大學成教教學檔案管理思考

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高校成人教育教學檔案管理是高校成人教育管理工作的一個重要部分，記錄著高校成人教育教學的原始活動，是評價高校成人教育的教學水平、管理水平等必不可少的依據。

一、高校成人教育教學檔案的內容

高校成人教育教學檔案包含了教務檔案、學籍檔案、考務檔案、教學與科研檔案、教材管理檔案等諸多內容，具體的主要包括以下幾個方面：

1學科與實驗室建設檔案。主要有上級有關學科、專業設置及實驗室建設的文件材料；學科、專業、實驗室論證、評估、申報、審批材料；重點學科、專業、實驗室建設材料；學科、專業、實驗室建設計劃、簡報、總結材料等。

2學籍檔案。主要包括上級有關招生工作的文件材料；招生計劃、規定、計劃；新生錄取材料及新生名單；招生宣傳、招生工作總結；新生入學登記表、學生學籍卡、學生成績總冊、在校生名冊；學生學籍變更材料(升級、留級、休學、復學、轉學、退學)；學生獎勵材料、學生處分材料；畢業生驗印名冊和發證名冊；本科畢業生申請和授予學士學位的推薦材料和發證名冊。

3課堂教學與教學實踐材料。主要包括各專業教學計劃、教學大綱；課程建設要求及安排、校歷表、課表；各系、科、專業課試題庫；典型、教案、重要備課記錄；社會調查、社會實踐計劃；職教師、干部科研項目申報、成果鑒定；出版學術著作、和獲獎的登記材料；專職教師、干部外出進修、培訓、學術交流登記冊。

4考務檔案。主要包括各門課程期末考試題；考卷的交檔、印制、保管、發放和回收、處理登記冊；各學期考試成績單，考場記錄等。

二、高校成人教育教學檔案管理存在問題

高校成人教育由于學生來源廣、教育形式多樣化，使教學檔案材料出現了復雜、數量大、難管理的狀況。

1對成人教育教學檔案管理意識不強。部分高校對普通全日制教育的學籍檔案管理比較重視，而對于成人教育則多重視教學工作和其它管理工作，對成人教育檔案管理工作的重要性認識不足，在機構和專兼職人員的配置、人員的培訓上，都較少列入議事日程。同時管理人員對學生檔案工作缺乏正確的認識，認為沒有必要認真整理。因此形成了成人教育教學過程中形成的大量有價值的文檔不能及時整理歸檔，導致一些寶貴材料流失，難以發揮成人教育教學檔案應有的作用的局面。

2制度不健全，管理不規范。高校成人教育教學檔案管理是一項專業技術性比較強的工作，目前大部分高校在成人教育教學檔案管理工作方面還沒有形成嚴格的規章制度，致使這一工作存在管理不規范的局面。比如：有些成人教育檔案部門在教學檔案移交時，由于沒有嚴格地核對檔案材料的完整性，以致交接后出現一些缺少的檔案無從查找的現象；有的在教學檔案借閱管理過程中，沒有實行登記制度，造成重要文件時有缺失；有的未能處理好檔案完整齊全與優化的關系，收集工作不到位，以往工作中形成的歸檔文件不齊全，不能完整地反映活動過程的全貌；缺乏檔案管理的獎懲激勵機制，造成獎罰不分明，措施不得力，阻礙了檔案管理工作的正常開展。

3管理人員業務水平較低。由于高校成人教育的人員編制有限，許多高校成人教育檔案管理工作沒有專職人員，大都由兼職人員來承職。這些兼職人員沒有把專職工作與檔案管理工作分開，職責經常混淆，難以全心投入成人教育檔案管理工作中，并且這些人員沒有經過專業培訓，不懂檔案管理業務和要求，致使文件管理有標準而不執行，嚴重地影響了成人教育檔案管理工作的規范化。

4設施陳舊，管理手段落后。由于對成人教育教學檔案的作用和意義認識不足，大多數高校的成人教育教學檔案都還停留在紙質檔案、檔案柜保存的狀態，并且大部分檔案管理人員知識結構比較單一，對計算機等現代化設備也僅局限于軟件操作和文檔處理，能夠深層次開發檔案管理軟件和進行程序設計的人員很少?，F代化條件下，隨著教學檔案利用程度的提高，落后的成人教育教學檔案管理手段面對教學檔案的數量與種類不斷增加，將會顯得更加力不從心，落后的管理手段與信息技術的迅速發展不相適應，增加了教學檔案資源合理配置及充分利用的工作難度。

