煤企物資管理信息體系開發運用

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隨著國民經濟的快速發展，對煤炭的需求也快速增長。向管理要效益，從管理中降低噸煤成本，是煤炭企業所要研究的課題。煤炭生產成本中相當大一部分是物資消耗，物資管理作為生產成本的重要管控環節，工作量大，物資數量多，品種繁雜。因此，提升煤礦企業的物資管理水平顯得尤其重要。在科學發展和精細化管理的指導和要求下，物資管理模式的不斷創新是市場經濟發展的必然要求，而建設全方位覆蓋、科學高效、健康穩定的物資管理信息系統則是煤炭企業發展的必然趨勢。

1實施物資管理信息化的必要性

目前，信息技術已在各個領域廣泛應用，然而覆蓋煤礦企業的廣度和深度還不足。例如:手工單據和賬簿以及經驗式管理等因素影響著企業物資倉儲和計劃等工作的精準度。因此，建立和完善信息化環境下的物資管理制度，提高統計信息量，建立有效的企業物資管理信息系統，能及時發現物資管理的漏洞，完善成本控制，提高效益。

(1)實施物資管理信息化是提升煤礦企業競爭力的重要組成部分。根據國家對煤礦企業抓大放小和兼并重組的戰略方針，以及隨著煤炭市場價格一路飆升，煤炭產業形成了集團化、多元化、差異化、高附加值等趨勢，一味壓低價格沖出市場的競爭已經失去作用。在這樣的背景下，煤礦企業管理必須與市場相融合，與市場需求相對應。必須遵循市場機制和價值規律的要求，建立適應市場需求、符合生產力發展、監控監管完善、健康運轉的機制［1］。這就必然要走信息化、數據化的科學管控模式。

(2)實施物資管理信息化是煤礦企業精細化管理的需要。供應科作為煤礦企業物資供給部門，保障和服務生產單位，其業務必定要走在精細化的前列。煤炭產業發展至今，雖然在裝備、技術上高速發展，“采、掘、機、運、通”機械化程度達到或接近世界水平，但由于資源型企業性質和長期粗放型企業管理模式，國有煤礦企業的管理理念和管理模式缺乏精細化和科學性，一直被國外企業家稱作“一流的設備，末流的管理”。推進科學的精細化管理是一項戰略任務，是一個由表及里、由淺入深，由不自覺到自覺，由管事到管心，不斷深化和創新的過程。在煤礦企業推行物資精細化管理是一項帶有前瞻性、實踐性的工作。實行“歸口管理、集中采購、統一儲備和統一結算”的物資精細化管理體制，加強物資供應專業化管理的力度，才能促進物資供應管理水平及企業經濟效益的不斷提高［2］。精細化管理的靈魂是“持續改進、不斷創新”，通過對物資管理信息系統的研究運用以及不斷創新，提高業務標準，用信息來管理、讓數據說話，以最低成本和最高效率，實現煤礦物資管理不斷發展。

2物資管理信息系統供應鏈的建立

物資管理信息系統簡單講就是以物資為載體，依托計算機等平臺，研發以智能化、數字化工具為代表的新的管理系統。物資管理信息系統的核心在于物資供應鏈的建立和管理。供應鏈中包含供應商管理、采購管理、銷售管理、庫存管理、委外加工、合同管理、運輸管理、內部交易等模塊，為企業提供全面的購銷存管理［3］。如今煤礦企業，無論是獨立的公司或是集團型企業，在同一產業鏈或供應鏈上的企業都面臨一個新的趨勢，那就是全產業鏈供應鏈的協同。許多集團型企業往往包含多個業態，同時涉及供應鏈的多個環節，對它們的協同往往能夠實現集團企業的集團管控，從而提升效率和競爭力［4］。

(1)供應商管理。供應商管理系統提供對供應商在一段時期內的質量、價格、交期、服務、可持續性的改進等方面進行綜合全面的評估，為企業選擇供應商提供量化的、科學的依據。

