的工作人員積極努力和各業務部門的大力支持下(各業務部門電子文件承辦人和電子文件管理員在電子文件的形成、辦理、歸檔移交等工作環節中通力合作),實現實行電子文件科學管理的目標,就能促進電子文件歸檔管理工作順利進行和良性發展。

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【摘要】在信息社會與知識經濟時代來臨之際，企業的檔案工作也獲得了更為廣闊的生存與發展空間，并不斷地向著現代化與網絡化以及電子化的方向發展，但在發展的同時也免不了要面臨很多挑戰。本文就企業在電子文件管理方面的實際情況，從幾個方面探討加強企業的電子文件管理的重要性。

關鍵詞 企業電子文件；存在問題；解決策略

在不斷發展的現代化科技中，計算機技術的應用已經涉及到了各個方面，它是解決生產問題與管理問題迫切需要的一項技術。在不斷加快的企業信息化進程中，企業的各項生產，經營以及管理活動中紙質文件在逐漸減少，大量的電子文件漸漸取代了紙質文件。而電子文件的大量涌現使得企業電子文件管理的形態與數量都在急劇變化，這極大地沖擊了以往的企業檔案管理工作，而這也說明企業檔案工作已經進入了新的時代——數字時代。

一、存在問題

（一）收集缺陷。在對檔案信息資源進行建設的過程中，一些企業很少會去顧及對電子文件進行適當的收集歸檔，卻往往把重點放在了數字化的館藏檔案上。而這樣的結果一般會形成機構處置電子文件的隨意性與檔案館重復數字化文件。再者，企業人才的頻繁流動，使得崗位文件會因此而流失。還有，在收集電子文件的時候，沒有將文件的讀取軟件與流轉信息以及操作系統統一收集，以致造成后來讀取文件的失敗。

（二）鑒定不足。在越來越復雜的現代企業的各項生產、經營與管理活動中，電子文件相較于紙質文件更容易被復制與記錄，而這造成了電子文件的數量也在急劇性的增加；一些有用的信息也被雜亂無章的無用信息埋沒；文獻數量增加，但質量卻在下降。

（三）資源匱乏。很多企業開始推進屬于自己的信息化，這也就形成了多個不同的信息系統，比如科研管理系統，財務軟件系統，企業資源計劃等。每個部門的文件都有屬于自己的系統，且每個系統的結構以及數據標準都不同，這樣就很難做到知識與信息資源的交換與共享，也就出現了“信息孤島”的局面。

二、解決策略

電子文件的數量多、知識含量高以及來源廣的特點使電子文件必須以較為先進的理念作為導向，以一定的制度建設來做保障，并以完善的管理做依靠，與檔案隊伍的高素質并行才能實現。所以，建立一定的檔案保障機制才能使檔案工作走可持續發展道路；只有將管理手段更加完善，才能提供優質服務給使用者；只有優質的使用服務，才能獲取更多支持，理解。

（一）檔案工作保障體系的創建。對于一個企業來說，保障檔案工作關乎到企業檔案工作是否可以持續穩定發展的關鍵，所以，建立一個相對的檔案工作保障體系，是十分有必要的。相比較紙質文件，電子文件歸檔具有廣泛與受制約因素，單單是靠檔案管理部門很難完成，需結合電子文件的形成部門與檔案部門以及信息管理部門這三個部門來共同完成。這三個部門都有它自己的職能，三部門結合可以相互滲透，展現自己的優勢，揚長避短，形成一體化，使電子文件的質量有所提升。

（二）重視檔案收集工作。對于檔案管理工作來說，收集是至關重要的，檔案管理工作要生存，收集的檔案數量和檔案質量是前提。所以，在檔案的收集工作中，一定要做到豐富的數量，充實的成分，合理的結構以及優化的質量。

（三）電子文件的鑒定工作要加強。在不斷發展的網絡環境下，信息與文獻的數量正在大幅度地快速增加，形成信息的供過于求，這就要求人們在保護文件方面需要投入大量人力，物力以及時間等資源。所以，檔案工作人員要加強對文件的鑒定工作，去粗取精，保證文件質量。為確保電子文件真實完整性，內容與技術的鑒定必須同時進行，缺一不可。

