論醫改中衛生服務的檔案管理

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1體制改革對文件與檔案工作的影響

1．1文件的流轉方式遇到困難

由于社區衛生服務中心下設的社區衛生服務站分散在各村、街道，特別是農村社區，有的社區衛生服務站地處偏僻，交通不便，增加了文件的傳遞和收集難度。傳統的紙質文件傳遞形式和處理方式，使人力、物力成本增大，文件時效性也受到影響，檔案的收集、歸檔方式及利用形式等也遇到諸多問題。

1．2檔案的歸屬部門改變

改革前，中山市社區衛生服務機構各種所有制形式并存，因此導致機構的隸屬關系也復雜多樣，有的隸屬鎮醫院，有的隸屬鎮政府，有的隸屬村集體，有的由個人舉辦。改革后，全市的社區衛生服務機構全部由政府舉辦，這樣機構所有制形式將要產生轉移。無論何種所有制形式，都將轉變為公有制，上級主管部門也將發生變動，隸屬關系也隨之變化，由此帶來了檔案歸屬問題的探究。主要表現在兩個方面，一是檔案歸屬哪個部門;二是在改革過程中產生的新文件檔案的收集與管理問題。

1．3文件檔案工作機構弱化

改革要求精簡機構，使機構設置日趨扁平化，以前在機構設置上的“對口”設置不復存在，文件與檔案工作機構弱化，不單獨設立檔案室，只在辦公室下設文書和檔案工作崗位。同時受人員編制限制，文書和檔案管理人員缺乏，導致文件和檔案管理工作具有很大的隨機性。

1．4檔案材料流失

改革過渡期各單位工作重點放在人事調整、績效考核等方面，忽略了文件和檔案工作，從而造成反映本單位發展軌跡的重要材料的流失和損壞，給今后單位編研及上級部門的編史帶來困難。同時，文件檔案處置費用沒有與改革的其他費用同時列入財政預算，致使辦公信息化建設滯后，部門間難以互聯互通，出現信息“孤島”，因此發生文件檔案信息缺失、遺漏現象。

2改革中文件和檔案管理工作對策

2．1運用通訊軟件系統實現文件傳輸

伴隨著信息化在國內的發展，近些年來，各企事業單位和政府機關利用互聯網技術建立自動化辦公系統來提高公文流轉效率和質量。如果將這種信息化辦公模式運用到基層醫療衛生機構，當然是最佳解決方案。但是由于社區衛生服務機構站點多、戰線長，如果每個站都建立網頁，將投入巨大的網絡建設、維護費用和寬帶租賃費。在當前政府投入不足的情況下，這種形式暫時難以推行。如何找到一種低成本高效率的信息收發系統?東風鎮社區衛生服務中心運用了飛鴿傳書系統來實現文件在局域網上的流轉。飛鴿傳書系統是一款基于TCP/IP協議、基于局域網廣播消息模式的通訊軟件，它無需接入Web網頁，不需租用寬帶，無需專門配置服務器，只需在網上免費下載一個安裝包，然后簡單地在社區衛生服務機構局域網內任意一臺PC機上安裝并運行FreeEIM即可。為了保證文件及時處理，可以結合政務短信服務平臺，以手機短信方式將文件標題及簡要說明告知聯系人。收文人收到信息后，及時登錄飛鴿系統，及時回復、處理文件，確保政令暢通。在信息化環境下，這是一種適合農村社區衛生服務機構的經濟、安全、穩定的辦公解決方案，它使文件和檔案工作變得簡單、輕松。從文件的形成方式看，電子文件可直接在計算機上完成起草，并通過內部網絡完成審核等;從傳遞方式上看，可以同時群發所有社區衛生服務站點，流轉速度明顯提高;從歸檔方式上看，電子文本一經形成，可實時進行邏輯歸檔，為文檔一體化提供了便利;從提供利用方式來看，由于軟件具有保存歷史消息記錄功能，因此查閱時可以從網上直接調撥文件。

2．2建立文件與檔案工作管理架構

醫改后，社區衛生服務中心實行的是政府領導下的主任負責制，主任對社區衛生服務中心的行政、業務等實行全面管理。中心的組織架構由領導機構、職能機構、業務部門(社區衛生服務站)組成。文件檔案工作涉及到單位的各個方面，需要協調各種問題，因此中心設一名副主任具體分管文件檔案工作，這是加強檔案文件工作領導的具體表現。由于受機構規模、人員編制、檔案數量等諸多條件限制，一般不單獨設立檔案機構，文件和檔案工作業務管理劃歸到中心辦公室，配備專人負責文件檔案工作。各社區衛生服務站配備一名兼職檔案員，負責本站文件處理業務和檔案的收集，以此形成由中心領導、中心檔案員、衛生站檔案員組成的檔案工作管理體系。

