科研院所底圖管理模式轉型探究

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摘要：底圖是企業在產品研發設計時形成的原始圖形記錄，是科技檔案的核心組成部分。從底圖管理工作的特點與發展方向入手，分析了底圖管理傳統模式中存在的問題，提出了底圖管理模式向現代化、信息化轉型的基本路徑。

關鍵詞：底圖管理；管理模式；信息化；轉型

底圖作為企業在產品研發設計時形成的原始圖形記錄，是科技檔案的核心組成部分，具有重要的憑證和參考價值。底圖一般有如下特點：一是唯一性，在同一個設計階段，往往只歸檔保存一套原始底圖；二是高利用率，無論是新產品的研發還是定型產品的投產，都離不開對存檔底圖的頻繁利用；三是載體不穩定，底圖一般類屬硫酸紙載體，本身耐久性與機械強度較差。對于科研院所而言，底圖管理工作在科研生產過程中發揮著基礎保障作用，必須引起高度重視。當前，檔案信息化建設是檔案工作發展的必然趨勢。在這樣的背景下探討底圖管理模式的轉型，對于解決傳統底圖管理中存在的問題、進一步完善底圖管理，具有重要意義。所謂底圖管理模式轉型，即底圖管理工作向無紙化、網絡化、自動化的現代管理模式轉型，提升底圖管理質量，使底圖更好地為企業科研生產服務。本文以某科研院所的底圖管理實踐為例，提出底圖管理模式的轉型思路，供同行參考。

1傳統的底圖管理模式存在的問題

一是底圖存放與保管問題。主要有以下幾點：傳統的紙質底圖幅面大小不一，主要以平放或卷放的方式存放，占用面積較大，如不采取措施將造成脹庫的問題；由于外部市場競爭愈加激烈，企業科研生產任務愈加繁重，底圖規模逐年擴大，但囿于庫房面積與檔案裝具有限，許多新形成的底圖無法及時存放；底圖的特點客觀上帶來了保管不便的問題，即紙質底圖在保管過程中由于本身載體的自然損耗和人為的頻繁利用，極易發生破損現象，加上底圖具有“孤本”屬性，在日常保管時存在著巨大的安全風險。二是底圖工作業務模式問題。主要指底圖信息化管理發展滯后。底圖歸檔、復制、發放與登記等工作采用的都是紙質審批和人工作業模式，底圖流轉效率低下，工作中還消耗了大量人力物力，而且不能追溯任務進程、沒有形成辦理記錄。此外藍圖的標識也比較低效，藍圖是以底圖為母版曬制而成的，因材料多為藍色，故稱為“藍圖”，底圖用于存檔，藍圖則發往生產一線使用。在藍圖下廠之前，通常由檔案人員標記圖紙的生產批次、使用部門、用途等相關信息，傳統的做法是在圖紙上人工加蓋刻有標識的印章，但是這種做法效率極為低下，尤其在生產的高峰時期，工廠對藍圖的需求量劇增，傳統的藍圖標識方法很難滿足生產現場的需求。三是檔案人員隊伍建設問題。長期以來科研院所檔案部門缺乏業務能力強、學歷高的檔案人員，特別是缺乏既懂檔案業務工作又懂信息技術的復合型人才。要實現底圖管理模式的轉型，科研院所現有的檔案人員應當利用多種途徑提升業務能力、改善自身知識結構；科研院所還應當重視檔案人員隊伍建設，積極引入高素質的復合型人才。