(2)采購管理。采購管理系統是以訂單為核心，對采購過程中物流運動的各個環節及狀態進行跟蹤管理。其采購業務從計劃、申請、訂單、收貨、質檢、入庫、收票到結算全過程的管理(圖1)。通過與計劃的集成，達到減少庫存積壓，保證供應的目的。提供對物資需求申請進行匯總平衡的功能，支持集采物資在需求公司、供貨公司和集采公司進行多級平衡。通過供應商評估(事前)、價格管理(過程)、成本分析(事后)達到降低采購成本的目的。

(3)銷售管理。價格管理、銷售訂單、銷售發貨單、銷售發票、銷售結算、代墊費用單、渠道管理、銷售統計分析8大功能組成了銷售管理系統，與全面計劃、DRP(分銷資源計劃)、庫存、采購、財務緊密集成為一體的供銷鏈中的一個環節。銷售系統是以銷售訂單為核心，對銷售過程在物流運動的各個環節及狀態進行跟蹤和管理。通過業務函數提取與銷售業務相關的數據，這些函數通過組合可以形成復雜的函數，對配置在銷售管理流程中的各個點進行控制。

(4)庫存管理。庫存管理是物資管理信息化供應鏈管理系統的核心部分。庫存管理主要包括以下業務:基礎設置、期初數據、入庫業務、出庫業務、庫存調整、存量查詢、賬簿查詢、儲備分析、統計分析。信息化提供了完整的貨位管理功能、輔計量解決方案、庫存展望功能等。庫存管理系統是基于對實物的收發管理。庫存系統根據銷售及采購，生產制造系統的出入庫通知或備料計劃，進行實物的出入庫，并根據需要進行庫位分配，批號管理。庫存系統可以完成內部的移庫、盤點、調撥、借入借出、報廢、形態轉換等業務，并將結果傳遞給存貨核算系統，完成財務處理。

(5)運輸管理。運輸管理是物流供應鏈運作過程中的一個環節，面向企業的儲運部門，按訂單交貨計劃，及時、準確、安全地將貨物交付到目的地。根據發貨單、銷售出庫單、調撥出庫單、采購訂單、運輸申請單生成運輸單，通過運輸單和運費公式可以計算應收運費、應付運費。

(6)內部交易。內部交易管理是與銷售、采購、庫存、財務緊密集成為一體的供銷鏈中的一個環節，以企業內部交易管理為中心，圍繞調撥訂單，對價格、發貨、內部交易結算等進行有效管理，并結合供應鏈其他產品和應收應付等產品，實時反映企業管理業務以及提供內部交易報表，全面反映出企業內部公司之間的交易情況?；A設置、要貨月計劃、調撥申請、調撥訂單及結算、內部交易查詢等5大功能組成了內部交易管理系統，其中調撥訂單是系統內部交易管理的重點，內部交易管理中所有的業務開展均圍繞調撥訂單進行。

(7)委外加工。委外加工系統通過處理生產制造系統形成的委外加工計劃及手工輸入的委外加工訂單，以訂單為主線，完成委外加工的發料，委外加工成品的驗收入庫及委外加工費的結算處理等業務。

(8)合同管理。合同管理的基礎是合同，此文所述的合同包括采購合同、銷售合同等，是用戶與客戶簽訂的具有法律約束力的協議。合同管理系統主要包括合同的錄入、審核、生效、變更、凍結、終止、廢止及查詢統計等內容(圖2)。合同管理對企業經濟行為的規范性、準確性、及時性具有重要意義。

