檔案事務所現狀分析論文

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【摘要題】檔案工作

【關鍵詞】檔案事務所/現狀/展望

archivaloffice/presentsituation/prospect

【正文】

文章編號：1005-9652(2003)04-0019-03中圖分類號：G271文獻標識碼：B

一、檔案事務所的現狀分析

自1992年9月成立了浙江省的第一批地方性檔案事務所以來，全國到目前已有一百多家檔案中介機構。從目前有關資料來看，浙江和上海的檔案中介機構起步較早，規模和數量都較大。除浙江、上海以外，全國各地相繼成立了檔案中介機構，如北京碧海蘭臺咨詢有限公司、安徽曉榮檔案信息技術服務中心。但是需要指出的是，本文所要闡述的應該是真正意義上的檔案事務所，限于所掌握的資料，我們將從比較成熟而一般又置身于檔案行政管理部門之下的檔案寄存中心入手來分析檔案事務所的現狀。

（一）檔案事務所的性質與目前存在的與檔案有關的社會服務組織的性質區別

檔案事務所應為面向社會服務的中介機構。它的性質和服務方式應與現在的比較完備的律師事務所相對一致。眾所周知，律師事務所在改革開放后建立起來，隸屬于司法部門，后來脫離行政隸屬關系，獨立成為法人單位走入市場。在管理方面，目前已有律師行業協會和相關執業資格考試和注冊管理制度。

而我國檔案事務所發展太晚，目前也僅在上海、浙江一些地方出現了以咨詢為主的檔案事務所，并且還未形成規模，各項制度都未完善。與此同時，我國又出現了一些與檔案相關的社會服務組織，如檔案寄存中心。這是目前在檔案界較引人注目的一種新型服務方式，需要說明的是目前存在的寄存中心與我們所要論述的檔案事務所有很大差異。

1998年8月9日，深圳市檔案寄存中心是全國首家檔案寄存中心，其服務職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過高的國有與非國有及破產企業、社會團體、個人在工作、生產、經營等各項活動中形成的檔案，寄存在市檔案館中。在這里我們要特別提到兩點：①深圳市檔案寄存中心隸屬于深圳市檔案局領導，并內設于市檔案館內。②深圳市檔案寄存中心的經費和資金運轉基本上是靠市財政支出，并且有償服務收入全部上繳市財政局。我們完全可以看出深圳市檔案寄存中心不存在獨立性，不是獨自承擔風險和資金運轉的機構，它完全不屬于社會服務中介機構，也只能說是檔案局（館）對社會服務的新形式。

上海出現的檔案事務所，對一些企業的重要項目檔案負責整理、編目、上架，從零散檔案到系統正規整理完畢，收取適當費用。這類檔案事務所其實是真正意義上的檔案事務所的雛形，未能真正成為成熟的社會服務中介機構，必須在今后有更大的發展。

（二）檔案事務所產生的背景條件

1.政治體制改革和政府職能轉換是檔案事務所產生的先決條件。

我國政府在20世紀90年代的大改革中將政府一部分權力放開，將一部分領域推向社會公眾管理，這是大量社會中介機構產生的先決條件，這其中不僅有比較完備、影響較大的律師事務所，也有在經濟領域日漸成熟的會計師事務所。不可否認的是，這些事務所都進行了相應的改制，律師事務所從最初的司法部門中獨立出來，會計師事務所從政府財政部門中獨立出來。如果沒有這個大前提，檔案事務所，包括檔案寄存中心這一過渡型的機構恐怕還是很難實現的。

2.經濟體制改革與發展是檔案事務所的催生劑。

我國自1978年改革開放以來，各種經濟形式迅速發展起來，原有的單一的經濟形式早被打破，不僅有國有經濟、民營經濟，還存在著大量的混合型經濟形式。我國的檔案部門長期以來的服務和管理對象都僅僅局限在黨政部門和國有企事業部門，服務面窄，服務水平低，服務條件比較落后，已難以滿足社會發展的需要。

與這種狀況同時出現的卻是社會對檔案管理的新要求。

(1)國有企業改革中，國有企業檔案存在管理不善乃至無處可歸的情況。在國有企業破產、拍賣、改組、兼并中，無論是企業經營狀況和各種檔案，還是企業職工個人檔案管理都出現了矛盾。

