基層檔案局檔案管理論文

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一、基層檔案局的職能定位

在基層，一般檔案局和檔案館實行館局合一的管理模式，檔案局不僅有對本轄區內檔案管理的職責，還直接管理本級檔案庫，而且還要面向民眾提供檔案查詢的業務。但在實際工作中，檔案局更偏重于檔案存儲、查詢等具體的業務工作，而對于檔案的創新管理和有效、合理的運用卻并不很重視。這表明，從檔案局的職能來說存在某種程度的偏離。從職能設置上說，檔案局是檔案管理的行政單位，其主要職責應當聚焦于檔案管理制度的制訂和實施、規范檔案的使用的途徑、探討檔案管理的科學化等富于創造性和管理性的工作。而檔案局下設的檔案館則定位為事業單位，應主要負責檔案收集、檔案存儲、檔案查詢等具體性業務工作。二者可以是行政領導、業務指導與具體管理的關系，也可以是平等的合作關系。但兩類工作的職責應當有所側重和明確區分，而不應當完全重合甚至混為一談。很多基層檔案局實際上并未意識到這二者之間的差別，只是籠統地按照上級的要求活動，“有事啟奏，無事退朝”的作風尤甚。這一現象在各類基層單位可以說是普遍存在。另一方面，基層檔案局的行政管理職能的管轄對象相對范圍比較小，檔案工作的主要內容也是業務工作，是否必須在檔案局下設置一個檔案館？這個問題也是有待商榷的。當前行政層級過多、行政效率低下的問題已是十分嚴重，整個行政體系的走向是轉變職能、合并機構、裁撤冗員與提高效率，如果基層明確實行局館人員職能分離，有可能產生如下問題：基層檔案管理工作有沒有必要一定劃分成檔案行政管理和檔案業務管理兩部分？假使機構設置上實現了局館分離，檔案局能不能擔負起檔案行政管理的職責？會不會出現檔案局成為一個無職能的空殼機構的可能？如果這些問題不能得到配套解決，局館分離仍然只能停留在探討階段而難以落實。

二、基層檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案存儲制度存在漏洞，存儲分散、保管不齊全當前的基層檔案局并未收錄所轄區域的全部檔案，某些職能部門，比如工商局、財政局、民政局等重要的職能部門，一般是建立單獨的檔案管理系統，并不會將檔案管理歸屬于同級檔案局。如此一來，在整個檔案管理的大格局下就存在檔案局檔案管理和分散在某些職能部門的單位檔案管理兩條主線，而這兩條主線是平行運行、互不交涉的。據筆者所知，一些基層檔案局曾經試圖邀請這些職能部門將某些檔案收編于檔案局，但被多數單位所拒絕。在這一點上，對于這些職能部門來說，一方面可能是為了便于檔案調取方便工作，或者是為了工作保密需要，建立獨立的檔案管理系統自然是最佳選擇；而另一方面，對于檔案局來說，檔案局的職責是收錄、管理檔案，以及對外查詢。檔案收錄不全既會使得檔案局工作受阻———比如不能提供全面的檔案查詢，更會是對檔案局職權的分割，這又不得不說是一個糟糕的選擇。

（二）人員配置結構不合理、素質不高，尤以查閱室查閱員較為突出基層檔案局的檔案管理工作主要分為三部分，第一部分是各科員負責的檔案搜集、存儲工作；第二部分是局長及副局長所組成的領導層負責的指導各科員、接受檔案相關咨詢、完成檔案局的各項整理、驗收以及與上級進行交涉等事務；第三部分是查閱間所負責的接待來訪查閱的群眾的事務。因而在當前的情況下，檔案查閱是檔案局工作的一大重心，也是檔案局對外開放的一個主要窗口。但事實上，基層檔案局并不一定重視檔案的查詢和管理工作。筆者了解的一個檔案局，其查閱間的負責人是一位年過五十的老職工，而且是返聘人員，每月工資不過一千元，福利也比其他科員要低。雖然這位工作人員對待工作和來訪群眾，態度比較和藹，但是出勤率并不高，類似于兼職。而且只會最基本的查詢操作，對于電腦操作技術等現代檔案管理和查詢的技術手段掌握很少，影響了工作的效率和檔案管理作用的發揮。實際上，查閱員工作是有特殊需求的職位，其一，工作人員要保證時時刻刻在工作崗位；其二，工作人員面對的是廣大群眾，需要保持良好的態度，這既是體現政府服務群眾的面貌，也直接關系著群眾的便利；其三，事務冗雜，耗時長，間歇不確定，重復率較高，這項工作極其考驗耐心；其四，要能進行各類電腦操作，最好能進行簡單的電腦修理。除此之外考慮到政府的工作人員流動困難，一個查閱員往往要在職很多年，因而設置這類工作崗位時應需要考慮激勵問題。如果激勵不到位，不考慮這類工作人員的感受，這類工作往往就會成為政府各類政策執行的死穴。目前所謂政府的“門難進、臉難看、事難辦”的頑癥除了體制問題，更多的卻是這類人事管理層面的問題。

