檔案管理的現代化方式

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1分析當前單位檔案管理工作的優化

1增強專業性培訓在檔案管理的優化過程中,尤其是要突出對整個現代化技術的綜合平衡運用,要從多方面加強檔案工作人員的綜合素質和業務能力,在全面認同檔案管理重要性的基礎上,聘請專業的檔案管理人員進行現場的分類指導,鼓勵管理人員參加各種檔案管理的業務知識培訓,從提升自我學習能力、業務處理能力等,提高管理者的各項綜合素質,規范檔案管理的整個管理過程。2規范檔案管理機制單位檔案管理是一項綜合管理的技術運用,同時要依托強有力的規章制度,建立科學有效、系統化的管理體系,管理手段上也要進行及時的更新,在嚴格各項規章制度的基礎上,明確管理人員的職責,進行統一的管理。在全面形成規范化的業務能力的基礎上,進行各種技術的培養,進行統一管理,保證檔案管理工作與事業單位的考核和發展同步。

2探討檔案管理的現代化路徑

1規范化管理的統一運用模式檔案管理要是綜合的管理方法,就需要健全各項規章制度,并通過嚴格的管理機制,從多方面細化管理渠道,形成綜合性的運用。一是健全制度規范管理。參照先進檔案管理的做法,健全檔案轉遞、借(查)閱、實時登記、保密等有關制度,做到統一檔案袋,統一檔案材料目錄,統一建立花名冊、檔案登記簿、接收檔案登記簿。并督促單位實行專人專管、專柜專存,檔案管理步入規范化軌道。二是落實責任鞏固成效。將檔案管理工作納入工作年度考核,要求把檔案的科學保管作為一項重要基礎工作,在人力、財力上給予保障。明確第一責任人、具體責任人。對違反閱檔規定和保密制度,利用檔案材料營私舞弊者,視情節嚴格追究責任。同時,成立合督察組,全面督查指導檔案管理工作,對工作不力,問題較多的單位進行通報批評。2檔案目錄與檢索的現代化模式建立相應的檔案目錄是檔案管理工作中是一個重點。如今計算機普及事業單位的各個角落,檔案目錄也完成了手寫向計算機打印的轉變。在檔案目錄的管理中,我們可以利用專門的檔案管理軟件,對檔案目錄和目錄下的相關資料分門別類,然后輸入計算機,用軟件對錄入的內容進行統一規整。如果要調用某個檔案,只要輸入相關名稱,那么檔案管理軟件就會顯示檔案的具體目錄位置和簡要概括,這無疑大大縮短了檔案檢索的時間。事業單位的檔案管理人員在分析各類檔案的同時,應劃分不同的目錄與之對應,以提升檢索的準確率。3軟件輔助的現代化管理模式在當前的檔案管理中,要通過建立各種軟件輔助系統,尤其是在檔案信息不斷規范化的大背景下,對于出現的各種全新信息,要利用計算機軟件進行輔助管理,在這樣的情況下,能形成綜合的管理模式,從當前的現代化技術運用技術來看,比較廣泛的檔案軟件包括有檔案歸還、借閱系統等,在此基礎上可以更好的實現管理上的突破,形成優化的路徑。現代化技術主要是應用計算機和網絡,文檔分離問題和網絡安全問題比較嚴重。因此，在當前的檔案管理中,一方面內部應該保證文檔的一體化,讓檔案與文件統一；另一方面,對網絡要實施密碼控制,及時對網絡安全進行測評和安裝殺毒軟件等來保證檔案的安全。并通過“查、補、健、固”四步曲,進一步規范檔案管理,有效扭轉檔案“臟、亂、雜”等現象,發揮出檔案的有效作用。

3結語

檔案管理離不開現代技術的綜合運用,在結合計算機軟件開發與單位實際情況的基礎上,積極做好檔案管理的各項基礎工作,包括數據處理、檔案規整、查漏補缺、更新處理等多方面的綜合措施,尤其是要結合檔案管理人員對現代技術的運用能力展開各種技能培訓,形成現代化技術綜合運用的有效模式,充分發揮出檔案管理現代化技術手段的整體功能,提升檔案管理的效率。

作者：張麗單位：兗州礦區職工大學