淺析怎樣實現檔案工作的信息化

導語：淺析怎樣實現檔案工作的信息化一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

綜上所述，實現檔案信息化管理就顯得尤為重要。要實現檔案信息化管理，需要從以下幾方面著手：

首先，要明確檔案管理的工作責任。建立完善的歸檔制度、保密制度、備份制度、查閱制度及監督管理制度，一方面要有較強的操作性，另一方面要有一定的約束力，確保檔案管理工作的規范有序。這樣才能使檔案信息化管理有序的進行下去。①歸檔制度，形成檔案后，需要及時的將檔案進行整理、分類和編號，然后將其歸入檔案系統；②保密制度，大部分檔案具有保密這一特性，只有相關人員才能查閱，一旦檔案發生外泄，就會給國家、單位及個人造成極大的損失；③備份制度，形成的檔案，根據其重要性的等級，及時備份，以防重要檔案的遺失。④查閱制度，檔案的保密性決定了查閱檔案需要執行嚴格的查閱制度，這樣才能保證檔案的安全；⑤監督管理制度，以上的各項制度，需要在一定的監督管理下，才能有效的實行。

其次，要有足夠的技術力量支撐。對于檔案日常的維護、安全的保護和故障的處理都需要高技術的支持。這就需要配備質量可靠、性能優良的硬件設備，然后有優秀的設計人員設計開發出具有實用性管理檔案信息的軟件，最后要形成一體化管理的網絡系統。檔案信息網絡平臺建立以后，也要投入一定的技術力量去進行日常的維護。隨著時展的需要，要求對軟件及時的更新和升級。

第三，要有充足的資金。檔案信息化建設的投入非常大，需要一套全面的網絡平臺和整套的設備來實現，這就要投入相當大一部分資金作為保障。光依靠自身的投入遠遠不夠，這需要通過與相關部門溝通協商，共同承擔。

第四，要有一定規模的檔案數據庫。數據庫數據太少那整個系統就只能是擺設，使用價值也相應減弱。把各種依靠物質載體的檔案信息轉為數字化信息，全面建立檔案一體化系統，實現資源共享。傳統檔案由于不能做到資源共享，大量的檔案信息存于檔案室內，想要尋找和查閱檔案比較困難。數據庫的規模和內容，決定著檔案信息化建設的實用性。數據庫的建立，要體現其便捷性，安全性和實用性。只有符合了這三點，才能稱其為一個完整有效的檔案信息數據庫，也才能發揮檔案信息數據庫的作用。

第五，要使檔案信息化建設標準化。檔案信息化建設要有一定的標準，才能使檔案信息化的在社會上全面推廣，如果沒有標準，檔案在不同的管理系統和操作平臺不能實現兼容和統一，那么費錢費力的檔案信息化就沒有實現的意義。這樣，會出現重復勞動的現象，造成人力和財力的雙重浪費。不僅如此，最主要會影響檔案信息化實際的開發效效果。最后，要有現代化的檔案管理人才。信息化管理對檔案管理人員在業務方面，技術方面，管理和責任心方面都有更高更新的要求。業務方面，要有一定的業務知識，這是檔案管理人才最基本的要求，不難達到；技術方面，這是對檔案管理人才新的要求，其中包括計算機操作、數據庫建立、圖像信息處理等多方面的知識；管理和責任心方面，這是對檔案管理人才責任的要求，檔案信息存在一定的保密性，在管理方面出現一點的漏洞，就有可能造成檔案信息的泄露，大到國家小到單位及個人造成難以挽回的損失，所以管理制度要嚴密，管理人要責任心極強。抓好在職檔案管理人員的培訓和進修，使其整體知識結構水平達到信息化要求。

傳統檔案即使有完善的工作制度，在日常傳遞和存檔過程中也極易發生丟失現象，所以建立規范的檔案信息化體系，健全嚴格的檔案信息化管理制度，完善安全的檔案信息化措施，使檔案信息化能夠方便的利用在日常的檔案工作中?？傊?，加快檔案信息化網絡建設，在如今知識經濟時代，可以有序進行信息資源的整合、加強信息資源的開發利用，促進信息資源政策法規及標準的制定，提高信息資源的利用，使檔案信息化實現從傳統向現代的轉變。綜上所述，實現檔案工作的信息化是當前發展的一個必然趨勢，也是檔案工作由人工動手整理向人工計算機操作的方式轉變，深刻認識到加快實現檔案工作信息化重要性，才能更好的使檔案信息化得以發展。

本文作者：裴錦榮工作單位：太原市塑料研究所