(2)非國有企業的檔案管理更顯混亂。由于一些用人單位希望減少管理成本和用人方便，根本不接收檔案，造成一些流動人員檔案嚴重與人脫鉤。即便一些企業存在著專門檔案管理部門，也往往是辦公條件和保管條件特別差，加上國家檔案管理部門對其也無直接管理業務，造成檔案管理混亂。

(3)一些社會團體及許多個人不具備保管檔案的充分條件。這主要體現在一些規模小，而檔案保管費用又相對比較高，無論是社會團體還是個人都不想關注這個問題。

在這些新情況下，如果出現檔案事務所，并提供價格低廉的優質服務，無疑是個好方法，并且檔案部門也可以通過對檔案事務所的業務宏觀指導來達到對這部分檔案的管理。

3.現有的其它社會服務中介機構的成熟運行是檔案事務所產生的現實依據。

我國目前大量存在的律師事務所和會計師事務所及一些房產交易所等都具備豐富的管理經驗、成熟的管理模式、良好的經濟效益和良性的運轉，為我國加快檔案事務所建設提供參照模式和實踐依據。

4.檔案寄存中心的健康發展與合理改制將是檔案事務所發展的動力和希望。

目前我國以深圳為代表的檔案寄存中心獲得社會承認和歡迎，也為建立完備的檔案事務所探索出許多寶貴的實踐經驗?？梢韵嘈烹S著檔案寄存中心的逐步發展與今后的合理體制，檔案寄存中心將是檔案事務所發展的動力和希望，目前社會各界和檔案部門應全力做好檔案寄存中心的工作。

（三）檔案事務所在發展中存在的問題

1.檔案事務所的性質和成立條件無具體依據。

目前僅有的關于檔案的法律不僅很少，而且內容都比較陳舊無法適應現在建立檔案事務所的發展需要，并且相對地專門立法工作需要更長時間。

這種狀況將使檔案事務所缺乏法律依據，很難獲得廣大群眾和有關部門的支持。因此為檔案事務所定性和明確規定成立條件已是十分必要的工作。

2.國家檔案管理部門目前未對檔案事務所的發展及行業管理標準制定詳細、科學的方案。

檔案事務所的產生、發展不僅要有立法機關在法律上的保障，更需要檔案管理部門制定出針對本部門行業的方案，這是檔案管理部門的具體使命。檔案部門有必要針對這種情況就建立全國性的行業指導協會，就檔案事務所執業人員的資格認證、獲取及運轉的具體條件和具體責任等情況向有關立法部門提出積極的建議并參與相關法律的制訂。

3.在全社會大力宣傳利用檔案的社會意識，積極引導社會公眾關心和支持檔案事務所事業的建設。

二、檔案事務所的業務展望

1.對有關檔案的咨詢、指導工作。

這是檔案中介機構的一項基本工作，也是現階段檔案中介機構的主要服務方式。

檔案事務所可接受被委托人的請求就有關檔案存在的問題提供咨詢服務，解決其保管檔案中的問題；同時也可同有關單位和個人建立起穩定的協作關系，由檔案事務所人員定期或不定期上門指導其檔案收集、整理和保管業務，提高其檔案保管和利用水平。

2.對企業檔案做出定升級、ISO質量論證工作。

(1)在我國傳統的計劃經濟管理體制中，國家對企業管得太多，企業各項工作缺乏自主性、獨立性和創造性，其中也包括企業的檔案工作，隨著我國經濟管理體制的改革，國家對企業大大放權，由過去的微觀管理轉為現在的宏觀調控，企業自主權有了很大的提高。但同時政府對企業的行政干預依然存在，在企業的檔案工作中，這也有所體現，像目前對企業檔案工作的檢查評比、升級定級、評先獎優等都明顯地帶有傳統行政管理的色彩，這一切都與我國正在進行的國有企業改革中要求減少政府對企業的直接干預背道而馳，使得企業在應對激烈的市場競爭的同時還不得不將一部分精力用于應付這些額外的行政干預，從而部分地削弱了企業的競爭力。但我們也要認識到，如果政府對企業的檔案工作完全放開，讓企業完全自主地管理本企業的檔案，企業就有可能忽視對檔案的管理，導致企業檔案工作水平的下降，從而損害我國的整個檔案工作的基礎。而檔案事務所正是解決這一矛盾的理想方式，政府將以前對企業的檔案管理轉由檔案事務所來協調解決，真正減少對企業的行政干預，讓企業完全按照市場方式進行運轉，這必將促進我國市場經濟體制的完善和發展。

