檔案管理模式在醫院檔案管理的應用

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摘要:現代社會是一個快節奏的社會，高強度快節奏的生活狀態使得人們更加明白效率的重要性。醫院要想正常運轉必須正視檔案管理的重要作用，檔案內容主要由病人的病歷、醫院科研進度、醫院組織開展的各項活動以及醫院的醫療設施建設等組成，做好檔案管理模式改革有助于醫院開展相應的治療工作。由于傳統檔案模式的存在，造成了一些管理難題，為了將檔案管理與現代信息技術結合起來，應該在醫療領域推動檔案管理模式的改革，以提高檔案管理的效率，為病人提供優質的醫療服務。

關鍵詞:檔案管理;醫院檔案;改革應用

傳統檔案管理模式存在著管理不到位、管理效率低下、忽視病歷資料的弊端，在這種情況下就可能耽誤病人的治療，使病人錯過最佳的治療時機。檔案管理模式改革旨在通過提高管理人員水平、融入現代網絡信息技術、加強檔案制度管理等措施，方便病人的就醫與治療，既能節省時間又能夠確保數據的精準無誤。本文從醫院檔案管理改革的重要性、醫院傳統檔案管理模式的弊端，以及如何進行檔案管理模式改革等方面出發，淺析檔案管理在醫院運營中的重要性。

一、醫院檔案管理模式改革的重要性

現代社會網絡信息技術已經廣泛應用到了各個領域當中，傳統的手寫檔案材料模式已經不適應現代醫療的發展模式。檔案材料包含的內容十分重要并且十分廣泛，通過檔案材料，可以了解醫院整個的發展歷程、醫院的醫療服務設施建設以及病人的病情情況。其中最重要的就是病人的病歷，通過病人的病歷，醫生可以為患者制定最佳的治療方案。進行現代化檔案管理模式改革可以讓醫生在短時間內了解病人的具體情況，有助于提高診治效率，節省就醫時間。檔案中所留存的病歷以及診治情況可以為醫院的科研活動提供依據，醫生可以總結整理病歷材料，總結臨床經驗，在特殊性中總結出一般性經驗從而提高醫療水平。最后，由于醫患關系在現代社會愈演愈烈，醫院可以把檔案材料當做憑據，維護雙方的利益，避免不必要的醫患糾紛，在短時間內解決醫患關系。

二、醫院傳統檔案管理模式的弊端

(一)檔案數據復雜，管理不到位

醫院大都是屬于非盈利性的機構，必要時需要獲得政府的財政支持，隨著市場經濟的不斷發展，醫院的發展需要依靠自身的運營管理，管理措施不到位就會使醫院面臨倒閉的情況，因此醫院運營將面對前所未有的壓力。隨著社會的發展，醫院檔案涉及的范圍變得廣闊，不僅需要記錄病人的病情情況還需要記錄醫院的成本預算、采購、會議組織、醫療服務等信息，記錄的信息繁多而且復雜，采用傳統的檔案管理模式顯然已經不適應醫院的需求和發展。面對復雜的數據信息，傳統模式下檔案管理人員習慣于“等、靠、要”的工作模式，采用封閉式的檔案管理，沒有充分發揮檔案資料的實際價值和用處，造成檔案管理工作的不到位。

(二)管理格局存在不足

管理格局存在不足主要表現在文書管理與病歷管理等被分割，沒有統一交由檔案室進行管理，這種分散式管理的方法不利于醫院集中掌握完整的醫院檔案，不掌管病人材料、對于病人的病歷資料置之不理并交由各科室負責，這樣的情況下病人的檔案則比較分散，不利于各科室醫生了解病人的整體情況。各科室獨立掌管病人的材料，再加上各科室之前信息溝通并不及時有效，給醫院檔案管理工作增加了難度。分散的檔案材料不利于醫生的科研工作，統一檔案管理制度，將檔案材料統一交由檔案室管理，這樣可以明確責任主體，不至于形成互相推卸責任的情況并且還可以有效提高工作的效率。傳統的檔案管理模式形成了錯誤的管理格局，沒有意識到統一管理的重要性，這樣分散的管理格局只會降低工作效率，不利于醫院自身的經營運轉，也不利于病人的就醫。

(三)管理隊伍素質不高

由于檔案管理工作涉及的內容較為寬泛，缺乏專業的檔案管理人才，由于缺乏必要的檔案管理知識，不了解檔案資料的科學分類標準，工作人員在開展相關工作時嚴重影響了檔案管理資料的開發與使用效果，降低了檔案管理的效率?，F如今的檔案資料已經改變了傳統的紙質檔案形式，使用更多的是電子檔案，這就需要檔案管理工作人員能夠熟練掌握計算機的操作，掌握具體的圖像等檔案資料的儲存技巧，并且能夠在短時間內將醫生需要的檔案材料檢索出來。檔案管理隊伍素質不高會阻礙檔案管理工作的正常進度，不能及時為醫生提供詳細的檔案材料，降低了看病效率。醫院也沒有合理配置院方資金，檔案管理人員缺乏必要的技能和理論知識培訓，在工作過程中經常出現一些低級的錯誤，給醫院造成一些不必要的損失。