（四）合理選擇歸檔途徑。與紙質檔案相比，電子文件的載體沒有紙質文件那么穩定安全，所以在歸檔的選擇方面是比較重要的。而一般的磁盤很容易造成數據的丟失，如果是質量比較差的磁盤，還可能會影響到文件的可讀性；為了防止數據的丟失，很多人選用存多份備份的方式，這不僅加大了檔案管理的工作量，還增加了磁盤數量，極為不便。而采用網絡移交歸檔的方式，利用光盤存貯不僅簡便還安全。具體方案是開通一個文件歸檔專線，在文件的形成部門與檔案的管理部門之間進行電子文件的傳遞，并和檔案管理系統之間形成無縫鏈接，建立起一個歸檔專用的文件收集系統。

（五）合理保管電子文件。從理論上來講，儲存電子文件的載體可以長期保存文件，因為其信息讀出的方式是無接觸式的，不會出現磨損狀況。文件信息被密封保護在塑料層內，不會受外界磁場影響，也不會遭受到空氣中水分與一些有害氣體以及灰塵的侵害。但是對于一些長期儲存的電子文件來說，磁盤等的儲存還是有一定的不穩定性的，所以要嚴格控制儲存專用庫房的溫度，且配置防塵，防磁場等的設施，而使用的設備也必須要注意對計算機病毒進行防范；適時地檢查檔案，以確保檔案的無刪減與短缺現象發生。

參考文獻：

[1] 趙山乞. 檔案信息網絡化建設[J]. 北京圖書館出版社，2013．

篇10

尊敬的馮惠玲副校長，

尊敬的各位來賓、各位專家：

我很高興參加今天的電子文件管理國家戰略國際學術研討會，因為會上各位專家的發言將給我提供關于電子文件管理方面的最新經驗，這對我們實施有中國特色的電子文件管理國家戰略是非常有益的。能在第一時間分享這些剛出爐的新鮮經驗，這是我的榮幸。在此，我代表國家檔案局，向與會的各位專家，特別是來自美國、加拿大、澳大利亞、荷蘭等國的國際友人表示熱烈歡迎和衷心感謝!

隨著電子文件的與日俱增，電子文件對檔案工作者的挑戰也與日俱增，同時，檔案工作者對電子文件管理的研究成果和應對經驗也與日俱增。每個國家都在電子文件管理方面積累了一些經驗或教訓。通過國際學術研討會來互相交流這些經驗和教訓，對于我們互相借鑒、共同提高電子文件管理水平十分有利。所以，我們也要感謝這次研討會的組織者――中國人民大學信息資源管理學院。他們多年來一直致力于電子文件管理的研究，并為促進我國電子文件管理的規范化發揮了重要作用。讓我們向他們致以熱誠的感謝!

今天，我愿借這個學術研討的機會，作一個學術性的發言，向各國同行表達我個人對電子文件管理的一些學術觀點，歡迎大家批評指正。

電子文件的大量形成，是信息時代的一大特點，它給檔案工作帶來了新的難題，使檔案工作者面臨著新的考驗。電子文件是一種易被改動、易被竊取、易于傳播、易于消失的信息，特別是它還是一種不能直接識讀而必須依賴于特定的設備和軟件才能被讀取的信息，這就使電子文件的管理大大地不同于對其他文件的管理。管理好電子文件，關系到國家和社會歷史記憶的長期保存，關系到人類文明的傳承延續。對電子文件的管理，必須解決好它的保真、保密、保存、保讀取等巨大難題，尤其是對專門負責檔案信息長久流傳的檔案工作者來說，怎樣確保今天的電子文件在幾十年、幾百年后還能被人讀取利用，更是一個需要特別注意的重大問題和特別要解決好的根本問題。解決這些問題，不僅需要技術，更重要的是要具有長遠的歷史眼光和強烈的職業責任感，否則，我們就有可能顧此失彼、圖小利而鑄大錯，留下永久的歷史遺憾。

