淺析疾病預防控制檔案的運用

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一、10年來疾病預防控制檔案的利用狀況

州疾控中心自2002年成立以來，根據單位工作需要及國家檔案工作的相關要求，設置了綜合檔案室，購買了檔案密集架，配備專職檔案員，并于2007年達檔案管理省級標準。

1.檔案利用情況

筆者選取了州疾控中心2002-2011年檔案室保存的檔案和檔案借閱記錄，將所有檔案分類，統計借閱次數、目的及使用情況。10年間，共利用檔案室檔案672人次，1484盒次。其中文書檔案349人次，528盒次；儀器設備檔案158人次，377盒次；會計檔案19人次，141盒次；個人技術檔案90人次，366盒次；基建檔案41人次，72盒次；實物檔案12人次；印章檔案3人次。截至2011年，檔案利用人次排前三位的分別是文書類、儀器設備類、個人技術類檔案。文書檔案中包含了黨政管理、人事管理、科研培訓、健康教育、衛生監測檢測、疾病預防控制、慢性病防治及免疫規劃等。

2.檔案利用目的和成果

疾病預防控制檔案門類多、范圍廣，專業性強，每份檔案都是專業人員長期工作中積累形成，這些原始資料對工作的開展、疾病的預防、科學研究等都具有較高的使用價值。根據疾病預防控制檔案的利用情況，可以粗略地劃分為幾種目的：為擬寫各種文件材料作參考，核實查詢業務技術、申報科研成果、撰寫專業技術論文和編寫志書，為一些重大事件如鼠疫、結核病項目、艾滋病項目、計量認證考核、衛生檢驗監測、編寫志書等提供實質性服務等。我中心利用檔案資源對各種流行病、傳染病進行長期的、日常性的監測，定期分析各類流行病、傳染病動態，了解疾病在轄區內的人群分布、地區分布和時間分布。如2003年突如其來的傳染性非典型肺炎、2008年人禽流感呼吸道傳染病疫情、2009年紅河州首例甲型H1N1流感病例等突發公共衛生事件都是通過利用日常工作中所形成的文字、聲像等不同載體的檔案材料，及時地了解掌握疾病的傳染源、傳播途徑、人群易感性、疫源地及流行過程，發現和分析出疫情流行規律，及時采取干預措施，有效地控制了疾病的傳播。通過利用疾控檔案編寫了《紅河州衛生事業五十年》、《紅河州突發公共事件及傳染病疫情處置應急預案匯編》等，有力地支持了全州的疾病控制工作。州疾控中心檔案人員通過編制檔案專題目錄、案卷目錄、專題介紹等，介紹所存檔案的內容和利用價值。如我中心的《2006年至2009年紅河州流行性感冒流行規律探索研究》、《紅河州特定高危人群艾滋病流行病學研究》、《紅河實施現代結核病控制策略效果研究》等十多項科研課題研究，都是通過對各種傳染病、地方病、流行病的調查報告、原始記錄的統計分析尋找疾病的發病規律、流行途徑、預防措施等，提供詳實的第一手資料研究而成的。這些課題為控制和消除傳染病提供了成功的經驗和范例，保障了人民的身體健康，提高了人民的身體素質，其社會效益與經濟效益顯著。

二、檔案利用工作中存在的問題

1.自我宣傳不夠

不注意對室藏內容的宣傳，對檔案利用后所取得的社會效益和經濟效益宣傳不夠，導致部分職工誤認為把平時工作中形成的檔案存在檔案室毫無意義，無價值可言。

2.重保管，輕利用

長期以來，檔案工作就是收集保管檔案，領導對檔案的評價也把收集保管情況作為衡量檔案工作完成好壞的標準。因此，盡管利用疾控檔案取得了一定成果，但大量的疾控檔案信息資源還有待開發利用，檔案的作用沒有充分地發揮出來，并且檔案工作人員整日忙于收集、整理、防蟲等工作，而利用工作仍舊停留在別人來查什么，我就提供什么的被動服務上。

三、疾病預防控制檔案開發利用展望

1.更新理念，提升檔案資源利用水平

隨著國家經濟和社會的快速發展，公眾健康防病意識的提高，基層的疾病預防控制檔案工作應走出“自我封閉”、“被動利用”的舊管理模式，樹立為構建和諧社會服務，為大眾服務的思想，豐富室藏，科學管理。積極編寫檔案專題匯編，主動、科學、系統地開發利用各類檔案信息資源，為各項疾病預防控制工作提供高效優質服務。

2.利用檔案資源，提高為社會服務的能力

要充分利用現有的疾病預防控制檔案信息和人力資源，在當地舉辦各種疾病防治科普圖片展，多媒體演示。如制作各種貼近百姓生活的健康教育、疾病預防的宣傳單、小冊子，把防病知識送進社區、農村。組織經驗豐富的疾病預防專家，深入基層與民眾面對面交流，做好疾病的咨詢、科普工作，提高百姓防病意識，使疾病控制、公共衛生安全得到行之有效的落實。

3.全員參與，提高檔案利用效益

檔案工作需要全體人員共同參與：首先檔案的形成過程需要單位領導、科室領導、文書人員、檔案員等的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作，才能保證檔案的完整性、統一性。其次，單位的全體人員是檔案的直接受益者，只有全員參與檔案的借閱使用，檔案管理才有意義。并且檔案的管理離不開領導的支持，必須納入工作日程，保證必要的辦公條件和設備，支持檔案人員的工作，積極支持檔案人員參加培訓，把他們的主觀能動性最大的發揮出來，從而提高檔案的利用效益。

4.積極采用現代技術，提高檔案信息化管理能力

隨著各種突發事件、傳染病的暴發，新病種的不斷出現，對預防控制疾病信息的需求量及系統性、時效性提出了新的更高的要求。在信息技術高速發展的今天，基層疾控機構在疾病控制、檢驗檢測、科研、健康教育等活動中形成了大量的原始資料，其中還伴有電子技術信息資源，原有傳統、單一的檔案管理模式已很難適應社會發展的需求，因此，應加快基層疾病預防控制檔案信息網絡建設，提高檔案信息化管理及利用能力，使基層疾病預防控制中心能快速、準確地掌握疾病預防控制信息，及時分析預測疾病發展趨勢，制定有效的預防控制對策，防止疾病的發生與傳播。疾病預防控制檔案信息化管理同時也有利于疾病預防控制機構間的相互聯系，實現檔案信息資源共享。

本文作者：劉雪玫工作單位：紅河州疾病預防控制中心