科技檔案論文范文

導語：如何才能寫好一篇科技檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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醫院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫院人才建設，實施科教興院戰略的重要基礎。如何根據醫院科技檔案的基本特征，在醫院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為了醫院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1學科技檔案的基本特征

醫院的科技檔案主要包括五個部分:公開發表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業論文及其相關實驗原始資料的收集;科學基金資助課題從立題至結題期間，所有相關資料的收集;協作項目的協議書，技術轉讓或申請專利的有關證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點：

1.1源廣泛

醫學本身是一個多專業的龐大科學體系，涵蓋了醫、藥、衛生、微生物、職業病、生化等。其分科的細致與多樣性決定了醫學科技檔案的來源相當廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機構和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內容上還是形式上都十分散亂。此外，醫學科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價值高

醫學科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內容包含了豐富的醫學知識、先進的科研思路、方法及大量有價值的國內外科研資料，包括成功或失敗的經驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院科技檔案管理系統。

根據醫院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發揮醫院科技檔案的作用，成為醫院建設中的重點問題之一。本文認為由于醫院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數、人力有限，醫院可充分利用醫院內部互聯網，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統，可促進充分發揮醫院科技檔案的作用。

醫院科技檔案管理系統可就以下幾個方面進行創建和完善：

2.1醫技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫院醫技人員的個人科技檔案信息輸入醫院科技檔案管理系統。此系統可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執行匯報表、各項科研經費報銷登記與結果反饋、論文投稿登記情況表、學術會議審批及學術成果統計表，外出培訓以及涉及到個人的科研教學信息等。

2.2科研管理

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機制改革，新的科研運行機制下科研檔案收集工作出現的問題

在新形勢下畜牧科研檔案不只限于課題準備階段、研究階段、鑒定階段形成的各種原始記錄，還包括大量在成果轉化中后續實驗、開發、應用、推廣過程中形成的各種材料。這些材料的形成周期長、不定期，歸檔難度更大。難以保證科研檔案的完整性和系統性。新的科研運行機制下，新疆畜牧科學院與高校合作（新疆畜牧科學院與石河子大學合作）、院兵合作（新疆畜牧科學院與新疆農墾科學院合作）、企業合作（新疆畜牧科學院與新疆天康畜牧生物技術有限公司合作），共同研究的項目越來越多，這對檔案的收集產生了極大地影響，其結果是造成一個項目的材料分散在幾個單位。如果僅僅按照過去的辦法只收集本單位形成的檔案材料，必然難以保證科研檔案資料的完整性和系統性，從而給檔案的利用帶來不利的影響。歸檔范圍難制定。新的運行機制是一種動力機制，我院科技工作者在工作之余也在努力從事科研活動，于是產生了相當一部分非職務成果，非職務成果屬于各人所有，其形成的科研檔案理所當然也歸個人所有，按理非職務成果檔案不屬于歸檔范圍，但是由于非職務科研活動與職務科研活動有著密切的聯系，很難將他們截然分開，這給檔案部門劃定歸檔范圍造成了相當的難度。還有由新的特殊機構衍生出來的一些特色優勢產業，像獸用疫苗、生物制劑以及奶牛胚胎性別控制等等科研活動。科研人員為了使自己在競爭中立于不敗之地，將科研過程中積累的資料和獲得的經驗視為本課題組甚至個人財富的一部分，僅限于本課題的主要成員使用，拒絕拿出來與他人共享（這里所說的共享是指允許范圍內的共享）。新的運行機制下，這種現象的存在，導致的直接結果就是科研檔案資料的不完整性。

檔案專業性不強，檔案知識不足

院屬各所（中心）檔案管理人員都是兼職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數人未經過正規的檔案專業培訓，檔案業務知識與技能相對不高。從事科研工作的科技工作者不懂檔案收集整理工作；做檔案工作的檔案員不懂畜牧科研技術，跟科技工作者比起來對科研項目的進展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生產活動與歸檔工作脫節。檔案管理人員繼續學習的機會少，自主接受新知識的主動性弱，新的管理辦法、歸檔范圍執行起來總有些許滯后性。各所單位科研項目人對科研檔案歸檔范圍不了解，認為歸檔只是在項目驗收結題時把科研項目大本子直接交到院綜合檔案室就可以了。造成檔案人員想要的科研資料沒有，不用存檔的資料一大堆，而且大本子里大多數都是課題資料的復印件根本沒有保存的價值。這些也是收集工作不完整的一個重要因素。根據科研檔案管理的規范要求，結合畜牧業科研單位的特點，科研檔案工作者應更新觀念，大膽探索，從源頭抓起，以推動畜牧科研檔案工作向更深層次發展?，F根據問題從管理制度和科研檔案管理人員等方面闡述解決問題的措施。

建立健全適應新的科研運行機制的科研檔案管理制度

科研檔案工作要適應新疆畜牧畜科院新的科研運行機制，應該破除各種束縛科研檔案工作發展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進現有的管理方法，使科研檔案工作跟上時展、變化的步伐，適應新的科研運行機制。新疆畜牧科學院根據科研單位的特點，制定《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》，《新疆畜牧科學院科研檔案歸檔范圍》并下發文件，發至院屬各所（中心），由院綜合檔案室組織院屬各單位專兼職檔案人員集中學習科研檔案歸檔范圍。現將新增科研檔案管理辦法歸納為以下幾點：建立完善的科研檔案工作網絡。針對科研檔案收集工作的全面性、完整性等特性，科研檔案收集工作必要從科研項目的源頭抓起，深入基層廣泛收集材料。所以建立完善的檔案組織工作網絡就很有必要。新疆畜牧科學院根據“統一領導，分級管理”的原則，成立了檔案工作領導小組，組長由院長兼任，成員則是院屬各所（中心）主管業務的所長（主任），各所（中心）的科管秘書則是兼職檔案員，形成院領導掛帥，辦公室、科管處領導分管，檔案人員具體抓，各所領導和兼職檔案人員協助的五級檔案管理網絡體系。在制定科研工作計劃時，提出建檔要求；平時由各研究所（中心）在本單位專業項目立項時，就安排一位本項目人員兼職項目檔案員，參與項目實施檢查、項目考核評比、課題鑒定、驗收，全程跟蹤管理在研項目檔案材料的形成，防止材料流失。并在項目結題時整理立卷，最后由院檔案室檢查，院科管處監督，科研檔案資料不立卷不予結題驗收課題。建立開放式科研檔案管理辦法。由于畜牧科研項目中有相當一部分課題需要與外單位合作，這些涉及多家單位的科研項目的檔案管理方式，可采取開放式的管理形式，即采取檔案的共建共享。即以科研項目為單位收集材料，項目的主要完成單位應將該項目的材料收集齊全，涉及到其他單位的材料，可收集復印件，并在上面加蓋單位檔案部門的印章。在共建的基礎上，除確需保密的科研材料之外，其余的都應在所有參與項目的單位之間實現檔案信息的共享。加強科研成果轉化階段形成材料的補充。原有的科研檔案管理中，檔案部門主要收集項目開始至鑒定期間形成的材料，至于鑒定后成果開發推廣階段形成的材料，很少去收集。檔案部門與科研部門、課題組聯系多，與科研開發部門接觸少。檔案部門很少介入科研產業部門的工作中，也無法向科技開發部門提供有價值的檔案開發產品。新運行機制下，檔案部門要加強科研成果轉化階段形成材料的補充，建立動態的管理模式，應建立科研與科研檔案一體化的管理方式。動用一定的強制措施和經濟手段，加強對難以歸檔的科研文件的監督管理。在提高科研工作者歸檔意識方面，規范科技工作者及檔案工作者的行為，健全完善的規章制度很重要?！缎陆竽量茖W院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入年底各所領導督察工作內容中，直接與年底單位考核制度掛鉤，實行檔案一票否決制，從強制各單位實施《新疆畜牧科學院檔案管理辦法》到現在的習慣自覺規范地完成科研檔案工作。《新疆畜牧科學院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入科研管理和科技活動過程中，使科研檔案歸檔工作成為科研項目結題驗收工作的一個硬性指標，不歸檔、不驗收。制定管理目標考核制，與個人崗位責任制掛鉤，變軟指標為硬指標，使每個專業技術人員都自覺地將科研檔案資料按時交給檔案管理人員。最后在全院年底表彰大會中，還新增了科研檔案歸檔優秀單位和優秀個人獎，這樣從先進優秀方面激勵了科技工作者的歸檔積極性。#p#分頁標題#e#

