小議區縣住房保障檔案的管理

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住房保障工作是關系國計民生的熱點問題,也是重大社會問題和政治問題;是建設和諧民生的重要基礎,也是推動科學發展的基本保證。住房保障工作是政府在新理念、新制度、新技術環境下的具體問題,形成的住房保障檔案是民生檔案信息資源的重要組成部分,需要檔案部門變革理念,提出新的解決思路,同時發揮拓展價值,為社會救助、勞動保障等其他民生檔案提供可資借鑒的經驗和方案。

一、住房保障檔案管理的現狀與問題

(一)住房保障工作基本概念

城市住房保障工作是以城市低收入家庭為對象,以廉租住房制度為重點、多渠道解決城市低收入家庭住房困難的一項工作,是各級人民政府的重要職責。它在起初的廉租住房工作的基礎上,發展成以經濟適用住房、限價房等為補充的一系列工作。

(二)住房保障檔案的概念和基本構成

住房保障檔案是住房保障管理機構在實施住房保障過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,包括紙質、電子兩種檔案。住房保障檔案的基本外延包括以戶為單位的住房保障對象檔案和以工作部門為單位的宏觀管理工作檔案兩個部分。目前,以戶為單位的住房保障對象檔案又分廉租房、經適房、限價房三種類型。經適房、限價房檔案一般由申請、審核等有關材料構成,廉租住房檔案一般由申請、審核、實施保障及年度復核等有關材料構成。宏觀管理工作檔案是住房保障機構在工作中形成的文件材料,涵蓋了文書檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案等類型。

(三)住房保障檔案的基本特點

1、住房保障申請審批的程序決定了住房保障檔案的多層面性。一套完整的住房保障對象檔案是伴隨著“三級審核、兩級公示”的工作流程形成的,記錄了市、區、街道三個層面針對個體民生的具體工作。宏觀管理工作檔案則依據該項工作的領導關系、組織體系,體現了業務管理以及其他一些配套工作。

2、住房保障工作的管理方式決定了住房保障檔案的動態性。因家庭經濟、住房情況變化,住房保障對象的構成不斷變化;為加強監督管理,住房保障審批機構定期對住戶情況進行復查;根據經濟發展情況,調整住房標準;隨著社會的發展,政策的變化,住房保障覆蓋面不斷擴大等情況變化,住房保障文件材料具有動態性。目前,這種情況在廉租房檔案管理上表現較為突出:街道住保辦每年會復核廉租戶的情況,簽訂一年合同,并將相關文件材料歸入對應住房保障對象的檔案。

3、住房保障管理工具的特點決定了住房保障檔案的雙軌制。北京市建委已經建立了全市統一的“保障性住房申請審核管理系統”,工作人員通過數據庫隨時掌握保障性住房申請審核材料的處理情況、住房對象的情況及實物配租和租金的發放情況,完成各級各類報告的生成和管理。這樣住房管理工作不僅產生了紙質文件,同時也產生了相應的電子文件,在住房保障檔案最初形成時就保證了紙質檔案和電子檔案的雙套并存。

(四)住房保障檔案管理中存在的主要問題

1、管理體系不夠健全,未能有效地進行集中統一管理。目前,我區建委和各街道的檔案室沒有直接介入住保檔案管理。區建委住房保障科有兼職檔案員一名,區九個街道部門有五個住房保障辦公室設有兼職人員管理檔案,都是由審核人員兼任,其人員身份多是聘用的協管,隱藏著一些風險?，F實原因是多方面的:其一,檔案管理配套體系建設未能跟上工作的發展。新形勢新條件下的住房保障工作是一項全新的工作,審核管理產生的一系列文件材料對于區建委、區檔案局和各街道的檔案管理部門來說,都是新的管理對象,需要規范工作方式;其二,由于住保工作的專業性和現時性,文件材料的實體集中在具體工作部門,本單位專職檔案員對于文件材料的增減、更新不易把握;其三,住保檔案利用頻繁,為年度復核、廉租續租、情況核查、數據統計等查閱申請材料,各街道平均年查閱量近千次。

2、缺少規范管理制度。近年來,大規模保障性住房建設剛剛興起。北京市建委2007年制定了《城市廉租住房管理辦法》,修訂了《經濟適用住房管理辦法》,2008年制定了《限價商品住房管理辦法》。檔案業務方面,建設部2006年制定了《城鎮廉租住房檔案管理辦法》,明確了“一戶一檔”的原則。在經適房、限價房檔案的管理上,還存在著制度空白。檔案局、建委、各街道在住保檔案項目上的業務關系,管理關系還需要進一步梳理?？傮w而言,必須完善涵蓋各門類、各層級住保檔案管理的配套制度體系。

