電子信息檔案管理保密工作思考

導語：電子信息檔案管理保密工作思考一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、電子信息檔案管理的特點

電子信息檔案的管理具有顯著的優勢，其保存管理方式方便，信息內容通過技術壓縮之后所占的空間極小。另一方面，電子信息檔案的傳輸速度快，方便使用和查閱。雖然電子信息檔案管理的優點顯著，但是其也具有極大的缺點。檔案類信息傳播速度快，一旦泄露就會迅速的傳播，造成巨大的損失。另外，電子信息的加密程度有限，其泄露的風險更大。

二、電子信息檔案管理的保密措施

（一）提高電子信息檔案管理人員的職業素養和能力

檔案管理人員是接觸電子信息檔案最多、最早、最直接的人員，是檔案管理制度最主要的實施者和監督者，對檔案的安全起到關鍵的作用。這種特殊的身份及作用存在就要求電子信息檔案管理者不僅要具有良好的職業能力，還要具有較高的職業素養。要求管理人員樹立為社會服務的良好服務意識和政治保密意識，有著高度的責任心，在任何環境下都要保持檔案信息保密的警惕性和責任心，防止保密信息在不經意間的泄露。另一方面，檔案管理工作是非?？菰锓ξ兜?，并且這一崗位并不受人重視。但是檔案信息一旦泄露，就會給個人、組織和社會帶來不可估量的損失和危害。因此，電子信息檔案管理人員要對檔案管理工作抱有極大的工作熱情，能夠全身心的、毫不懈怠的投入到工作當中，及時發現、補救出現的問題，時刻保持高度的警惕性，保證資料的安全。電子信息技術的發展速度非常迅猛，各種病毒、黑客技術層出不窮，更新速度非常的驚人。因此，檔案保密工作人員不僅要具有良好的職業素養，也要具有豐富的專業知識，不斷更新知識結構，了解、學習和掌握先進的電子信息技術。例如加強應用碼技術、數據保護技術等，還要能夠及時的了解新興的鑒別技術、訪問控制技術、軟件保護技術、病毒檢測技術和信息泄露檢測及防護技術，對新出現的威脅做好防治措施。相關部門應當定期舉行技術研討會和技術培訓課，及時更新檔案管理人員的技術進行更新和提高。

（二）建立、健全電子信息檔案保密制度

電子信息檔案保密制度是做好保密工作的根本，是保密工作人員進行工作的依據和保障，是提高工作人員警惕性和責任心的重要保證。領導對于電子信息檔案保密管理制度的重視，是建立、健全保密管理制度的重要基礎，是制度得以有效實施的重要保證。因此，上級領導部門應當督促有關人員依據本單位的實際情況，在國家有段政策和法律法規的指導下，建立電子信息檔案保密制度，對電子信息檔案資料的登記、查閱、復制、保存和銷毀等工作程序進行明確的規定，對保密信息管理人員的工作要求和工作規范做出詳細的規定。同時，根據單位的實際情況和利用人員的不同目的和要求，制定不同層次的審批程序，保證檔案利用的及時性和安全性。并且，在電子信息檔案保密管理制度制定以后，相關部門應當根據實際實施中遇到的問題和新挑戰，不斷的豐富、完善電子信息檔案保密制度，保證制度的適用性和有效性。另一方面，上級領導應當督促下級單位建立保密工作監管部門，對保密制度的落實情況進行監督和指導，保證保密制度能夠得到有效的實施。

（三）保證電子檔案的存儲安全

電子信息檔案一般保存于硬盤、軟盤和磁盤當中，對于其中的磁盤和光盤應當進行一定的處理，防止光盤因此再次被寫入無關信息而遭到破壞；資料應當裝盒存放，并且涂上防劃、防擦涂層，避免存儲介質因刮擦而被損壞，致使信息丟失；重要信息應當做好備份工作，防止信息由于設備故障而丟失；應當存放于適宜的環境中，其濕度保持在35~45度，溫度保持在17~20度之間，做好防火、防水工作。采用鏡像技術對信息進行管理，即兩個相同的動態體系同時進行工作，若其中一個特殊出現故障而停止運作，另外一個體系仍然可以繼續進行工作，防止信息文件的接受失敗和丟失。單位信息的管理應當按照國家有段信息安全法規的規定，進行科學的分檔管理。在信息管理系統中安裝殺毒軟件和補丁程序，防止外來病毒侵入系統盜取信息，及時彌補程序中出現的漏洞。在管理系統中加入網絡設備認證工具，管理信息訪問設備。

（四）建立電子信息檔案查詢和使用管理辦法

電子檔案信息流失的一個重要途徑就是直接的復制、盜取、丟失，相關部門應當建立完善的電子信息檔案查詢和使用管理辦法，防止電子信息在查詢使用過程中泄露和丟失。其中應當主要對一下幾點做出明確的規定：一是電子信息檔案的節約要經過嚴格的審批程序，節約人只有持完整的文件才能借閱信息；二是電子信息檔案管理者應當對借閱者的身份、目的進行審閱，針對借閱者的實際情況有選擇的向其呈現資料，不能簡單的將涵蓋所需信息的全部資料無條件的給出；三是對借閱者的查閱方式和時間進行限制和規定，將電子信息檔案的內容進行保密等級劃分，保密等級高的文件只允許在檔案室內進行查閱，不允許通過拷貝和拍照等形式帶出資料室，管理人員應當對查閱過程進行監督；四是對保密級別高的電子信息檔案的內容進行加密處理，即使在檔案室內查閱也要由管理員輸入查閱密碼。查閱密碼應當定時更新。

作者:崔萌萌 單位:東臺市人力資源服務中心勞動人事科