大學物資采購與供應管控

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隨著國家及地方政府加大對高等教育的投資力度，每年市財政下達的常規設備經費，各類專項建設資金也陸續到校(如:中央財政支持地方高校專項、“085”內涵建設、工程技術研究中心建設、地方高?；A實驗室專項建設等)，其中至少一半以上將用于硬件設備的購置。作為學校物資設備采購的主管部門，在人員數量不變的情況下，如何科學、合理、規范、高效地完成物資設備采購任務，成為物資采購工作者共同關心和探索的主題［1－2］。

1“難題”———任務重

各類專項經費的陸續到校，致使采購任務逐年快速增長，預計2012年較2011年采購任務增長近1倍;“政府采購”的要求越來越高［3－4］，如:對于“單一來源”采購的審核，增加了“單一來源”采購網上公示環節(7個工作日);對于進口設備的采購，增加了專家論證和驗收環節，采購前需獲得由市教委指定的第三方咨詢公司組織的專家論證會的審核同意?！罢少彙睌U大貨物類集中采購目錄范圍，由2008年的15項，擴大至2011年的29項;隨著學校學科建設和研究生教育的深入，進口設備在設備采購中的比例逐年增加，2011年進口設備采購項目數較2010年增長了46%。為節約資金，高校一般會向海關申請免稅［5］，海關的審核周期在10個工作日。上述這些環節增加了物資采購過程中的人力成本和時間成本。與之對應的是人力資源并沒有增加，而規范的采購流程和審批程序又要求采購人員必須按照學校的規定來辦理每一項設備采購。時間緊、人力少、流程多、任務重，成為目前高校物資設備采購工作者不可回避的難題。

2科學規范管理

2．1編制采購計劃

如今每年的設備采購任務已經從過去3000多萬元增加至近7000萬元，如果還按照過去的采購方式與管理模式去應對，很可能造成預算資金不能在規定的時間內得到合理的使用。以每年市財政下達的常規設備經費為例，各學院遞交的“設備申購單”并不在規定的時間節點內統一遞交，而在全年任意時候遞交。由于市財政資金遵循“當年預算當年清”的政策，這種無序的設備采購申請給采購部門在時間上造成了不小的壓力。為了改變過去這種隨意、無序的工作狀態，必須制定新的管理制度，明確要求各學院在預算下達后的一個月內，遞交設備采購計劃及對應的所有設備申購單。設備采購部門在匯總各學院遞交的上述材料的基礎上，采取分類、打包的方式，按輕重緩急的原則，編制全年的設備采購計劃［10］，既可以保證在規定的時間節點內完成設備采購工作，也有助于降低設備采購成本和人力成本。

2．2合同管理實行數字化

前幾年每年平均3000余萬元的采購任務，對應設備采購合同大約在250～300項。如今每年的預算至少增長一倍以上，當年簽訂的合同數至少在600項以上。加上正在執行的合同，管理的合同數量接近歷年的3倍。如何將這些合同管好、執行好，并及時掌握每個合同的進度，隨時應對上級部門需要的各類數據。過去對已完成項目的合同進行簡單的紙質歸檔已無法滿足上述要求，應對數量急劇增長的合同管理需求，必須建立數字化的合同管理平臺［11］。使合同管理實現數字化。①隨時了解每個項目的進展情況，如合同簽訂日期、預付款已支付比例、交貨日期、驗收與否等信息;②通過簡單的設定查詢條件，可以匯總各類數據，生成報表。如:按“經費來源”查詢該類經費的項目進展情況;按“部門”匯總各學院某年度的合同簽訂情況;③可設定自動提醒功能，如:第二期預付款的付款時間提醒、質保金退還時間提醒等。

2．3構建供應商考核評價體系

評價一個供應商，不能僅關注他對產品的報價，還要考察他的經營資質、技術實力、售后服務等方面，評價的過程是對供應商的綜合評價。以往物資采購部門對供應商的評價，主要看他的價格，報價低的往往會被認同。但對于大型設備或實驗室建設項目，則不能單純看價格，需要綜合考慮。過去物資采購部門對供應商的技術實力、售后服務的評價，一般都是根據自身的經驗和日常獲得的反饋作出的主觀判斷，評價缺少使用部門的共同參與，況且每個采購員掌握的情況不一，評價的客觀性存在偏差。鑒于此，逐步建立供應商考核評價體系［12］，不僅可以規范物資采購工作，也可以提高采購工作效率。在目前準備工作尚不充分的情況下，為不影響日常采購工作的開展，建議分兩步開展該項工作。(1)盡快建立供應商檔案［13］。包括供應商的基本信息:公司名稱、公司的注冊資金、聯系人與聯系方式、大致的經營范圍等;供應商的資質:生產廠家還是商，的授權證明、持證的工程師信息等;供應商近年來在本單位的銷售情況:參與的項目信息、交付情況、產品質量、培訓情況、售后服務情況、是否有投訴等。(2)構建考核評價體系［14－15］。擬按產品質量(20%)、交付情況(20%)、服務質量(20%)和價格水平(40%)，滿分100分。得分在70～100分者為A級，A級為合格供應商;得分在60～69分者為B級，B級為候選供應商，需進行輔導，減量合作或暫停合作;得分在59分以下者為C級，C級為不合格供應商，應暫停合作或淘汰。對供應商的考核應該每年進行，并實行10%左右的淘汰率。定期對供應商開展考核評價，有利于物資采購部門對供應商有比較客觀的認識，并以此為依據規范和改進今后的采購工作，同時也有助于提高物資采購工作的效率。

3結語

面對文章提及的高校物資采購主管部門近年來在物資設備采購工作中感到的困惑，只有在制度上有所創新與突破，改革現有的管理方式，不斷提高工作效率，才能在不增加人力資源的情況下，化解“時間緊、人力少、流程多、任務重”的難題。