基層林業單位檔案管理工作分析

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摘要：林業檔案能夠如實地體現出林業發展和林業資料的實際情況，是林業單位項目建設中的主要組成部分。然而，現如今的基層林業單位檔案管理工作中卻仍然存在著一些問題，從而阻礙了檔案管理工作的順利開展?；诖耍闹嗅槍鶎恿謽I單位檔案管理工作中存在的問題，提出了提升檔案管理水平的有效措施。

關鍵詞：基層林業單位；檔案管理工作；問題；策略

林業單位檔案管理工作主要指按照統一管理的原則，針對林業單位開展的搜集、整理和保存林業資料的立卷歸檔工作。落實好林業檔案管理工作既有利于提升林業的工作效率，同時還能夠促進林業的發展。然而，我國基層林業檔案管理工作中卻仍然存在著一些不足之處，從而制約了我國的林業發展。

1基層林業單位檔案管理工作中存在的一系列問題

1.1缺乏檔案管理意識。首先，基層林業單位的相關領導并未對檔案管理工作發揮的重要作用引起高度重視，另外，也未正確地認識到檔案管理工作在推動政治經濟、社會以及科學文化等方面的發展所提供的參考價值，進而導致了檔案管理工作缺乏系統性的規劃和實施。其次，檔案管理人員的工作熱情不高，缺乏較強的責任意識，無法及時地搜集各個股室和部門需要歸檔的林業資料，進而造成了檔案資料的不完善。另外，部分工作人員也未在第一時間內完成歸檔文件的搜集整理，從而既造成了資料內容的不完善，同時還降低了檔案資料的利用率。1.2人力物力方面的投入較少。首先，大多數基層林業單位均未設置固定的辦公、庫房、閱覽室三分設，室內也未配備專用的“八防”設施，從而不僅導致大多數檔案資料出現了蟲蛀、發霉、受潮以及字跡模糊等現象，而且還降低了檔案的查找率和利用率。另外，還有部分基層林業單位的檔案盒缺乏統一性，且檔案的擺放還缺乏有序性。其次，有關領導干部未針對管理人才組織開展培訓和招聘活動，以至于檔案相關理論知識薄弱，多數檔案管理人員都是通過傳幫帶，專業性及嚴謹性相對落后。由于機關事業單位的檔案管理屬于一項保密性、政治性以及專業性較強的工作，因此，要求檔案管理人員必須具有較高的政治素養和保密意識。據調查表明，大多數基層林業單位的檔案管理人員均擔負多個工作職責，因此，缺乏足夠的時間和精力來系統性地開展歸檔和管理工作，很多檔案管理人員只是機械性地將需要歸檔的材料放進檔案盒中，并未對檔案進行合理裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化。1.3檔案管理交接過程中存在諸多問題。首先，交接檔案的過程中存在手續不健全的問題。按照檔案管理體系中的有關要求，檔案交接屬于一項手續完善、具體詳細以及責任重大的工作，如果檔案管理人員的職位發生了變動或者是需要請假離崗，就應該嚴格根據交接手續來辦理，以防出現泄露和丟失機密檔案資料的問題。另外，大多數管理人員在交接的過程中既不檢查也不簽字，并未對檔案交接工作的基本要求和檔案資料內容的重要性引起重視。其次，未及時開展檔案交接工作，比方說，大多數人員的檔案已經調離了以前的存檔部門，然而，還有一些檔案資料在存檔部門保存，從而出現了責任劃分界限不清和檔案資料不健全的問題。1.4檔案管理體系與設施不完善。一些基層單位并未設置分管領導負責管理檔案工作，就算某些單位設置了分管領導也未對檔案工作引起高度的重視；檔案工作未安排專人負責，兼職的檔案員往往負責多個崗位的工作；管理體系不完善，檔案工作難以得到全面落實；另外，檔案管理設施也不完善，檔案室缺乏足夠的裝具，而且一些單位并未設立單獨的檔案室，常常與行政辦公室一起辦公，即使有些單位設立了檔案室，也成為了放置雜物的倉庫。除此之外，保管的檔案類型也比較單一，僅保管了文書檔案，未集中統一管理單位的全部檔案，自行管理不同類型的業務檔案，從而不便于保管與利用檔案，最終對檔案的安全保密工作帶來了安全隱患。

