新形勢下檔案管理工作規范化探索

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摘要:檔案管理工作管理著單位內部所有的重要資料，是單位內部非常重要的工作之一。目前，單位內部基本都開設了專門的檔案管理室，并且配備了相應的人員來完成檔案管理工作，但是放眼望去，各單位的檔案管理工作仍然還存在著一些問題，檔案管理工作還不太規范化，本文就是主要探討新形勢下檔案管理工作的規范化。

關鍵詞:新形勢;檔案管理工作;規范化

1前言

當前中國已經進入了新時代，在新形勢下，現代信息技術被廣泛應用到社會各個工作崗位中，檔案管理工作在新形勢下也應該進入信息化的管理模式，因此，各單位中的檔案管理工作需要盡快得到規范化，這需要單位、相關管理者的相互默契配合，充分利用已有的信息技術，努力做好檔案管理工作。

2檔案管理工作在新形勢下的作用

在新形勢下，單位中的檔案管理工作能夠幫助單位妥善管理內部所有相關的數據資料，并且利用現代信息化的技術將其分門別類，妥善保存。利用互聯網將其上傳至龐大的云端數據資料庫中進行永久保存。檔案資料是單位中非常重要的財產之一，關乎著整個單位的生死存亡，尤其是新形勢下，單位面臨的問題紛繁復雜，所需要的數據資料也越來越多，傳統的人工管理已經應接不暇，因此利用現代信息化的管理技術來完成檔案管理工作能夠有效提高管理效率和管理水平，并且將可能會出現的工作謬誤降至最低，大大方便日后檔案資料的查找與翻閱，有效保證了單位的資料安全，促進單位的和諧穩定的發展［1］。

3新形勢下檔案管理工作的不足

3．1檔案管理工作信息化程度不夠

新形勢下要求單位中的檔案管理工作完全進入信息化，然而現階段的檔案管理工作信息化程度遠遠不夠，任然有一些單位依靠傳統的人工進行檔案管理，沒有將現代信息化的電子技術融入到檔案管理工作中。對于已經逐步開始進入信息化管理模式的單位來說，它們內部的檔案管理還僅僅只是停留在利用電子計算機記錄與審核檔案資料的環節當中，沒有建立起專門的檔案資料管理庫，也沒有充分利用專業的檔案管理軟件將所有的檔案資料進行及時的歸檔整理，在查找和翻閱時仍舊需要耗費大量的人力和精力，沒有提高檔案管理工作效率，單位的檔案管理工作信息化程度還有待提高，管理水平也同樣急需得到提升。

3．2檔案管理工作者專業性欠缺

新形勢下檔案管理工作信息化、規范化對行管從業者的要求也越來越高?，F有的檔案管理工作者的專業化程度還不太高，尤其是對于電子計算機的操作和專業管理軟件的使用方面還不太熟練，很多已有的工作人員認為檔案管理工作就是將單位內部已經存有的檔案資料進行歸置和整理即可，沒有主動搜集檔案資料的意識，單位內部也沒有經常組織檔案管理者參加相關方面的工作培訓和進修，管理者自己也沒有主動學習信息化檔案管理技術的意識，因此大部分單位內部檔案管理工作人員還停留在傳統的管理層面上，無法完全適應新形勢的要求［2］。

3．3領導階層對檔案管理的投資力度較小

單位領導對于檔案管理工作認識不到位，尤其是在信息化程度上的投資力度更是寥寥無幾。很多單位為了追求一定的經濟效益，最大程度的壓縮成本，基本上沒有在檔案管理工作方面投入大量的人力、物力和財力。尤其是在新形勢下，要求檔案管理工作進入信息化程度，但是領導基本上沒有給檔案管理人員配備專業的電子計算機和相關管理軟件，很多已有的信息化設備早已經陳舊落后。

3．4尚未形成規范化的檔案管理制度

現階段的檔案管理工作中尚未形成規范化的管理制度，對于相關工作人員的管理水平和管理結果也沒有專人進行審核與檢驗，尤其是檔案管理工作本身內容非常雜亂，管理過程比較長，在沒有完善的管理制度作為約束下，很多工作人員出現消極怠工，工作不認真，缺乏信息化的管理意識等情況發生，嚴重影響到檔案管理工作的規范化，不利于提高檔案管理工作的效率和水平。

4新形勢下規范化的檔案管理工作

4．1領導增加投入

首先，各單位領導需要加大對檔案管理工作的關注和投入力度，尤其在現代信息化程度上的投入力度。將檔案管理工作中年久失修、落后淘汰的電子計算機進行更換和更新，配置全新的高性能電子計算機，并且安裝最新的正版知名品牌的管理軟件，同時在單位內部還需要組件一支具有專業電子計算機知識和操作技能的團隊，定期為電子計算機進行保養和維修，及時更新軟件、查殺病毒，保障檔案管理工作信息化的順利進行［3］。

4．2增加信息化程度

在現有的檔案管理工作上增加信息化、現代化的程度，全面淘汰傳統的人工管理技術，為每一份資料建立一個電子檔案，比如說將過去所有人工記錄的檔案資料利用掃描儀掃入電子計算機當中變成電子檔案，以后的檔案資料一律以電子檔案的形式進行提交和整理。利用現代化的專業檔案管理軟件將所有檔案資料按照類別和時間進行歸檔，并且建立一個專門的電子檔案資料目錄，這樣日后如果需要查找和翻閱檔案資料時能夠在短時間內找到，不必再浪費大量的時間和精力，大大提高了檔案管理的工作效率。

4．3提升人員專業性

已有的相關工作人員需要不斷提升自己的專業管理能力，單位可以定期組織工作人員進行現代化檔案管理技術的培訓，員工自己在平時也要多多學習相關方面的專業知識，熟練掌握和使用各種專業的管理軟件，在平時的檔案管理工作中要時刻保持現代化的管理意識，主動建立電子檔案，及時收集和整理檔案資料［4］。

5結語

總而言之，在新形勢下，各單位的檔案管理工作也應該完成向信息化、現代化管理模式的轉變，這需要單位領導加大對信息化檔案管理工作的投入力度，配備配置高、性能好的電子計算機和專業的管理軟件，定期培訓檔案管理人員使其能夠熟練掌握信息化的檔案管理技術，及時將檔案資料進行歸檔整理，并且利用互聯網將其上傳至云數據庫中進行永久保存，切實做好檔案管理工作，真正實現檔案管理工作規范化。

作者:梁曉龍 裴向前 魏勵 單位:中國人民解放軍62026部隊

參考文獻:

［1］姜曉燕．淺析新形勢下檔案管理工作的規范化［J］．科技風，2014(21)．

［2］李莉．新形勢下檔案管理工作規范化的研究［J］．黑龍江史志，2014(21)．

［3］顧雅麗．淺析新形勢下檔案管理工作的規范化［J］．經營管理者，2015(07)．

［4］周虹．淺析新形勢下檔案管理工作的規范化［J］．科協論壇(下半月)，2011(09)．