2底圖管理模式轉型的思路

信息時代，需要思考如何應用新的理念與新的技術，創新底圖管理模式?？偟膩碚f，新的底圖管理模式應當包括如下要點：應用成熟的信息技術，推動傳統的底圖管理工作向著無紙化方向發展；開發底圖歸檔、復制、標識、發放、登記的全過程、網絡化管理流程，各業務環節在線上實現高效流轉和全流程監控；采用相關技術手段，實現藍圖標識的自動化。具體分析如下。2.1推動底圖無紙化進程。實現底圖無紙化管理，能夠有效規避紙質底圖丟失或破損帶來的風險，也可以節省檔案庫房的存放空間。底圖無紙化一般要從存量和增量兩個層面同時抓起，隨著各類科研院所PDM（產品數據管理）系統的日臻完善，要充分利用系統對底圖完成各級簽審，生成含電子簽名的電子底圖，并將電子底圖入庫歸檔，在源頭上控制新增紙質底圖的生成；還要積極開展庫存紙質底圖的數字化掃描，病在確保掃描版底圖的完整性、準確性、安全性后，擇機對已完成數字化的紙質底圖辦理銷毀手續，釋放庫房空間。為充分保證底圖數字化的質量，建議成立QC（質量控制）小組對數字化成果進行校對，將經過校對、確認信息無誤的底圖數字化成果批量導入檔案管理系統，最終實現從產品代號、圖樣目錄到零部件圖紙的有序管理，逐步建成清晰、有序、完整的電子底圖資源庫。2.2完善業務流程。在信息技術廣泛應用的背景下，企業工作流技術日趨成熟，這為優化完善傳統的底圖業務工作流程提供了技術支撐?；诙嗉铱蒲性核墓ぷ鲗嵺`，筆者認為可建立計算機應用環境下的圖紙收發業務協同工作模式，完善業務流程。當業務部門產生圖紙發放需求時，申請者在網頁端發起流程，申請部門、檔案部門對圖紙發放信息進行在線審核并通過，圖文部門即展開藍圖打印和發放工作。如果申請復制發放的是存量紙質底圖，需要先調取紙質底圖到圖文部門進行數字化掃描，形成PDF底圖文件再發放；如果申請復制發放的是從PDM系統自動歸檔的電子底圖，發起申請并通過審核后，直接從數據庫調取電子底圖，與圖紙發放信息一并提交。以上兩種情況下最終都會進入在線標識、打印輸出與藍圖發放環節，圖紙發放和領取操作將自動生成電子記錄?？梢?，完善業務流程、實現圖紙從復制發放申請到業務辦理的全程網上運行，極大地簡化了中間的人工作業環節，顯著提高了圖紙發放效率；并且，由于各工作環節實現了線上辦理，各任務環節的參與者都可利用計算機對任務進程進行實時跟蹤，工作流程清晰透明。2.3實現藍圖自動化標識。要解決傳統人工蓋章造成的低效問題，必須應用現代信息技術，在圖紙輸出時自動加載標識。目前大致有以下兩種方式。一是對電子底圖或底圖的數字化副本進行脫機處理，主要是利用PDF編輯軟件進行藍圖水印的有效制作。在底圖PDF文件中，可直接利用PDF自帶的水印添加程序進行藍圖的標識制作，實現對水印字體、顯示、分布及位置的靈活調整，通過極少的人工設置，完成批量藍圖的自動化標識。某科研單位法利用自動化標識取代人工蓋章后，大大提高了藍圖制作效率。以該單位2019年上半年數據為例，上半年藍圖發放共4824冊，約12.3萬張，每冊圖使用電子標識1次，約0.48萬次；而原來人工蓋章每冊一般需要蓋2次，約24.6萬次。通過比較可以發現，工作效率提升了51倍多。二是利用檔案系統解決藍圖標識難題。目前市面上有的檔案軟件聚焦科研院所產品圖紙管理需求，開發了專門的產品圖紙輸出管理模塊，涵蓋底圖歸檔、打印輸出、標識、發放、回收的圖紙全生命周期管理流程，功能較為完備、應用相對成熟，如開發了圖紙打印輸出模塊，系統可自動生成相關標識和條碼信息，與打印輸出設備集成，實現水印藍圖的自動輸出。2.4加強檔案人員隊伍建設?？蒲性核臋n案人員應充分發揮主觀能動性，主動學習相關的信息技術知識，不斷提升與信息技術時代相匹配的業務能力；主動參加科研院所舉辦的信息化知識專業培訓，培養信息化思維，進一步提升底圖信息化管理工作技能；科研院所要創新人才引進機制，在人才招聘中不僅要選聘高素質的檔案專業人才，更要注重引進掌握信息技術和檔案業務知識的復合型人才；科研院所檔案部門應加強與信息技術部門的合作，如在底圖信息化建設工作中成立包括檔案人員、信息化人員在內的項目小組，檔案部門從業務角度提出底圖管理各項業務需求，有信息系統應用問題時及時與信息化部門溝通，信息化部門給出滿足需求的具體工作舉措，并解決檔案部門在信息系統應用當中遇到的問題，兩個部門合作推動底圖管理模式的現代化轉型。

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作者:王克祥 單位:中船重工第七一七研究所—武漢光電國家研究中心