小型房地產開發企業工程檔案管理策略

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摘要：當今社會已進入智能化時代，工程檔案的管理也應該與時俱進以適應新時代的需要，工程檔案管理的規范化和信息化應是房地產開發企業努力實現的基本目標。但縱觀各小型房地產開發企業的工程檔案管理水平參差不齊，對工程檔案管理的重視程度也各有不同，因此，加強小型房地產開發企業工程檔案的管理，成為了各參建單位共同努力的目標。

關鍵詞：房地產；工程檔案；管理

1概述

2019年11月29日，住房和城鄉建設部關于發布國家標準《建設工程文件歸檔規范》局部修訂的公告正式發布，規定自2020年3月1日起正式實施新修訂的《建設工程文件歸檔規范》。新的規范主要增加了對歸檔電子文件的質量要求及其立卷方法、工程文件的歸檔范圍、各類歸檔文件的編號體系等五項內容。規范的修訂體現了國家對建設工程文件歸檔的重視，與社會發展需要相吻合，與當今科技發展水平相適應。房地產開發企業尤其是小型房地產開發企業應該快速適應新修訂的《建設工程文件歸檔規范》中的各項要求，按規范做好建設工程文件歸檔，為企業管理的規范化和發展壯大奠定良好的基礎。

2房地產開發企業工程檔案的特點

2.1檔案涉及專業多

工程項目包含很多專業，無論是簡單的工程項目還是復雜的工程項目，都包含建筑、結構、裝飾、強弱電、給排水、暖通、消防等各主要專業，有的項目還有幕墻、電梯、智能、太陽能、光伏、地源熱泵、中央空調、熱水系統、雨水回收系統、污廢水處理系統、集中供暖系統等專業。對項目前期階段還包含立項、可行性研究、各類評估、圖紙設計、工程造價等許多專業性較強的工作內容。由此可以看出，工程檔案所涉及的專業很多，而且涉及的面非常廣泛。

2.2檔案資料較復雜

工程項目檔案涉及的專業多、覆蓋面廣，決定了檔案資料相比其他檔案要復雜很多。檔案的收集整理依靠辦公室文員的一方力量是無法完成的，應該是多專業、多工種、多人員通力協作完成的一項復雜工作。其中任何一個環節不予配合，均會造成檔案資料的不完整，甚至會造成關鍵檔案資料的缺失，情節嚴重的還會給房地產開發企業帶來意想不到的傷害或損失。

2.3檔案采集周期長

工程項目的一個明顯特征是有一定的周期，從項目立項到竣工移交直至決算完成是要經歷一定時間的，小的工程項目經歷的時間短一些，復雜或規模比較大的項目，經歷的時間要長一些，一般都是以年或月為單位來計算時間，特大型項目建設的周期更長。檔案的采集從立項甚至更早的時間就要開始，直至項目財務決算完成，經歷的周期很長，給檔案的采集會帶來一定的挑戰。在檔案采集期內，可能會有人員調動、場所變動等各種情況發生，在交接期容易發生檔案采集不全或丟失現象，給企業檔案管理工作帶來一定的麻煩。

2.4檔案的條理性和系統性較強

工程檔案雖然復雜，但從立項到財務決算整個過程都非常有條理，不會顯得雜亂無章，且每項工作、每個階段、每個專業都形成環環相扣，有機統一的一個整體，能體現較強的系統性。主要原因是工程項目各項工作的開展基本上都是有程序性的，先做什么，后做什么，工作做完之后，才能開展下一步工作，都有較為明確的規定，如果不按這樣的規定開展工作就容易在政府相關部門的審批流程中遇到障礙，這個并非政府相關部門故意刁難，而是房地產開發企業自身沒按規定開展工作。所以工作程序的有條理、有系統，給檔案的條理性和系統性提供了良好的基礎條件。

2.5項目檔案獨立完整成套

房地產企業的開發項目基本上都是在規劃用地范圍內以總的項目名稱進行開發的，在總的項目內部還會分為若干個獨立的單體項目。一般來說，各個單體項目的檔案資料都是相互獨立成套的，在獨立成套的檔案資料內可能會存在共有的檔案。比如項目的立項、可行性研究、環境影響評價、社會穩定風險評價、規劃許可證、施工許可證、竣工驗收報告等，但這些共有檔案不影響單體項目工程檔案的獨立性與成套性。而且按照作者所在地區的城建檔案管理部門的要求，所有單體項目均應是一份完整獨立成套的檔案資料移交給城建檔案館，共有檔案可以是獨立存檔，也可能是依附于某個單體項目存檔，無論以何種方式存檔，均不影響總項目檔案的獨立性、完整性與成套性。

3房地產開發企業工程檔案的重要性

房地產開發企業的工程檔案最真實、最完整地反映了工程建設項目的全過程，對建設單位、施工單位、監理單位、設計單位、主管部門、審計單位、使用單位或個人都具有十分重要的意義。

