兒童福利院檔案管理探析

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摘要：隨著社會的不斷發展，人們對于兒童福利工作重視程度正在增加，想要更好地完成這項工作，必然需要建立完善的兒童福利檔案，因為其是保證兒童福利工作順利進行的重要基礎。本文針對兒童福利檔案進行分析，根據其現在發展的情況進行研究，并提出相關建議。

關鍵詞：兒童福利檔案；管理現狀；建議

我國近年來發展快，各方面都取得了優異的成績，兒童福利院的建設也隨之得到了穩定的發展，在兒童福利檔案管理工作方面也采用了更為科學的管理模式。兒童福利檔案管理工作所涉及的部門比較多，如政府部門、社區街道辦事處、醫院、當地的警察局、計生等相關部門，因此兒童福利檔案不只是體現了兒童的生長變化，也能夠為兒童福利工作提供重要的參考記錄，推動著兒童福利院向著健康良好的方向發展，為公益事業提供重要依據。因此，兒童福利檔案管理工作的有效進行不僅是為了服務現在，更是為了服務未來，為兒童福利工作的發展打下良好的基礎。

一、兒童福利檔案的相關內容以及主要特點

完善兒童福利工作，必須要對其有深刻的認識，兒童福利檔案能夠作為該工作過程當中形成的基礎材料，通過詳細的文字記錄、影像資料，詳細記錄了兒童在生長過程當中的身體情況、學業進行情況以及成長經歷等等。檔案的類型多種多樣，主要包括：行政管理類型、孤兒殘障兒童康復、影像資料檔案等等。完整全面的兒童福利檔案當中涵蓋了每個兒童生長的各個階段的資料，其主要的特點有以下四點。（1）特殊性。兒童福利工作本身就是由特殊的社會群體所組成的，這部分群體需要社會給予幫助以及關懷，是社會公益活動的核心部分。因此兒童福利檔案管理工作對于其他檔案管理來說比較特殊。（2）復雜性。兒童福利檔案在形成的過程當中，其內容所涉及的部門或者是個人比較多，從政府機關到社會團體以及教育醫療等等都會有所涉及，在這個過程當中所涉及的程序就會相對復雜，使其管理工作具有一定難度。（3）現實性。兒童福利檔案有別于其他類型的檔案管理，其他類型的檔案更多是用來歷史查詢，而該檔案會為兒童在進入社會以后也會有較強的使用價值，同時也能夠幫助社會各界為公益活動進行有效規劃。（4）周期長。兒童福利檔案工作需要跨越的時間比較長，伴隨著兒童的整個生長周期，只有這樣才能夠真正發揮其作用，為公益事業提供重要依據。

二、兒童福利檔案管理的發展情況

從目前發展情況和兒童福利檔案管理現狀看，兒童福利檔案管理工作制度還不能適應新形勢發展的需要，尚存在一些不容忽視的問題，如檔案移交工作被動、管理滯后、歸檔制度不夠健全、權責不明、檔案意識不強、檔案資料殘缺不齊等等。主要表現在以下幾方面。（1）人員配備不健全，不能夠有效地收集整理檔案資料。根據相關資料顯示，針對兒童福利檔案管理工作相關工作人員配備情況存在不明確，人手不足的情況，因為兒童檔案管理具有特殊性、復雜性、跨越周期長等相關特點，所以針對福利檔案管理應該更為細致，但是實際情況確實差強人意，根據對福利檔案管理有關單位的50人進行隨機采訪，關于單位負責福利檔案管理工作的責任人，有17人（34%）反映是由本單位的法人進行這方面的負責，有5人（10%）反映不知道由誰負責，有14人（28%）由本單位的其他人進行負責，有14人（28%）表示由部門主任進行負責的。1428%兒童福利檔案比較重要，對于社會各界進行福利事業的開展有著舉重若輕的地位。但是參與檔案管理的各個單位在人員配備上并不健全，對于實際物品、音像資料等兒童階段性的資料都不能夠做到及時的收集以及整理，這就導致了很多資料丟失，對于后期的歸檔使用都造成了不小的問題，影響兒童檔案的整體性。（2）編制檔案資料質量不高。部分單位對于方案管理方面并沒有建立完善的檔案管理制度，根據福利檔案管理有關單位的50人進行隨機采訪，關于本單位有沒有建立檔案管理制度，有13人（26%）反映是本單位沒有建立相關檔案管理制度，有19人（38%）反映不知道本單位有沒有相關管理制度有8人（16%）拒絕回答這個問，只有10人（20%）明確表示有明確的相關檔案管理制度。因為多數單位沒有相應的管理制度，因此很多人對于這方面的意識比較薄弱，導致不能夠較好完成檔案管理工作。部分工作人員自身的能力水平就不高，對于資料的收集、整理、歸檔意識都比較差，對于需要進行歸檔的資料填制不準確，整體操作也不能嚴格按照相關規范操作，致使歸檔的資料質量較差，甚至是有的文字資料都沒有簽名，編輯出現錯誤等問題。（3）無法做到精準采集檔案數據。兒童福利檔案工作較為復雜，因此在實際建檔過程當中會出現臨時變更信息的情況，如果不能夠及時將這些數據記錄到檔案當中，或者是變更程序不規范，就會出現失真的情況。如果檔案管理相關的工作人員只是懂得一些檔案知識，而缺乏建檔方面的相關操作經驗以及專業知識，很難保證歸檔的資料能夠完全反映出兒童實際的情況，對于圖片以及實際物品是否完全一致也會判斷不清楚，不能精準識別出收集到的數據是否真實。（4）管理檔案方法存在一定問題。傳統的兒童福利檔案大部分會以紙質材料以及實際物品作為主體，這類資料容易出現損壞也不利于管理和繼續使用。而建立兒童福利檔案最為主要的目的就是為了能夠使用，就現在兒童福利檔案的使用情況來看，大部分是需要的人到檔案室進行查閱或者是節約，需要進行登記方可將材料的原件借出。但是這種方法存在一定的問題，就是不能夠保證原件完整的歸還，或者是干脆就不還回來，一旦出現這種情況，那么就是不可挽回的。而且原件在使用過程當中，一定會出現不同程度的破損，也會造成檔案信息丟失。所以傳統的檔案使用方式一定要得到更新。只有這樣才能夠保證兒童福利檔案的利用率有所提高。

