論中學檔案管理的重要性與有效推進

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【摘要】本文首先分析初級中學檔案管理的重要性，然后分析當前初級中學檔案管理工作存在的不足，最后著重探討信息網絡時代初級中學檔案管理的有效推進策略，望能為同行提供一些參考與借鑒。

【關鍵詞】初級中學；檔案管理；推進策略

學校檔案，即學校在經營和發展過程中保留下來的能夠作為查考和具備情報與憑證作用的各類文件、數據、圖像、音像等信息。具體而言，學校檔案管理的內容涵蓋了教務、學生、教師、黨團等多方面內容，其在載體形式上也是多種多樣。要做好中學檔案管理工作就必須結合時展與需求，不斷探索高效、合理的管理方法，為檔案的收集、整理、分類、歸檔、借閱、利用等提供方便。下面，筆者主要對此展開論述。

一、初級中學檔案管理的重要性

（一）檔案是學校的無形財富。初級中學檔案是學校的無形財富，從學校成立之初至今每個經營和發展階段的所有活動、事件和人物都是以檔案的形式記錄并保存下來，大至學校的每個決策、每項活動，小至每份試卷、每個榮譽獎章、每份下發文件等，對學校而言都是寶貴的資源與財富。學校參加評定、舉辦活動、作出決策、經營模式、發展規劃等都離不開檔案資料的支撐。因此，檔案管理的重要性可見一斑。（二）為教學科研工作作指導。教學過程中的教案、習題、試卷等都是檔案資料的重要構成部分，學校在開展教學科研活動時也會以此作參考和借鑒。加之，這類檔案資料通常都是前人結合自身教學經驗和所學歸納總結出來的，所以極具指導意義。若不能很好地管理這些檔案，那么其價值和作用就會被埋沒，學校要進一步發展和提升教學成效，也就缺少了有力支撐，一切都要從頭開始，容易走彎路，浪費時間和精力。（三）檔案是學校歷史的傳承。檔案資料記錄了學校的整個發展歷程，是學校歷史沿革的重要信息源泉。從教育部門下發文件到各項審批材料的下達再到學校的建設、教師的教案、各項榮譽等，都承載了學校歷史傳承的重責。學校每屆學生從入學到畢業，期間所有的情況都以檔案資料的形式記錄下來，每位學生的在校情況都可通過檔案查閱到，這也是學校發展歷史中的一部分。故檔案是學校歷史的傳承，重視檔案管理也是對學校歷史的尊重。

二、初級中學檔案管理存在的不足

相對而言，初級中學檔案管理工作比較簡單，但就當前初級中學檔案管理現狀來看，仍然存在一些不足之處，具體如下：一是檔案管理意識薄弱，未能充分認識到檔案管理的重要性，在檔案收集、歸檔、管理等環節缺乏配套制度，導致檔案資料收集缺乏完整性與規范性。并且在日常管理工作中也顯得隨意散漫，安全意識不強，導致一些資料出現損壞、遺失等情況。二是檔案管理人員素質能力不足，一方面缺乏專業檔案管理人員，不少學校檔案管理人員為兼職或是文化水平不高，對檔案管理的要點和注意事項不了解；另一方面由于學校不重視檔案管理，投入力度小，未對已有檔案管理人員進行系統培訓，使得他們難以勝任管理工作。三是信息化建設力度不夠，在信息網絡時代，檔案管理信息化建設已然成為必然發展趨勢，需要建立電子檔案才能更好地保存很多資料，而且運用信息技術進行檔案管理也更加方便快捷，但很多學校信息化建設力度還不夠，不論是硬件軟件設施的購置，還是資金、人力等的投入，都仍需進一步強化?？梢?，要有效推進初級中學檔案管理工作，學校就必須正視檔案管理過程中的不足，積極采取措施。