3.1方便需求方調閱檔案

任何一件檔案資料都有可能被調閱的可能，工程檔案也不例外，也許有的工程檔案在工程項目的生命周期內都不會被調閱，但這絲毫不影響工程項目檔案作為永久保存檔案的作用。在工程項目財務決算完成前，檔案被調閱是大概率事件，調閱人主要是工程質量監督部門、工程安全監督部門、消防管理部門、審計單位等，如果工程項目存在違規違紀情況或法律糾紛，紀委監察部門、司法機關也會調閱工程相關檔案資料。上述相關單位能否順利推進相關工作在很大程度上都依賴于工程檔案的真實性和完整性，為他們的工作開展提供有價值的佐證材料。

3.2有利于日常管理的需要

房產開發企業在房屋竣工交付使用后，一般不再專門安排工作人員對房屋及室外環境進行日常管理，有的是交付給產權所有人來負責日常管理，有的是委托物業公司來管理。房地產開發企業只負責工程質量保修，在質量保修期內如果有質量問題會安排施工單位進行維修。過了質量保修期，正常的維修任務就移交到了產權所有人或物業公司。因此，在工程移交時，房地產開發企業應將工程檔案資料中的竣工圖同步移交一份給項目的使用單位或管理單位。移交的目的主要是服務于日后管理及維修的需要，特別是建筑圖、結構圖、強弱電圖、給排水圖、室外管網圖等。這些圖紙在室內裝修及室外管網維護等方面將會發揮非常重要的作用。比如室內裝修需要知道水電預埋管的位置，防止破壞水電管路造成漏水漏電，引發安全事故。還要知道哪里是承重墻、柱，哪里是非承重墻。承重墻和柱是禁止改動的，否則影響結構安全，近些年發生的多起房屋坍塌事故教訓深刻。這些事故的發生往往都是忽視了工程項目圖紙檔案資料的作用，由此可以看出，工程項目裝修時調閱圖紙資料是非常重要的。

3.3有利于企業管理規范化

房地產開發企業應該有自己的企業文化，企業的管理制度也應是企業文化的重要組成部分。制度是否健全可以體現該企業的管理是否規范，健全的企業檔案管理制度可從側面反映出企業的運行處于一個健康的水平，也是企業精神文化的表現形式。這種帶有強制性的檔案管理制度能夠記錄企業的成長過程，保護企業的發展利益，規范企業的運行機制。工程檔案是房地產開發企業寶貴的業績檔案，按規范保存好每一份工程檔案既是企業管理規范化的需要，也是呈現企業發展壯大的歷史軌跡。

3.4有利于提升企業專業管理水平

房地產開發企業的檔案既有文書檔案也有科技檔案。工程檔案即屬于科技檔案的范疇，文書檔案主要是記錄房地產開發企業的黨群管理、人事管理、財務管理、業務管理等，該部分檔案的管理由辦公室的文員可以完成，通常文秘專業、檔案專業的工作人員可以勝任該方面的工作。工程檔案的專業性比較強，要求檔案管理人員要具備一定的工程專業方面的知識，對工程建設各個專業都要有一定的了解，這樣在檔案管理過程中才能按《建設工程文件歸檔規范》做好各專業材料的歸檔。專業的工程檔案管理對于提升房地產企業的管理水平很有益處。

4小型房地產開發企業工程檔案管理存在的問題

工程檔案管理在大型房地產開發企業的重視程度相對較高，一般大型房地產開發企業都具有較為完善的管理制度，也明白工程檔案管理的重要價值。小型房地產開發企業對檔案管理方面相對較弱，原因各有不同，大致可歸納為以下幾點。

4.1檔案管理不規范

小型房地產開發企業一般情況下開發的項目也相對較小，獲取的利潤相對較低，可能不會投入太多的精力去搞好工程檔案的管理工作，對工程檔案的管理不符合《建設工程文件歸檔規范》的具體要求。檔案的收集整理比較凌亂，有的堆放在檔案柜里很長時間無人整理，有的即使整理也是隨便地塞進檔案盒，有的沒有按專業按類別存放，有的沒有編碼、編號等現象時有發生。這些不規范的管理行為給后期調閱檔案帶來很大的麻煩。

4.2檔案管理意識薄弱

有的小型房地產開發企業的檔案管理意識不強，認為檔案管理是一種累贅，沒有真正意識到檔案管理在企業的日常管理中的重要作用。這種現象在工程建設過程中有所體現。例如施工單位不能及時如實地記錄工程建設期間的過程檢查或驗收記錄，在工程即將竣工驗收時，大量的補填各種檢查或驗收表格，根本不是真實反映當時的實況，存在明顯的弄虛作假行為。工程建設的監理單位甚至對此也是睜一只眼閉一只眼。作為房地產開發企業的管理人員，沒有意識到這類問題的嚴重性，面對此種情況有時也沒有及時采取制止措施。這種不規范行為制造出來的檔案，早已失去保存的價值，有害無益。

