企業檔案管理信息化建設探究

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一、企業檔案管理信息化概觀

企業檔案指在企業生產經營過程中形成的不同形式（聲像、圖像、文字等）的文件材料，檔案管理的信息化是當前國家檔案行政管理部門運用現代技術組織和開展對信息資源的管理行為，實現了檔案管理由檔案實體保管模式向檔案實體信息化模式的轉變。企業檔案管理信息化建設主要從企業電子文件歸檔和管理、企業檔案服務網絡化、企業檔案信息數字化、企業數字檔案館、企業檔案信息化人才建設等方面展開，全面性服務是企業檔案管理的基本特點，專業化、合作化以及集成化是企業檔案管理的發展方向。

二、新形勢下企業檔案管理信息化建設的方法策略

（一）轉變傳統的管理觀念，建立企業檔案管理信息化的管理理念

新形勢開展企業檔案管理信息化建設的當務之急是轉變傳統的管理觀念，實現觀念上的現代化轉變，根據當前企業的發展狀況，建立企業檔案管理信息化管理理念可以從以下三個方面展開：首先提高企業檔案管理人員的信息化意識，認清企業檔案管理的發展趨勢，為企業的發展和社會的進步提供更加優質的檔案服務；其次通過各種渠道進行企業檔案管理信息化的宣傳，加大企業管理層對檔案管理信息化的關注，使企業領導者充分認識到檔案管理信息化的重要性和必要性，從而為企業的發展做出科學的決策和管理；最后全面更新企業檔案管理的服務觀念，從提高檔案管理和服務效率出發，加快企業數字檔案館的建設，為企業的生產經營提供全面、系統、科學的檔案服務。

（二）加強企業檔案管理信息化制度建設

加強企業檔案管理信息化制度建設有利于明確企業檔案信息化管理的任務和目標，為檔案的信息化管理奠定基礎。從企業發展的宏觀方面來看，企業檔案管理信息化的目標是提升企業檔案管理水平和促進企業信息化的實現，在堅持實用原則、效益原則、技術與管理并重原則、全面協調發展原則的基礎上，促進企業的健康穩定發展。從企業發展的具體方面來看，要加快企業檔案信息化管理機制的構建，實現企業檔案管理部門的獨立性，明確各個部門的管理職責，并制定相關的考核制度加強對日常工作的約束，以服務企業發展為檔案管理工作的重點，提高檔案信息資源的服務功能。

（三）建立健全企業檔案管理信息化法律法規

作為新型的檔案管理模式，企業檔案管理的信息化需要健全的法律法規作支撐，提高檔案信息資源的法律效力，真正體現其憑證作用。從企業數字化檔案資源建設、電子資源的生成、利用與保管、檔案信息化基礎設施建設到信息安全，都要制定合理的法律法規，為企業檔案管理信息化的日常工作提供法律保障和制度規范。

（四）提高企業檔案管理信息化技術水平

提高企業檔案管理信息化技術水平是增強檔案管理現代化、科學化的重要表現。一方面要加快建設企業檔案管理信息化系統，注重軟硬件設施的開發和建設，例如注重計算機、路由器、數據庫系統的完善和維護，在提高舊設備使用效率的同時購置新型信息化設備。另一方面要加快企業檔案信息數據庫的建立和完善，為企業信息資源的網絡檢索和共享奠定基礎。

（五）加強企業檔案管理信息化安全體系建設

首先要明確各級別針對企業檔案信息管理的安全要求，根據安全需求和風險程度將企業檔案信息資源進行級別分類，明確規定各個級別的安全要求，并對企業檔案信息系統進行評估檢測，一旦發現問題立刻停用進行完善。其次在企業檔案管理信息化中采用冗余系統設計的方法，降低檔案信息系統的失效率，提高正常運行的安全性能；最后采用余度配置方案，根據企業檔案信息系統中的元件設置余度，提高企業檔案管理信息化的安全性。

（六）打造高素質的企業檔案管理信息化人才隊伍

打造高素質的企業檔案管理信息化人才隊伍，為企業檔案管理改革和完善提供智力支持。一方面立足企業實際，樹立檔案管理信息化的理念，加強對在職人員的后期培訓和學習，掌握最新的管理咨詢和管理模式，合理配置企業檔案管理信息化人才；另一方加快對專業型、復合型檔案管理信息化人才的培養和選拔，積極吸收高素質的人才進入企業檔案信息化管理體系。

三、結語

綜上所述，在科學技術日新月異的今天，加快對企業檔案信息化建設的探究對我國企業的管理改革和未來發展具有重大的現實意義和深刻的長遠意義。企業檔案管理信息建設要從思想建設出發，改善傳統的管理觀念，依賴于計算機網絡技術的迅猛發展對企業信息資源進行整合、處理以及管理。另外，還要加快檔案管理人員的后續培訓，實現企業檔案管理信息化的系統性、及時性和創新性，切實提高企業處理和運用信息資源的效率，從而提升企業效益、促進企業在新時期的跨越式發展。

作者：房麗娜工作單位：大唐黃島發電有限責任公司