(2)由于激烈的市場競爭，眾多企業充分認識到要想提高自己的市場競爭力，必須提高管理水平，提出了“向管理要效益”的口號，企業檔案也是企業發展的一項衡量指標，企業的全面管理必須依靠高等級的企業檔案。因此近年來興起的對企業管理水平進行控制的ISO9000國際質量標準體系中也包含了檔案管理這一部分，但我們注意到，在目前的ISO9000認證工作中，負責檢查企業檔案工作的ISO工作組成員相對缺乏系統的檔案專業知識，因此他們的鑒定結果也必將是不全面的；而檔案事務所中的執業人員都經過了嚴格的考核，有相應的專業知識，由他們對企業的檔案工作進行綜合的評定，并為ISO工作小組提供檔案方面的意見應更為合理。

3.對企業的檔案資產進行評估。

檔案資產作為企業資產的一部分，在相關單位對企業的資產進行評估時，當然也應對企業的檔案資產進行評估，這項工作對企業發展也是極其重要的?，F代企業經常面對企業改制、資產重組和體制調整，加上各種企業的成分、模式各不相同，檔案行政管理部門很難進行具體指導管理。而這些相對于企業來說又極其重要，檔案資產只能通過檔案事務所進行資產評估，實現其科學管理和資產價值。例如公司新設時，根據《公司法》規定，股東可以將工業產權、非專利技術作為出資，但其作價出資的金額一般不得超過該有限責任公司注冊資本的20%，根據這一規定，部分股東以其過去工作中形成的工業技術圖紙出資，這時就涉及了檔案資產的評估，以確保這一部分出資與公司法相符；在公司分立時，要簽訂分立協議、清理財產、清理債務，這時也需要對企業的檔案資產進行評估，確定其價值，作為企業整體資產進行清理；企業破產時，根據《破產法》及最高人民法院《意見》的規定，應成立清算組，接管破產企業，清算組包括經貿、財政、土地、銀行等相關部門，清算組可以聘任會計師事務所的注冊會計師及其他必要的工作人員，因為檔案資產是企業破產財產的一部分，因此檔案事務所中的執業人員也理所當然地應被包括在清算組成員之內，參與企業破產財產的清算，同時整理檔案的費用也應納入破產費用，優先從破產財產中撥付。

這項工作可以說是未來檔案事務所服務的大方向，其效益也必然十分可觀。

4.對私人檔案進行指導、鑒定和代為保管。

私人檔案是指人們在私人生活中形成的檔案，形成的主體為私人、個人。

隨著我國人民經濟、文化水平的提高，私人檔案會越來越多，出于保管和建立健全的需要，必須通過檔案事務所才能實現對私人檔案的指導、界定和代為保管。

5.對相關檔案進行劃分密級和確定公開范圍，切實保護好檔案擁有者權利。

我國《反不正當競爭法》的第十條中是這樣為商業秘密下定義的：“是指不為公眾所知悉，能為權利人帶來經濟利益，具有實用性并經權利人采取保密措施的技術信息和經營信息”。檔案事務所的執業人員由于其職業性質決定了他們能夠掌握和了解委托單位大量的資料和信息，其中有些則屬于委托單位的商業秘密，如果執業人員泄露了這些商業秘密，就有可能會造成企業的重大經濟損失而引起法律糾紛。因此檔案事務所工作人員必須要對相關檔案劃分密級和確定公開范圍，在不影響業主利益并征得同意后，將部分檔案內容向社會提供開放利用，而對于業主要求保密的部分，檔案事務所執業人員必須采取有效措施，切實地保守這些機密。

6.利用檔案事務所的自身優勢，為社會信用體系中的征信單位提供符合法律規定的信息，為建立信用檔案體系服務。

隨著我國市場經濟的發展和加入WTO后面對的挑戰，我國現在正著手建立全面社會信用體系。在這個體系中首先就必須要建立有關的社會組織、個人的信用檔案，沒有檔案事務所這個社會中介機構的介入，如此龐大、細致而又帶有時代特征的社會工程是無法真正實施的。也可以說，在全社會建立科學、可靠的信用檔案體系是檔案事務所目前面臨的一個最好的發展機遇。

收稿日期：2003-06-13

【參考文獻】

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