三、檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

(一)提高工作人員專業水平

醫院要引進一些專業的檔案管理人才，為專業人才合理安排崗位，提高薪資待遇這樣才能激發許多專業人士報名檔案管理工作。醫院應該合理配置院方的資金，給檔案管理部門提供資金支持，要為工作人員提供多種學習機遇，除了增強工作人員的專業技能培訓，還要加強政治思想教育，讓工作人員始終以高昂的情緒對待這一份工作。醫院可以定期組織開展一些檔案管理知識競賽活動，豐富檔案管理工作的具體內容，真正讓員工熱愛這個職業。必要的獎懲制度可以促使工作人員不斷創新，對于在檔案管理工作中表現優秀的個人或者組織給予獎勵，對于一些表現差、工作效率低的個人或者組織要進行懲罰或者進行淘汰。時代在不斷向前發展，管理模式也要不斷進行創新，鼓勵檔案管理人員及時發現問題提出問題，對現有的檔案管理模式進行創新，力求創造出適合本醫院發展的具有獨有風格的檔案管理模式，提高醫院的檔案管理水平不僅可以為醫院贏得一個響亮的名聲，而且還可以豐富醫院的醫療文化。針對現代化的網絡信息技術，醫院要讓管理人員熟練掌握計算機的操作技能，能夠運用現代網絡信息技術記錄紛繁復雜的醫療檔案，注重提高檔案記錄的精準度，分門別類的記載有關的檔案信息，方便醫生今后治療工作的開展。

(二)加強醫院的信息化建設

為了方便病人的就醫，我國已經大力實行網上掛號、網上預約等環節，提高醫療工作效率。醫院要引進先進的互聯網技術，將網絡信息技術大力應用于檔案管理工作當中，逐步實行智能化管理的措施，減少人力物力，節約檔案管理的成本。為了加強醫院的信息化管理，一方面要加強醫院的信息化基礎建設，為檔案管理工作人員配置先進的計算機系統，并且注重信息化設備的保存。醫院要成立專門的網站或者數據庫，保持檔案信息的獨立性，醫院要根據自身的需求和發展情況配置先進的硬件和軟件設施，做到信息化錄入、管理與檢索等工作環環相扣。并引進專業的人才進行網站的管理工作，定時檢測網站的建設情況，防治病毒或者黑客的入侵，使得檔案信息資料丟失，給醫院造成一定的損失。建立統一的檔案管理標準，完善檔案管理制度，收集各科室的檔案資料，將醫院管理工作中的會議結論、科研結果、教學資料等進行掃描轉化成電子材料進行保存。做好檔案資料的檢索工作，完善檔案資料的收錄程序、目錄以及查詢系統等，及時檢索檔案材料，為醫生提供精準的檔案信息，提高醫療救治的效率。由于檔案管理需要涉及多個部門，因此加強醫院信息化建設的重要內容也包括各部門之間的聯系與合作，加強各部門之間的溝通，實現信息資源共享，便于醫生全面掌握病人的情況。對于一些比較珍貴的檔案材料，醫院檔案管理工作人員一定要做好備份工作，防止出現資料丟失，給患者或者醫院的科研帶來重大損失的情況。

(三)促進醫院檔案管理改革

為了給病人提供現代化的醫療服務要強化醫院的服務意識，需要醫院領導階層全面掌握醫院的發展情況，看到傳統的檔案管理工作模式的弊端，積極進行制度和技術上的變革，通過完善檔案管理工作制度、引進專業的檔案管理人才、不斷創新信息管理技術等，逐步開展檔案管理模式的改革工作。檔案管理工作人員要定期整理醫院眾多的檔案資料，將使用價值較小或者沒有利用價值的檔案進行及時的清理。提高利用檔案資源的意識，在處理醫患關系或者進行醫療科研工作時要發揮檔案資料的價值。統一制定標注的檔案管理改革制度，讓每一位工作人員都能了解自己的責任和職能，主動完成自己崗位上的任務。為了提高工作效率，醫院要落實好責任到人的制度，避免出現工作人員互相推卸責任的情況。建立開放性的檔案管理制度，加大檔案管理制度的宣傳，讓病人全面了解檔案管理的流程，以便病人今后的就醫。針對醫生的診斷工作，醫院可以將病例資料的記錄和歸檔工作列為醫生考核績效工作的一部分，這樣從源頭做起保證檔案工作的精確性，借此形成一個完善的精準的檔案管理體系。

四、結語

醫院要采取相應的措施改革傳統的檔案管理模式，摒棄傳統的檔案管理模式，借助互聯網平臺，做好醫院資料的記錄、整理以及檢索工作。醫院要提高醫護人員對于患者檔案資料的重視程度，保證檔案管理各個環節之間的緊密聯系，做好各科室之間的配合交流工作，力求做到信息資源共享，這樣可以針對病人的具體情況，整合各科室的力量解決病人身上存在的問題。醫院可以制定必要的獎懲制度，開展各項有趣的培訓活動，豐富檔案管理工作的內容，做好醫院的宣傳工作，有助于樹立良好的口碑。

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作者：尹夢溪 單位：河南中醫藥大學第一附屬醫院