大數據時代醫院檔案管理思考

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為弄清重慶市市級醫院檔案管理現狀，筆者從檔案資料收集情況、檔案管理重視程度、檔案管理相關制度完善及實施、檔案管理人員業務水平、檔案的價值發揮、醫療檔案服務作用等6個方面，設計了18個相關問題的調查問卷，對重慶醫科大學直屬的5所公立醫院和重慶市衛生和計劃生育委員會管轄的9家市級公立醫院進行了問卷調查。

1醫院檔案管理現狀與不足

根據回收的有效問卷進行統計分析，發現本市市級醫院檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：

1．1對檔案管理的認識不到位

目前，各級醫院未建立起滿足各方需求、科學高效的檔案管理系統，領導重視程度不夠是其原因之一。14家醫院中，8家沒有設立專門的檔案管理部門，占57．1％，這其中除了文書、檔案進行了統一管理外，其余仍散在于科教、財務、基建等相關職能部門。檔案的分散管理不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全，導致重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。僅21．4％的醫院每年有專門的檔案經費預算，說明醫院領導干部忽略了檔案管理工作在醫院運行過程中的重要地位。導致這種認識偏差主要有兩個原因：（1）普遍存在“重臨床、輕行政、重業務、輕檔案”的現象。醫院作為特殊的服務行業，是具有較強專業性、技術性的單位，領導干部更加重視醫療技術水平和服務能力等直接服務患者的方面，而對其他方面重視力度不夠。（2）從經濟方面而言，檔案管理并不能直接為醫院創造經濟效益，或者說是投入大于產出。如果領導干部未充分認識檔案管理的重要性，經濟原因在醫院檔案管理中會出現阻礙作用。領導干部重視不夠造成的可能結果就是，醫院很少把資金和人力投入到檔案管理這項工作上，這不僅影響了管理效率，還給管理人員造成了不良影響。

1．2檔案管理人員業務水平不高

從調查中發現，醫院缺乏檔案管理的專業人才。檔案管理工作人員中，高級職稱只占7．1％，其余均為中級及以下職稱或無職稱。此外，僅35．7％的醫院有檔案專職人員，64．3％的醫院為兼職人員，分布在院辦、黨辦、人事處等相關職能部門。每個人手里均有滿滿的其他業務，利用縫隙時間做檔案工作，只有在遇到檔案方面的專項任務時才會組織人員集中工作。在人才培養中，醫院一般重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不多。一些醫院工作人員由于其他工作擠占，幾年都沒能參加系統的檔案知識培訓。許多檔案管理人員的管理水平更多的是停留在經驗上，思想觀念和理論水平跟不上時代的發展要求，缺乏創新和活力。

1．3檔案管理相關制度執行不到位

被調查的14家醫院中78．6％能按照《中華人民共和國檔案費》和國家檔案局、國家衛生健康委員會《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等有關要求制定了相關制度，但存在制度要求與檔案管理現狀脫節的情況。在實際操作中，檔案管理制度執行不嚴格，檔案丟失等重大問題時有發生。近些年，有42．6％的醫院存在正式歸檔前檔案丟失情況，35．8％的醫院存在因兼職人員流動性大，交接不嚴造成檔案丟失的情況。在實際工作中，僅50％的醫院將檔案管理納入了院內年度對職能部門的目標考核，導致醫院各部門對檔案的歸檔積極性不高，主動性不強。

1．4對檔案的價值挖掘不夠

在當今的大數據時代，數據就像石油一樣，是寶貴的資源，通過對其開發、利用，就可發揮價值。目前，在醫院綜合檔案存儲上，被調查的醫院均停留在紙質、部分電子化存儲和人工混用階段，與信息化差距很遠。而各大醫院基本都建設了包括電子病歷、處方、醫學影像、醫學檢驗、劃價、繳費、發藥等的綜合服務管理系統，收集了大量患者的基本信息和醫療信息，這些信息基本處于沉睡狀態，調查發現絕大多數醫院沒有對檔案的價值進行挖掘、沒有利用數據挖掘技術對其進行分析研究，讓其發揮應有的價值，這是非常可惜的。

1．5醫療檔案服務滿意度低

醫院醫療檔案服務包括3個方面：（1）針對患者的醫療檔案服務；（2）針對院內的科研、診療、管理服務；（3）對社會的服務。患者感知的醫療檔案服務質量是一種主觀性感受，是患者經歷的服務與期望服務之間的差距，這與提高患者獲得感密切相關。目前，調查的所有醫院幾乎都沒有這方面的服務，僅僅實現了門診檢查結果自助打印或網上查詢，但在針對患者的醫療檔案服務均需要到相關部門辦理。這與網絡時代患者的心理期望存在很大的差異，盡管工作人員服務態度很好，但仍然極大地影響了患者的滿意度。

