高校財務報銷信息化探討

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摘要：大智移云時代背景下，高校財務管理智能化、信息化成為一種必然趨勢。作為高校財務管理與服務中最基礎、最重要的工作的財務報銷業務的信息化研究就顯得尤為重要。本文闡述了高校財務報銷流程的現狀及當前高校財務報銷存在的主要問題，在分析現行部分高校充分利用信息化創新財務報銷系統應用及其智能化成果的基礎上，研究了新模式下高校財務報銷工作遇到的主要問題和財務信息化管理執行的必要性，并結合實踐提出了如何在智能化、信息化條件下進一步優化高校報銷流程和提高財務管理效率的若干建議。

關鍵詞：大智移云；財務報銷；財務信息化

隨著國家全面推行公務卡結算制度，財務報銷的業務統一要求做到能刷卡盡量刷卡，加之電子發票報銷復核工作復雜，使得財務人員工作量明顯加大，財務報銷過程中的矛盾和問題也層出不窮。如報賬過程繁瑣、財務審批效率低下、信息延遲、溝通困難等諸多弊端。高校財務管理與服務中最能反映其管理與服務水平的是基礎的財務報銷工作，是衡量一所高校各項事業是否科學發展的重要標志之一。

1高校財務報銷的現狀及存在的主要問題

1．1財務報銷業務量大。近年來，隨著各高校辦學經費增加，涉及財務報銷的業務也大幅增加，財務報銷業務流程及票據審核過程復雜，每一筆報銷業務都會涉及公務卡刷卡與還款信息核對、普通發票或電子發票信息核查、資金往來單位信息以及無現金打卡信息核對等，每一筆報銷業務都需要財務工作人員逐筆核對，工作復雜繁重。1．2財務報銷過程繁瑣、效率低。傳統的財務報銷過程復雜切效率低下。首先是單據的審批流程繁瑣，報銷人員在備齊所有票據后，需要得到流程中多層級，不同人員的審核，若其中某一個環節對票據和報銷規范提出質疑，不能得到相應批準，報銷人員只能從頭開始，重新更正材料后返回流程起點，直接導致某一筆報銷業務會往返多次才能最終完成報銷流程，費時費力。其次，報銷人員非財務專業人員，對報銷業務、票據規范不夠熟悉，甚至在票據的粘貼過程中都會出現多次返工的現象。因此，傳統的財務報銷過程實在是太過繁瑣、效太低，必須想辦法予以破解。1．3各管理系統的信息不對稱。財務管理系統作為數字化校園中相對獨立且保密等級比較高的系統，財務信息本身可共享的并不多，如果財務報銷過程中各部門所掌管的各種信息之間缺乏良好的協調性，就會造成報銷人員在各部門之間的來回奔波，重復核對有關信息，直接導致報銷業務辦事效率低下。現階段，很多高校各部門都有服務于本部門業務需要的信息管理系統，但從全校來說，各系統由不同供應商提供，它們之間是相對獨立，各自的信息是不兼容、不交換的，這種情況客觀上造成報銷人員到財務處辦理業務時，相應的審核人員、審批人員以及分管領導無法及時了解該筆業務的來源、出處以及預算情況，會造成復核工作效率低下。1．4財務報銷相關制度宣傳不到位。當前，國家出臺的與報銷相關的法規制度不斷增多，例如，財政部于關于印發《中央和國家機關差旅費管理辦法》的通知（財行［2013］531號）；要求各地區各部門認真貫徹執行。但在實際執行過程中，存在相關制度與規定不斷更新的問題，加上一般教職員工對財務報銷業務流程不熟悉，很多報銷人員在辦此業務時似無頭蒼蠅，而且他們提供的票據及信息很多都不規范，造成業務辦理不順利，導致報銷人員對財務工作不滿情緒，這都不符合數字化校園建設的要求。1．5財務人員信息化水平不高。信息化建設背景下，需要高校的財務人員除了需要掌握常規的財務管理知識與技能以外，還需要結合計算機網絡、大數據分析技術和最新的財務管理軟件操作技術。但目前，這種復合型的財務管理人員總體數量還是偏少，不能滿足日益增長的財務報銷業務需要。

2高校財務報銷信息化的意義

2．1提升財務報銷效率。傳統報銷模式下，需要花費教師大量的時間和精力在財務報銷上，尤其在報銷高峰期的學期末或年底。高校財務報銷實現信息化后，能夠最大限度地實現學校各業務部門間的數據交換與共享，能夠很大程度上提升財務報銷效率，減少不必要的時間和精力的浪費。同時打破財務業務處理時間和空間上的障礙，讓財務信息處理即時化，能夠采取隨時隨地的網絡信息化方式進行報銷單據的填寫、審核和傳遞，能夠顯著地提升財務管理質量。2．2規范財務報銷制度。傳統模式報銷體系中的票據的填制、審核，效率低下，失誤率居高，加之報銷單據種類繁多，大部分教師對于財務報銷流程不熟悉，單據填寫不規范不合格，導致報銷不合格的事件屢有發生。在采取信息化、智能化報銷模式后，能夠實現對于原始單據的整理分析后，通過網絡報銷平臺完成一系列規范化流程，避免多種信息的重復輸入或者錯誤輸入的問題。一方面使財務報銷制度更加規范化，提升財務管理水平，另一方面節省也極大地節約了教職員工報銷的時間和精力，節省了財務部門的管理費用，緩解財務人員工作壓力，真正實現高校財務的信息化、智能化管理。