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科技檔案信息化管理的目標要求就是充分利用現有的通信、計算機、數據庫等先進技術，在國家、行業以及單位科技檔案管理法規制度和標準規范的框架下，用信息化手段來保障和促進科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發、利用等提供堅實的基礎，科技檔案開展信息化管理，重點可以從以下方面進行。

第一，采用信息化手段實現科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關信息制成檔案機讀目錄數據庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發揮信息化編目速度快、項目全等優勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責任者、分類號、關鍵詞等檢索標志，迅速、準確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機自動立卷是計算機以科技檔案目錄中每份文件的有關存錄項為依據將某方面具有共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內文件進行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質量，改善了效率?？萍紮n案自動標引是計算機通過對科技檔案題名或全文信息進行字詞切分、對內容特征進行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數據庫的建設。

第二，采用信息化手段實現科技檔案的借閱、統計、編研及保管環境的自動控制?？萍紮n案的借閱管理和統計工作復雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進行自動借閱管理和統計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調卷、歸檔、利用情況統計等進行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現科技檔案的借閱管理，重點涉及內容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統計。通過利用計算機技術，還能夠有效實現對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠對科技檔案資料進行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環節中，對檔案保管環境的自動控制非常重要，應用計算機技術對檔案排架進行自動管理，能夠結合科技檔案登記數據庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現架位的自動分配，為新進科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現對科技檔案保管環境的溫、濕度以及防火防盜等進行自動監測和管理。

第三，加強培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進行科技檔案管理的主體，也是實現科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進的中堅力量，因此需要加強科技檔案信息化人才培訓，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現可持續發展。

2、結束語

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檔案信息記錄了科研設計單位的相關客觀記錄，具有準確性、時效性和共享性，并且可以在積累的信息記錄中尋求新的發展，擁有較強的可開發性?？蒲性O計單位的檔案信息包含了多年來技術工作的積累成果，逐漸形成了一種智慧的結晶，蘊含著非常豐富的發展信息，是日后企業生產的重要參考。相比較于外部的信息而言，企業內部的檔案信息更加可靠，也更加適合自身發展的路線。設計手段不斷發展，網絡技術也不斷普及，工程設計檔案信息成為必然，利用計算機技術提高管理效率，減少管理人工，更好的幫助科研設計單位良好的運用積累的知識成果。目前我國科研設計單位但對于檔案信息的管理和開發還是比較重視的?？蒲性O計單位通過目標管理取得了一定的發展，計算機存儲技術，高清掃描技術，微縮存儲技術等現代化技術的應用，大大提高了檔案管理的效率和管理水平。科研設計單位以檔案目錄建立計算機管理存儲，再到電子文件形式的保存整理利用，檔案管理越來越規范化現代化。在資質較強的科研設計單位，檔案管理的信息化發展尤為迅速，已經意識到計算機存儲和計算機查閱的優勢，利用電子文件或掃面文件替代紙質文件，增加了檔案信息的可讀性和利用行。但是，由于信息化建設需要一定的硬件條件支持，所以目前不同行業和不同管理要求也在一定程度上限制了檔案管理信息化的進程。

二、科研設計單位檔案信息化建設的途徑探討

1.電子文件收集整理工作

信息載體多種多樣，比如微縮膠片、磁帶、壓縮光盤等等，使檔案信息的保存可以擁有更加多樣化的存儲形式，相比較于傳統的紙質信息載體而言，具有節約、存取方便、形式多樣、安全穩定等優點。當然，信息化存儲方式運用了大量的先進技術，使用優點明顯，但是在維護和更新技術方面還有一定的短板。市場經濟的不斷發展，高新技術不斷得到應用，日益激烈的競爭要求檔案管理向著高效化的方向發展，所以電子文件的潛在優勢逐漸浮現出來。使用何種電子文件對檔案信息進行整理，需要根據科研設計單位的具體需求決定。根部不同的使用要求，電子文件主要有兩大類：一類是掃描電子文件，通過高清掃面設備將存儲在紙質文件上的信息以圖像或其他壓縮形式保存到計算機中，形成一份與原始文件內容相同的電子文件，由于采用高清掃描而并不是具體的識別，所以對于電子文件內容的修改是比較苦難的，而且為了電子文件的質量可能采用分辨率較高的存儲形式，勢必造成存儲空間的增減，對于計算機網絡和共享來說壓力是巨大的；另一類是軟件處理電子文件，比如DOC或DWG，對電子文件的內容進行處理，是對信息的內容進行具體的保存，相比掃面電子文件來說可以修改文件信息，存儲空間占用也比較小?？梢姾笠环N存儲形式適用性更強，復用和修改更加便利，更加適合辦公的自動化。但是由于科研設計單位工作的特殊性，一些工程圖紙和專業技術資料，可能很難用軟件以一種便于取用的形式進行處理，所以高清掃描更加適合繪圖類電子文件。隨著電子文件的普及，對于電子文件的管理也有一定的規定，對電子文件的歸檔也有一定的需求，格式和讀寫權限在局域網中的查詢和共享也有一定的限制。因此，科研設計單位在信息化建設時，要對自身檔案類型的利用狀況有一定的了解，選擇成熟的數字化技術，設計有效的電子文件，為信息化平臺建設打下基礎。

2.自動化管理平臺

科研設計單位處理擁有良好的檔案信息之外，信息化建設的另一要求是信息化管理硬件和軟件。硬件和軟件的投入是比較巨大的，但是相較于信息化檔案建設的潛在價值是值得的。科研設計單位處于長遠的發展目標而言，檔案信息化建設應當是一項長遠的計劃，要構建一套適用于企業發展的檔案信息管理系統，能夠為企業生產提供長久的服務。激烈的市場競爭要求企業進一步提高工作效率和工作質量，檔案信息化建設的自動化管理平臺能夠大大提高工作效率，減少重復勞動，創造更多的價值。檔案信息管理系統的建立還需要管理軟件的開發，根據企業檔案的數量和具體開發要求，購置相關的管理軟件，并在此基礎上根據自身條件進行二次的開發和完善，有層次的建立電子文件數據庫，合理設計信息索引，為信息的查詢和取用做好良好的準備。另外，檔案信息化管理平臺需要嚴格的電子文件管理制度，有序的開展信息管理工作才能發揮電子檔案管理的優勢。這項工作要從檔案文件開始，全面而規范的劃分檔案，并以此結合使用的邏輯關系進行存儲，為檔案管理人員提供便捷，并以此提高工作的效率和工作質量。

3.加強檔案信息管理系統的維護

檔案信息化平臺構建完成后，檔案管理部門一定要對數據化和管理平臺進行全面的維護。對于歸檔的電子文件要及時的設置查詢索引并上傳到網絡平臺。按照電子文件的管理要求，歸檔后的檔案要采取合理的備份措施，做好恢復管理工作，避免因為網絡原因影響檔案內容。采用固態的存儲管理是一項嚴密的工作，但是對于電子文件備份非常重要，合理的備份能夠降低寶貴的信息資源浪費。首先電子文件要確保其準確性和全面性，以取用權限限制對電子文件的修改；電子文件的歸檔要嚴格按照規范進行，網絡使用權限要有明確的告知，及時監管非法的取用操作；定期對檔案數據庫進行備份和維護；檔案管理人員要正確行使自己的職權，嚴格按照檔案管理要求完成工作。