三、兒童福利檔案管理工作建議

想要更好完成兒童福利檔案管理工作，必然需要有相應的制度以及體系加以輔助，只有將管理工作進行程序化、科學化、規范化才能夠從根本上減少問題的產生，才能夠有效解決傳統管理方式的弊端，才能夠幫助兒童福利檔案管理工作順利進行。（1）根據相關制度，正確使用管理方式。福利檔案管理工作不僅僅是一個部門的工作，而需要多個單位部門給予配合，民政部門以及福利院等相關單位可以根據國家出臺的相關法律法規政策，根據目前兒童福利事業的實際發展情況以及趨勢，將管理方法更為正規化，明確各個環節的操作方法，提高針對性以及可操作性。設定精準的目標，明確出需要歸檔的單位，將檔案的資料收集、整理、歸檔、使用等過程更多細化，各個環節的基本行為規范以及要求都要有明文規定，確保兒童福利檔案的安全以及完整。（2）多種舉措同時進行，提高管理效率。提高各個部門的協調的能力，將有關部門的領導有效組織起來，建立一個專項的小組，明確規定參與單位的職責到位，對兒童福利檔案要進行定期整理、及時歸檔、規范轉接活動，減少問題的產生。對于相關的工作人員，要保證人數夠用，經費上不能夠有所短缺，同時也要針對工作人員進行專業培訓，提高業務能力，能夠接受使用新的檔案管理方法。與此同時還要建立考核評價制度，不定時進行檢查浪費，保證檔案管理工作能夠更好完成。（3）敢于探索，豐富檔案內容。對檔案管理單位進行放權，鼓勵相關單位根據自身的工作特點以及教學模式和檔案管理的實際情況相結合，盡力去滿足兒童發展的需求，使檔案管理能夠符合市場變化，將檔案的內容進行有效豐富。在檔案當中就能夠將兒童福利院素質教育的成果和兒童自我發展的過程體現出來。對于兒童福利檔案的各種檔案進行完善，一定要全面反映出兒童的各個方面，使檔案的參考價值得到提升。（4）以科學技術為基礎，提高檔案服務能力。隨著科學技術的不斷發展，兒童福利檔案已經開始進入信息化模式，從傳統的管理模式正在向現代化模式進步，所以，很多的單位已經從傳統的手工作業方式當中慢慢脫離出來，采用信息化模式來管理檔案。用網絡以及App就能夠進行完成檔案的記錄以及使用。傳統的紙質檔案材料慢慢就可以退出舞臺，人們通過計算機就能夠閱讀使用，自動搜索出想要的檔案。

參考文獻

1.彭純玲.兒童福利院孤殘兒童檔案的規范化管理探究.辦公室業務，2016(04).

2.陳卓.福利院兒童福利檔案工作實踐及思考.辦公室業務，2016(04).

作者:張蕓 單位:新疆巴音郭楞蒙古自治州兒童福利院