3優化高校財務報銷系統信息化的建議

3．1樹立網絡報銷理念、普及報銷制度。高校財務報銷實踐中，無論是財務工作人員還是教職員工，首先都應當樹立全新的財務報銷理念、擁有智能化思維，并從思想上高度重視。高校財務部門應該合理運用信息化、智能化手段，顛覆傳統報銷模式，將信息化報銷手段的應用常態化。同時，財務部門應充分利用智慧校園網絡平臺，通過各種途徑積極、廣泛宣傳與財務報銷有關的國家的法律法規和學校的具體規章制度。財務報銷信息化業務宣傳應該做到通俗易懂，面向的是一般教職員工而非專業的財務人員，幫助他們理解和操作，適當時可設置溝通、答疑窗口，以便于正確引導組織報銷。3．2構建高校財務報銷。APP平臺，實現財務系統信息化、智能化在大智移云的大背景下，構建高校財務報銷APP平臺，可以實現財務報銷智能化，為廣大教職員工提供全方位、便捷的服務的目標。具體操作流程可以借助財務報銷APP平臺來執行，完成預約及無紙化簽批、無紙化電子發票認證，銀校直連、最終完成無紙化網上報銷，實現財務系統信息化、智能化。3．2．1建立預約叫號、預約報賬系統。高校財務部門排隊等候日常報賬和科研項目的教職工一直很多，作為高校財務報銷過程中的一套信息化、智能化系統，預約叫號系統可以有效緩解教職員工報銷難、排隊等候時間較長等問題。預約叫號類似于醫院的預約掛號系統，需要報銷的教職員工可以現在財務報銷APP上預約取號，填寫要求的部分信息，在指定的時間到財務大廳或在線辦理相關業務。財務部門則可以根據財務報銷系統中獲取的報銷數據信息，在對原始單據進行認證、審核，復核規范要求的報銷業務會自動生成記賬憑證，最后完成報銷業務流程。也提高了報銷業務的效率和服務質量，同時還很大程度上這縮短了教職員工報銷等待的時間。3．2．2實行無紙化網上電子簽批。為了解決財務報銷中“找人難、簽字難”的問題，借助財務報銷APP平臺可以引入網上電子簽批流程，實現無紙化網絡自主簽批。經辦人完成預約叫號、預約報銷程序后，提交網上預約單后，在財務報銷APP平臺發起簽批請求，此環節無需打印紙質預約單，由各級部門領導、負責人在平臺系統逐級報批，待該筆業務全部審批完成后，經辦人打印已經完成所有流程的審批單計入下一步操作環節。無紙化網上電子簽批方式既減少了教職員工在財務和其他相關部門之間來回奔波，審批時間和地點也不會受到限制，能以有效避免報銷過程中由于填寫正確、手續不完整等的情況發生，使得財務報銷流程更加順暢。3．2．3通過銀校直連實現無紙化網上報銷。完成網上電子簽批之后，可將票據識別、核對技術引入財務報銷APP平臺，通過平臺系統自動識別、核對發票的真偽和信息的完整性。高校財務人員審核完相關報銷單據和報銷單后，再次對自動報銷生成的財務信息進行確認，在審核無誤后會自動生成會計憑證，最后將款項劃轉至經辦人的公務銀行卡賬戶上，最終完成報銷整個報銷業務。銀校直連業務能極大地提高了報銷支付效率。另外，核對后的發票信息將自動生成財務數據，形成電子檔的財務資料，實現了無紙化會計檔案，不再需要大量的在報銷時紙質發票和打印件，減少了財務人員核對信息和后期整理裝訂及保管等工作的工作量，同時更方便查詢各種電子單據和信息，最大限度地實現了高效節能的目的。3．3增加財務人員配置，加強業務培訓。當前大部分高校財務人員配置不足，而財務日常業務量不降反增的矛盾比較普遍，需要應適當優化財務人員配置，加強財務信息化業務培訓，緩解財務人員的工作壓力。針對信息化、智能化財務報銷平臺的應用，高校財務應加強對財務人員的宣傳和專業培訓，學習相關軟件平臺的應用、熟悉相關政策、法律法規的要求，強化財務人員的專業技能。同時，應增加財務人員之間的溝通和交流，促進知識的流動性。一方面，讓財務人員走出去參加專業培訓，提供更多學習借鑒與交流機會，積極參加財務信息化知識和技能培訓，以便適應信息化時代高?？焖侔l展的需要。

4結論及建議

大智移云背景下，高校財務報銷業務充分利用“互聯網＋”技術構建高校財務報銷APP平臺，網絡預約、無紙化報銷程序的財務報銷新模式，實現電子發票無紙化報銷，將財務報銷信息化平臺建設便捷、高效的財務服務平臺，使高校財務報銷工作朝著信息化、智能化方向發展?？傊攧請箐N是高校日常管理中很重要的一個環節，高校通過不斷引進先進的信息化手段和技術應用于財務報銷工作，可以提高財務管理水平，加強內部控制制度建設，為更好地服務全校師生員工打下良好的基礎。

參考文獻

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作者:付曉蘭 陳繼林 倪銀珠 單位:合肥職業技術學院