養老保險檔案管理探究

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一、加強養老保險檔案管理的現實意義

1．為領導科學決策提供依據社保業務檔案是全面系統記錄參保單位和參保個人繳納社會保險費、計發社會保險待遇的重要憑據。可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況。目前，我國正在進行社會保險制度改革，社會保險政策的出臺，保險待遇、繳費基數、繳費比例、繳費期限等的確定，都得從實際出發，都必須查閱各種歷史檔案資料。因此，檔案資料準確完整與否，直接影響到領導的科學決策，從而影響到參保職工的利益，影響到政府的形象。所以，檔案的原始保存在來源于實踐又服務于實踐的過程中，具有不可缺少的基礎地位和舉足輕重的重要作用。2．為參保職工服務提供方便為職工服務，是單位社保經辦人員工作的出發點和歸宿。其中方便參保職工查閱本人的參保信息，提供政策服務，都依賴于社會保險檔案。如何提供方便、快捷、準確的查閱方式，利用檔案資源為參保職工提供優質服務，搭建起社保經辦機構與參保職工溝通和服務的橋梁，也是社會保險檔案管理人員的職責所在，更是社會保險檔案管理的發展方向。3．為社?；鸢踩峁┍ＷC社?；鹗菑V大參保職工的“養命錢”。職工養老保險的完整保存、規范管理，也可以有效預防基金的擠占、挪用，保護參保職工合法權益不受損害。如果忽視檔案工作的重要性，缺乏系統的檔案管理機制和管理手段，那么，基金安全就不會得到有效保障，給參保職工一個明白賬就無從談起，為廣大參保職工提供優質服務就難以實現，社會保險科學發展觀就無法貫徹落實。4．為職工信訪原始資料提供依據如某單位參保職工向有關部門舉報社保部門養老金計發待遇有誤，理由是他和另外一個人同時參加工作，也是干的同一種工作，只是不在一個單位，退休后他們的養老金待遇卻大相徑庭。接到舉報信后，相關部門立即組織人員開展調查工作。經調閱兩退休人員檔案和有關退休審批手續以及兩人的社會保險繳費記錄，并和有關政策對照，發現兩人確是同時參加工作，工齡相同，但兩人的繳費時間和金額各不相同，所以養老金待遇也就不同了。向舉報人反饋情況，同時進行了政策宣傳解釋，得到了舉報人的理解。

二、養老保險檔案管理體制創新的前景

1.健全網絡，集中管理，強化檔案工作管理體制立足實際，高標準、高質量做好養老保險檔案管理的基礎工作。傳統的檔案管理方式，主要是根據本單位的工作需要而進行檔案的收集和整理，檔案的借閱也僅限于本單位工作人員和參保單位的勞資人事專干，利用率普通不高。把本應該屬于參保職工知情的社會保險政策、個人繳費情況、社會保險待遇等檔案束之高閣，或者以保密需要等種種理由予以搪塞和推諉。造成了參保職工不了解政策而上訪事件時有發生，給領導和參保人帶來了不必要的麻煩。因此，養老保險檔案管理應該是一個開放性的管理模式，它的宗旨應是為參保職工服務，如何提高檔案利用率，應從以下幾方面著手：首先要轉變服務觀念，改變機關衙門作風，從求我辦事到為您服務；其次要提高檢索技術，材料歸檔后，為便于檢索，建立符合規范的全宗卷，繪制檔案存放示意圖，編制室藏全部檔案的檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄，配備了適用的檔案管理軟件系統，實現全部檔案的計算機檢索。2．從紙制媒介逐步實現電子數字化管理所謂數字檔案，就是以計算機、數據庫和網絡為基礎，把紙介文字和數據、圖像、聲音等檔案資源存貯在計算機和光盤中，以計算機和網絡等方式為各項工作服務，它具有檔案資源共享化、信息傳輸網絡化和服務對象廣泛化的數字化的基本特征。相對傳統紙介檔案以陣地服務為主，通過檔案室案卷內各種文本文件來提供服務的手工管理辦法，更具有存儲量大、檢索方便、便于提供利用的特點。實現檔案管理數字化，是我國社會保障體系建設、社會保障信息化建設和提高單位經辦人員管理服務水平的必然要求、緊迫任務和發展方向。因此，建立社會保險電子檔案勢在必行。一是要選擇合適檔案管理軟件，將檔案信息錄入微機系統，便于檢索。二是要開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件根據檔案自然形成規率養老保險檔案是按照基本的體系整理和存放的，而檔案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，這就需要有科學的利用途徑和方式，為此，我們利用清晰快捷的自動化檔案檢索辦法，實現了檔案的利用價值。

三、檔案管理工作的特征與地位

1．不斷加強檔案管理人員綜合素質力求構建一支高質量、高素質的檔案管理隊伍。伴隨著檔案管理工作的發展與變化，傳統的檔案管理相對知識已經不能夠滿足現行檔案管理的需求，因此，這就需要采取有效措施不斷加強檔案管理人員的綜合素質，首先要企業定期的給予檔案管理人員專業技能培訓，切實保障其管理人員能夠學習到先進的相關技能；其次是順應時展潮流，熟練掌握電子計算機技術和網絡信息技術，為實現檔案管理現代化提供基礎保障；再次是號召并鼓勵檔案管理人員樹立終身學習的意識，確保能夠緊跟時展步伐；最后是建立健全的考核激勵機制，根據檔案管理人員所做的貢獻，給予相應獎勵，進而，充分調動檔案管理人員的工作積極性、自主性以及創造性。2.不斷完善養老保險檔案管理制度整理養老保險檔案應遵守的三個特點是：嚴肅性、完整性和以及唯一性。健全的檔案管理制度為不斷提高檔案管理水平發揮著至關重要的作用?？偨Y來說，不斷完善檔案管理制度應從兩方面進行，一方面是在舊檔案管理制度的基礎之上，立足于檔案的收集、歸檔、保密、保管、利用以及鑒定等方面，結合現行檔案管理的需求和特點，構建健全的檔案管理制度；另一方面是按照檔案管理的發展趨勢，立足于電子檔案和紙質檔案一體化管理基礎之上，以現行先進的檔案管理技術為依據，不斷完善檔案管理機制。3．具備良好的職業道德素質職業道德素質是檔案管理人員的核心部分，培養檔案管理人員的職業道德素質，首先要求檔案管理人員在日常工作中詳細觀察、分析以及收集有價值信息，爭做工作有心人；其次是培養自身艱苦奮斗的良好品質，善于發展問題、分析問題以及解決問題；最后是樹立自身高度的責任感，積極進取，不斷創新，為保障檔案管理工作順利開展充分發揮自身應有的職能。社會養老保險檔案是社會養老保險工作中具體業務活動所形成的有完整規范的原始依據，做好社會養老保險檔案管理工作，對維護職工的根本利益，體現社會的公平正義，保持國家的和諧穩定，具有十分重要的作用。正因為社會保障檔案是社會保障管理的重要依據事實,可以全面反映參保人履行繳費義務、享受社保待遇的真實情況，保證了社會的政治穩定以及社會經濟的可持續發展，所以說養老保險檔案管理工作是一項責任重大的社會保險工作。做好養老保險檔案管理工作要有一種信念，要有一種精神。

本文作者：王麗萍工作單位：泉州市市政工程管理處