三、初級中學檔案管理的有效推進措施

（一）強化檔案管理意識。強化檔案管理意識是有效推進初級中學檔案管理工作的首要條件。一方面學校領導應重視檔案管理工作，自覺強化檔案管理意識，并將檔案管理工作納入日常工作的重要議程，為學校全體教職工做好帶頭作用。另一方面，學校領導應將檔案管理意識傳達至全體教職工，積極撥發專項資金用于檔案管理工作，可通過開設講座、辦理校園?？确绞綄n案管理的重要性傳達至全體教職工。此外，學校應明確指出檔案管理工作并不單單是檔案管理人員的事情，還需要全體教職工共同參與配合，只有多方協調、相互配合、共同努力才能真正做好檔案管理工作。（二）完善檔案管理制度。檔案管理工作的順利、有效開展必須有配套的檔案管理制度做基礎，從檔案的收集整理歸檔到保管以及后期的借閱利用都有相應的完善制度，所有人都嚴格按制度辦事。具體而言，學校應結合實際情況，制定相應的檔案收集制度、管理制度、借閱制度等，并明確規定檔案收集范圍及標準規范，如此檔案管理工作的開展就有了明確目標和標準，避免了檔案收集不完全、不規范等問題。此外，還應明確各個崗位的職責權限以及責任追究制度，確保工作條理清晰、責任明確，不會出現混亂或越權等情況，而且一旦出了問題也能及時找到相應責任人，而不是相互推諉。（三）提升管理者的專業水平。不論是傳統紙質檔案的管理還是信息網絡時代電子檔案的管理，都需要管理人員來操作，因此，學校必須注重檔案管理人員專業水平的提升與強化。一方面，學校應分配專門的檔案工作者，成立檔案管理部門，明確負責人與執行人員，并定期對檔案管理人員提供培訓課程與實踐機會，提升他們的檔案管理知識與技能，以便更好地開展檔案管理工作。另一方面，學校應積極引進專業的檔案管理人才，為檔案管理隊伍注入新的力量，引入先進的管理理念和方法。若有需要，學校還可聘請相關專業人士開設專題講座，鼓勵檔案管理人員積極參與，多學習多見識，不斷提升自身專業能力與素養。（四）檔案管理信息化建設。隨著信息網絡時代的到來，各行各業都陸續開展信息化建設，學校也應充分認識到信息技術在檔案管理工作中的價值，并積極展開檔案管理信息化建設。首先學校應加大投入力度，積極購置先進設備、引進先進人才、學習先進理念與管理模式等，并在日常培訓中增加信息化知識與技術，幫助檔案管理人員掌握相應的信息知識與技術。其次，學校應將檔案管理信息化建設與校園網結合起來，若有條件還可與其他軟件系統連接，創建完整的信息網絡，實現各項資料信息的實時更新與共享。再次學?？蓜摻n案信息檢索系統，相較于其他檔案管理工作，初級中學檔案管理工作較為簡單，在收集檔案資料的時候可按照人事、教學、行政等分類管理資料，并在創建檔案信息的時候將同類型檔案放置在同一窗口，這樣不論是后期管理還是查閱都能很快檢索到需要的信息資料。（五）注重軟件硬件建設。硬件軟件是檔案管理工作的重要基礎設施，學校在開展檔案管理信息化建設的同時也必須注重軟件硬件的建設。一方面學校應注重硬件軟件設施的采購工作，在選擇硬軟件設施的時候要考慮價格、質量、使用壽命、內存量等因素，確保購買的設施能滿足學校檔案管理工作的需求。另一方面學校應要求每位檔案管理人員都能正確使用相關設備，并懂得軟硬件設施的日常維護與檢查，避免人為錯誤操作損壞設施，進而損壞或遺失檔案資料。此外，學校必須強化檔案管理工作的安全性，如檔案錄入與存儲的電腦需定期殺毒、安裝防火墻、設置登錄密碼等；重要檔案資料應做好備份；明確檔案錄入、管理、查閱等權限，并各自保管好自己的登錄密碼；定期檢查軟硬件設施，做好清理與維護保養工作等等。

四、結語

綜上所述，檔案資料不僅是學校歷史傳承的重要體現，也是學校后續管理與發展的重要支撐依據，學校必須重視檔案管理工作。初級中學檔案管理工作雖相對簡單，但仍不可掉以輕心。當前初級中學檔案管理工作仍存在檔案管理意識不弱、制度不全、投入力度不夠、信息化建設缺乏等問題，學校必須正視這些問題，積極采取有針對性的解決措施，這樣才能真正實現初級中學檔案管理工作的有效推進。

作者:黃予菲 單位:北海市第八中學

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