高校人事檔案管理的挑戰及策略

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摘要：在大數據的背景下，面對海量的信息數據，不僅要做好收集和處理工作，還要進行全面分析，即使是比較復雜的管理組織行為，也能夠有規律可循。本文對大數據時代進行了概述，分析了高校人事檔案管理面臨的挑戰，提出了具體的應對策略。

關鍵詞：大數據;高校;人事檔案;管理;挑戰

由于大數據時代的到來，高校發展既面臨著巨大挑戰，也遇到的新的發展機遇，具有雙重性。在高校的人事檔案管理中，大數據為管理人員提供了全新的管理思路。高校應該充分利用大數據，根據人事檔案的相關信息數據，積極展開收集與分析工作，不斷提高人事檔案的工作效率，提高人事檔案的管理質量，進而滿足高校發展的需求。

1大數據時代的概述

在當今社會中，學術界還未能對大數據形成一個固定的定義，不過，相關的定義存在很多的共同特性，比如：數據量十分龐大。在數據的種類方面，不僅多，還很繁雜，由于互聯網的不斷發展，會不斷產生大量的數據，在信息的傳遞方面，顯得尤為關鍵。當然，對于大數據而言，也并不完全像大家想象的那樣，僅僅是超大容量，這樣的觀點是錯誤的理解。在互聯網時代，信息量十分巨大，信息種類也較多，涉及到了各行各業，在諸多的數據之間，內在的聯系也是千絲萬縷的，沒有明確的界限，一些數據是毫無聯系的，一些數據又是密切聯系的，由于這些數據的存在，進而產生了大數據，隨著數據量不斷增加，需要有效處理這些數據，為人們的生活以及社會生產帶來諸多便利。在大數據時代中，是繼物聯網以及云計算之后的又一次信息技術行業的飛躍。因此，進一步提升數據處理速度是必然要求，這就需要對數據處理技術進行創新。值得注意的是：大數據的本質是創造“大價值”，而不是創造“大容量”。對于大數據來說，主要的特點為以下幾方面：一是龐大的數據量。由于互聯網的不斷發展，當人們在操作的過程中，會產生諸多數據，在獲取信息時，也會造成很多的數據信息。二是數據種類多樣化。在大數據中，數據的類別很多，比如：文本、微博，還有以視頻、二維碼等形式存在的數據。三是價值密度較低。以某個角度來說，在數據量以及數據價值之間，保持著反比例的關系。隨著信息數據的逐漸增值，在信息數據方面，其價值密度會越來越小。四是處理效率較快。隨著數據量的不斷產生，在數據傳播速度方面，也得到了明顯加快。所以，為了有效提升數據處理速度，應該積極優化數據處理技術。

2高校人事檔案管理面臨的挑戰

2.1高校人事檔案信息資料收集面臨挑戰。在我國的高校中，人事檔案管理涉及的內容較多，主要包括三方面內容，一是在編教職員工的檔案，這些人員的檔案是高校重點管理的內容；二是退休人員的檔案；三是離職人員的檔案資料。作為高校教師，往往擁有較高的學歷，市場需求很大，流動性較大，由于各種因素的影響，很多離職人員的檔案資料未能及時轉走，這是普遍存在的現象。如果按照學科門類來管理人事檔案，面對龐大的信息數據，管理人員會十分吃力。雖然，在各個高校中，針對檔案管理工作均開展了信息化建設，不過，在人事檔案方面，其信息化水平仍然相對較低，依然采用的是紙質形式進行歸檔?？梢?，在大數據的環境中，人事檔案的信息化需要進一步建設，為了有效處理紙質檔案，高校人事檔案部門還需要付出更多的努力。2.2高校人事檔案管理業務面臨挑戰。現階段看來，在許多高校中，人事檔案管理還使用著傳統的管理模式，教職工的檔案資料主要依靠手動查詢，管理效率與管理質量都很低。對于高校的人事檔案，在管理的過程之中，開放性不足，服務意識較弱。通過一個人的檔案，可以得知一個人的過往，在有需求的時候，可以查詢，糾正錯誤。不過，對于傳統的檔案管理來說，查看檔案時，手續過于繁瑣，更改也十分困難。在大數據背景下，應該積極利用大數據，對人事檔案的紙質檔案及時歸檔，利用信息技術，取消手動操作模式，在云平臺中，對人事檔案的相關資料進行儲存、準確計算有關數據，做好分析，簡化人事檔案的管理流程，使這項工作朝著規律化、程序化的方向發展。2.3高校人事檔案在服務人事管理方面面臨挑戰。對于傳統的人事檔案管理，在服務理念方面是缺失的，在管理權限方面也未能統一，沒有明確的歸屬機構，對人事管理進行服務時，幾乎都處于被動狀態，人事檔案不能得到高效利用率。在大數據的背景中，在云數據庫中，應該針對不同的檔案實施分類，并且，做好相關性的分析，在不同的信息數據間，分析他們之間的關系，而傳統的管理模式則無法滿足數據信息多樣化的要求。