三、加強高校成人教育教學檔案管理工作的措施

1加大重視力度，強化檔案管理意識。成人教育教學檔案管理工作是高校成人教育重要的基礎性的工作，各高校要積極宣傳、認真學習國家有關檔案的法規，增強檔案意識。首先，各高校相關領導應高度重視成人教育教學檔案的建設，把檔案工作納入成人教育教學工作計劃，加大投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題；其次，主管理成人教育教學檔案管理工作的領指導兼職檔案管理人員，認真做好本部門文件材料收集、整理、立卷、歸檔工作，并保證案卷質量，同時還要經常檢查成人教育教學檔案管理工作，把教學檔案管理和建設工作落實在平時的教學管理工作之中，以提高成人教育教學檔案管理水平；再次，全關教職員工要積極了解有關教學檔案的各方面知識，加強重視，強化檔案意識，做好成人教育教學檔案的建立和利用，參加到教學檔案質量管理活動中來，為成人教育教學管理服務打下良好的思想意識基礎。

2完善檔案管理有效機制，促進成人教學管理事業的發展。國家檔案局提出的實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”的重大戰略部署，即給成人高等教育教學檔案管理者提供了機遇，也給成人教育工作者帶來了嚴峻的挑戰。因此，在新形勢下，各高校成人教育管理部門應與時俱進，建立健全成人高等教育教學檔案管理有效機制，促進成人教育教學檔案管理工作制度化、規范化發展。首先應配備足夠的檔案管理人員，穩定成人教育教學檔案管理隊伍，改革現有的管理體制，創設良好的工作環境，把他們從繁重的日常事務中解放出來，為兼職檔案管理員提供專業成長的機會，滿足他們自我追求和價值實現的愿望。其次要制定一套成人教育教學檔案管理人員及有關部門的工作職責，做到有章可循，以制度作為保證，嚴把質量關，以確保檔案的真實性。再次要建立合理的獎懲機制，對成人教育教學檔案管理工作進行定期檢查與考核，根據考核結果，對那些工作上認真負責、工作成績突出的檔案人員給予應有的表彰和獎勵，調動他們的工作熱情；對那些在工作中推諉扯皮、工作懶散、無責任心的管理人員應給予相應的處罰，使檔案管理員不斷提高自身素質和管理水平，促進成人教學管理事業的發展。

3加強管理隊伍建設，提高成人教育教學檔案管理水平。加強成人教育教學檔案管理隊伍建設，提高檔案人員的素質是搞好成人教育教學檔案管理工作的基礎。首先，高校應采取多種形式、多種渠道對檔案管理人員進行培訓，使其熟知教學檔案的形成規律和特點，正確地把握教學檔案分類的依據和方法等專業理論知識，同時，還要培養他們的計算機應用能力和網絡技術的操作水平，推動教學檔案管理工作數字信息化技術進程。其次，成人教育教學檔案管理人員應認真學習基本理論，拓展思維，盡快成為具有高素質專業知識和高技能的信息管理人員，為有效地提供相應的教學檔案信息資源服務。再次，通過外出培訓、定期組織經驗交流會的方式，使各高校之間可以互相學習彼此之間的成人教育教學檔案管理經驗與方法，從而促進各自能力的提高，以改進檔案管理方法提高檔案管理水平。

4加強信息化建設，規范成人教育教學檔案管理。黨的十六大報告指出：信息化是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇。高校成人教育教學檔案具有多樣性等著多特點，加強信息化建設既有利于提高成人教育教學檔案的管理水平，也有利于提升教學檔案的服務效率。首先，各有關單位應加強硬件基礎設施投入，根據需要對管理人員配備先進的儀器設備，為成人教育教學檔案的現代化管理和信息資源的開發利用提供有力的物質保障。其次，有關管理人員應積極運用現代化的技術和設施，對成人教育教學檔案進行有效地管理，加快檔案信息數字化建設，從而提高檔案利用率。再次，成人教育教學檔案管理人員應根據成人教育教學管理的需要，確定數字檔案的具體組成框架，并分別確定各類的數據項目及具體格式要求，盡快把重要的、易損的、使用頻繁的檔案資源數字化，然后通過網站的形式做到服務網絡化，實現成人教育教學檔案管理與學校教務管理系統相應兩模塊的對接，以方便材料的檢索、提取和利用，使教學檔案利用范圍擴大化，實現資源共享，同時還可以提高工作效率，簡化管理程序，更好地為成人教育教學服務。