三、結束語

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【關鍵詞】CNKI;高校檔案;文獻計量;作者;機構;期刊

高校檔案全稱為高等學校檔案，是高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案工作是學校重要的基礎性工作，也是國家檔案工作的重要組成部分。我國高校眾多，各個高校檔案工作水平參差不齊。為了更好地開展高校檔案工作理論研究，促進高校檔案工作實踐進步，檔案界學者對高校檔案工作進行了大量學術研究，發表了相當數量的學術論文。本文則基于這些已發表的學術論文，用文獻計量的分析方法，對其內在規律進行探索，研究我國高校檔案工作研究的重點、熱點及發展趨勢。

一、 數據采集

（一）檢索策略。本文選取論文收錄量最全面的中國期刊全文數據庫CNKI作為數據來源，考慮到文獻的學術質量，本次檢索的數據庫僅選擇了知網里面的“期刊”“博士論文”“碩士論文”“國內會議”“際會議”五個數據庫，以“篇名”為確保精確結果的檢索點，檢索式為 “‘高校+檔案’or‘高校+文件’or‘高等學校+檔案’or‘高等學校+文件’or‘大學+檔案’or‘大學+文件’”檢索時間截止到2014-12-31。本次檢索共檢索到13065條記錄。鑒于知網每次最多只能顯示6000條記錄，筆者將檢索時間段劃為三個階段，采用“導出/參考文獻”中的“自定義（支持需輸出更多文獻信息的查新等用途）”功能，選中題名、作者、單位、文獻來源、關鍵詞、年份等六項信息，導入到Excel表中。

（二）數據處理。筆者發現，在檢索出來的13056篇文獻中，包含了不少檔案學專業教育相關文獻，包括高校檔案專業成立、招生公告、專業教育、課程設置、學生就業、院系成立及周年紀念活動、檔案學系教師專訪等不相關論文。筆者采用逐條瀏覽手工刪除方法，排除此部分數據，然后得到最后文獻數量為12714。筆者將所有數據進行篩選、排序、分列，完成數據分類及規范化，然后進行數據統計，得到最終需要的數據。

二、數據分析

（一）文獻增長規律。從收集的數據來看，我國高校檔案工作的研究在上世紀80年代以前只有2篇，分別是1956的《中國人民大學文件材料劃分年代的方法介紹》和1979年的《浙江大學文書處理與檔案工作制度》，前者指出學校文件材料不同于普通文件材料，應該需要采取公元年度和學年度相結合的劃分方法，后者則是《檔案工作簡報》轉載的浙江大學黨委文件。從上世紀80年代起，關于高校檔案工作的文獻開始逐年緩慢增加，年均發文量12篇，這說明我國高校檔案工作的研究處于萌芽起步階段。隨后上世紀90年代增長幅度變大，文獻數量增加，年均發文量到113篇，研究進入穩步前進階段。而進入本世紀后，文獻數量則極速上升，到2009年達到小高峰，年發文量達1137篇，這與2008年9月教育部、國家檔案局頒布的《高等學校檔案管理辦法》有密切關系，管理辦法掀起人們對高校檔案的關注熱潮。隨后在2010年略微停頓后，文獻繼續呈上升趨勢，每年發文量均在1100篇以上，我國高校檔案工作研究進入快速發展階段。

（二）期刊分布。筆者通過統計，在檢索出的12714篇文章中，有62篇文章沒有文獻來源，剩下的12652文章來自共1908種期刊。根據布拉德福定律，將這1908種期刊劃分三個區，使每個區文獻數量大致相等，均為4217篇，這樣核心區有15種期刊，相關區193種期刊，邊緣區1700種期刊。三個區域的期刊數量比為1：12：113，用布拉德福定律的結論來衡量，高校檔案工作研究論文的相關期刊區論文數量偏大，這是因為發文數在124篇的期刊既分布在核心區，又分布在相關區。表2.1列舉出了發文量在50篇及以上的期刊。

表2.1 發文量在50篇及以上的期刊一覽表

期刊 文獻量 期刊 文獻量

蘭臺世界* 1358 黑龍江科技信息 89

黑龍江檔案 407 檔案* 87

辦公室業務 337 檔案天地 85

蘭臺內外 245 湖北檔案 83

云南檔案 235 中國成人教育* 82

機電兵船檔案 214 四川檔案 71

浙江檔案* 211 科技資訊 70

科技信息 208 赤峰學院學報（自然科學版） 64

黑龍江史志 185 經營管理者 63

檔案管理* 172 中國科技信息 62

檔案與建設* 163 科技創新導報 60

山東檔案 150 檔案學通訊* 58

科技情報開發與經濟 146 檔案學研究* 56

才智 127 學理論 55

山西檔案* 124 檔案時空* 54

城建檔案 116 內蒙古科技與經濟 53

北京檔案* 108 中國檔案* 50

陜西檔案 98

注：帶*為中外文核心期刊查詢系統中查詢到的核心期刊。發文數量在50篇以上的期刊共有文章5746篇，占所有文獻的45%，而其中核心期刊12種，發文量2523篇，占其中44%，從數據來看，我國高校檔案工作研究的文獻質量較高。

（三）作者及作者單位分析。通過統計作者及作者單位的發文數量，可以掌握高校檔案工作研究人群和研究機構分布的特點，了解在高校檔案工作研究領域的主力軍和核心機構。表2.2和表2.3分別列舉出了高產作者和高產單位。從高產作者和高產單位分布來看，研究高校檔案工作的主要是來自高校檔案館或者檔案室的一線工作者。筆者發現，在這些作者和單位中，很少有國家985、211高校，這說明我國一些重點高校對高校檔案工作研究較少，同時這些作者和單位中，發表在核心期刊上的文章較少，這說明我國缺乏對高校檔案工作方面專家或者深入研究的學者。

表2.2 發文數量前10名作者

作者 單位 發文量

連紅 中國計量學院外語學院檔案室 19

王永平 綏化學院 14

李群 吉林農業大學檔案館 17

金鑫 南通大學檔案館 14

韓淑華 河北科技師范學院檔案室 17

胡勝友 中國科技大學檔案館 14

王敏 哈爾濱工程大學檔案館 17

閉線林 右江民族醫學院人事檔案室 14

李燕 山東農業大學檔案館 16

蔣娟 重慶第二師范學院檔案室 13

表2.3 發文數量前10名單位

單位 發文量 單位 發文量

濰坊學院 37 右江民族醫學院 20

華南農業大學檔案館 32 四川職業技術學院 20

哈爾濱工程大學檔案館 29 黑龍江工程學院 20

哈爾濱工程大學 29 哈爾濱職業技術學院 19

寧夏大學 26 山東建筑大學 18

德州學院 25 濟寧職業技術學院 18

中原工學院 24 黃岡職業技術學院 18

河南大學 22 浙江師范大學檔案館 17

吉林農業大學檔案館 21 湘南學院 17

哈爾濱理工大學檔案館 21 南京師范大學檔案館 17

此外，為了衡量作者的合著規模，本文引用了邱均平教授期刊作者“合作度”和“合作率”這兩項指標。表2.4本次研究附作者信息的12618篇論文集合的著者總數達15903位，平均每篇文章的作者數為1.26。其中，獨著論文占全部論文的80.6%，比例很高，這說明獨著仍是高校檔案工作研究的主要方式;而對于合著，2人合作率為14.4%，占總合作率19.4%的70%以上，因而2人合作是主要的合作方式，3人及以上的合作偏少。以上數據說明，雖然高校檔案工作研究領域有一定的合作規模和合作傾向，但是合作的比例和合作團隊較小。