3應對策略和建議

3.1樹立大數據人事檔案管理理念。在大數據的背景下，針對人事檔案的管理現狀，高校應該做出相應的轉變，領導層以及相關管理人員，都應該重視檔案管理工作。作為檔案管理的領導層以及相關管理人員，必須全面認識人事檔案的大數據建設的重要性，意識到這項工作所帶來的積極作用，在高校的現代化建設中，將人事檔案管理作為一項重要的內容，不斷加快人事檔案的大數據建設，提高信息化建設水平，進而實現共同發展。不僅如此，由于大數據理念的不斷深入，在高校的內部，樹立大數據理念十分關鍵，只有這樣，才能有效建設大數據。不管是領導層還是基層人員，都應該大力宣傳大數據的管理理念，在校園內部建設大數據環境，讓每個工作人員均能夠具備大數據管理理念，進而推動高校的發展。3.2加大人事檔案管理資源配置與建設力度。要想進一步加大高校人事檔案管理資源的配置與建設力度，首先就必須針對人事檔案管理隊伍進行合理地配置。對高校人事檔案管理隊伍來說，不僅要具備堅定的政治立場，還必須要熟練掌握人事檔案管理專業知識，同時還必須要具有良好的信息素養。這就需要高校高度重視人事檔案管理隊伍的建設力度，通過各種培訓方案來提升人事檔案管理隊伍的綜合素質。一般來說，高校應該積極展開培訓教育活動，組織不同門類、不同層面的知識體系，對照人事檔案管理機構的實際要求，以及檔案管理人員的實際能力，滿足大數據的需求，進而實施多形式以及多渠道的培訓教育活動，對管理人員的知識體系進行完善。另外，在高校中，應該積極組織一些專題學術會議，提高相應的業務交流機會，舉辦不同形式的網絡業務學習活動，可以邀請一些專家參加開展講座，讓領導層以及基層人員能夠及時了解先進的管理方法，明確檔案管理的發展趨勢，進而順應大數據發展，高效地管理人事檔案。在此基礎上，在高校中針對人事檔案，要對基礎設施進行優化，對原有計算機設備進行更新，并且，與社會的一些企業建立合作關系，根據人事檔案的實際需求，設計相應的軟件，在硬件層面、軟件層面進行完善，進而改善人事檔案管理質量。3.3建立人事檔案大數據管理平臺。對于每個人而言，人事檔案具有重要的意義，記錄著個人信息，只有足夠透明，才可以有效地監督，自己也能隨時了解自身的檔案，避免存在錯誤現象。但是，由于個人檔案牽涉個人隱私，需要有一定的隱私性，所以，人事檔案的公開范圍應該合理控制，作為知情人，要具有一定的資格，否則，不可以查看。對于透明化而言，并不是完全公開，指的是在特定的人群之內，只有指定的人物才可以公開，保證人事檔案的信息安全。對于數據標準化和開放，有助于信息數據資源的有效整合。在高校中，就人事檔案管理工作而言，應該對不同的院系、機構中的教師個人信息進行統一歸納，構建不同層次大數據管理平臺，利用這個平臺，可以統一整理高校內部的人事檔案信息，實現資料的共享。不僅如此，利用大數據技術，可以對教職工的資料進行有效整合，針對各個院系的具體情況，開展不同層次的對比，加快實現高校的可視化目標，促進高校的戰略發展。3.4加快人事檔案數據庫建設。為了實現高校人事檔案大數據，科學可靠的原始信息是基礎，在確保原始信息數據完整的基礎上，還要建設基礎的數據庫。對人事檔案的數據庫進行實際建設時，應該符合國家的有關標準，投入充足的人力、物力等，建設不同層級的數據庫，并且，要具有良好的通用性，在數據資源方面，要儲備豐富，為高校人事檔案的高效管理打下基礎，使其具有良好的后臺數據庫。對于人事檔案數據庫，主要隨著信息的增加而不斷建立，在大數據的條件下，信息管理部門十分關鍵，要保證數據庫的信息能夠滿足用戶的需求，保證其他人事檔案的安全性。由于人事檔案數量不斷增多，要確保錄入的信息正確，不同的人事檔案要科學歸檔，對人事檔案的數據庫進行優化。在現階段看來，大多數高校的人事檔案機構幾乎都應用了數據庫管理系統，通過FoxPro、DBase以及FoxBASE等進行編寫。在某種層面上來說，這幾個系統都是根據一般操作系統延伸的，只能應用在高校內部，不能滿足大數據要求，在數據的完整性以及功能性等方面，還需要進一步完善。在各個高校之間，可以共同開發，相互合作，創建相應的操作系統，搭建硬件平臺，進而構建統一規范的云數據庫，能夠及時更新數據庫，共享人事檔案信息。

4結束語

綜上所述，在當今社會下，我們迎來了大數據時代，在這樣的背景下，我國的經濟得到了迅猛發展。自從改革開放以來，在教育方面，我國投入了大量的人力和物力，使教育事業得到了較快發展。對高校的人事檔案管理工作提出了新的要求，所以，需要建設一套科學的、完整的管理體系，只有充分應用人事檔案資源，才能夠不斷強化辦學能力，為社會發展輸送更多的優秀人才，實現穩健運營。只有這樣，在大數據背景下，高校才能適應社會發展，運用先進的管理理念。對于人事檔案管理來說，在向大數據發展的過程中，需要的系統性建設，消耗時間較長。所以在高校中，作為人事檔案管理機構，需要充分認識大數據帶來的機遇，樹立大數據理念，加快創新人事檔案管理進程，實現人事檔案的價值，進而“讓數據發聲”。

參考文獻：

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[2]劉冬梅.高校人事檔案管理工作:意義、研究現狀與創新[J].吉首大學學報傲會科學版)，2011（3）:141-143.

作者:楊碧倩 單位:揚州市職業大學