2．3實行檔案集中綜合管理

社區衛生服務中心所轄十幾個或數十個社區衛生服務站，結構分散。為了維護檔案文件材料的完整、安全和規范性，文件檔案實行集中統一、綜合管理，即對全部檔案實體實行集中或相對集中管理，將改革前后形成的各門類、各種載體的檔案(除人事檔案、居民健康檔案、健康教育檔案等)由社區衛生服務中心統一歸檔保存、分類整理和開發利用。綜合管理能夠較快理清檔案工作脈絡，有利于形成統一的檔案信息利用中心［2］。與此同時，建立文件檔案各項規章制度，嚴格貫徹執行國家檔案法律法規，嚴防檔案的損毀和流失。社區衛生服務中心檔案工作業務上接受市檔案局的指導，由其負責制定業務規范、標準、執法檢查和業務培訓教育工作。鎮檔案館負責日常業務監督和協調。社區衛生服務中心檔案機構負責屬下社區衛生服務站的檔案業務指導、督查工作。

2．4明確檔案的歸屬和流向

檔案是國有資產的重要組成部分，是今后工作、利用、查考的重要依據和憑證，是不可再生的重要資源。為了保證檔案的安全，避免檔案的流失，必須將檔案處置工作與改革同步進行。依據《中華人民共和國檔案法》和《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，制定了單位檔案處置辦法，明確了改革中檔案五個方面的歸屬和流向?；n案、設備儀器檔案隨其實體轉移。基建檔案在處置上較復雜，原房產權屬公立醫院、鎮政府、村集體的，不需要變更產權，檔案直接移交社區衛生服務中心;原屬個體的基建檔案則在變更房產權、理清債務后歸屬社區衛生中心?？蒲?、技術檔案歸屬項目承擔單位。如涉及雙方合作的項目，由雙方商定處理。文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案的劃分以改革為界線。改革前的仍由原檔案部門保管，改革后形成的由現單位保管。人事檔案的歸屬界定明確。由于社區衛生服務中心不具備建立人事檔案法定資格，因此，在編人員檔案統一由鎮組織部門保管。對于被分流、安置的職工檔案，可到人力資源和社會勞動保障局所屬業務部門，辦理人事或委托保管。居民健康檔案的處置。依據《衛生部關于規范城鄉居民健康檔案管理的指導意見》，基層醫療衛生機構因故發生變更時，應當將所建立的居民健康檔案完整移交給承接延續其職能的機構管理，因此健康檔案應移交給有承擔建檔功能的社區衛生服務機構［3］。

2．5積累和收集改革中產生的新文件

在改革過程中，將會形成許多具有永久保存價值的檔案材料，如果發生流失，勢必給機構帶來直接影響。因此，必須認真做好文件材料的收集與管理。改革過程中文件材料的收集范圍涵蓋以下幾項:(1)有關改革的政策文件、章程、實施方案等;(2)機構成立、法人任命材料;(3)有關改革的會議記錄、紀要，人員入編、職工安置的記錄材料和確定人員后的職工花名冊;(4)資產清查評估材料、處置請求、批復;(5)原屬私營的社區衛生服務機構其產權變更后有關權屬證明的物證材料;(6)新建、改建、擴建、購買房產等建設項目從醞釀、決策到投入使用過程中所形成的全部文件材料;(7)收集紅頭文件時不可忽視白頭文件的收集，如規章制度、可行性報告、財務預算表等，領導參加重要會議及學習活動帶回來的文件材料，以及辦公設施、醫療設備、藥品、服裝、耗材等的采購合同、協議、招投標材料等。

3思考和體會

基層醫療機構改革對文件檔案工作有著深刻的影響。在推進改革過程中，要重視文件檔案工作，力爭使文件檔案工作與改革同步進行，不斷探索建立與醫改相適應的文件檔案新機制，從而促進改革工作順利開展，同時使檔案材料在今后的社區衛生服務各項職能活動中持續發揮積極作用，這是改革中檔案工作者應盡的職責。

本文作者：范蓮瑩工作單位：中山市東鳳鎮社區衛生服務中心