創新項目檔案管理需求分析

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一、創新項目檔案管理理念，做好項目檔案管理基礎工作

網絡信息時代，客觀要求檔案管理人員要與時俱進，不斷創新檔案管理理念。創新項目檔案管理理念，首先，要樹立檔案工作的不可替代和不可或缺的思想，改變過去檔案工作無足輕重、難有作為的觀念。要積極宣傳檔案管理工作的重要性，爭取全社會的重視。其次，要在管理手段上不斷創新，逐步完成由傳統的手工管理模式向現代化管理模式的轉變。要充分利用計算機網絡系統，加強檔案的數字化、信息化建設，開展網上項目檔案利用服務，提高項目檔案管理和服務水平。第三，要在服務方式上創新，堅持以“利用”為核心的項目檔案指導方針，運用新的思維方法和手段，以積極樂觀的工作熱情，立足現有條件，不斷開拓進取，積極主動地為中小企業網絡平臺建設提供優質的檔案信息資源利用服務，并取得中小企業認同。第四，做好項目檔案管理的基礎工作。要保證項目實施過程中形成的原始資料的收集、歸納、整理、編研的真實性、系統性和完整性，保證項目檔案利用服務工作與項目建設同步進行。

二、創新項目檔案管理體系，逐步建立健全統一集中管理、分級建檔、逐級負責的檔案管理體系

在中小企業服務平臺網絡建設過程中，項目檔案管理要改變以往檔案管理部門“單兵作戰”的格局，力爭服務中心領導、各項目實施業務部門以及中小企業的大力支持和密切配合，形成集中管理、分級建檔、逐級負責的檔案管理體系。檔案管理部門要及時與各項目實施業務部門及中小企業溝通，配合做好項目檔案的收集、整理、歸檔和移交工作。項目檔案管理部門將移交的檔案資料及時驗收、編目、立卷、歸檔，完成項目檔案的信息錄入工作，形成以檔案研究部門為核心，各項目實施業務部門及中小企業共同參與的機制，為提供高效的項目檔案利用服務工作打好基礎。

三、創新項目檔案的信息化管理模式，建立標準化的項目檔案管理系統

創新項目檔案信息化管理模式，必須建立科學的項目檔案計算機信息存儲和檢索系統，制定網絡環境下系統化、規范化和標準化的項目檔案和提供利用服務的管理系統。為使項目檔案信息資源更好地服務于中小企業公共服務平臺網絡建設，必須完善項目檔案管理部門的軟硬件基礎設施建設。首先，應用檔案管理系統，及時錄入項目檔案信息資源，滿足信息化的項目檔案資源管理的數據存儲、檢索查詢和按需擴展需求。其次，要充分利用中小企業公共服務平臺，對項目建設中形成的各種載體文件資料和電子信息及時收集、整理、合理分類歸檔，編制具有特性檢索功能的主題目錄或專題目錄，直觀地揭示項目檔案的主題內容，達到項目檔案信息資源的社會共享。

四、發揮檔案管理人員的創新開拓作用，加強檔案隊伍建設

隨著計算機和信息網絡技術在檔案管理工作中的應用和發展，對檔案管理人員的業務知識和管理、操作能力等方面都提出了更高的要求。首先，項目檔案管理人員要有創新意識和創新能力。在思想觀念上，善于用創新的思維，研究新情況，解決新問題。在工作方法上，適應服務中小企業的發展需要，增強服務意識和工作的主動性、前瞻性。其次，檔案管理人員要拓寬視野、豐富知識，練就過硬的業務技能。第三，要創新教育培訓方式，合理設計培訓內容和方法，全面提升檔案管理人員專業素質。

五、創新項目檔案的利用服務功能，保證中小企業公共服務平臺網絡建設的順利進行和高速運營

高效、合理地發揮項目檔案的利用功能，建設服務設施完備、服務功能完善、服務資源共享、服務管理規范、服務效果顯著的中小企業服務平臺網絡，為中小企業快速發展提供全方位要素服務，是我們做好項目檔案利用服務工作的宗旨，也是最終實現創新項目檔案管理工作的價值所在。首先，以“利用”為中心，圍繞中小企業網絡服務平臺建設，加強項目檔案的編研工作，拓展編研范圍，為各實施項目部門服務，為中小企業服務。其次，建立項目檔案信息數據庫。如何將相互關聯的項目檔案電子文件信息數據聚合在一起，實現項目檔案資源共享，是當前為中小企業服務平臺網絡建設及高速運營提供利用服務的一項重要課題。

作者：何繼先工作單位：吉林省促進中小企業發展服務中心