新時期職工檔案管理工作思考

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【摘要】隨著社會經濟的發展以及企業的管理工作的加強，職工檔案管理已經成為企業管理水平的重要體現。企業職工檔案的管理不僅關乎職工的切身利益，也一定程度影響企業的發展。因此企業應該重視并加強企業管理工作。

【關鍵詞】檔案管理；員工利益；企業發展；管理水平

一、引言

隨著社會改革的不斷深入，企業也在不斷地轉型與升級。新時期，人們對公作的要求不斷提高，企業也在人員配備方面不斷改進，導致企業人員流動也在增加。企業的改革與發展使企業管理也在不斷升級，原有的檔案管理工作顯現出很多問題，已經不再適應新時期下企業的管理水平，因此企業摸索并建立一套符合自身情況的檔案管理制度意義重大。

二、企業職工檔案管理存在的問題

（一）缺乏專業檔案管理人員。目前國內大多數企業缺乏專業的檔案管理人員，大多數檔案管理人員身兼數職，導致沒有足夠的精力投入檔案管理工作。另外，隨著檔案管理人員的離職與變動，交接過程導致檔案管理混亂，有時甚至導致檔案丟失等情況。由于檔案管理人員缺乏專業的檔案管理技能，導致檔案存放錯亂，人員變動時不能夠及時對檔案進行調出或調入，不僅影響了員工的利益，也對企業的管理產生了不利影響。（二）檔案管理渠道多樣化。計劃經濟時期，企業職工的檔案一般都存放在企業內部，由企業管理，隨著企業的改革與發展，人員流動逐漸加大，企業員工的檔案也不再只存在于企業內部，部分職工的檔案由勞動行政部門、專業的中介部門以及人才中心等部門管理。由于管理部門的多樣化，必將導致管理不夠規范，當員工或企業需要調動員工檔案時，困難重重，直徑影響著檔案調動的進度，給企業和職工帶來了一定的不便。（三）缺乏統一的管理制度，意識淡薄。部分企業檔案管理沒有明確的制度要求，也沒有花費精力建立一套明確的職工檔案管理流程，導致檔案管理混亂。由于部分企業忽視了職工檔案管理，導致職工流動時，檔案交接的滯后性，有時員工離職需要調走檔案時才發現檔案還未調入公司的檔案管理部門，這對企業的發展以及員工的發展帶來了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系統落后。隨著社會科技的發展，計算機技術已經被廣泛地應用于企業的管理工作，給企業管理帶來了很大的便利。但是目前很多企業，尤其是小型企業，忽略了職工檔案管理對計算機技術的應用，仍然采用原有的紙質材料保存文檔，雖然一定程度也能夠滿足企業對職工檔案管理的需求，但是很容易引起材料的丟失，而且管理耗費大量的人力資源和空間資源。

三、新時期加強職工檔案管理的建議

經濟體制不斷改革的新形勢下，企業的管理也應該實行正規的管理制度，職工檔案管理要遵守《憲法》和《勞動法》等基本法規，各級勞動部門也應該加強職工檔案管理公作的監督，促使企業建立一套完整的、快速有效的檔案的管理制度，確保企業出現人員調動及調出時，檔案管理能夠快速做出回應，切實保護企業和員工的基本利益。新時期下，企業加強職工檔案管理應做到以下四點內容。（一）提高職工檔案管理人員專業技能。專業的檔案管理人員具有管理方法效率高、管理制度統一而明確的特點。對于企業而言，首選的應該是聘用專業的檔案管理人員進行企業職工檔案管理，并且應該成立專門的檔案管理部門。有的企業由于規模較小，人員較少，為了節省人力資源，往往采用非專業的檔案管理人員或者采用其他崗位的員工兼職檔案管理員，這種情況下應該對檔案管理人員進行專業的培訓，并借鑒已經成形的管理方法，使其掌握最基本的檔案管理技術，確保檔案管理不給企業拖后腿。（二）加強企業之間檔案管理工作交流。由于部分中小企業并不把檔案管理工作作為企業管理工作的重點，而一直沒有形成一套完整的職工檔案管理體系，隨著企業的改革以及規模的擴大，企業發現檔案管理工作出現了一定的落后性，一定程度上影響企業的發展。這種情況下，應該建立與同行業關于職工檔案管理公作的交流，借鑒其管理方面的優點，并完善自身的檔案管理體系。（三）加強檔案管理工作的重視和宣傳。職工入職時由于對企業還不夠了解，有時甚至忽視了配合企業做好檔案管理工作的重要性。企業和職工應該加強對檔案管理工作的重視，企業應該定期對職工進行檔案管理工作重要性教育。對于新入職的職工企業應該派專人對其進行檔案轉接的指導，并印刷統一的檔案交接流程發到其手中。企業還應該加強對檔案管理工作的宣傳，在企業的報刊欄以及企業的網站應該有關于檔案管理工作的宣傳，并在網站上建立檔案管理制度的網頁，使職工能夠通過不同手段了解相關制度。（四）建立并完善檔案管理制度。企業想要形成完整的檔案管理體系，必須建立明確的檔案管理制度，使檔案管理人員有章可循，按規范工作，積極做好檔案材料的收集及核實。制度中應該明確檔案轉入、檔案轉出需要的各種材料以及轉入轉出具體的流程，還應該明確檔案登記的具體時間限制，加強企業檔案管理效率。

四、結語

新時期下，隨著企業改革步伐的加快，建立并完善企業的職工檔案管理制度越來越重要。完善的職工檔案管理制度不僅關系到每一個員工的切身利益，明確的檔案管理制度還可以為職工在企業的表現提供有力證據。企業職工檔案管理水平直接影響著企業的管理，企業應該加強對檔案管理工作的重視，建立能夠滿足企業改革需求的檔案管理制度，使檔案管理與企業改革相輔相成，這樣企業才會更好更快發展。

作者:謝娟娟 單位:貴陽市食品藥品監督管理局食品藥品檢驗檢測中心

【參考文獻】

[1]邱笛聲.淺析做好文書檔案管理工作的重要性[J].華章,2011.

[2]崔洪波.論檔案管理工作信息化[J].大科技,2016.