供電企業檔案管理論文

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一、供電企業的科技檔案的特征

（一）檔案的系統性

電力技術檔案針對的是供電企業的實際生產，而生產活動往往不是一個相對獨立的技術過程，而是多個操作環節共同構成的一個系統，所以各個獨立的系統檔案可以從某種方面產生聯系，從而形成一個系統，即整個科技檔案是一種配套關系，某個專項檔案的數據將與其他專項檔案共同構成一個完整體系。

（二）檔案的實時性

供電科技檔案是對某個時期的供電生產以及技術調整的真實記錄，因在科技檔案中所記載的數據對于某個時期而言是實時化的，其反應的是特定生產環節下的技術參數以及數據資料等。如設計單位提供的藍圖、施工資料等，這些數據對于后續的系統維護是十分重要的。

二、科技檔案的管理與利用

科技檔案在實際的管理中應當得到重視，因為其特征使之可以幫助供電企業在生產和維護中采用更加適應其自身特點的技術措施，從而保證生產與維護的順利進行。因此在實際的工作中必須做好對供電企業科技檔案的管理與利用。具體可以從以下幾個方面入手：

（一）提高服務意識

在實際管理中科技檔案的管理者應重視對科學管理措施的選擇與引入，先進的信息化系統和計算機技術已經完全可以幫助科技檔案的管理實現網絡化和智能化，因此在實際的管理中應提高服務意識，利用先進的技術措施為檔案的使用者服務。從原有的封閉管理轉為開放式管理，從原有的單純的統計與保存轉變為挖掘與總結，從原有的紙質資料的保存轉變為電子資料的數據庫化的保存，以此提高供電企業科技資料的服務能力。同時管理者還應對相關資料進行熟悉，明確本企業檔案管理的現有情況，以及細節，掌握全部科技資料的相關數量和種類等，并對其價值和質量進行全面掌控，盡量保證檔案資料的準確性和全面性。不僅如此，管理員還應明確各種檔案的現實意義，即對企業的管理與維護有哪些幫助，以此在實際應用中可以指導查閱。最后，檔案管理者還應進入到生產第一線，對相關技術資料進行采集和匯總，了解相關生產情況，并對第一線的生產需求進行了解，總結第一線對檔案工作的具體要求，并在日常管理中進行改進，加以滿足。

（二）做好保密與利用的平衡

一些供電企業的技術資料涉及到國家保密規定，因此在實際的管理中應做好利用、服務與保密之間的平衡。不能讓檔案在利用和提供服務的同時受到安全威脅。因此應大力度宣傳相關法律和法規，從我國的檔案法規到保密法規都應熟悉并了解，堅持恪守保密原則，同時也不影響正常的借閱和查詢。但是應當注意的是企業如果參與了某些市場活動，其檔案出借必須有相應的手續，獲得授權后方能出借。同時檔案管理人員必須熟悉相關生產管理以及工作計劃等，同時根據這些日常的需求對檔案進行管理，按照相關生產與科研活動需求提供相關檔案服務。最后，還應重視網絡安全和數據庫安全，建立完善的防控措施防止檔案數字化后被從網絡上泄露。適當的增加保密級別以及安全措施是可以幫助其獲得良好的安全性的。

（三）做好管理升級

首先，建立標準化管理模式，即在檔案管理中建立一個完整而規范的管理模式，實現檔案管理的現代化和數字化。對相關檔案進行技術處理，使之可以被更好的保存與查閱，這樣可以提高檔案服務的效率。同時也可利用數據庫資料對檔案進行深入挖掘，形成多種資料和數據的組合，方便企業各個作業項目的查詢。在建設標準化的過程中應按照相關國家和行業制度執行，每個環節都應有章法可依，如檔案法、電網檔案管理等，如：從工程立項開始到建設、投產的全過程都應按照相關檔案管理規定進行管理與監督，做好對第一手材料的收集，從而形成一個完整的檔案資料以備供電企業指導其生產。在組建和收集的過程中，應保證資料的全面性，盡量對分散的資料進行匯總，并及時的利用科技手段對其進行數字化，方便保存，以此豐富檔案室的資料和管理措施等。規范管理中應建立完善而有序的借閱和查詢制度，按照不同的查詢權限設置相關借閱范圍以及查詢范圍，從而保證供電企業的科技檔案的安全性。企業科技檔案是直接為企業生產提供服務的，因此其利用率較高，在大量借閱和查詢的過程中必須明確安全管理的職責和措施，針對性的制定措施和權限等，以此保證檔案的安全。最后，應進行主動的編研工作?？萍紮n案的編研工作是主動地、廣泛地、系統地開發利用科技檔案信息資源，使其盡快轉化為生產力的一種有效方式。根據需要把繁雜零散的科技檔案進行有機的組合和必要的加工整理匯編成冊，更方便的提供給利用者提高檔案利用價值。本著“存真、提煉、適用”的原則開展檔案編研工作?？萍紮n案的利用是歸檔的最終目標。作為供電企業科技檔案管理人員，一定要解放思想，不斷更新觀念，更新知識結構，堅決破除因循守舊、墨守成規的舊觀念，樹立與時俱進、勇于探索、積極創新的時念；牢固樹立檔案工作為生產、經營、科技服務的思想，充分發揮檔案這一無形資產的無限價值，積極為本企業乃至同行業提供多渠道、全方位、高效率的優質服務。

供電企業的科技檔案是企業開展經營與管理的重要基礎性資料，投資建設以及日常生產的基本數據都將被記錄在科技檔案中，所以這些實際是供電企業的重要技術資源，因此在實際的應用中應將科學管理與服務提升作為供電企業科技檔案管理的宗旨，使得檔案可以發揮其應有的作用，為供電企業的日常管理與設備維護做出應有的貢獻。

作者:郭小銳單位:江蘇省東?？h供電公司