表2.4論文合著情況

項目 數據 比例

作者總數 15903 合作度1.26

論文總數 12618 ――

獨著 10172 獨著率80.6%

2人合著 1820 14.4%

3人合著 489 3.9%

4人以上合著 140 1.1%

合作總篇數 2449 合作率 19.4%

注：在本文的12714篇統計對象中，有96篇文章沒有標明作者，無從統計作者數量，因此本次統計論文為12618篇。

（四）關鍵詞分析。關鍵詞是為了文獻標引工作，從報告、論文中選取出來的用以表示全文主題內容信息款目的單詞或術語，能鮮明而直觀地表述文獻論述或表達的主題，通過對關鍵詞出現的頻率進行分析，可以很好地體現一門學科的研究領域和研究熱點、焦點。

筆者通過排序、計數、去重后，共得到13117個關鍵詞，然后對關鍵詞進行手工分類，將出現次數在20次以上的關鍵詞進行整理，將同義詞和相關的詞集合到一起，剔除一些出現頻率極高卻沒任何意義的詞語，如“高校/高等學校/高等院校（3394次）”“檔案管理/高校檔案管理/高等學校檔案管理（2892次）”“高校檔案/學校檔案/檔案（2495次）”“檔案工作/高校檔案工作/學校檔案工作（1585次）”，然后對剩下的詞頻在150次以上的關鍵詞進行分類，得到表2.5：

表2.5 詞頻大于150的關鍵詞分類表

主題 關鍵詞及詞頻

管理對象 人事檔案（管理、工作）/干部人事檔案/高校人事

檔案（1204）;教學檔案（管理、建設）/高校教

學檔案（1052）;學生檔案/高校學生檔案/學生檔

案管理（549）;（高校）學籍檔案/學籍檔案管理

（467）;科研檔案（管理）/高?？蒲袡n案/學術

檔案（425）;文件材料（326）;基建檔案（管

理）/高?；n案（256）;科技檔案/科技檔案管

理、工作）（252）;教師業務檔案/業務檔案（218）;

檔案管理 檔案意識（607）;管理/管理工作（1098）;歸檔

范圍/材料/文件（477）;檔案管理模式/管理模

式/模式（301）;檔案資料/檔案資料收集（292）;

收集/檔案收集/檔案材料收集（283）;歸檔工作/

歸檔/文件、檔案歸檔（262）;創新/管理創新

（235）;檔案建設（182）;案卷質量/檔案質量

（172）;規范化/規范化管理/檔案管理規范化

（163）;檔案實體分類/檔案分類/分類（156）;

信息化 （檔案）信息化/信息化建設/（檔案）信息化管

理（871）;現代化/現代化建設/現代化管理/檔案

管理現代化（471）;數字化（建設）/檔案數字化

（441）;電子文件/電子文檔/電子文件信息/電子

文件歸檔/管理（318）;電子檔案/電子檔案管理/

電子檔案信息（208）;信息時代（153）;

利用服務 檔案信息/檔案內容（1045）;檔案利用/利用/檔案

利用工作、服務（784）;服務/檔案服務/信息服

務/檔案信息服務（335）;信息資源/檔案信息資

源（222）;

信息開發 編研/檔案編研/編研工作/編研成果/編研材料（743）;

開發利用/檔案開發利用（292）;校史/校史館

（175）;校園文化/校園文化建設（166）;

隊伍建設 兼職檔案員（423）;檔案人員/檔案員（419）;

政治素質/綜合素質/業務素質/文化素質（196）;

素質/人員素質/管理人員素質（188）;

制度建設 檔案管理制度/管理制度（153）;

作用研究 教學工作/教學管理（部門、水平）/教學活動

（556）;改革/教學改革/教育改革（203）;

教學質量（169）;高校評估/評估（167）;

作用/檔案作用（155）;

性質研究 檔案事業（478）;高校檔案館/大學檔案館/檔案

館（工作）（400）;綜合檔案室（219）;館藏

檔案/館藏內容/檔案館藏（178）;

問題策略 對策/策略（553）;問題/存在問題（415）;

措施（203）;建設（157）;

從表2.5可以看出，高校檔案工作的研究主要集中在十個方面，分別是高校檔案工作管理對象研究、檔案管理工作本身研究、信息化研究、利用服務研究、信息開發研究、隊伍建設研究、制度建設研究、檔案工作重要作用研究、檔案工作性質研究及問題和策略研究。

總體上看，這些關鍵詞基本上囊括了高校檔案工作的絕大部分內容，并且比較注重檔案的開發利用和服務，同時也注重高校檔案工作人員隊伍建設，但我們從表中依舊可以發現如下一些問題：

1.高校檔案研究較多的是人事、教學、科研等檔案，但對照片檔案、聲像檔案等特殊載體檔案和實物檔案研究較少;

2.檔案管理主要集中在歸檔的各個環節，對歸檔后的保管及安全問題研究較少;

3.檔案信息化研究方面，對安全問題重視程度不高;

4.高校檔案工作管理體制和管理制度方面研究較少。

結合表中顯示的研究重點和熱點，再進一步分析數據，筆者發現當前高校檔案工作的研究趨勢有以下幾個方面：

1.注重特殊載體檔案和實物檔案的研究;

2.安全問題日漸引起人們的注意;

3.高校檔案館體制改革及創新;

4.高校檔案館網站建設及服務;

5.高校檔案館文化建設功能及教育功能研究;

6.高校檔案館的社會服務功能拓展;

7.高校檔案學會工作的創新和發展;

8.高校檔案工作者隊伍建設及激勵機制研究等。

【參考文獻】

[1] 中華人民共和國教育部、國家檔案局.高等學校檔案管理辦法[Z].2009-9-1

[2] 中國人民大學檔案館.中國人民大學文件材料劃分年代的方法介紹[J].檔案工作，1956：4-8

篇6

關鍵詞：企業檔案管理，數字化，知識管理

 

1、前言知識經濟的到來在廣泛影響人們物質文化生活的同時，也引發了人們對于企業經營管理的思考，引起了企業競爭行為和態勢的革命性變化。在經濟全球化、知識普及化的今天，知識管理成為提高企業核心競爭力及可持續發展力的關鍵。面對著無限的發展機遇，企業管理者只有充分的利用知識來武裝自己才能在激烈的市場競爭中立于不敗之地，使企業科學管理之樹常青。那么，如何實現企業管理的全面知識化從而增強企業的綜合競爭力使之利于不敗之林，首要目標就是實現企業檔案管理的數字化。這是由于企業檔案是企業生產、經營、管理等環節的最真實的寫照。它便于企業各方面的利用，為企業的各類活動提供檔案服務，是企業維護自身經濟利益和再現歷史面貌的重要依據。論文格式，知識管理。企業經營管理者及員工通過檔案展開對企業經營文化、歷史的追憶和回顧，在追古意今的思緒中明確企業的發展方向，制定企業的改革政策，為員工及企業提供了前進的動力。企業檔案是企業豐富知識資源的象征，是一種無形的資產，因此實現企業管理的知識化首要任務即是對企業檔案的全面管理。

2、企業檔案管理的數字化趨勢信息化的社會決定了高科技的廣泛應用與快速發展。這種應用同樣體現在企業檔案管理中。它們多樣化、復雜化、細致化、信息化的管理流程決定了高科技手段的廣泛應用和全面數字化的發展進程。在眾多檔案中快速查詢到需要的內容，對檔案進行年代的編排與錄入，檔案的全面分類管理、檔案的借還、歸檔、檔案的查詢及共享管理均需要數字化的檔案管理方式。論文格式，知識管理。同時，企業的生產、經營方式的自動化、智能化也給企業檔案管理的數字化帶來了前所未有的挑戰。檔案管理的數字化有利于企業提高檔案管理效率，降低管理成本，促進信息資源的共享與流通，增強企業綜合競爭力。因此，便捷、高效、有序、統一的自動化、共享化管理是企業檔案管理數字化發展的趨勢。

