高校檔案管理問題及對策研究

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【摘要】高校檔案管理工作還面臨收集不全、存儲不到位以及使用率低等問題，不利于高校檔案管理工作的開展。針對這些問題，需要從制度、收集程序、使用效率等多個角度進行衡量，采取更多有效的管理方法和措施，來不斷優化和完善高校檔案管理工作，滿足新時期高校檔案管理工作的需求。

【關鍵詞】檔案管理;信息化;真實性

目前，在計算機信息技術高速發展的大數據時代背景下，高校里的檔案能夠發揮出更多的作用。高校的學生檔案記錄了學生的學習過程，同時也能折射出教師的教學過程以及學校的管理程序。通過檔案信息的數據分析，不僅能夠為學校優化教學管理提供有效的建議，同時也能夠讓學生的人事檔案提供充分的信息，為學生的就業及發展方向提供參考資料。然而，大部分高校都未重視檔案管理工作，導致其面臨較多的問題而得不到有效的解決，不利于學校的全面發展。

一、高校檔案管理工作面臨的主要問題

在目前的高校檔案管理工作中，由于大部分學校沒有意識到該工作的重要作用，導致檔案管理工作的功能沒有得到全面的發揮。高校的檔案管理工作往往包括了三個主要的內容，即收集、存儲和使用。然而在實踐過程中，大部分學校存在著收集不完全、存儲不到位、使用率基本為零的問題，具體表現為以下幾個方面：1.1檔案收集不完全。在高校的檔案管理工作中，最基本工作就是檔案的信息的收集，只有全面的信息收集，奠定良好的檔案管理工作基礎，才能進一步的開展存儲和使用工作。很多高校由于對于檔案工作的忽視，在人力、物力方面的投入較少，導致在崗的工作人員專業素養不過關，在開展檔案收集工作時，常常伴有收集內容不全面、收集過程隨意性較大、收集方法不科學等。高校的檔案收集往往需要包括學校發展過程中的相關文件，教師的工作歷程，學生的學籍信息以及學校招生和畢業情況，同時還有一些教學活動過程中的一些與學校相關的事宜資料。高校的檔案資料不僅僅是文字和紙質方面的，同時也包括了聲音及影視等多種形式的資料。在目前的高校檔案資料收集中，大部分的學校僅僅收集了教師及學生的個人檔案，且局限于文字形式的信息收集，音視頻的資料基本是一塊空缺。由于收集人員的隨意性，導致收集的檔案信息真實性以及合理性得不到有效的保障。1.2檔案存儲不到位。高校的檔案完成收集工作后，應進行有效的存儲。在實際操作中，大部分的學校因投入有限，學校的檔案室空間有限，隨著年份的增加，影響了檔案的存儲。對于紙質檔案的存儲，缺乏專門的管理人員進行定期的維護清潔保養，大大影響了紙質檔案的有效性。部分檔案由于時間較長，檔案室的溫濕度沒有得到全面的控制，紙質的字跡不太清晰。在部分的高校檔案存儲中，檔案資料的缺乏有效的條理性，查閱檔案時，難以開展高效的檢索。部分的高校由于自身辦公地區以及檔案室的調整和更換，在檔案的搬運中，缺乏有效的制度限制和管理，導致檔案資料的缺失。檔案的存儲程序不完善，缺乏有效的預防機制，當檔案出現異常丟失時，不能進行有效恢復，對于火災等特殊情況沒有一套應急處理措施。在高校的檔案存儲過程中，大部分的高校還沒有實現信息化存儲，導致其在后續的使用過程中不能全面的發揮作用。1.3檔案使用率低。在目前的高校檔案管理工作中，對于檔案的使用還基本是一個空白，沒有形成一套完整的檔案使用機制。大部分高校的檔案管理工作往往止步于檔案的收集和存儲，在其意識中認為只要將檔案資料放到檔案室中就算完成了工作，沒有后續的使用工作。在檔案管理中，在存儲之后僅僅是教師、學生的個人檔案的移交和調動，限制了檔案的效能。導致這種情況的一部分原因是由于高校的檔案管理人員對于檔案信息的管理認識較為片面，缺乏專業的系統知識，不能有效的利用檔案資料。檔案資料的使用率較低是大部分高校都存在的問題之一，需要加強檔案管理方面的研究。