(9)供應鏈報表。供應鏈報表是最后各個部分匯總性報表，可以將月度、季度、年度等匯總，方便高效完成總結性材料工作。供應鏈報表包括采購、銷售、庫存報表。采購報表包括采購入庫暫估余額表、委外加工入庫暫估余額表、采購待開票數量查詢、按供應商統計訂單完成率統計表。銷售報表包括銷售訂單執行匯總、銷售出庫執行匯總、銷售發票執行匯總、應收匯總、銷售訂單執行明細、銷售出庫執行明細、銷售發票執行明細、應收執行明細統計表。庫存報表包括日結存表、轉庫單明細表、集團條碼跟蹤表、備料計劃缺料分析表。值得注意的是，物資管理信息化是為達到企業目標而進行的一個過程，信息化是手段，運營是關鍵，業務流程的優化或重組是核心。不能為片面追求信息系統的準確、信息的快速獲得而忽視信息是為物資管理服務的。信息系統不是IT與經營管理的簡單結合，而是這兩者相互融合和創新的產物。

3應用效果

趙固一礦物資管理中心信息系統建設大致經歷了自發、過渡、自覺3個階段。這3個階段的跨越發展，既受企業外部環境的深刻變化影響，又緣起于企業對自身需求的不斷認識。供應鏈、財務會計已經在物資信息系統平臺上實現全程對接，平穩運行，整個業務流程已成為一個有機整體，大大提高一線生產物資供應的準確性和及時性，也為庫存管理、財務憑證傳遞等工作提供有力支持。

(1)徹底擺脫了笨重、繁雜的手工賬，使倉儲管理步入信息化階段。原來手工賬從入庫、記賬到月末和財務對賬結賬等，耗費大量的時間和精力，且準確度低，易出現錯誤。采用物資管理信息系統后，全部業務流程在計算機上完成，不管是同供應處對賬、庫管員的日常記賬，還是同財務的對賬結賬等，各項工作均能準確快捷完成，大大提高了工作效率。

(2)實現了資源信息共享，能夠做到資源的優化配置。①實現與物資供應處資源信息共享。物資供應處可以實時掌握各礦庫房調劑倉庫動態，對積壓物資進行及時調配。②實現與各區隊的信息共享。區隊相關人員能夠及時了解一級倉庫的現存量，并根據現存量進行計劃申報，減少計劃申報的盲目性，避免重復上報的現象，提高計劃申報的準確率。物資信息系統正式投運以來，趙固一礦實際儲備資金總體呈逐月下降趨勢，2011年1月實際庫存資金高達3413.48萬元，新系統試運行后，截至10月底，實際庫存資金已降至2115.64萬元。如此不但有效減少庫存積壓，降低生產成本，也加快了企業資金流通。③為內部市場化工作的快速推進提供了有力保障。在物資信息系統中，實現供應鏈和內部市場化的對接，使各區隊月末的材料消耗等可以在系統中直接提取數據，從而徹底擺脫了手工統計報表的繁重工作。④提高了統計工作的準確性和便捷性。供應鏈的統計功能十分強大，各項統計工作均能在系統中完成，如庫存明細賬、出入庫流水賬、收發存匯總表、盤點表及各種物資的現存量等都能在系統中及時完成，物資編碼、名稱價格和供應處保持一致，數據的統計、處理、申報更準確。⑤實現財務憑證自動傳遞。原來財務科進行發票掛賬時，需要進行手工錄入生成掛賬憑證，工作量大且容易出現錯賬。系統正式運行后，供應鏈和財務會計模塊實現對接，供應鏈中的相關單據可自動傳遞至財務會計模塊，財務人員可通過應付管理業務將相關入庫單據自動生成掛賬憑證，工作效率比以前手工處理方式明顯提高，從而實現憑證制作的準確、及時、高效。

4結語

煤礦企業物資管理信息化和精細化是對物資管理各方面業務提出空間、時間等規范要求。信息系統功能強大，為了深化信息系統的開發應用，還應強化規范，定期維護，保證系統數據的完整性、及時性、準確性。深化信息系統開發應用，必須把已實現的功能和規范的系統操作擺在首要位置。隨著系統的逐步完善和創新，物資管理信息系統在煤礦企業安全高效發展領域中將發揮更大作用。