把更多有價值的信息留給未來，是我們檔案工作者的歷史責任。我們在做電子文件的每一方面工作時，都應該始終以此為宗旨。就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點，或者說，具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時也對它進行異質備份，把它轉化為不易被篡改但又易于識讀的其他載體。采取這種辦法，在目前來看，實屬萬不得已，但卻行之有效。否則，就可能是一種冒險，是對歷史的不負責任，是對我們神圣職責的褻瀆。因為也許若干年后，人們會發現我們今天的電子文件，或者信息被改動過，或者信息已經從載體上無端地消失了，或者電子文件雖然存在，但能讀取它的設備和軟件卻沒有了，信息讀取不出來。

據我所知，在不少國家，對電子文件的管理是不采取異質備份的辦法的。在中國，盡管我們一直要求對重要的電子文件進行異質備份，但仍有一些單位沒有這樣做。其后果，已經造成了不少電子信息的永遠消失，從而給人類的記憶、人類的文明造成了難以逆轉和不可彌補的損失。遠一些的，如40年前美國阿波羅登月的一些電子信息，近一些的，如十幾年前北京亞運會的～些電子信息，今天都已經無法讀出了。同樣的事例，可能每個國家都存在，可能今天在座的每個專家都曾遇到過或者聽說過。剛才馮校長也提到了這樣的事情在各地比比皆是。如果不加控制，隨著時間的推移，這樣的悲劇還會繼續產生并將更多地產生。回首過去，這十分令人痛心；面向未來，這更十分令人擔憂。作為檔案工作者，出現這種情況，我們很難說是盡到了自己職責的，也是很難安心的。

也許，從財政的角度看，電子文件異質備份要花費更多的財力和人力，但它能確保電子文件中的信息真實地、長久地流傳下去，為人類的發展和文明的進步持續地提供借鑒。這兩種價值，究竟哪一種更大、更值得我們追求呢?我想對檔案工作者來說，應該是不言而喻的。

也許，從技術的角度看，電子文件的載體可以保存幾十年、幾百年，但是，從過去的實踐看，幾十年后、幾百年后，能夠讀取今天電子文件載體的那些設備或軟件卻會消失，而且技術進步得越快，這些設備或軟件就消失得越快，那時，僅有這些電子文件載體又有何用呢?同樣的例子，在音像檔案上就已經發生過，在我的身邊，一些六七十年前的錄音帶，還有一些四五十年前的錄像帶，今天都因為已經找不到播放它們的設備而成為死的物件而非活的信息。難道這一教訓還不足以讓我們明智起來和清醒過來嗎?

也許，人們可以有一千條、一萬條理由不贊成目前對電子文件進行異質備份，但我們卻有一條根本的理由贊成和堅持這樣做，這條根本理由就是：確保電子文件的絕對安全是檔案工作者的首要職責和根本使命。除非電子文件的所有致命弱點已經被我們完全克服，否則，我們是不應該放棄這樣的認識，也不應該放棄這樣去做的。

在我個人看來，至少在今天，如果要避免過去那些令人痛心的電子文件信息消失的悲劇不再發生，如果要避免當代哲人們關于“今天的信息時代未來可能會成為信息空白時代”的擔憂成為現實，那么，對電子文件進行異質備份仍是最有效、最根本的辦法。否則，電子文件的未來將是不幸的，人類文明的未來也將是不幸的。

目前，中國的電子文件國家管理戰略是，不僅要確保電子文件可以長期不失真、不失密和不丟失，而且要確保重要的電子文件中的信息能夠在多年以后還能被讀取利用，也就是說，我們不僅要考慮電子文件的今天，而且還要考慮它的明天和后天；不僅要考慮電子文件的短期效益，而且還要考慮它的長遠效益。因此，我們不僅注重電子文件的法律地位、標準化、可兼容性、可遷移、多套異地備份、保護、修復等問題，而且強調對重要的電子文件要進行異質備份，及時轉換成膠卷、紙張等其他載體。我希望有更多的人認識到這一點，我希望有更多的人來這樣做。這不僅是電子文件之幸，更是人類文明之幸。