科研計劃項目檔案規范化管理探討

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摘要：隨著科研事業的進步，與之相適應的管理方式也在不斷革新。當前，在課題制管理模式下，科研計劃項目檔案管理模式還較為滯后。因此，若要實現規范化管理，無論是在管理人員層面還是科研人員角度，都要做好科研計劃項目檔案規范化管理工作并將二者工作緊密銜接起來，以實現科研計劃項目檔案規范化管理，推動我國科學研究及科學技術的發展。

關鍵詞：課題制管理模式；科研計劃；項目檔案；管理措施

隨著我國科學技術的發展，基礎科研也取得了長足的進步。歷經幾十年的發展與改革，已產生五大類涉及到各個領域的項目，總計包括30多種科研計劃，共同推動著國家科學技術與人民生活的進步。在這些由科研工作者實施的科研活動中，產生了大量可供參考且極具保存價值的數據及文字記錄，因此將各種類型的數據文件進行有效整理及歸檔，能夠全面展示科研各個環節的內容，為科研提供豐富的第二手材料。在課題制的管理模式下，歸檔的檔案需體現課題實施的具體細節，包括從立項到成果驗收，資料需完整真實系統。將科研計劃項目檔案進行規范化管理，是科研計劃項目的必然要求，能夠推動學術及科學研究快速穩步發展，體現其本身的意義與價值的同時，提高我國現實的生產力水平。然而當前，我國科研計劃項目檔案管理還沒有更新相關的法律法規，因此對于相關管理人員的實際工作而言，存在著很多問題及挑戰，在課題制管理模式下，如何創新科研計劃項目檔案管理模式具有重要的實踐意義。

一、課題制管理模式下科研計劃項目檔案管理現狀

（一）科研計劃項目檔案管理規范未能適時更新。如今，我國高校學科體系及科學研究院所的相關研究技術等方面的建設正逐漸發展成熟，承擔了眾多研究項目服務于人們的衣食住行等各個領域。與之相對應的科研計劃項目規范也在不斷完善，以使其最大程度貼合科研計劃項目的實際情況。然而，這些管理規范側重于科研項目的最初立項及最終的驗收管理方面，雖然對項目檔案的管理有明確的要求，但大多基于過去的科技檔案管理標準，總體管理現狀還較為落后，無法適應于當前多種科研項目檔案管理的具體要求。因此，從立項審查、科研院所到檔案管理都應當注重科研計劃項目檔案管理并落實在行動上，并注意適時更新科研計劃項目檔案管理規范制度。（二）科研計劃項目檔案管理模式較為傳統。當前大多數檔案管理工作大多沿襲傳統的科技檔案管理工作模式，存在許多疏漏，檔案管理工作還不夠系統化。傳統檔案的管理工作內容中，基層科技管理機構和科技專業檔案館負責的是科技檔案前期的收集、整理以及后期的鑒定、保管工作，并負責開發利用及相關統計等工作，承擔的是科技檔案的直接管理工作。對于一般的科研單位而言，科技管理部門形成檔案，檔案管理部門承擔相關的歸檔管理制度，按照規定完成整理等工作，最終移交到檔案管理部門的材料構成完整的科研計劃項目檔案。在實際的檔案管理工作中，管理模式還較為傳統，課題組成員因其直接參與課題的全過程，對課題本身極為了解而成為科研計劃項目管理的主體，負責檔案材料管理的相關人員由于工作性質差異而難以進入課題組。在檔案形成的過程中，具體細節由科技管理部門主要負責，重點是課題計劃、進度、經費等方面的管理，而檔案管理部門無法實際參與檔案形成過程，無法在檔案形成過程中進行有效篩選，檔案管理部門的工作則較為被動，在沒有明確的法律規范的情況下，難免出現檔案不完整、整理不系統等問題。在課題制管理模式下，科研計劃項目檔案管理工作銜接不夠緊密，未能有機融合，表現出傳統的檔案管理工作的漏洞。

二、課題制管理模式下科研計劃項目檔案管理的有效措施

（一）適時調整檔案中的文件歸類。凡是參與到科研計劃項目中的單位及個人，無論人員歸屬都必須對相關資料進行歸類提交，確保檔案的完整性及各環節聯系的緊密性。首先，包括立項申報中的材料，任務書、委托合同、項目驗收確認書、經費預算書、項目審計文件等，以及項目管理過程中的管理合同、各種審批文件等與項目相關的文件。其次，科研計劃項目實施單位及個人在研發及實驗過程中的理論支持依據、實驗過程、使用的材料設備及后續的數據記錄和結果分析等都必須包括在內，且要確保材料的真實性，還要將課題鑒定驗收過程中逐步完成的鑒定檔案歸入檔案中，適時調整檔案中的文件歸類。（二）構建完善的項目檔案管理制度體系。當前，由于科研計劃項目越來越多且越來越具體化，檔案管理規范更新頻率低，無法涵蓋所有的科研項目，檔案管理制度體系還存在一些疏漏。因此，基礎檔案管理部門作為檔案管理工作的主體，需要根據項目具體情況，結合以往經驗及時制定相應的規章制度，為科研計劃項目實施者提供可供參考的依據，以免造成項目各階段中文件的丟失，最終確保所有材料都能納入歸檔范圍，為科研提供參考資料，彰顯其本身的價值。為防患于未然，在課題實施之前明確提出檔案管理要求是初步管理好項目檔案的主要途徑。經過實踐表明，在科研項目實施前說明歸檔管理工作內容及制度發揮了重要的作用，減少了一些不必要的工作，從資料來源保證了檔案的完整性，對科研計劃項目檔案的整體管理工作具有推動作用。（三）將檔案管理工作責任到人。科研計劃項目的實施通常涉及到多個環節，檔案整理工作也較為繁雜，若沒有明確的責任制很難將檔案管理工作落實到位。因此，要清晰課題組或者科研團隊以及檔案管理工作人員的職責，將每一部分的工作落實到每一個人，確保有據可查，有理可循。如筆者所在單位的檔案管理工作，針對不同類型的科研課題除了制定了歸檔管理工作的實施細則外，還對每個科研項目的各級負責人、各級參與者具體人員應當承擔的檔案形成工作進行了細分。一線的科研工作者要注意數據的真實性及完整性，科研實施過程中的財務及材料都應做詳細記錄。責任人要對科研過程進行監督，確保需歸檔的材料來源真實可靠。這樣，各階段責任人就有了明確的行動指南，便于檔案最終歸檔工作的完成，為檔案管理工作減少了不必要的工作，也排除了人文操作不到位的問題。課題完成后，將課題本身的工作文件與檔案管理部門的工作相結合起來，明確各單位職責，切實落實到課題的全部工作中。

科研計劃項目檔案是科技檔案的主要組成部分，是科研單位及院所的科研材料來源，也是國家科技進步依賴的重要文獻資源，為推進我國科學技術的整體進步作出了巨大貢獻。當前，在課題制的新型管理模式下科研計劃項目檔案管理工作還較為傳統。因此，若要促進檔案管理工作的規范化還面臨著眾多問題和挑戰，需要科研院所以及檔案管理工作人員共同協調配合，適時調整項目檔案中的文件歸類，構建完善的項目檔案管理制度體系，將檔案管理工作層層分解、責任到人。因此，相關檔案管理人員應明確崗位職責范圍，充分履行工作職責，總結經驗及時進行規章制度的制定，確保檔案管理工作完整性，真正管理好項目檔案，為我國科學研究及科技發展作出貢獻。

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作者:沈  娟 單位:臨沂市科學技術合作與應用研究院