二、高校檔案管理工作的對策研究

近年來，我國高校的數量不斷增加，然而大部分新興的高校缺乏底蘊，將更多的注意力集中在就業率層面上，對于學校中的一些細節管理較為忽視。高校檔案管理逐漸成為提升學校管理水平，促進學校發展的重要內容，對于目前高校檔案管理中存在的問題研究逐漸引起了重視。以下就針對高校檔案管理工作存在的問題提出幾點建議：2.1完善檔案收集內容。針對檔案收集不完全的問題，應完善檔案的收集內容。通過與檔案管理的專業人員進行探討結合學校自身的情況，以制定文件、制度的方式對檔案的收集內容進行明確的規定。在該文件中，根據檔案管理需求，列出檔案的收集范圍，將應收集的具體檔案內容進行有效的核定，包括必備的人事檔案信息，學校管理活動檔案信息等，確保檔案收集的內容無遺漏。在確定檔案收集的內容時，應以發展學校，服務師生為理念來進行范圍的劃定。為有效的完善檔案收集，應加強檔案管理人員的素質培訓，確保其在檔案的收集過程中能夠對檔案資料的內容進行嚴格的把關，并規定統一的文件格式，提高檔案的管理的規范性，為后期的存儲和使用奠定良好的基礎。在高校的檔案信息收集過程中，應不僅僅局限于文字形式的資料，同時還應對一些學校的重要影視資料進行專門的收集。2.2規范檔案存儲制度。在高校的檔案存儲中，應不斷的加強規范高校檔案存儲制度。對于檔案存儲過程，應遵循一個固有的存儲制度來進行。在檔案的存儲制度中應對檔案資料進行科學有效的分類，根據檔案資料的形式不同，分為固定的區域，如紙質檔案室、電子檔案室等。而為了高效的使用和管理，應根據檔案的具體內容進行嚴格的類別劃分，同時采用有效的編號機制，在需要能夠快速準確的進行查閱。對于檔案室的存儲管理，應安排專職人員進行管理，通過專人管理來定期進行清潔、維護、保養。對于檔案資料的存儲管理，還應根據檔案資料的重要程度，做好備份管理，如紙質檔案可以進行掃描件的電子備份，增強其安全性。為提高檔案資料的安全性，還應制定有效的應急處理程序，當發生火災等情況時能夠進行快速有效的反應。對于機密性的學術資料檔案，應加強保密存儲工作，通過雙人保管鑰匙，加強安保巡檢等方式來增強檔案的存儲管理工作。2.3提高檔案使用率。為了有效的提高檔案管理工作效率，應充分挖掘檔案的效能，提高檔案管理的重要性才能讓該項工作充分驅動力，進而實現全面的檔案管理能力提高。高校檔案的管理工作的目的是為了保證資料能夠為學校的發展提供信息數據的支持，同時也為了方便服務師生的生活和工作。為此，應不斷提高高校的檔案使用率。比如，可以利用學校的教學活動資料檔案以及學生的成長就業發展等檔案，來對學校的教學管理活動進行有效的評價和追溯，找出促進教學活動的方法，同時淘汰影響教學效率的教學活動。通過長期的檔案管理工作，不斷沉淀學校素養，讓高校走進一個良性的發展。對于存儲的信息數據檔案，可以通過專業的統計分析來對學校的管理狀態進行動態監測，對學校的管理進行不斷的優化。對于高校檔案的管理工作還有很多可利用的地方，需要高校進行不斷的投入研究，持續提升高校的管理水平，促進學校的發展。

三、總結

高校的檔案管理工作由普遍不受重視，在目前的檔案管理過程中存在著過檔案收集不完全、檔案存儲不到位以及檔案使用率低的問題，使得高校的檔案管理基本成為一個可有可無的存在，不利于學校的長遠發展。為了有效解決目前高校檔案管理中存在的問題，應從領導層面進行重視，投入足夠的人力、物力和財力，為改善檔案管理工作提供有效的支持。在完善檔案管理工作的過程中，應完善檔案收集內容，規范檔案存儲制度，并提高檔案使用率。

參考文獻

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[3]陳寧.高校檔案管理中存在的問題及對策[J]中小企業管理與科技(上旬刊)2016.10

作者:朱明國 單位:山東理工職業學院學生處