2醫院檔案管理工作的思考

2．1健全醫院檔案管理

（1）采用集中與分散相結合的方式厘清醫院檔案管理架構。根據醫院所有檔案分為：特殊檔案（病歷檔案）、專門檔案（會計檔案、人事檔案）、綜合檔案（文書、科技檔案等）。特殊檔案和專門檔案由相應部門管理，使資料歸檔、查詢等更直接，也便于專業解釋；設立綜合檔案部門集中管理綜合檔案。

（2）完善檔案管理制度，加強檔案管理的規范性，保證該項工作良好有序發展。醫院要結合本單位檔案工作實際，制訂一套比較科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度，使檔案工作規范化。執行過程中，明確收集、整理與歸檔的關系與責任，每一個環節，嚴格落實。

（3）進一步明確管理人員職責，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。制度執行過程中，特別是執行初期，要大力宣傳，增進檔案管理知識和業務指導。

2．2提高醫院檔案隊伍的素質

在知識經濟時代，對信息的需求越來越大，檔案的作用會更加突出。為確保醫院檔案管理工作持續健康發展，就需要創建一支政治合格、素質優良、專業過硬、耐心細致的檔案管理工作團隊。因此，醫院應把檔案管理人員的教育歸入醫院整體的人才培育體系，使檔案管理人員知識結構、年齡結構更趨合理，提高工作能力，增進工作活力，進而推動檔案管理水平的提高。主動加強與檔案局等上級部門的溝通，獲得業務指導、監管、知識培訓（專業培訓、法律法規）；此外，醫院檔案管理人員需要具備計算機、信息檢索以及軟件等各方面的知識。同時，要增加院內相關部門檔案知識培訓，增強意識，提高基礎檔案質量。

2．3加大投入，實現檔案的現代化管理

現展促使檔案管理必須要與時俱進。首先，應保障足夠的經費投入，完善硬件建設。例如在本院的兩江新院建設中，就加大了檔案管理的硬件建設，將設立專門的病案室、院史館。配備必要的密集架、成列櫥窗、檔案鐵柜、掃描儀、計算機等設備設施，為今后的檔案工作可持續發展打下基礎。此外，信息化建設也尤為重要。用數字化儲存醫院的各種檔案，能節省存儲空間，方便查閱，節約時間，提高效率。因此，醫院應提升檔案管理的數字化程度。

2．4注重技術應用，挖掘檔案價值

信息技術和網絡技術在醫院檔案管理工作的應用，使得傳統檔案管理中的信息收集、整理、歸檔、借閱等工作都被網絡和計算機取代。檔案管理工作的重心將逐漸轉移到挖掘檔案的價值上來，讓沉睡的醫療檔案大數據發揮其應有的作用。大數據時代最大的轉變就是放棄對因果關系的渴求，取而代之的是關注相關關系。因此應該加大數據挖掘技術的投入，建立醫療檔案大數據分析系統，尋求數據之間的關系，發現其規律并加以利用。例如：可以利用醫院的健康體檢數據、診療數據，尋找年齡、性別、職業、工作環境等與疾病發病之間的關系，為人們提供健康預警服務；也可以利用醫生的處方數據，分析用藥情況，發現其過度用藥、廠家傾向等，并對其進行預警，以防止腐敗的發生。

2．5以患者為中心，提高檔案服務水平

互聯網的普及，尤其是移動互聯網的廣泛應用，徹底改變了人們的生活方式，人們已經可以足不出戶進行銀行轉賬、購物、買飛機票、訂餐，而醫療檔案服務卻要我們必須到場才能得到，這與時代已經格格不入，必須加以改變。“互聯網＋”時代下，跨界融合思維也成為各行各業尋求創新的突破口。醫院應該推進智慧化醫院建設，搭上“互聯網＋”的班車，構建一套完善的醫療檔案服務系統，為患者提供病歷、檢驗檢查結果、醫療費用等檔案的查詢、下載、打印等服務，同時還應該提供相關部門、機構對醫療檔案的查驗，全面提高醫療檔案的服務水平，為緩解醫患矛盾做出積極的貢獻。

參考文獻

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作者:汪奕 高俊雪 單位:重慶市人民醫院