略談檔案管理工作變革

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一．檔案管理創新的思考

1創新工作人員考評機制。在大多的情況下，機關對于檔案管理人員的考評機制與其它的技術和管理人員，并沒有單獨的標準。這種機制對于其它人或許有利，它會將這種“利”直接轉化成工作鉆研和管理的激勵，使其能夠更加投入的進行工作。不過，對于檔案管理人員而言，檔案管理工作很少涉及到研究的領域，很少能夠在日常生活中得到突破性的創新，長期的傳統思想在某種程度上得到了束縛，還有重要的一點是，檔案管理工作主要是以服務性質為主，利用同一標準對待不同類型工作的職員，有所欠缺，這樣對于檔案管理人員的積極性是一個很大的壓制。因此機關需要在考評機制上有所創新，這樣可以在一定程度上激發他們的積極性。

2創新檔案保管環境。信息化社會的到來，檔案的保存也開始實現信息化，因此對于檔案管理的硬件設施需要進一步加強。目前很多的機關在檔案管理的過程中還是依賴于傳統的檔案保存形式，總是認為紙質的較為真實，這樣一來，對于信息化手段檔案保存和管理的學習和其他的計算機硬件和影像保存設備就忽視了，但是在現代化信息社會，音頻影像等信息數據資料已經成為檔案保存的主要部分。在這種大的環境下，只有進一步提高管理人員的專業素質，完善并且優化檔案管理環境，提高工作效率。首先要做的是，改善檔案室的自然環境，主要在溫度和濕度上控制。還有就是在電腦安全上也要加強，主要是避免機密文件被盜和丟失，主要是通過兩個方面來進行控制，首先加大對信息網絡的監控力度，定時的對文件儲存設備進行殺毒；再就是機關加大自己的管理系統的開發，使加工后的電子檔案能夠在檔案管理系統中實現模塊化管理，并且能夠實現全文檢索和對權限的控制。

3創新檔案搜集管理制度。檔案是機關處理日常事務和人事管理中形成對企業和國家有著重要保存意義的文獻材料。對于檔案的搜集需要有著相應的完善制度。實現一個完整的檔案搜集制度需要做到三點。第一，在給單位中需要建立相應的檔案信息搜集點，有專門的人員來負責該單位檔案信息的搜集、整理，這樣極大的加快檔案的搜集工作，并且能夠形成專門的板塊，減少檔案生成周期；第二，規范完善檔案管理過程中的各個環節，從檔案信息的收集、整理以及請對和歸檔的每個過程都要執行相應的規定，在主管領導的審批同意下，才能完成后續工作；第三，對于檔案搜集實現獎勵制度，對于主動發現有價值檔案的工作人員給予一定的獎勵，并且積極鼓勵管理人員利用創新方法來實現檔案管理和搜集，這種鼓勵可以是精神和物質上。只有在檔案搜集制度中不斷創新改進，才能為檔案的質量和數量保駕護航，更好的為機關檔案工作發展服務。

4創新檔案服務方式。檔案工作的重心在于服務，檔案工作也只有通過服務來發揮其作用，因此可以在檔案工作的服務理念上有所突破，這樣才能更好的實現檔案事業與機關工作完善的相互促進的關系，使得檔案事業能夠走上健康發展的道路。具體的來說，檔案服務方式主要把握兩點：第一點，在服務內容和范圍上要創新，檔案管理人員可以對檔案信息資料的整理、研究和發掘，通過提煉和精選具有深層次開發價值的信息檔案，及時提供給利用者，使他們能夠在這些檔案信息中找到靈感，實現信息資源與生產力的轉化。第二點，主要是在服務方式上的創新，主要是作為第一點的補充，著力于人員素質的培養，是他們在工作中保證較高的業務水平，適應新的服務方式。

二.結語

檔案管理關系到機關工作能否順利進行，這也就使得機關檔案管理需要不斷的進步，它的進步點也就是需要檔案工作不斷創新，這樣才能夠幫助機關完成社會給予的挑戰。

作者：張小杰單位：吉林省遼源市人民防空辦公室