城鄉居保業務檔案規范化管理研究

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社會保險業務檔案是社會保險經辦機構在辦理業務過程中形成的原始記錄，是確定參保對象享受社保待遇的重要依據，也是反映社保事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證，是重要的民生檔案。推進社保檔案規范化管理，維護好、實現好、發展好廣大參保群眾的根本利益，是社保經辦機構的共同責任。近年來，內江隆昌市城鄉居民養老保險經辦機構按照人社部、國家檔案局的部署要求，以貫徹落實《社會保險業務檔案管理規定（試行）》《社會保險業務檔案管理規范》為契機，以完善制度為前提，在推動實現社保檔案規范化、標準化和信息化方面下足了功夫。

業務檔案管理基本情況

隆昌市城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作在各級領導及上級業務部門的大力指導下，檔案管理基本完成“落實制度措施、落實場地設施、落實專業人員、落實經費保障”的要求，實現了制度從無到有、機制從無序到規范、管理從粗放到精細的三大轉變，于2014年達到了檔案管理省二級。。檔案資源比較完善。隆昌市城鄉居保中心高度重視檔案資源建設。健全規章制度。統一分類檔案，明確各類檔案歸檔范圍和保管期限，建立檔案收集、整理、保管、保密、利用、統計、鑒定銷毀等十幾項制度。集中規范整理。自2011年7月隆昌市城鄉居民社會養老保險試點工作啟動以來，通過不斷實踐摸索，規范整理業務檔案大致分為兩個類別：一類是2011年—2013年，參保人所有參保檔案均按個人裝袋，共計237781件；二類是2014年至今，參保人所有參保檔案采用分類組卷裝盒，共計1164盒3402卷29791件。其中2017年和2018年裝訂全民參保和社保扶貧檔案資料共計310盒624卷8310件。檔案涵蓋業務、文書、會計、聲像、實物、電子等門類，形成門類較齊全、內容較豐富的檔案資源體系。實行部門立卷。按照“誰經辦、誰整理”的原則，明確經辦業務部門負責收集、整理和立卷工作，檔案室負責業務指導和集中保管、利用，確保業務材料收集齊全完整，檔案整理編目編號準確規范。基礎條件明顯改善。隆昌市城鄉居保中心積極協調專項資金，檔案管理的基礎條件不斷改善。目前，業務檔案管理專用庫房兩間，庫房面積約102平方米，檔案庫房設在辦公樓內，管理嚴格，有保安24小時巡邏，有防盜、防蟲、防潮設施，檔案室內干凈、整齊、有序。配備了27組密集架、3組雙節內抽、一部書車、一架書梯，檔案用具的樣式和規格及質量均符合國家規定。檔案盒和檔案卷皮均采用無酸卷盒，外觀和質量符合國家要求。庫房內安裝了5臺空調、3臺除濕機、2個溫濕度計，達到了防潮要求；定期投放防蟲防鼠藥，達到防蟲、防鼠要求。檔案管理部門配備了7臺電腦、1臺打印復印一體機、3臺打印機等現代化辦公用品，基本實現現代化辦公。管理隊伍不斷壯大。隆昌市城鄉居保中心設置信息檔案股，專門負責城鄉居民養老保險檔案管理，并具體落實各股室業務檔案整理、歸檔，對庫藏檔案進行保管、借閱和統計。人員配置方面，共有檔案管理人員4名，均具有較強的業務素質和文字表達能力，熟悉檔案業務、愛崗敬業，專業能力不斷提升。服務利用效果初顯。隆昌市城鄉居保中心注重檔案開發與有效利用，與優化業務流程相結合，對不符合規程的檔案不予接受，重新補正完善后監交入庫；與風險控制相結合，利用業務檔案對經辦工作進行內部審計，審驗業務辦理的適宜性，查找經辦風險，建立了查閱、借閱制度，做好查閱、借閱登記。近年來，累計接待檔案查閱2000余人次，查閱案卷500余卷，累計復印材料13余萬份，向隆昌市檔案局移交退休檔案89404件。規范整理后的城鄉居民養老保險檔案在社保基金專項審計以及解決歷史遺留問題、信訪維穩等方面發揮了重要作用。

