談中專學校檔案管理與服務

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一、當前中專學校、檔案管理存在的主要問題

第一，重管理、檔案管理上注重收集、整理、歸檔，但是擺在檔案柜內幾年不動是常有的事，不少學校的檔案員自認為只要做到不丟、不失、不壞就可以了。還有的單位把檔案室看得過分神秘，定位為機要部門，因而，遠離熱火朝天的改革開放，遠離扎實推進的教育教學實踐，這樣的檔案室大家也就敬而遠之了。第二，檔案資料的收集、整理、保存仍然停留在計劃經濟體制下的認識上。我們知道，新中國成立后的檔案室均由政治部、人事部或辦公室負責管理，檔案室門上常常貼著一張“機要重地、閑人免進”的警示條，在極左路線盛行的社會條件下，大多數教職工寧可繞道走，決不靠進它，那時進入檔案室查檔案、完成外調材料等均需嚴格登記，而有的檔案管理員也自認為高人一等，因為是“機要人員”，一般教職工也是對其敬而遠之。改革開放后，這些情況發生了根本的變化，但是檔案室仍然是“門庭冷落”，變化不大，根本原因在于管理做得不好、服務上不去，不少學校的檔案管理根本看不到改革開放的新做法、新思路、新氣象。第三，在檔案資料收集方面，方法基本上是老一套，重人事政工、干部檔案的收集、整理，輕教育教學業務檔案資料的收集、整理、歸檔。政工性檔案資料（包括機要類資料）的嚴格管理是非常必要的，不能有絲毫的松懈，但是學校教育教學政策、教師與學生的創新這些生動活潑，且帶著改革開放濃重氣息的檔案資料卻未納入歸檔范圍，如果造成流失，那才是真正可惜的事情。

二、中專學校檔案管理應走管理服務并重之路

中專學校在我國改革開放偉大事業中肩負著極為重要的培養一批又一批德才兼備中等專業技術人才的任務，檔案管理必須順應歷史潮流，走管理與服務并重的道路。為了實現這一目標，各級各類中專學校應該有新的思路、新的理念、新的做法，讓檔案管理發揮出更大的作用。筆者認為應從以下幾方面做出努力：第一，中專學校的檔案管理必須打破計劃經濟體制下的舊觀念，突破重政工人事干部檔案管理，輕專業技術教育教學業務檔案管理的認識，并在內部檔案管理體制上進行改革、充實、完善，在制度、程序設計上確?！安⒅亍?，同時體現經濟建設為中心（對學校來講是教育教學為中心）這一改革開放的核心理論。應該指出：改革開放不是一句空話，也不是形式，而是實實在在的工作，有的中專學校教育教學改革碩果累累，學校重視規模、質量，已真正體現了改革開放，但在學校的檔案管理上仍然是老一套。學校的改革開放是一個整體、一個系統，不能只注重一方面，而偏廢另外一方面，這是不全面、不徹底的改革，學校領導、檔案部門和一級管理人員首先應改變認識、改變觀念，走管理與服務并重的道路。第二，學校的檔案管理必須打破“管好”就行的思想，樹立“管好”同時“用好”的理念，打破檔案管理區域“靜態”“靜止”“安靜”的局面，只要讓檔案資料動起來、活起來，其作用也就發揮出來了。當然，如何活、怎樣活，哪些資料可以納入“活”的范圍、哪些不能，都要進行設計、思考。比如，人事政工、干部、保安類檔案必須嚴格執行保密規定，千萬不能放松放手，但屬于專業業務類的則應放開，納入服務范圍。第三，努力建設符合管理服務并重的檔案室設施設備。檔案室過去一直屬于機要區域，改革后，這一塊必須重視，但開發區又必須建立，這樣必然涉及到設施設備問題。比如，可以考慮分設若干管理室，或分設管理區，在確保安全前提下做好服務工作。第四，培養專業水平管理人員。在計劃經濟體制下，檔案員屬于政工人員。一般來講，這些同志對教學業務不涉及也不專業，而遠離火熱的教育教學使這些同志脫離廣大教職工，脫離了學生，也脫離了教育教學業務，這些同志即使有教學經驗，時間一長也會變成“外行”，因此要實現服務，必須加強這些同志的培養。筆者認為，應該讓這些同志走出檔案室，真正參與到教育教學活動中去，使他們切實掌握了解學校的重大工作、重大活動，便于收集資料、提供信息。另外，要給檔案管理創設良好的工作、學習環境，使他們真正和廣大教職工打成一片，融為一體，成為高素質、專業化的管理者。第五，要切實改變檔案收集的范圍、內容和辦法，不能只注重干部人事政工類，而忽視專業性業務性資料的收集。應該說，在觀念、制度建立后，這是一個基礎工作，手中無東西用什么去服務？但是，資料的積累又是一個長期的、逐步的、循序漸進的過程，不可能一步到位，也不能只做一陣子，這就要求檔案人員一要敬業，二要專業，否則是做不成的。第六，開展檔案服務是一件全新的工作，必須發揚扎實、嚴謹、認真的工作作風，來不得半點馬虎。凡做過檔案管理工作的同志都知道，這項工作繁雜、麻煩，要求十分仔細、認真，而且制度性又強，真正做好不容易，如果開展了檔案服務，工作量決不僅僅是加大一倍的問題，因此，檔案工作人員不僅要“收”進來，還要“放”出來，必須努力學習，認真工作?？傊獦淞⑷娜鉃榻逃虒W服務的思想，在檔案管理、歸類上要科學、系統、使用，要引進現代化管理設備和管理手段。比如，電子檔案的使用完全不同于紙質檔案的使用，其辦法程序是不同的，這方面大家要共同研究，有了服務的知識，有了服務的技能，相信中專系統檔案管理與服務并重之路一定越走越寬敞，檔案功能越來越大。檔案管理是一項幾十年進行的工作，論文目的在于要使這項工作適應改革開放大潮流，發揮新功能、新作用。

本文作者：張建新工作單位：太原財政金融學校