3、企業知識管理概述企業知識管理的最終目標是實現知識的價值，為此知識管理必須力圖將最恰當的知識在最恰當的時間傳遞給最恰當的人，以便使他們做出最好的決策。因此企業知識管理對檔案管理、生產管理、經營管理有著科學的導向作用。論文格式，知識管理。知識管理對企業信息、資訊進行全面的收集、科學的加工和充分的運用，并通過促進知識的共享、創新來實現知識的增殖，從而達到企業全面升華的目的。市場分析、經營戰略等特有的經驗和成熟的方法需要知識的協調統一，進而優化為全面的企業知識體系，成為企業最薄厚悠遠的戰略資源。

4、知識管理對檔案管理的要求知識管理是目標，檔案管理是手段，因此，知識管理對企業戰略目標、經營理念、管理方式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信系管理等方面的不同程度的要求決定著企業檔案管理的轉變方式。論文格式，知識管理。即從注重檔案實體管理轉向注重檔案內容即知識的管理，強化對檔案知識的開發利用，實施智能化、科技化、一體化的檔案管理服務，實現企業檔案知識的資源共享。這種角色的轉變，要求檔案管理人員應將工作重心向信息、知識的綜合管理轉變，而非對文檔、案件的具體管理，是一種由表及里、由現象到本質、由機械到自動化的管理轉變，為企業管理全面數字化，高質量的提供信息資源提供了必要保證。

5、企業檔案管理與知識管理功能的結合企業檔案管理與知識管理的結合主要包括：采集與轉換、挖掘與發現、分類與建模、反饋與推薦等。采集與轉換從檔案中采集各類數字信息，并按知識管理的要求對信息進行加工處理，這包括信息整理、格式轉換、信息錄入、信息集成等環節。經過這些環節的加工從而實現檔案管理數字信息向知識管理系統的轉換。挖掘與發現則通過建立檔案信息資源體系，數據庫和相關鏈接實現信息資源的編輯、集成、存儲與修改。同時將原始數據和信息作統一分析并總結出隱含的規律，挖掘出知識的聯系。分類與建模中的分類通常按照數字檔案分類標準構建分類體系，形成資源分類庫，從而為知識管理服務提供便捷、高效、自動化的分類方式及有序的信息基礎。建模則是在用戶信息獲取、描述和反饋的基礎上，進行需求分析，建立用戶需求偏好模型。論文格式，知識管理。分類與建模更好的實現了數字檔案信息向知識管理服務的切實轉變，為其提供了規范、科學的模型和算法支持，具有很好的導向作用。反饋與推薦從前者所得的用戶的需求分析、操作記錄、對系統的建議及反饋入手，進行用戶信息的編輯與量化，為用戶需求模型的優化及整改提供反饋與支持。論文格式，知識管理。同時，針對用戶的習慣性需求還可向用戶推薦適合自身的知識系統。

6、結語為適應未來的競爭環境，企業必須加快實施檔案管理信息化、數字化建設進程，促進檔案信息管理與知識管理的結合，提高檔案管理的效率，豐富檔案管理的資源配置，使之向高科技、規范化、科學化、自動化的現代企業管理模式邁進。只有這樣才能實現檔案資源、知識信息的全面共享，使企業經久不衰，常勝、常青。

[參考文獻]

[1]張濤.知識管理對企業檔案管理的要求[J].沿海企業與科技，2008(5):12-13.

[2]劉水.數字檔案答理中的知識發現與知識服務[J].檔案學研究,2009(4):23-24.

[3]馮惠玲.拓展職能—“夾縫時代”檔案職業的生存之策[M].中國人民大學出版社,2009:89-90.

篇7

一.圖書館管理學位論文的優勢

目前，高校學位論文的管理主要有三種方式：一是由檔案館單獨管理，二是由圖書館和檔案館聯合管理，三是由圖書館單獨管理。另外還有少數高校把學位論文暫時保管在各系部。筆者認為圖書館對學位論文的管理有其自身優勢：

1.圖書館有專門的采編人員，可以主動地收集、加工學位論文。

2.圖書館單獨集中管理，遵照統一的標引和分類方法，有助于形成學位論文科學管理體系。

3.圖書館重收藏更重利用，能夠真正使學位論文為教學、科研所用，為后續畢業生參考所用。

4.圖書館可以同時管理紙質和電子版學位論文，并提供書目式檢索和網上多種檢索方法。

二.圖書館管理學位論文的具體措施和建議

2.1重視學位論文的收藏、開發和利用

任何一項工作若要完成得好，首先要在思想上加以重視，只有思想上高度重視了，才能在行動上加以落實。圖書館領導應該充分重視并協調各分院、系積極配合圖書館完成學位論文的收集、管理工作。

2.2制定和完善管理制度

管理制度包括：論文呈繳制度、論文加工規范、論文管理規范等。版權問題和涉密問題是管理規范的重點?？紤]到版權的問題，學位論文(特別是研究生學位論文)可以進行全文閱讀和部分復?。粚τ谏婷艿膶W位論文，規定不準復印，除作者和指導教師外，原則上一律不外漏。另外，還要在管理規范中說明紙質論文保管的年限。

2.3及時收集、加工，及時入藏

學位論文收集的數量和質量直接關系到其開發和利用的程度。在制定了學位論文呈繳制度的前提下，圖書館應掌握各院、系答辯情況并督促其及時呈繳論文，做到及時收集，及時入藏。對于電子版論文可以采取多種途徑獲取，如利用FTP、電子郵件業務等，但同時要保證論文的完整性。

另外，為方便館藏號的確定和后續管理，在制作論文封皮時要求：

1)文理分開，即文、理科專業論文封皮顏色區別開來，便于后續加工和管理、利用。

2)書脊處要體現學位授予年、論文題名、著者名和導師名。

2.4選擇適合的分類方法，標準化著錄

對學位論文進行標準化著錄，一方面便于掌握學位論文的館藏情況，另一方面便于用戶檢索和利用。但目前我國由于沒有統一的學位論文標準著錄格式，許多高校都自行選擇著錄方法。筆者贊同一些圖書館同行提出的在用CNMARC進行著錄時，盡可能多地增加檢索點，諸如論文題目、作者、導師、專業、分類、主題等等，實現多種途徑揭示文獻信息，供讀者檢索需要。

2.5設(優秀)學位論文閱覽室

為提高學位論文的利用率，建議圖書館設立專門的學位論文閱覽室?？紤]到數量過多的情況，可以改設優秀學位論文閱覽室，或者將本科學位論文和研究生學位論文分別開設閱覽室。保證這部分文獻資源能夠得到充分利用，同時為科研和教學服務。但要注意對涉密論文的保護。

2.6注重電子版學位論文庫的開發，實現網上多入口檢索

與紙質論文相比，電子版論文具有節省存儲空間、使用方便、檢索快捷等多方面優勢，因此對電子版學位論文的收藏、整理和利用更符合實際需要，建立學位論文全文數據庫成為一種必然趨勢。其中兩個重要的環節：一是要將Word文檔轉換成PDF格式，當前許多電子出版物都使用PDF作為標準格式；二是要建立全文檢索系統，實現多入口檢索。

三.學位論文館藏號的選取

學位論文作為圖書館的一種特色館藏文獻，要有其不同于圖書、期刊的專門館藏號。便于管理和區分。以下就館藏號的選取進行分析。

3.1可構成館藏號的要素

1)分類號：采取與圖書、期刊相同的分類體系，如中圖法等，這樣可以保證圖書館文獻分類體系的一致性。

2)著者號：采用與姓名對應的學號來標識，并編制配套的著者索引。

3)學位授予年號：畢業年份，如：2010，能夠反映出論文的新舊程度。

4)學科代碼：按照學位論文作者所學的學科給出相應的號碼，具體可參照教育部給出的學科代碼表確定，或按學校自行編制的學科代碼。

5)流水號：按照收藏的先后次序給出流水號，相當于圖書的種次號。

6)培養單位代碼：按學校分配的培養單位代碼確定，不同于學科代碼，前者范圍更廣。

7)導師代碼：根據每名導師對應的校內代碼確定。

3.2館藏號的選取

3.2.1館藏號選取的原則：

1)3.1中介紹的構成館藏號的多個要素中，學位授予年號是必須的，因為它關系到學位論文的保存年限和替舊等業務流程，另外能夠利用這一信息統計出當年畢業生人數。

2)為使館藏號格式不過于復雜，可以不選用著者名和導師名，此信息在論文書脊處已經有體現。

3)各個要素之間可選擇用“：”、“/”或“—”分隔。

3.2.2幾種常用的館藏號

1)分類號+著者/著者號+學位授予年號

這種館藏號的優點是可以把相同類別的學位論文集中在一起，而且排架習慣與圖書、期刊的排架習慣相同，既方便工作人員操作也符合讀者的查找習慣。但分類處理需要專業人員，加工過程會比較長，時效性差。另外，如果采用著者號，則要實現按著者檢索時還需查著者索引。如：G256—060401009：2010或G256：張小萌：2010。