3、檔案業務基礎薄弱。其一,住保檔案年形成量大,而保管條件簡陋。區建委已形成住保檔案11883件,有專門庫房,用五節柜保管,將近飽和。九個街道2008年形成5487件,2009年已形成4174件(截至6月),其中廉租房1218件,經適房3338件,限價房5105件,共計9661件,庫房和辦公用房混用,文件容易散失。其二,兼職檔案員素質有待提高,多是單位聘用的臨時工,有的不懂基本的檔案業務規范,影響工作質量和效率。其三,編制緊張,兼職檔案員忙于其他工作,從事檔案工作時間不超過二分之一。其四,檔案缺乏規范整理,不便檢索利用。

二、加強住房保障檔案管理的有效措施

(一)完善管理體制

1、提高領導重視程度。做好住房保障檔案工作,領導重視是關鍵。一是從提高認識入手,增強領導干部的責任感。區檔案局和住房保障工作部門要把住房保障檔案管理工作作為民生檔案工作的重要組成部分、政府提供公共服務的一項重要職責和維護群眾利益的重要工作。二是從加大投入著眼,提高工作的實效性。區建委和各街道需要切實加大對人員、設備的投入,解決庫房問題、人員編制問題。

2、建立組織體系,實行統一領導、分級分類管理。住房保障檔案由市住房保障主管部門、區住房保障主管部門、街道三級進行管理。區住房保障主管部門負責本區住房保障檔案的監督和管理工作;各街道檔案室負責本轄區內住房保障檔案的監督和管理工作;區檔案局應對轄區內住房保障檔案工作依法行使監督和指導職權,對違反檔案法的行為進行處罰。住房保障對象檔案與宏觀管理工作檔案實行分開管理。住房保障對象檔案由住房保障工作部門在錄入“北京市保障性住房申請審核管理系統”的同時,走雙軌制進行即時歸檔。住房保障宏觀管理工作檔案每年由兼職檔案員移交本單位檔案室,與本單位其他工作檔案一起歸檔。

3、規范住房保障檔案管理各項制度。區建委和區檔案局在充分調研的基礎上,應結合住房建設部和市里的相關政策,出臺區住房保障檔案管理的規范性文件,使工作有章可循。同時,各工作部門要相應完善接收、收集、整理、保管、利用等各項具體制度,落實好管理細節。

(二)提高業務工作水平

1、加強檔案管理人員的業務培訓。在不斷提高工作人員業務素質和能力的同時,加強區建委、各街道和區檔案局相關工作人員檔案管理業務的培訓,提高工作人員對做好住房保障檔案管理工作重要性的認識和檔案管理業務水平。不但要熟練掌握計算機技術、網絡技術,還要努力樹立科學的管理觀念和思想,提高住房保障檔案現代化管理的能力和水平。

2、加強檔案業務監督指導。依據區住房保障檔案統一領導、分級管理的體系,區檔案局、區建委和各街道的檔案管理部門應定期對住房保障工作部門的檔案管理業務進行監督指導,對專業檔案心里有數,胸中有底。

三、在條件允許的情況下探索新型檔案管理模式

(一)推動建立專業檔案室,設專人專職管理。住房保障檔案形成量大,專業性和政策性強。全部移交給本單位檔案室,將大大增加專職檔案員的管理負擔,也不便工作;滯留在業務工作部門又不利于檔案的安全保管。建立住房保障專業檔案室可以解決這個問題。區建委已經做了一些嘗試,委派了住?？埔幻麡I務素質較強的工作人員管理住保檔案專業庫房和檔案,使得管理水平得到躍升。下一步,在經費和人員編制許可的情況下,準備在各街道也推廣這種管理模式。

(二)探索半現行文件管理模式。住房保障工作應用了新的信息化工作成果,和傳統意義上的檔案管理不同,住房保障檔案管理應與“北京市保障性住房申請審核管理系統”充分結合,在文件形成和發揮效用時,有針對性地提出檔案管理的要求,實行前端控制。今后,隨著信息化的發展,各類工作將越來越多地沿用這種模式。將半現行文件管理納入檔案管理的軌道上來,是時展的需要,也是檔案管理發展的趨勢。