做好招投標檔案管理工作幾點思考

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招投標檔案資料是記錄招投標全過程的原始資料。如何對招投標檔案進行規范化管理，確保招投標項目開標、評審、監督工作全程留痕，是我們值得分析和思考的問題。

1加強招投標檔案管理

招投標檔案是指進工程、藥品及醫療器械、貨物及服務類等項目在招投標過程中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、圖紙、圖表、聲像等不同類型的文件材料。公共資源交易機構要高度重視招投標檔案管理工作，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》，制定本轄區的招投標檔案管理辦法，建立健全管理機構，由專業部門統一管理招投標全部檔案，整理裝訂完備后統一移交入庫，做到工作有人管、事情有人辦、質量有監督、服務有保障，保證檔案管理工作力量不斷層、業務不斷線。

2招投標檔案的收集工作

公共資源交易機構應設有專職（或兼職）的招投標檔案管理人員，具體負責招投標檔案的集中管理和利用工作，招標人（招標機構）或經辦人負責招投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。公共資源交易機構收到移交的招投標檔案材料后，應及時登記，并做好檔案材料的立卷、歸檔，同時按國家規定應向同級國家綜合檔案館移交。招投標檔案應當齊全、規范、真實地反映招標投標活動的全部內容。檔案應盡可能使用原件或正本，若無原件或正本材料的，可采用復印件或副本歸檔，但要注明原件存放地點。檔案的載體和書寫材料應符合耐久性要求，不能接受和使用熱敏紙、鉛筆、復寫紙等不能長期保存的載體和書寫材料。檔案文字材料一般應采用A4幅面。音像電子材料的品質應符合國家有關規定要求。招投標檔案內容包括備案登記、資格預審、開評標、中標候選人公示及合同文件材料及其電子、音像材料等。

3招投標檔案的整理

招投標檔案屬于專業檔案，應按年度整理。一個項目原則上組一個案卷。卷內文件材料按備案登記、資格預審、開評標、中標候選人公示及合同順序排列。應裝入牛皮紙制作的檔案盒內，盒面標明項目名稱、招標編號、歸檔時間。盒內應編制卷內目錄，其欄目有：件號、文件編號、責任者、文件材料題名、日期、備注。盒后應有備考表，其格式參照科技檔案案卷格式。招投標檔案應編案卷目錄，其欄目有：案卷號、責任者、案卷題名、起止日期、備注。有些招投標過程中形成的文件材料并不完全是值得保存的，為此沒有必要將所有的檔案文件材料進行保管，不然就會形成只要有檔案材料形成就一定要進行檔案管理的錯誤理念，將在很大的程度上抬高企業檔案管理成本。粗放式的法律規章，是一定要進行細化完善的，不然將會給企業帶來不必要的經濟損失。招投標電子、音像檔案材料分年度、按項目分別建檔，并編制保管單位目錄。在建立紙質檔案的同時，應逐步建立完備的電子檔案，實現用計算機對檔案的儲存和管理。

4開展招投標檔案業務培訓

公共資源交易機構要提高工程建設招投標、土地使用權出讓、礦業產權交易和政府采購等公共資源交易機構招投標檔案人員的檔案管理意識和業務素質，組織交易主體單位和中介機構對檔案的收集、整理、保管、利用和清理、移交工作開展培訓。公共資源交易平臺要嚴格進場招標投標項目檔案管理，建立健全全程留痕的監管機制，進一步規范招投標行為。

5完善招投標檔案管理和利用

為確保檔案的完整、準確、系統，各級公共資源交易機構對檔案的整理原則、整理方法、質量規范、分類、保管期限等要進行了明確規定和要求，同時做好目錄索引，統一裝訂格式，嚴把檔案歸檔質量關。嚴格執行檔案查閱權限，經相關部門負責人批準后方可查閱。因工作需要查閱招投標檔案，應辦理查閱手續，填寫《檔案查閱申請表》，閱讀檔案應在指定位置和管理人員在場的情況下進行，招投標檔案原則上不得外借。查閱檔案時不得私自復制、調換、涂改、損毀、劃線等，否則按《中華人民共和國檔案法》的有關規定予以處罰。需復印或借出的，應按規定辦理相關審批手續。?招投標檔案管理是一項系統工程，也是檔案管理學領域拓展延伸的部分。要與時俱進適應社會發展要求，現行的招投標法律法規、管理制度、專業隊伍建設、資金投入等方面都存在一定的不足，從而導致檔案在整理、保管、利用存在這樣那樣的問題，針對于此，強化招投標檔案管理和利用勢在必行，項目交易全程留痕的檔案管理同樣也會促進招投標開標、評審、監督工作的提升。

作者:韓輝 單位:吉林省測繪地理信息局管理信息中心