2)學科代碼+流水號+著者/著者號+學位授予年號

這種館藏號的優點是可以把同一學科專業的學位論文集中在一起，流水號可反映每一學科的學位論文數量，操作簡單，加工過程短，時效性強，不需要專門的分類人員。缺點在于需要建立專門的學科號碼對照索引。如：0809：17—060401009：2010。

3)培養單位代碼+流水號+學位授予年號

這種館藏號的優點是可以把每一個培養單位的學位論文集中在一起，流水號可以統計每一個培養單位的學位論文數量，操作也同樣簡單，時效性強，不需專門的分類人員。缺點在于：當遇到培養單位名稱變更的情況，要做具體說明。如：03—22：2010。

四.結語

綜上所述，圖書館完全有能力單獨保存和管理學位論文，并且在某些方面有著自己的優勢，各高?？梢愿鶕拘W位論文的收藏情況和讀者使用情況靈活選擇館藏號，對學位論文進行科學加工、典藏和管理，使其最大限度地滿足讀者需求。

參考文獻：

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2.張弦.高校圖書館學位論文管理方法分析[J].科技情報開發與經濟2007年第17卷第3期

3.張學宏.論高校圖書館電子版學位論文的保存管理工作——以北京大學圖書館為例[J].圖書館情報工作2005年第49卷第5期

4.葛杭.高校圖書館檔案館聯合管理學位論文之研究[J].浙江檔案2004(9)

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論文關鍵詞：化工企業 生產管理 科技檔案

企業檔案是企業發展的真實記錄，它承載了一個企業的興衰記憶和發展歷程，是一項維護企業歷史真實面貌的工作，是企業經濟效益的需要，同時也是社會效益的需要。企業檔案收集是企業檔案的基石，它直接影響著檔案的完整，并體現企業檔案的管理水平。企業如果沒有資料的收集，企業檔案部門也就無所謂檔案的整理、保管、鑒定、統計和開發利用工作。因此，檔案收集工作，是檔案部門開展一系列工作的前提。企業檔案有文書檔案、科技檔案、會計檔案和人事檔案等部分組成。在這里我淺說化工企業科技檔案方面的收集工作。一個企業如要更好完整、準確、系統地做好科技檔案的收集工作，本人認為要做好如下幾點：

一、積極開展各種形式的宣傳活動，提高全員、特別是管理層的檔案管理意識，取得管理層的高度重視和支持

為確保歸檔的順利，各企業應根據《檔案法》、《科技檔案工作條例》等相關的法規、條例，制定企業相應的科技檔案管理辦法，明確崗位職責及相應的歸檔流程，規范科技檔案的工作程序和管理要求。

企業科技檔案是保存備查的直接記述和反映科技生產活動的科技文件，科技檔案是直接反映企業生產、建設、科技和設計活動的直接記錄，歸檔保存的科技文件材料，是把人們在生產、建設、科研和設計等工作中形成的科技文件材料通過各有關單位、生產技術部門集中收集而成的。然而企業科技檔案所能產生的效益的隱蔽性很強，難以計量，不能為企業代來直接效益，也難以立刻見到效益，容易造成企業管理層對科技檔案的收集忽略。這就要檔案管理部門利用多種形式宣傳檔案法規、檔案知識，增強檔案意識，使全體員工都認識到檔案的價值。使管理層懂得重視和做好企業科技檔案管理工作，是對企業歷史負責，為企業實現服務、替企業未來著想，才能更好的使企業得到發展，以得到管理層的更多的理解和重視。

二、檔案部門對檔案的收集要做到事前介入

生產設備檔案是企業的生產的中樞，它記載了設備的結構、性能及其管理使用、維修過程的科技檔案。設備是否能正常運行，在于設備的維護與管理，設備的維護與管理依賴于設備檔案的準確數據。檔案技術人員要參與生產管理，對進入企業的各種設備。檔案管理人員要參加開箱驗收，并做好驗收和缺陷記錄，收集原始資料。特別是對化工企業的鍋、容、管、特設備及主要生產設備應根據設備開箱清單逐項進行驗收。例如：鍋爐設備開箱的驗收主要有鍋爐質量證明書、使用說明書、工業鍋爐內部檢驗報告、鍋爐外部檢驗報告、各種合格證、鍋爐強度計算書、圖紙、整（組）裝鍋爐安裝監督檢驗報告、安全閥檢驗報告、鍋爐安裝質量證明書。壓力容器設備主要有壓力容器產品質量證明書、設備銘牌、鍋爐壓力容器產品安全性能監督檢驗證書、圖紙等。都是企業申請使用登記的基礎材料。企業管理論文如果收集的不全、不仔細，會給企業的辦證使用代來很大的不便。

在參加設備開箱驗收進行資料收集時，檔案人員不僅要認真、仔細的收集，還要了解這些設備的性能，了解它們的原理，了解它們的用途。這樣才能保證檔案資料的齊全、完整、適應企業利用的需要。同時，根據生產技術人員的需要將設備說明書復印成冊分發給生產部門和技術部門，供生產人員和技術人員參考。還要幫助、指導設備技術部門建立、建全設備技術檔案。要做到專業管理與群眾管理相結合。技術管理與經濟管理相結合。

三、對企業科技檔案的收集要做到事中控制

在各生產、技術部門的協助下，才能使收集資料的工作做到及時、準確、完整。平時的收集工作決定資料收集的完整性。生產技術部門不是專業的檔案管理部門，平時往往不太重視歸檔材料的積累和保管，要歸檔時臨時設派人員收集整理文件材料，造成一些需要收集的資料未能收集完整。企業在生產過程中檢查、中修、大修、更換、改造中等都產生大量檔案資料、圖紙資料以及在工程施工過程中產生的施工記錄、工程項目的報告等材料，這些都是反映企業發展狀況的具體憑證和很有保存價值的原始記錄，這都是靠工程技術人員平時的收集來完成；還有部分工程技術人員擔心科技資料交接到檔案局部門后，自己今后利用不方便或為了在工作中自己有的過人表現而封閉技術不愿交出某些關鍵性的技術材料。使得檔案的完整性得不到保障。這要求檔案技術人員在整個生產過程中定期對生產部門提供監督和幫助。宣傳《中華人民共和國檔案法》，強化部門和工程技術人員的檔案意識，使每位技術人員把科技材料的歸檔看作自己的職責和義務。避免關鍵性技術資料由于保管不善和應歸檔而未歸檔造成檔案資料缺失的現象發生。同時檔案技術人員就必需了解工程的性質以及設備性能，掌握工程技術專業的相關基本知識。制定工程資料收集的大綱和具體范圍，避免了移交單位人的主觀移交，使接收的檔案內容不全和形式單一的現象得到改善。

四、對企業科技檔案的收集要做到事后核查和驗收把關

在收集過程中，不僅要收集主要檔案，還要收集次要檔案，從而保證檔案的完整性。另外，在收集的過程中，還要注意收集的有效性，不是有文必檔。做到精密、準確地收集每一份資料，體現收集檔案的準確性。