（三）檔案管理施展空間有限：所涉機構繁多冗雜，工作效率低下以一基層檔案局為例，該局正在準備進行一項大格局的檔案整理工作，主要是要把各單位的檔案收錄齊全，進行全庫檔案的數字化，建立一個全面的能及時更新的方便調取的檔案庫。在當前政府的組織結構下，檔案局需要向下級各街道辦下發命令，向平級單位征求意見進行合作，向上級部門進行報告等待批復等。而檔案局內部工作則是把收集的全部檔案庫進行全面整理、修裱、歸類，再進行掃描入檔。在完成這些工作之前檔案局面臨著很多問題，一是人手不夠，檔案常年堆積，數量相當大，整理、修裱、掃描的工作量太大，檔案局現有人員明顯不夠，只能考慮外聘人員。二是行政命令耗時太長，以發檔案入庫意見征集表為例，下發需要2-3天，下發單位填表需要1-2天，回收需要2-3天，一個來回至少需要5-8天，如果遇到單位不愿意入庫，又需要進行第二輪協商，甚至有單位態度不友好、不合作，導致意見征集表的情況不令人滿意。如此拖耗，效率自然就會很低。而據基層檔案局負責人透露，正是因為檔案局工作耗時太大，一般局里都不愿意有什么動作，盡量維持現狀。而這種工作的“不作為”，會導致很多小的紕漏難以彌補。這是體制因素影響了工作效率，工作效率又拖累了工作態度的典型。在當前情況下，檔案局工作掣肘，難以施展拳腳，檔案管理自然要受到影響。根源在于僵化的行政體制，使得組織內部信息傳遞效率極其低下，尤其是政府這類龐大的公共機構。而對于檔案局這類基層單位而言，行政信息的及時更新又是開展工作必不可少的條件。在制度的權威積壓下，權力逐級萎縮，等待信息傳達的漫長過程倒逼著基層單位無所事事，最后在長年累月中集體沉陷于“照吩咐干活，無吩咐下班”的工作氛圍。

三、基層檔案管理工作中問題的改進措施

（一）完善檔案存儲制度，創新檔案管理方法如何協調檔案局與各具體職能部門的檔案管理的矛盾，是我們首先應該解決的現實問題。試圖使職能部門的檔案收編于檔案局理論上是可行的，但很多情況下是不具有現實操作性的，比如檢察院的各類卷宗檔案都是具有保密性質，不可能備份。所以檔案局可以創新檔案管理的模式，改變收編完整檔案的傳統，可通過與各職能部門的獨立檔案室建立直接聯系，合作辦公，這不僅僅是指兩邊能互通信息和相互知會就可以，而是指更深層次的制度性的聯系，這種聯系既要緊密，又要快捷。除此之外，如果有必要檔案局還可以加強與各職能部門的交流與聯系，建立專門的網絡檔案數據庫，突破檔案存儲的限制，提高檔案管理水平，不斷滿足各類需求。

（二）加強對工作人員的培訓，提高查閱員素質，建立并完善相應的激勵機制上文通過對查閱員所負責工作要求的分析后，筆者認為在考慮這類問題的解決方案時，需要滿足以下三個條件：其一，使查閱工作本身能夠吸引人；其二，不能讓一個工作人員長久地擔任這一個職務；其三，盡可能的提高查閱員的工作積極性。據此筆者認為：其一，提高窗口工作者的待遇。這個待遇首先是要能吸引有足夠耐心的人員擔任這項工作，而不是隨便湊合一個人；其次是要能讓人看到長期擔任這份工作的前途，比如深圳市正在推行的基層行政執法類公務員工資改革，公務員通過工齡工資能夠享受副處級待遇的做法，就很值得各類窗口性工作工資改革者的借鑒，或者建立獨立的上升渠道，例如可以表述為“在擔任若干年查閱員，考核合格后能優先進入某類工作崗位”之類，也能達到安撫窗口工作者的情緒使其耐心工作的效果。其二，定期進行崗位輪換。由于此類工作不需要很強的技術性，事務簡單易上手，因而具有很強的輪換性。定期輪換是為了在工作人員出現厭倦期之前及時改變工作環境，保持其對工作的新鮮度，從而保持其工作熱情。但是輪換過多過頻繁也會延長工作隊伍的磨合期，增加輪換的成本，影響組織穩定，因而其輪換的對象、期限都需要認真考慮。除同級輪換之外，也可以考慮上下級輪換，但是具體措施有待仔細考慮。其三，將查閱員的工資待遇與查閱績效進行掛鉤。接待來訪群眾查詢的質量直接與其考核掛鉤，以保證其工作的質量。比如來訪群眾的好評率加權后參與到工作人員的工作考核指標中等改進方法。

（三）加強與各職能部門的交流與合作，提高檔案管理的技術水平和工作效率基層檔案局的檔案收錄工作之所以效率低下，拖延嚴重的情況，其中很大一部分是源于檔案局與各職能部門的交流太少，直接導致工作交流時出現矛盾，工作進行不暢。所以加強與各部門的交流、合作是順利開展各項工作的必要前提。除此之外，檔案局應在加強交流和吸引優秀人才的基礎上，不斷探索技術的革新，爭取突破傳統紙質檔案的諸項限制，努力拓展自身的發展空間，高效實現各檔案的整理、修裱、歸類和掃描入檔等工作。同時，建立科學的網絡系統，爭取早日為查詢檔案的人員提供科學的一站式服務。

作者：谷江紅單位：太原科技大學運城工學院