基層單位檔案規范化管理研究

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做好基層單位檔案規范化管理工作，是檔案工作邁向信息化的關鍵一步。隨著《四川省檔案工作規范化管理辦法》的頒布，基層單位檔案規范化管理工作有了新標準。當前亟需掌握基層單位檔案工作第一手資料，并以此為依據找出問題、分析解決問題，提出清晰的努力方向，創新檔案工作舉措，更好地服務地方經濟建設及各項工作。對此，縣檔案局于2018年4—5月對全縣各鎮（鄉）人民政府、縣級機關和園區檔案工作規范化管理情況進行了全面調研。現就調研中發現的問題及今后的工作構想談談自己的看法。

一、調研中發現的主要問題

（一）檔案室建設不規范。檔案室是基層單位開展檔案工作的主陣地，是直接反映檔案工作是否規范的重要載體。在調研過程中，我們發現部分基層單位檔案室建設達不到規范化管理的標準。一是檔案專用柜架陳舊破損，檔案裝具不符合國家標準；二是檔案室未配齊消防器材、溫濕度計、空調機等“八防”要求的設備；三是檔案室堆放雜物，衛生條件差。甚至極個別單位無專用檔案室，檔案分室存放。（二）管理工作不到位。調研中，我們發現個別單位在文件材料收集、整理和檔案保管、利用等方面或多或少都存在一些問題。一是文件材料收集不齊全，或將不在歸檔范圍內的文件一并收集；二是整理不及時，文件材料長時間不整理歸檔，出現新的積存文件；三是保管不細致，部分單位未建立檔案統計臺帳，對室藏檔案數量不清楚；四是利用不規范，缺少必要的借閱手續，有檔案利用登記簿但未認真填寫，檔案利用完畢不歸還或隨手亂放。（三）制度執行不徹底。建立健全檔案工作制度是檔案規范化管理的重要內容。雖然大部分單位都建立了檔案工作制度，也都做到了制度上墻，但部分單位存在制度執行不徹底的現象。一是檔案移交手續不全，檔案室管理人員變更時僅移交檔案室鑰匙，而未辦理正式交接手續；二是未堅持檔案安全檢查，無安全檢查臺賬、溫濕度數據記錄等；三是檔案室管理人員未認真學習相關制度，僅憑經驗管理。（四）信息化建設滯后。檔案信息化建設是大勢所趨，是讓檔案煥發新生命，變成“活”資源的根本性工作。但部分單位檔案信息化建設緩慢，“雙套制”移交工作進展仍有阻力。一是數字檔案室建設沒有納入規劃，有的單位雖啟動但經費投入不足；二是數字檔案室建設缺少專業人才的參與；三是電子文件收集不齊全，與紙質檔案不匹配；四是部分單位沒有獨立開展檔案數字化工作的能力。

二、綜合分析問題根源

（一）領導檔案意識淡薄。個別單位領導對檔案工作重視不夠，沒有清晰地認識到檔案的重要性，檔案意識淡薄，忽視日常管理，導致該收集的文件沒收集，該添置的設備不添置，該學習的法規未學習。事實證明，任何不被重視、疏于管理的工作最后都難免走向荒廢，而被弱化荒廢的工作是難以發揮、展示其應有價值的。（二）經費保障不確定。建設數字檔案室，涉及軟件系統、掃描識別、格式轉換、數據維護等工作，無論是購買相關專業設備，還是檔案業務外包服務，都需要充足的經費來支撐。但個別單位檔案工作經費沒有保障，導致檔案設施設備陳舊落后，檔案業務外包服務、檔案數字化等工作推進較慢。（三）人才隊伍參差不齊?；鶎訂挝粰n案人才缺失。在與檔案管理人員的交流中，我們發現不少年輕同志身兼多職又剛接手檔案工作，業務不熟悉，學習時間得不到保障，希望得到專業培訓；另一方面是一些老同志長期從事檔案管理工作，懂業務、責任心強，但感嘆自身精力有限，對于新標準、新科技的學習有心無力。

三、今后工作的構想

（一）創新宣傳方式。提高社會檔案意識，加強宣傳是一種重要手段。但傳統的宣傳方式形式單一、內容單調，難以給宣傳對象留下深刻印象。因此，必須創新宣傳方式以檔案解決實際問題，如匯編檔案工作服務民生等生動、典型的事例，匯編違反檔案法律法規典型事例及處理案例，加強宣傳教育。通過微信公眾號、微博等新媒體平臺推送相關信息、文章和圖片，豐富宣傳內容，擴大宣傳范圍。（二）開展檔案工作清單式管理。對在全縣推行的檔案業務工作，以清單方式推進。如按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《歸檔文件整理規則》等規范性文件，結合地方實際，統一制定規范的“鄉鎮、部門文件材料歸檔清單”“基層檔案室日常工作管理清單”等，推進檔案工作清單式管理，實現基層檔案工作人員工作快速上手、即查即用，緩解人才缺失的壓力。同時加強業務指導和培訓，在能干會干的基礎上，提高檔案人員業務水平。（三）建立切實可行的激勵機制。要切實做好“三建議”，更好地促進檔案事業發展。一是建議提高檔案工作在全縣綜合目標考核中的分值，以此加強各部門的重視程度；二是建議政府對做出成績的專兼職檔案人員予以表彰獎勵，激勵檔案人員的奉獻精神；三是建議組織、人事部門在培養和選拔干部時，在政策上對工作突出的專兼職檔案人員予以傾斜，使檔案人員能安心檔案工作又有成長空間。

作者:汪濤 單位:仁壽縣檔案局