行政事業單位信息化檔案管理研究

導語：行政事業單位信息化檔案管理研究一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：大數據背景下，信息傳播速度越來越快，檔案管理也愈發重要。行政事業單位應當改變傳統的紙質檔案管理模式，積極推動檔案管理的信息化發展，加強對信息化檔案管理手段的科學利用，優化檔案管理流程，提高檔案管理質量。本文即對大數據背景下行政事業單位的信息化檔案管理展開研究，并提出相應的實踐策略。

關鍵詞：大數據；行政事業單位；信息化；檔案管理

在大數據背景下，信息化水平不斷提高，傳統的檔案管理模式已經很難迎合時展的需求，因而有必要朝著信息化管理的方向發展。信息化檔案管理對行政事業單位的發展有著直接的推動作用，不僅能夠實現文字信息的數據轉換，還可以減輕檔案管理人員的工作壓力，延長檔案信息的保存時間，利于集中整合檔案管理信息。但現階段行政事業單位在信息化檔案管理方面依舊存在很多問題，尤其是對信息化技術手段運用的不合理直接導致檔案管理成效較差。在新時期的發展中，事業單位應當樹立全新的檔案管理理念，加強對現代化信息技術手段的合理應用，全面優化檔案管理工作，提高檔案管理工作質量。

一、大數據背景下行政事業單位信息化檔案管理存在的問題

（一）檔案管理機制不完善

現階段，大多數行政事業單位的檔案管理工作的開展都未有效結合大數據的發展狀況，也沒有構建完善的檔案管理機制。由于長期缺乏對檔案管理工作的重視度，即便是檔案管理人員也沒有真正意識到檔案管理信息化的重要性。再加上行政事業單位的檔案管理工作本身較為枯燥，在沒有足夠重視的狀況下，檔案管理人員很難集中精力于日常的檔案管理活動中，這不利于檔案管理的信息化發展，從而造成整體的信息化水平非常低。雖然一部分行政事業單位已經針對檔案管理機制的不足之處進行了完善，但并未充分結合實際的檔案管理狀況，許多機制缺乏實用性，檔案管理人員也沒有嚴格按照制定的機制完成日常的檔案管理工作，從而嚴重影響了檔案管理信息化的發展。

（二）檔案管理信息化水平較低

在大數據背景下，信息技術水平得到了整體性提升，但檔案信息化管理工作沒有得到真正落實，也未將先進的信息化技術運用到檔案管理活動中?，F階段，行政事業單位的檔案管理現代化水平之所以不高，很大一部分原因是由于檔案管理流程過于繁瑣，再加上缺乏技術設備的支持，一些檔案管理軟件甚至不具備檔案信息傳遞和共享的功能，因而制約了行政事業單位檔案管理信息化水平的提升。

（三）檔案管理人員信息化素質和意識有待增強

檔案管理人員的專業素質會對檔案管理質量產生直接的影響，因而推動檔案管理的信息化發展同樣離不開高素質的檔案管理人員。在大數據背景下，行政事業單位的檔案管理人員應當逐步完善自身的專業素質，并且具備良好的計算機檔案管理技術。但從現階段的行政事業單位狀況來看，大多數檔案管理人員的專業素質都不是很高，在信息化檔案管理方面的實踐能力整體較弱。一些檔案管理人員甚至認為，檔案管理在行政事業單位的整體運營發展中發揮的作用非常小，因而缺失應有的責任意識，致使很難推動檔案管理的科學發展。

（四）檔案開發利用問題較多

在大數據背景下，行政事業單位許多檔案管理工作的開展都需要依賴計算機技術實現。檔案管理信息化發展不僅能夠給檔案管理人員的工作開展提供更多便利，也有助于檔案資料的深層次開發與應用。但網絡信息環境本身存在諸多安全影響因素，一旦計算機硬盤出現故障，便會給檔案信息的安全性帶來影響，導致檔案資料出現缺失的情況。同時，現階段行政事業單位檔案信息應用水平尚需要提升，許多檔案管理部門依舊習慣于采用傳統的紙質檔案管理模式，對信息化檔案管理手段則沒有太多關注。

二、大數據環境下加強行政事業單位檔案信息化管理的策略

（一）構建完善的信息化檔案管理機制

為了切實推動行政事業單位檔案信息化工作的科學發展，有必要轉變傳統的檔案管理理念，加強對檔案管理工作的重視，有效監管日常的檔案管理行為，充分調動檔案管理人員的工作積極性，讓檔案管理人員認識到檔案管理對推動行政事業單位發展的重要性，從而樹立良好的責任意識。同時，行政事業單位還應結合自身檔案信息化管理與發展需求，適當調整檔案管理方法，科學利用現代化技術和設備滿足信息化發展需求，構建完善的信息化檔案管理機制，從而對檔案管理人員的行為形成約束，確保檔案管理工作的有序進行。

（二）提高檔案管理的信息化水平

在大數據背景下，行政事業單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰。為了合理應對新時期的各種挑戰，行政事業單位應當結合自身的實際發展狀況，加強對現代化信息技術的合理應用，全面優化信息化檔案管理流程，推動檔案管理與信息技術的一體化發展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎設施，因而行政事業單位還需要對檔案管理進行優化，要求檔案管理人員掌握一定的計算機操作技術，并且熟練運用各種信息化檔案管理設施，從而真正提高事業單位檔案管理的信息化水平。此外，互聯網本身是檔案管理信息化的核心所在，行政事業單位還要推動辦公系統與檔案管理系統的融合，確保所有檔案資料與信息都能實現快速傳遞與分享，實現其利用價值。

（三）提升檔案管理人員的信息化素養

檔案管理人員的信息化素養將對檔案管理質量有直接的影響，因此行政事業單位應當加強檔案管理人員的信息化培訓工作，提高其專業素養。為了引導檔案管理人員形成良好的自主學習意識與能力，行政事業單位可以采取激勵策略，通過獎懲機制來引導檔案管理人員參與到日常的信息化檔案管理學習活動中，并對表現良好的檔案管理人員提供適當的福利和獎勵。除了專業素養方面的培育外，還應關注檔案管理人員的道德修養，培養其責任意識，要求其學習先進的檔案管理理念，為形成更加良好的檔案服務體系貢獻一己之力。

（四）加強檔案利用

在行政事業單位的發展中，檔案管理發揮著非常重要的作用，不僅可以為各項業務活動的進行提供參考，還能夠為領導的決策形成基礎依據。為了加強對檔案信息資料的利用，行政事業單位應合理開發一些檔案信息資料的使用軟件，不斷更新軟件功能，優化查詢和檢閱系統，提升對檔案資料信息的利用程度，深層次挖掘檔案資料的潛在價值。總而言之，在大數據環境下，信息技術成為推動檔案管理發展的核心所在，其能夠提高檔案管理的科學有效性，也可以逐步轉變檔案管理形式。因而行政事業單位應認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極采取現代化檔案管理手段，加強對各類信息化設備的科學運用，優化檔案管理流程，構建完善的檔案管理機制，穩步提升事業單位的檔案管理水平。

參考文獻：

[1]馬麗紅.大數據技術支持下的檔案管理優化策略研究[J].黑龍江檔案，2020(03).

[2]王輝.大數據視角下檔案信息化管理的有效途徑探究[J].科技風，2020(16).

[3]黃膺竹.淺談大數據信息時代電子檔案的管理[J].知識經濟，2020(13).

[4]魏亞盟.大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].辦公室業務，2020(08).

[5]趙俊增.試論大數據下的行政事業單位信息化檔案管理[J].蘭臺內外，2019(04).

作者：張才 單位：通榆縣殯葬管理所