檔案規范化管理及優化策略

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【摘要】隨著信息化建設的不斷推進，社會的不斷發展，事業單位檔案管理工作日益重要。事業單位應該順應新時代的要求，與時俱進，不斷創新，不斷改革，利用互聯網計算機技術等新的科學技術，用開創性思維和方法重新審核檔案管理工作，不斷完善檔案管理工作，使事業單位檔案管理更加規范。

【關鍵詞】事業單位；檔案；管理；優化策略

事業單位檔案儲存了本單位真實的歷史資料，真實記錄了工作人員在工作中產生的有價值的資料，是事業單位工作執行的依據和標準。規范化的檔案管理工作有利于提高單位的工作效率，提高檔案的利用率。本文重點探討了事業單位檔案管理的特征、規范化管理的重要性及內容，并針對存在的問題提出了優化建議。

一、事業單位檔案管理的特征

事業單位檔案管理具有公共服務性和保密性。首先，事業單位是一種公益性組織，保存的各類檔案匯總了社會各行各業的信息。事業單位通過檔案管理對這類無法自動參與市場資源調配的社會信息進行管理。事業單位的公益性決定了其將為社會無條件地提供檔案信息的查詢、咨詢和借閱服務，秉承為社會服務的宗旨。其次，事業單位是我國重要的信息管理機構之一，其存放的檔案具有保密性，主要服務于國家機關，為其提供檔案信息和管理支持。

二、事業單位檔案規范化管理的重要性

（一）促進單位發展。事業單位檔案管理記錄了員工的信息，是單位發展的重要基礎。衡量事業單位管理能力的標準之一是檔案管理的規范化。檔案管理水平的高低對領導了解單位運行狀況和作出決策有重要的作用，因此應提升檔案管理的規范化程度。為加強事業單位檔案管理工作，如實反映單位的發展狀況，應不斷創新管理理念，探索有效的管理途徑。檔案管理的規范化能夠提高事業單位的競爭力，促進單位的健康持續發展。（二）提供參考依據。事業單位的檔案資料包含員工的信息資料和單位發展的歷史過程，體現了對單位的集中管理。檔案能夠合理地評價事業單位的管理水平，通過查詢相關檔案信息，為事業單位后期工作提供參考依據，進而制定出有利于單位發展的決策。

三、事業單位檔案規范化管理的內容

（一）收集階段。檔案收集是檔案管理工作的第一步，其質量關系著后續工作的開展。收集的檔案數量少或內容不真實都會影響檔案的整理及鑒定，進而影響單位的正常發展。首先應加強本單位各部門工作人員之間的交流，明確檔案收集的內容和流程，嚴格按照本單位歸檔文件管理制度以及檔案材料收集范圍和保管期限表的要求，定期收集本單位形成的文書、業務、基建、會計、音像、照片圖片等各類檔案材料以及個人形成的工資晉升、年度考核、榮譽證書、學歷學位材料、政審材料、職稱材料、培訓材料、出國等各類檔案材料，確保本單位各類檔案材料的完整性。其次整理入卷進行移交。（二）整理階段。把收集的材料通過分類、組合和編制對檔案內容進行整理，使其更加清晰化和條理化。無序的檔案管理影響后續的查閱，導致利用率下降。因此整理檔案時，應對收集階段的工作質量進行確認，合格后再編目進行系統整理。（三）鑒定階段。根據其固有價值大小確定檔案的保管期限，對于保存價值不高的進行及時銷毀。檔案的價值取決于其是否能促進單位的健康持續發展。（四）保管階段。檔案的保管質量影響其規范化管理，保管的失誤會使檔案的利用率降低。高效化的保管會提升檔案的價值，提高檔案的利用率，低效化的管理會造成信息的泄露，影響事業單位的健康發展。檔案的管理應該環環相扣，檔案管理人員和保管人員應相互溝通，確保其有序開展。

四、事業單位檔案規范化管理優化策略

（一）提高認識。事業單位各級領導和職員應高度重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的重視力度是檔案規范化管理的前提。因此，應該加強檔案管理工作的宣傳力度，使本單位人員進一步認識和了解檔案管理，意識到檔案規范化管理的重要性。應配備專人管理檔案，制定獎罰分明的長效機制調動工作人員的積極性。還應該加強對檔案管理工作人員的管理，定期聽取其工作進度報告，對于存在的問題及時總結。（二）健全制度。制度具有規范性和約束性，發揮制度作用的同時應確保制度的有效性、穩定性和長期性。要想提高檔案管理的規范化水平，就必須建立規范化的制度，以制度為準繩，引導其規范化發展。首先完善相關制度，以其為依據，推進檔案管理工作規范化。同時應及時清理過時的制度，根據時代的需要建立適合本單位發展的檔案管理制度，堅決杜絕不規范的檔案管理行為。其次，應建立科學合理的監督機制，對檔案管理工作進行全面監督以引導其朝著規范化的方向發展。（三）加強培訓。先進的檔案管理工作能提升單位的運行效率，促進單位發展。目前很多事業單位工作人員缺乏耐心，忽視檔案管理工作，使檔案失去了其應發揮的效應。事業單位領導班子應該加強檔案管理人員的培訓，提高他們的認識，使其認識到檔案管理規范化的重要性。為強化檔案管理工作的地位，可以定期舉行相應的評比活動，調動工作人員的積極性。與此同時，應該加強檔案相關知識的培訓，聘請專業化的檔案管理人士定期到本單位進行培訓講座。（四）配套現代化。信息時代下，計算機越來越普及，計算機技術的應用能夠提高檔案管理效率，更好地歸檔，為單位決策人員提供更全面更系統的信息。事業單位可以通過計算機建立檔案共享平臺，方便對檔案資料的查詢和利用。為提高檔案信息的全面性和清晰性，應充分利用計算機搜集記錄涵蓋文字、影音和圖像的檔案信息。應配套先進的硬件，并加強對檔案管理工作人員的相關培訓，提升工作質量和效率。（五）加大監管。部分單位忽視檔案管理工作，對檔案管理工作監管不到位。要想提高檔案管理規范化水平，提高檔案管理工作的質量，應該不定期地檢查檔案管理工作人員工作狀況，注重檔案的核查，加強監管，發現問題及時指出并督促其改正。對于工作優秀的檔案管理工作人員應給予表彰，并鼓勵其他人員以其為榜樣。此外，還應建立督查小組，專門檢查檔案管理工作，為其規范化發展提供保障。

五、結語

事業單位檔案規范化管理在檔案管理中扮演著十分重要的角色，規范化的檔案管理可以提高單位工作的質量和效率，為單位的運行決策提供正確的方向。為了更好地適應時代的發展，更好地迎接新的挑戰，事業單位檔案規范化管理必須進行優化，與時俱進，為單位和社會的發展增油添力。

【參考文獻】

[1]李亞紅.事業單位檔案管理規范化路徑探討[J].辦公室業務,2016(17):109.

[2]肖艷艷.新時期辦公室檔案管理規范化研究[J].辦公室業務,2016(10):83.

作者:張艷菊 單位:德州市農業科學研究院