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摘 要：本文從國家信息化建設、高校檔案事業現代化發展、檔案工作者的社會地位三個方面分析了高校檔案室檔案數字化的必要性及其意義；并從完善軟硬件設施、數據庫建設和提高檔案室工作人員素質等方面論述了高校檔案室檔案數字化建設的基本思路。

關鍵字：高校檔案室；數字化建設 ；檔案

隨著經濟社會的發展、技術的進步，高校正邁入數字化管理時代。檔案數字化是指將不同載體形式、不同記錄方式的檔案信息通過計算機錄入轉化成計算機可以識別的數字形式，形成可供保管與利用的數字信息資源庫。[1]對檔案室檔案進行數字化建設，有利于保護檔案實體、方便檔案借閱查詢。筆者認為高校的檔案室數字化迫在眉睫。

一、 高校檔案室檔案數字化的必要性和意義

1.高校檔案室檔案數字化是國家信息化建設的必然要求

國家檔案局于1996年把電子文件研究項目列入科技計劃，1999年完成了《電子文件歸檔與歸檔電子文件管理規范》，同時要求各級檔案部門積極地開展檔案數字化建設的研究和實踐。[2]因此，高校檔案室必須做好檔案數字化建設的工作，以迎合國家信息化建設的方針政策。

2.高校檔案室檔案數字化有利于推動高校檔案事業現代化發展

在傳統的檔案文件管理時代，檔案室的工作主要以接收、保管、查閱紙質檔案為主。這一工作方式有極大的封閉性，容易產生“重保管、輕利用”的工作思想。隨著數字化時代的到來，通過利用計算機和檔案管理軟件對文件進行收發、歸檔、鑒定、銷毀、利用，使整個過程快捷、準確，節省了大量的人力物力財力，大大提高了檔案室的工作效率，從而推動檔案事業的進一步發展。[3]

3.高校檔案室檔案數字化有利于提高檔案工作者的社會地位

傳統的檔案工作者，大多從事于比較機械的手工勞動，檔案工作者的效率比較底下，這在一定程度上影響了公眾對檔案工作人員的評價。檔案部門要想提高自己的社會地位，必須提高自身的數字化水平。此外，檔案工作者必須更新利用檔案管理理念，有效利用和共享技術手段和方法，發揮其增值作用，從而提高檔案工作者的社會地位、實現檔案事業的跨越式發展。

二、高校檔案室檔案數字化的條件

1.信息時代的發展為檔案室檔案數字化奠定了堅實的基礎

隨著經濟技術的發展、計算機網絡的普遍使用，我們已生活在信息時代。這一時代為人們的生活、工作等各個方面提供了便利，在一定程度上打破了時空的限制，提高了人們的生活水平。正是由于計算機和掃描儀、復印機等各種軟硬件的使用，才使檔案室檔案數字化成為可能。同時，在社會信息化的背景下，對檔案室檔案進行數字化的改革，正是順應時代的潮流而必須實現的轉變。

2.高校檔案室檔案的增多使其數字化迫在眉睫

近年來，各高校為培養更多的人才都在實施擴招政策。一方面，它使更多的學生能夠邁入高等學府享受更高的教育；另一方面，它給學校各方面帶來了競爭壓力。原有的檔案庫房已不能滿足逐年增多的檔案文件，這促使檔案室工作人員作出相應的更改。檔案室檔案數字化通過對檔案內容的數字化掃描，在提供利用時，以查找電子檔案為主，這樣可以改變原有檔案的存放方式，能夠節省檔案存放空間，容納更多的檔案文件。

3.檔案室紙質檔案的存在是數字化的必要準備

檔案室紙質檔案的存在是數字化的前提，任何需要進行數字化處理的信息都要以傳統文件為載體。在數字化處理過程中，對文字、圖片等用掃描儀將其轉化成BPM圖像文件格式存儲于計算機中，然后制作成可永久保存的光盤，建立數字檔案管理體系，也就是“雙套制”管理的模式。這樣既保證了原始檔案的原始生態和永久保存，又方便了科研人員的查閱與研究的需求，也為今后的資源共享打下了基礎。[4]

三、高校檔案室檔案數字化建設的內容

1.完善相應的軟硬件設施

建立檔案室檔案數字化，首先需要完善相應的軟硬件設施。這主要包括三類：一類是數字檔案信息采集設備，實現紙質檔案、圖紙檔案等的數字化轉換工作，包括掃描儀和計算機等設備；一類是數字檔案信息存儲設備，實現數字檔案信息的存儲與管理，包括服務器、磁盤陣列、關盤等設備；一類是檔案綜合管理系統軟件，實現數字檔案信息的管理與利用功能，包括檔案著錄、檔案統計、檔案檢索、檔案信息等功能。[5]其中，在數字化信息采集過程中，要根據不同信息載體形式，選擇通用性好、存儲容量大、存儲質量好的存儲格式，這有利于信息的流通，同時減少信息的流失。在數字檔案信息存儲過程中，制作成可永久保存的CD-R光盤，便于對檔案文件的長久查閱利用。在實現檔案信息的管理與利用時，應選擇合適的檔案綜合管理系統軟件。在服務器軟件領域，存在著以各種版本的UNIX 和LINUX為代表的優秀者，它們既有穩定性、安全性的特點，又具有價格低廉的特點，因此可以作為檔案綜合管理系統軟件的首選。

2.檔案數據庫建設

在數字化過程中，對檔案室檔案進行分類，整理成學籍、成績、論文、科研成果等數據庫，更方便用戶的查閱利用。

學生學籍檔案數據庫。檔案室工作人員可以根據網上招生的錄取數據，收錄每屆學生的基本情況，形成學生學籍檔案數據庫。這一數據庫的建設，有利于高校和用人單位鑒別學生的畢業證和學位證。

學位論文和科研成果檔案數據庫。結合每年畢業生提交學位論文電子版機會，將紙質論文和電子論文數據庫一并歸檔，并及時采用掃描等方式補錄以往學位論文全文，建立齊全的學位論文數據庫。

學生成績檔案數據庫。學生在每學期都有期末考試，待學校收錄期末考試成績時，檔案室可借機匯總建立學生成績檔案庫。

3.提高檔案室工作人員的專業素質

為提高檔案室工作人員的專業素質，可定期對檔案室工作人員進行培訓，并實施定期考核適度。另外，可有計劃地分期分批選送檔案業務骨干到高等院校進修。同時，在招聘檔案人才時，除考慮檔案文書知識外，更要注重具備軟件開發能力的人才，調整檔案人員專業知識結構組成，更好地為高校檔案數字化服務。

四、結語

高校檔案室檔案數字化已成為高校檔案發展的必然趨勢。面對這一機遇，我們必須不斷改革和創新，遵循合理的原則、設立科學的目標、采取正確的方法、逐步走向完善，盡早實現檔案室檔案管理的現代化，使檔案室工作的各個環節以更高的效率為學校的教學、科研管理和其它各項工作服務。

參考文獻：

[1]沙敏.高校檔案數字化建設的認識與思考[J].科教導刊，2011，（2）：171-172.

[2]饒永.簡論高校檔案數字化建設[J].電子科技大學學報社科版，2004，（6）:88-91.

[3]林麗群.高校檔案數字化建設的思考[J].數字蘭臺，2008，（2）：12-13.

[4]孫瑩.“滿族說部”檔案室數字化管理初探[J].蘭臺內外，2005，（6）:65.

