論強化監理檔案管理

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一、監理業的產生和監理職責

我國工程建設的監理業是改革開放的產物，建設工程監理制是建設領域中的一項國際慣例。改革開放政策引來了大批國外投資者，我國的企業和建設隊伍也走出國門，無論外國投資項目還是我國在國外的項目，按照國際慣例都必須有專業化的技術隊伍進行監理，這迫使我國必須發展自己的監理業。監理業是建筑業進入市場經濟的產物。在計劃經濟年代，許多投資者不懂建筑工程技術及其內在管理規律，1958年以后實行了“工程指揮序的控制并對后道工序的預控手段，在及時有效地監督施工單位發揮自身質量體系作用的同時，更好地履行監理職能。

二、監理中存在的問題

（一）監理工程師對監理檔案

責任不重視，監理隊伍主要是由過去從事建筑工作退下來的老技術人員及部分新畢業的年輕專業人員組成，由于專業特長擔任的工程項目監理工作后，只注重對工程主體質量的要求。對國務院279號令第三十八條規定的監理工程師應當按照工程監理規范的要求采取旁站、巡視和平行檢驗等形式對建設工程實施監理，執行起來很認真。據施工單位反應有不少老同志對關鍵工序施工監理、跟班監理，但對建設部要求的監理檔案的收集整理工作則不太重視。結果只注重了監理對工程質量的責任，卻忽視了對工程檔案的監督職責。在驗收中筆者也發現有不少監理工程師在竣工圖章中已簽字，但對編制內容并不了解。

（二）監理工程師對檔案知識

不熟悉。監理工程師都接受過建筑工程技術的專業化知識教育，卻很少有人接受過工程檔案專業知識的培訓。許多監理工程師談起工程質量管理頭頭是道，但對工程檔案知識卻知之甚少，不懂的監理檔案在建筑程序發展中產生的規律性，對及時收集在建筑程序發展中產生的文件資料缺乏自覺性，對整個工程檔案的編制和組卷歸檔缺乏知識性。盡管建設部要求“監理單位要協助建設單位監督，檢查各單位工程文件的形成，積累和立卷歸檔”，對此項要求他們卻很少去做。

（三）政府部門對監理檔案要求

不細致，雖然《建設工程監理規范》和《建設工程文件歸檔整理規范》對監理文件資料都做出了明確規定。但在具體操作上缺少詳細要求。比如279號令對監理的旁站、巡視、平行檢驗已有規定，但對平行檢驗頻數沒有明確要求，監理規范中對例會內容做了規定，但例會要有周期要求，由于沒有明確周期規定，例會就成了不定期，有的十天，有的半月，有的是一個月或更長時間。由于工程的不可逆性，這樣不利于及時發現和解決施工中的質量問題，也就很難保證整個工程質量。

（四）監理資料表格不全

各地表格不統一，也給監理檔案驗收歸檔造成困難。國家根據《建筑工程施工質量驗收統一標準》出臺了施工質量標準表格文本而監理卻沒有?！督ㄔO工程監理規范》參列出了18個監理用表格。但涉及工程質量監理內容的還缺一些，如工程質量評估、工程質量抽檢記錄、工程質量及事故報告表、旁站記錄表、見證取樣表等。監理日記更是五花八門，更重要的在日記中大部分記錄是施工內容，卻很少看到監理工作內容。

三、加強監理檔案管理的措施

（一）加強國家對有關監理

檔案要求的宣傳力度，特別對建設部2001年5月18日的建辦[2001]103號文件中第二條明確規定的監理在工程檔案中的職責進行反復宣講，通過轉發文件、工程驗收、監理會議等各種機會，反復宣傳一系列國家有關監理人員對檔案工作的責任要求和對監理檔案的驗收內容規定，提高了各監理單位的認識和責任。

（二）加強檔案知識培訓

針對監理工程師普遍缺乏工程檔案知識的情況，參照建設部34號文件要求，我們從1999年底先后數次對監理工程師進行檔案專業知識培訓，并在省城建檔案館的支持下，執行了監理工程師檔案資料持證上崗制度，要求所有監理公司必須保證最少有一名監理工程師持有檔案資料上崗證，大型項目部必須有一名監理工程師持有檔案資料上崗證。通過幾年努力基本達到了我們的要求，通過技術培訓，也大大提高了監理單位對監理檔案的認識和編制監理檔案的自覺性。

（三）嚴控監理檔案規定

根據建設《工程監理規范》、《建設工程文件歸檔整理規范》及其它有關監理工作要求，我們制定了相應加強監理檔案管理的具體要求。特規定監理單位對工程質量進行抽檢，抽檢頻數不應少于施工單位檢驗頻數的三分之一，涉及基礎、安全和使用功能的部位必須確保抽查；規定例會周期不得超過七個工作日；強調監理日記中一定反映監理對施工質量的巡視和平行檢查結果；整個工程檔案首頁要由總監審核簽字，以體現對工程檔案的監督、檢查工作。

（四）統一印制了監理資料驗收

表格文本。補全了有關記錄工程質量的監理用表，如工程質量抽檢記錄、工程質量評估報告、例會記錄等表格，通過完善表格記錄和反映監理工作的責任。由于采取了有關的管理措施，加強了對監理檔案工作的管理，發揮了監理對工程檔案的監督檢查作用，保障了工程檔案的完整性和規范化，實現了從文件控制入手，從而加強了對建設工程的質量管理。

本文作者：劉存霞工作單位：山西省大同市城建檔案館