2基層林業單位提高檔案管理水平的有效手段

2.1提高基層林業單位的檔案管理意識。首先，基層林業單位的相關領導應該對檔案管理引起高度重視，充分認識到檔案資料在林業發展中發揮的重要作用，建立健全檔案管理工作體系。其次，增加資金方面的投入，加大檔案管理的基礎設施建設力度，重點吸納優秀的檔案管理人才，以此來提升檔案管理工作質量，從而有利于推動檔案管理工作的順利開展。最后，作為基層單位的領導一定要將檔案管理工作列進全年工作計劃中，并與其它各項工作一起進行部署、開展和考核，將考核結果作為員工年終評優的一種主要參考依據。除此之外，還應該加強檔案的宣傳工作，逐漸提高整個社會的檔案意識，以此來保證檔案工作贏得整個社會的支持。2.2建立健全檔案管理體系。檔案管理體系，不僅是落實好檔案管理工作的重要前提，而且還能夠保證檔案管理工作的開展能夠做到有章可循。首先，基層林業單位應該按照我國制定的《檔案法》中的有關要求，并且結合基層林業單位的實際發展情況，建立健全檔案資料搜集管理、歸檔規定、檔案銷毀和利用以及檔案交接與管理等方面的規章體系，以此來確保檔案管理工作更具規范性。其次，還應該構建明確的評估和監督體系，讓體系產生聯動效應，從而有助于推動各個部門之間的相互合作。最后，應該將相應的體系與規定列進單位崗位責任制與年度考核辦法中，讓檔案管理工作同績效考核進行掛鉤，以此來推動基層檔案管理工作向合理化、科學化以及規范化發展。2.3加強基礎設施建設，促進檔案管理實現現代化?；鶎恿謽I單位應該在基礎設施的建設方面增加資金的投入，優化檔案管理庫房和辦公環境，采購新型的硬件設施以及檔案管理軟件，加大對計算機的管理力度，積極應用多媒體技術。多媒體技術可以處理文字、圖像以及音頻和視頻信息；光盤技術能夠整合文字、圖像以及音頻和視頻資料，并且還能夠確保其被長時間保存，從而有助于促進檔案管理實現現代化。另外，基于對信息技術的應用還實現了無紙化辦公，因此，提升了檔案管理效率。除此之外，還應該構建檔案資料信息共享平臺，進而既能夠為領導作出合理有效的決策提供相應地理論依據，同時還能推動區域林業經濟的快速發展。2.4提高檔案管理人員的專業素質和技能水平。由于檔案管理存在著一定的要求和內在規律，因此，應該安排責任意識和思想政治覺悟較高的工作人員來管理檔案。另外，基層林業單位還應該設置足夠的檔案管理人員，定期針對專職和兼職人員組織開展業務知識的學習和技能培訓活動，加強提高檔案管理意識，不斷豐富檔案管理方面的知識，強化檔案管理和計算機操作技能。同時也可以聘請優秀的檔案管理人員進行講解，搭建信息共享平臺，以此來提高職工的學習積極性。另外，還應該對制度化領導引起足夠的重視，將職工的績效工資同檔案管理工作成效掛鉤，以此來制約職工的行為，讓管理呈現出體系化和規范化，從根本上提升檔案管理人員的專業素質。除此之外，還應該建立健全監管體系，監督職工將常規的檔案管理工作落實好，根據規章制度和程序來分類、登記原始檔案，充分了解《歸檔文件整理規則》等有關體系，進而能夠促進林業檔案管理工作更具標準化與合理化。

3結語

綜上所述，林業檔案能夠體現出林業科研項目和實踐活動的實際情況，并且在促進林業發展和建設的過程中還發揮著重要的作用。另外，隨著科學技術的不斷發展和進步以及林業項目建設的不斷深入，實現林業檔案的規范化和科學化管理，還有利于提升檔案利用率。

參考文獻

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作者:李秀明 單位:河北省木蘭圍場國有林場管理局四合永林場