業務檔案管理存在的問題

從隆昌市的實際情況看，城鄉居民養老保險業務檔案在安全保管、庫房建設、人員配備、收集立卷、信息化管理等方面仍存在一些問題。庫房安全措施不到位。業務檔案安全是檔案管理的重中之重，目前還存在庫房后續硬件建設投入不足，“九防”措施落實不到位，空調、滅火器等設施更新維護不及時等問題，還沒有建立檔案出入庫記錄、人員出入庫記錄和溫濕度調控日常記錄。檔案場地面積不夠。根據人社部、國家檔案局有關規定和國標《社會保障服務中心設施設備要求》，經辦機構業務檔案管理要實現庫房、閱檔室、辦公室（整理室）分開設置，庫房面積要在100平方米以上，并且庫房面積要適應業務檔案增長需要，不得低于40平方米/萬卷的標準。目前隆昌市城鄉居民養老保險檔案專用庫房承重不達標，檔案安全保管存在隱患；檔案庫房已無多余空間，近幾年的業務檔案無法入庫，檔案存放在辦公室或者分散在各業務部門等問題。檔案管理力量薄弱。工作人員與管理的檔案數量不相匹配，低于1人/萬卷的標準要求，人員配備上存在一定差距。檔案人員流動頻繁、未經培訓、無證上崗、規范化管理能力欠缺等問題突出，制約了業務檔案管理工作的開展，導致檔案管理水平下降。同時，對業務檔案管理人員開展培訓力度也不夠。檔案信息化水平不高。沒有檔案管理軟件和應用業務檔案管理的信息系統，業務經辦人員仍采用原始的手工錄入方式進行著錄；沒有對檔案進行數字化掃描和計算機管理及網上檢索，也沒有實現業務檔案數字化掛接，檔案立卷效率和信息化管理水平較低，不利于檔案安全和風險防控。

加強業務檔案管理的對策建議

城鄉居民養老保險業務檔案規范化管理是一項長期、系統的工作，需要投入大量人力、物力、財力。在今后一段時間，要繼續認真落實人社部、國家檔案局要求，持續做好社保檔案規范化管理工作，重點推進社保業務和檔案管理一體化、電子化。加強人員隊伍建設。以加強專業化檔案人員隊伍建設為目標，提升人員素質。按照人社部辦公廳《關于開展業務檔案管理達標驗收工作的通知》要求，每萬卷檔案配備1名工作人員，以滿足業務檔案規范化管理的需要。加強業務培訓，經辦機構業務檔案人員每年至少進行一次培訓，提升業務檔案規范化管理水平。通過開展業務培訓、總結交流、典型示范活動，培養一支業務素質較高、相對穩定的檔案管理隊伍。加快信息化建設。順應創新服務、網上經辦的趨勢，推進業務檔案標準化、數字化、信息化建設。加強業務檔案一體化，減少業務材料立卷不規范、不標準、不齊全問題，助力經辦風險防控。加強業務檔案數字化，要以應用一體化系統為契機，努力推進存量檔案數字化，建立全省社保檔案全文數字資源庫。推進業務檔案電子化，創新和突破傳統檔案管理方式，推行電子檔案在線歸檔，做好電子檔案存儲備份工作，全面提升經辦機構業務檔案信息化管理水平。加強標準化建設。應強化檔案標準意識，認真貫徹落實《社會保險業務檔案管理規范》標準。建立健全各項管理制度，完善社會保險業務材料歸檔范圍和保管期限。做好業務檔案統計分析，做好大事記錄、組織機構沿革續編、檔案利用實例匯編等工作，提升服務利用水平。夯實硬件基礎。夯實打牢規范化管理的基礎，爭取資金支持社保檔案建設，力爭建立常態化的經費保障機制。強化庫房建設和安全管理，改善檔案保管條件，及時更新和完善防護設施設備，達到檔案“九防”要求。嚴格落實各項檔案管理制度，完善應急預案，每年至少開展一次檔案安全專項檢查，確保檔案安全。

綜上所述，社會保險業務檔案規范化管理是一項基礎性、長期性的工作，這就要求社保經辦機構常抓不懈。從目前的情況看，社保經辦機構還需要進一步提高思想認識，在人員、硬件、資金、技術等方面加大投入，認真貫徹國家標準，落實檔案管理制度，加強業務檔案資源建設，夯實檔案管理基礎，推進社保檔案專業化、標準化、信息化建設，提升社保檔案服務利用水平，實現為參保人員“記錄一生、保障一生、服務一生”的目標。

作者:鄧林明 單位:隆昌市居保服務中心