4.3檔案管理人員專業水平不高

大型房地產開發企業通常不缺工程項目管理人才，建筑安裝、工程造價、賬務管理、工程管理、項目設計、檔案管理等方面的專業都是人才濟濟，這些專業性人才在工程業務管理工作中都發揮了較大作用，從項目立項至竣工驗收，在工程質量、安全、投資、進度、檔案等方面都能體現一個大型企業應有的形象。小型房地產開發企業在專業人才隊伍建設方面略顯不足，有的差距還比較大，尤其是在檔案管理方面的專業人才明顯不足，很多情況是文書檔案與工程檔案為同一人在管理，管理的規范性有很大提升空間。有的小企業在工程檔案管理方面直接就是無人可用，不得不委托社會上的工程資料員來協助收集整理工程檔案，檔案的質量往往得不到保證。

4.4檔案存儲基礎設施條件較差

工程檔案既要有專業的人員來管理，同時也要有相應的基礎設施條件為檔案的存儲提供保障。大型房地產開發企業在基礎設施方面有天時地利的條件，硬件設施、專業隊伍和智能化水平都有良好的基礎，有專門的檔案室，且檔案室的室內環境符合檔案存放要求，恒溫恒濕、氣體滅火、專業櫥柜、智能化設備及軟件等基礎設施比較齊全。小型房地產開發企業在這方面的投入有很大的不足，沒有專門的工程檔案室，有的與文書檔案合用一間房間，房間內的設備配置也不能同步跟上，在梅雨季節甚至會出現檔案發霉的現象。有的小企業甚至沒有固定的檔案室，房間功能變來變去，檔案經常搬家，容易造成檔案遺失事件發生。

5加強小型房地產開發企業工程檔案管理的策略

小型房地產開發企業在企業管理的許多領域還有不少值得努力的空間，工程檔案管理方面同樣如此，加強檔案方面的管理可以塑造企業的文化和提升企業的核心競爭力。

5.1加強檔案管理的規范化建設

工程檔案管理要有規可依，有章可循，要以《檔案文件整理規則》《建設工程文件歸檔規范》等為準繩。小型房地產開發企業在工程檔案管理的規范化建設方面要建章立制，制定企業檔案管理的相關規章制度，明確工作人員、工作職責、工作流程、懲罰措施等，同時也要有相應的檢查督查機制，要對檔案工作進行常規檢查和監督抽查，對不按章管理檔案和不按規范管理檔案的人員要有相應的懲罰措施，使大家牢固樹立工程檔案管理的大局意識、規范意識。

5.2正確認識檔案管理的重要性

小型房地產開發企業在企業文化里，要根植重視工程檔案管理的基因，從上層管理人員到基層員工都要在思想上認識到工程檔案管理的重要性。平時要加強這方面的宣傳引導，利用“國際檔案日”等重要時間節點開展檔案工作的學習宣傳教育。只有在思想上重視，行動上踐行，才能營造重視檔案的企業文化氛圍，再利用檔案方面的管理制度，鞏固檔案工作的重要地位。檔案工作管理好，對企業的長遠發展必將發揮極具價值的遺產作用和利用價值。

5.3增強檔案管理人員的專業素養

古人云：“聞道有先后，術業有專攻”，專業的事交由專業的人來干。土木工程專業技術含量很高，要弄通搞懂不是輕而易舉的事。工程檔案管理人員不僅要有檔案專業方面的知識，同時也要對工程各專業有所了解，對人的綜合素質要求較高。小型房地產開發企業要舍得在這方面招攬人才，或者在企業內部培養工程檔案管理人才，可以采取走出去和請進來的方式進行系統的培訓，想方設法提升檔案管理人員的專業素養。該類人才成本在企業運營成本中微不足道，但他們在企業的檔案管理中卻能發揮非常有價值的作用。

5.4加強檔案存儲基礎設施建設

許多小型房地產開發企業在工程檔案基礎設施建設方面有先天不足是客觀事實，但如果要在激烈競爭的房地產市場有一席之地，加強自身建設是繞不過的永恒課題，包括硬件建設和軟環境建設，加強檔案存儲的基礎設施建設當然包括其中。要安排相對固定的檔案用房，房屋內部設施齊全、設備先進。要充分運用智能化技術來管理檔案，引進先進的檔案管理系統，充分發揮BIM技術在工程管理及檔案管理中的作用。

6結語

在房地產行業不斷加強宏觀調控的新時期，堅持房子是用來住的、不是用來炒的定位，不將房地產作為短期刺激經濟的手段，是國家長期堅持的一項基本政策。小型房地產開發企業面對的形勢更加嚴峻，如何在夾縫中求生存也考驗該類企業的智慧。工程檔案的高質量管理只是企業運行的一個小小的分枝，堅持質量就是生命，管理就是效益應該成為企業始終不渝的追求。

參考文獻

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作者：李玉松 沈霖 單位：淮安市師苑置業有限公司