商務活動展覽會禮儀(3)

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不管采用上述何種方法，組織者均須事先將其廣而告之，以便參展單位早作準備，盡量選到稱心如意的展位。

第四，安全保衛的事項。無論展覽會舉辦地的社會治安環境如何，組織者對于有關的安全保衛事項均應認真對待，免得由于事前考慮不周而麻煩叢生，或是“大意失荊州”。在舉辦展覽會前，必須依法履行常規的報批手續。此外，組織者還須主動將展覽會的舉辦詳情向當地公安部門進行通報，求得其理解、支持與配合。

舉辦規模較大的展覽會時，最好從合法的保衛公司聘請一定數量的保安人員，將展覽會的保安工作全權交予對方負責。

為了預防天災人禍等不測事件的發生，應向聲譽良好的保險公司進行數額合理的投保。以便利用社會的力量為自己分憂。

在展覽會入口處或展覽會的門券上，應將參觀的具體注意事項正式成文列出，使觀眾心中有數，以減少糾葛。

展覽會組織單位的工作人員，均應自覺樹立良好的防損、防盜、防火、防水等安全意識，為展覽會的平安進行竭盡一己之力。

按照常規，有關安全保衛的事項，必要時最好由有關各方正式簽訂合約或協議，并且經過公證。這樣一來，萬一出了事情，大家就好“親兄弟，明算帳”了。

第五，輔助的服務項目。主辦單位作為展覽會的組織者，有義務為參展單位提供一切必要的輔助性服務項目。否則，不單會影響自己的聲譽，而且還會授人以柄。

由展覽會的組織者為參展單位提供的各項輔助性服務項目，最好有言在先，并且對有關費用的支付進行詳盡的說明。

具體而言，為參展單位所提供的輔助性服務項目，通常主要包括下述各項：其一，是展品的運輸與安裝；其二，是車、船、機票的訂購；其三，是與海關、商檢、防疫部門的協調；其四，是跨國參展時有關證件、證明的辦理；其五，是電話、傳真、電腦、復印機等現代化的通訊聯絡設備；其六，是舉行洽談會、會等商務會議或休息之時所使用的適當場所；其七，是餐飲以及有關展覽時使用的零配件的提供；其八，是供參展單位選用的禮儀、講解、推銷人員等。

最后，是展覽會的參加。參展單位在正式參加展覽舒暢地，必須要求自己的全部派出人員齊心協力、同心同德，為大獲全勝而努力奮斗。在整體形象、待人禮貌、解說技巧等三個主要方面，參展單位尤其要予以特別的重視。以下，就分別對其作簡要的介紹：

第一，要努力維護整體形象。在參與展覽時，參展單位的整體形象直接映入觀眾的眼里，因而對自己參展的成敗影響極大。參展單位的整體形象，主要由展示之物的形象與工作人員的形象兩個部分所構成。對于二者要給予同等的重視，不可偏廢其一。

展示之物的形象，主要由展品的外觀、展品的質量、展品的陳列、展位的布置、發放的資料等構成。用以進行展覽的展品，外觀上要力求完美無缺，質量上要優中選秀，陳列上要既整齊美觀又講究主次，布置上要兼顧主題的突出與觀眾的注意力，而用以在展覽會上向觀眾直接散發的有關資料，則要印刷精美、圖文并茂、資訊豐富，并且注有參展單位的主要聯絡方法，如公關部門與銷售部門的電話、電報、電傳、傳真以及電子郵箱的號碼，等等。

工作人員的形象，則主要是指在展覽會上直接代表參展單位露面的人員的穿著打扮問題。在一般情況下，要求在展位上工作的人員應當統一著裝。最佳的選擇，是身穿本單位的制服，或者是穿深色的西裝、套裙。在大型的展覽會上，參展單位若安排專人迎送賓客時，則最好請其身穿色彩鮮艷的單色旗袍，并胸披寫有參展單位或其主打展品名稱的大紅色綬帶。為了說明各自的身份，全體工作人員皆應在左胸佩戴標明本人單位、職務、姓名的胸卡，惟有禮儀小姐可以例外。按照慣例，工作人員不應佩戴首飾，但男士應當剃須，女士則最好化淡妝。

第二，要時時注意待人禮貌。在展覽會上，不管它是宣傳型展覽會還是銷售型展覽會，參展單位的工作人員都必須真正的意識到觀眾是自己的上帝，為其熱情而竭誠地服務則是自己的天職。為此，全體工作人員都要將禮貌待人放在心坎上，并且落實在行動上。

展覽一旦正式開始，全體參展單位的工作人員即應各就各位，站立迎賓。不允許遲到、早退、無故脫崗、東游西逛、更不允許在觀眾到來之時坐、臥不起，怠慢對方。

當觀眾走近自己的展位時，不管對方是否向自己打招呼，工作人員都要面含微笑，主動地向對方說：“你好！歡迎光臨！”隨后，還應面向對方，稍許欠身，伸出右手，掌心向上，指尖直接展臺，并告知對方：“請您參觀”。

當觀眾在本單位的展位上進行參觀時，工作人員可隨行于其后，以備對方向自己進行咨詢；也可以請其自便，不加干擾。假如觀眾較多，尤其是在接待組團而來的觀眾時，工作人員亦可在左前方引導對方進行參觀。對于觀眾所提出的問題，工作人員要認真作出回答。不允許置之不理，或以不禮貌的言行對待對方。