文書與檔案管理工作一體化思考

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摘要：一直以來，文書和檔案管理工作屬于兩個獨立的工作單位，如何提高文書和檔案管理工作的工作效率，關鍵就在于能不能實現文書和檔案管理工作的一體化。隨著《歸檔文件整理規則》的頒發，文書和檔案管理工作一體化的可行性和實效性已被證明，符合新形勢的要求，提升了文書與檔案管理的工作水平。

關鍵詞：文書；檔案管理；一體化

文書和檔案工作存在的原因是因為它能夠為人們提供需要的資料。目前，文書和檔案管理工作還不能夠適應當今社會的需要，而且文書和檔案管理工作是兩個流程，各自為政，分而治之。因此，文書工作和檔案管理工作必須做到一體化。所謂文書工作和檔案管理工作的一體化，就是要把文書工作和檔案管理工作整合在一起，二者互補互足，相互協調工作，實現統一管理，改變以往傳統的工作方式。

一、文書工作、檔案管理工作的概述

文書，作為一種歷史信息的承載物，是社會發展的產物。在人類的溝通活動中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標記，于是就產生了文書。檔案作為文書的產物，具有比文書更強的政治性、保密性。在歷史上，文書和檔案幾乎是同時出現的。在我國古代，對文書工作和檔案工作的稱呼是沒有區分的，在很長的一段時間里，文書和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書是宰相處理，具體負責檔案和文書工作的是史官和大士。到了唐宋時期，文書工作和檔案工作才出現各自的部門，形成了不同的制度，才把文書工作和檔案管理工作區分開，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎和前提是文書工作，文書工作的發展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯系。檔案和文書是出自一源，形式和內容也相差無幾，這就需要把檔案工作和文書工作聯系到一起，對工作人員相關要求的差異也較小，只是因為二者工作機構形成的時間不同，再加上工作時間差異，才產生了不同。

二、文書工作和檔案管理工作一體化的可行性

當今社會正處于高速發展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案作為信息的載體，文書記錄的是當今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統一起來，變成一個整體，使其能更好地為人們提供服務。從古代到現代社會，文書工作和檔案工作經歷了分分合合，分分合合并不是一種簡單的循環?！胺帧绷疃咝纬闪藘蓚€獨立的工作系統，完善了各自的制度、工作內容，“合”不是簡單的將兩個系統加在一起，而是把兩個系統合起來發揮出1+1>2的效果。經歷過“分”，才能認清兩個工作的區別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協調，取長補短，為二者的一體化奠定堅實的基礎。

三、文書工作、檔案管理在工作中存在的問題

（1）從當前實行文書檔案工作一體化的單位來看，較為突出的就是人的問題。業務人員水平低，文書檔案管理一體化思路不明確，為實現一體化管理制度增加了難度。（2）長期以來，文書工作和檔案管理工作獨立運行，各自發展，缺乏聯系，束縛了二者的發展，難以適應現代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書工作和檔案管理工作一體化沒有取得理想的效果，辦公室使用計算機現代化管理必然會影響現有的手工處理方式，工作人員已習慣手工處理文件的方式，想要去改變原來的工作習慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預防針。（4）紙張類型的文件規格不同，記事本、手冊、便簽和賬簿，隨著計算機、復印機等現代化設備的運用，紙張的大小不同，就出現了各種文件參差不齊的情況。文件書寫紙張和復印紙的選擇不注意，將會出現紙張老化、字跡模糊不清等問題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時有發生。文書工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專職人員，工作人員身兼多職，人員流動量大，工作調動頻繁，文件的丟失給后續的工作帶來種種問題，文書與檔案管理工作一體化是改變現有問題的有效途徑。

四、對文書工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態度，杜絕“事不關己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協調工作，把文書工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實現文書工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質量，減少工作失誤。（2）樹立認真負責，從我做起的工作態度，要明白檔案工作的重要性質，記錄無差別的歷史，發揮出檔案管理工作的價值。引入計算機技術和通訊技術，為文書檔案一體化提供技術支撐，幫助文書書寫人員和檔案管理人員從傳統的手工書寫中解放出來，實現文書和檔案管理工作的自動化。（3）合并文書機構和檔案管理機構，使管理工作更加靈活、更具有科學性，減少不必要的時間浪費，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復的工作環節，保證文件質量，更好地做到文書工作和檔案工作的標準化、規范化。（4）建立相應的管理制度，以保證文書與檔案管理工作一體化的實施，書寫紙張的選用，嚴格按照制度來書寫、管理文件，確保所寫文件的真實性，保證工作人員的專業性，避免濫竽充數，拉低單位實力。（5）統一領導，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個機關單位相互協作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統一管理，節省人力、物力、財力，通過文書與檔案管理一體化的管理，監督文件產生的過程，統一兩個單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環節，使二者成為文件工作中既獨立又相輔相成的兩個單位，協調合作，缺一不可，明確各個部門的職責。同時，要給某個部門全新的權力，確保每個工作環節都在控制中。工作人員要在工作中總結經驗，跟上社會發展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書工作做到更好。

五、結語

任何事物都會隨著社會的發展而不斷改變，這是現代社會的發展規律。文書檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。做好文書工作和檔案管理工作，需要每一個工作人員的不懈努力，為社會各界提供更好更全面的服務，滿足當今社會的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經營開發有限公司

參考文獻：

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