篇10

【內閣大庫檔案檢索】

“內閣大庫檔案”包括詔令、題奏、移會、賀表、三法司案卷、實錄稿本、各種黃冊、簿冊、內閣各廳房處與修書各館之檔案，以及試題、試卷等各色文書約31萬件，是研究明清政治制度、社會、經濟、軍事、法律的珍貴史料。這批檔案在清末由于庫房損壞而被移出大庫，輾轉遷播，現為臺灣中研院歷史語言研究所收藏。

到目前為止，史語所明清檔案工作室已完成檔案登錄155,000多件，撰寫提要98,000多件，掃描檔案38,000余件，出版《明清檔案》370冊，共約50,000件。目前所有文字提要與全文影像已實現網絡檢索，其中包括對外開放的文字目錄檢索和授權使用的全文影像檢索兩部分。

內閣大庫檔案的文字檢索內容包括事由（檔案內容的提要）、時間（檔案發下、進呈或移會的時間）、職官（檔案上奏人的官銜與姓名）、冊別件號、登錄號、文件別、備注等。如在具奏欄中輸入“張廷玉”，便可從數萬件清代檔案中輕而易舉地檢索出這位清朝重臣的945件奏折所在。

【臺灣中研近代史所藏清代文獻檢索】

這個資料庫似乎是中研院近代史所的內部使用資料庫，資料庫沒有導航頁面，也缺乏相關說明，但沒有檢索限制。包括近代史所藏經濟檔案函目匯編、近史所藏外交檔案函目匯編，內閣漢文黃冊、內務府奏銷檔四個子錄。此外，網絡上還有近史所藏刑科題本提要目錄、近史所藏俸餉冊提要目錄以及近代史研究所民國外交檔案，也都沒有必要的說明。

【明人文集聯合目錄及篇目索引】

由臺灣漢學研究中心開發，包括故宮博物院圖書館、臺灣大學圖書館、中研院傅斯年圖書館、國家圖書館及漢學研究中心所藏明人文集，以建置聯合目錄與篇目索引兩大功能為主，具備文集書名、作者、版本及館藏地多項檢索功能，并可全文檢索作者小傳及序跋、附注等。

二

受到時限和周期的限制，傳統的論著索引的動態信息相對滯后。而以網絡為載體的論著檢索數據庫具有信息量大、更新迅速的特點，受到研究者的普遍重視。

【中國考古學資料庫】

這個數據庫由臺灣史語所開發，主要是搜集中國的考古學報告及研究目錄，內容系以《中國考古學年鑒－－考古學文獻資料目錄》為主，主要包括考古學專論、分論、田野考古資料、美術考古、古代工藝科技等，增加史語所研究人員所搜集的相關專題研究書目，并對照日本《東洋學文獻類目》加以補充。

【經學研究論著目錄檢索】

由臺灣漢學研究中心開發，根據漢學研究中心民國1994年和1999年出版的《經學研究論著目錄》（1912-1987）、（1988-1992）兩冊印刷本資料匯整而成。資料收錄范圍涵括公元1912年至1992年八十年間臺灣、大陸及日本學者的研究成果，總共收錄經學研究相關專著、期刊論文、學位論文、研討會論文、報紙論文等35,900余筆。提供全文檢索、類目瀏覽、關鍵詞查詢、作者、書（刊名、期刊、論集名）索引瀏覽。

【兩漢諸子研究論著目錄檢索】

由臺灣漢學研究中心開發，內容系根據臺灣漢學研究中心1998年出版的《兩漢諸子研究論著目錄（1912-1996）》印刷本目錄制作完成，收錄范圍含括公元1912至1996年間臺灣、香港、大陸學者的研究成果，旁及國內所能收集到的日文西文論著，兼及美國哈佛大學燕京圖書館、耶魯大學圖書館、加州大學柏克萊分校東亞圖書館所收藏有關兩漢諸子研究的相關資料，可提供全文檢索、類目瀏覽、關鍵詞查詢、作者、書（篇名、期刊、論集名）索引瀏覽。

【敦煌學研究論著目錄檢索】

由臺灣漢學研究中心開發，內容系根據漢學研究中心2000年出版《敦煌學研究論著目錄（1908-1997）》印刷本目錄匯整而成。資料收錄范圍涵括公元1908年至1997年間，海峽兩岸、日本及東南亞地區學者之研究成果，并旁及海外漢學家各研究目錄，總共收錄敦煌學研究相關專著、期刊論文、學位論文、研討會論文、報紙論文等12,000余筆。提供全文檢索、類目瀏覽、關鍵詞查詢、作者、書（篇名、期刊、論集名）索引瀏覽。

【史語所同仁輯唐宋明清史書目】

收錄了臺灣史語所研究人員所輯錄的有關唐宋明清史研究的中日文論著多種，但體例不一，范圍不詳。

【郭店楚簡論著檢索】

1993年湖北荊門郭店出土的戰國竹簡中，發現了大量先秦佚籍和與傳世典籍的早期寫本，在學術界引起轟動，成為近年來中國古代思想文化研究的熱點所在。香港中文大學圖書館開發的“郭店楚簡資料庫”，不僅能夠檢索郭店楚簡的全部釋文，還提供了近年來郭店楚簡研究的主要參考論著檢索。

【《黃帝內經》研究論著書目檢索】

由臺灣史語所生命醫療研究室開發，包括“傳統時期中國的《黃帝內經》研究論著書目”、“傳統時期日本的《黃帝內經》研究論著書目”、“當代《黃帝內經》研究論著書目”、“當代日本《黃帝內經》研究論著書目”、“當代日本《黃帝內經》研究論文書目”、“當代西文《黃帝內經》研究論著與文獻書目”、“當代韓文《黃帝內經》研究文獻書目”、“當代臺灣《黃帝內經》研究書目”“中文研究文獻書目”等幾個子數據庫。

【唐宋文學研究論著檢索】

由臺灣元智大學“網絡展書讀”中華典籍網絡資料中心開發，可檢索相關論文的著者?？?、卷期及論文關鍵詞和提要。

【紅學研究資料庫】

由臺灣元智大學“網絡展書讀”中華典籍網絡資料中心開發，包括紅學研究計劃檢索、紅學學位論文檢索、紅學期刊論文檢索、紅學研究論著檢索幾個相關數據庫。

【宋代詩詞論著檢索】

由臺灣元智大學“網絡展書讀”中華典籍網絡資料中心開發，可檢索題名、著者等內容，編碼為簡體中文。

【佛學書目檢索】

由臺灣大學佛學數字圖書館暨博物館開發，包含書籍、期刊雜志、博士碩士論文等資料。

【國際漢學博士論文摘要數據庫】

這個數據庫以臺灣漢學研究中心典藏的海外漢學博士論文為主，搜藏國家包括美國、加拿大、英國、荷蘭等，總計約有9,000種，皆為國外大學從事漢學研究的博士論文。數據庫提供全文檢索、論文題目（作者）、畢業學校、學位名稱、主題分類等索引瀏覽。

【史語所同仁著作目錄】

收入了臺灣國學研究的核心機構中研院歷史語言研究所眾多研究人員的研究成果。

三

除文獻提要和論著檢索外，網絡上還有一些構思新穎，功能實用的數據庫。

【兩千年中西歷轉換】

中西日期轉換是歷史研究者經常遇到的問題，曾有多位史學家窮數年之功編制了多種中西歷法轉換的工具書。臺灣中研院根據薛仲

三、歐陽頤的《兩千年中公歷對照表》編制了“兩千年中西歷轉換系統”，只要輸入國號、帝號、年號、干支、朔閏等內容，便可進行中西日期轉換。遺憾的是，這個系統只從西元公元元年，即漢平帝元始一年開始，對于公元前的日期，尚無法檢索。

【搜文解字古文字資料庫】

由臺灣史語所開發，資料庫分甲骨文、金文、周文字三部分，選擇偏旁字型總表，可進入相應的資料庫，資料庫內容包括字頭、字形、析形、詞性、詞義、辭例、出處、語義和說明，部分辭例可鏈接拓片圖像，以便使用者參考。

【漢代墓葬與文化資料庫】

這個資料庫是對漢代物質文化研究成果的系統整理，由臺灣中研院史語所開發，包括漢墓資料庫、銅鏡璽印資料庫、漢畫資料庫三部分，收錄了相關的文物的圖像、形制、出土地點、日期及著錄期刊。