數據庫程序完成學籍管理論文

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1學籍管理工作及其意義

學籍管理是教學行政管理的重要內容，它對學校領導和教師全面了解學生情況，并及時改進教學管理和改革教學方法均起著重要作用。教育的進步，高校改革的深化，對學籍管理工作的嚴肅性、準確性和適時性提出了更新、更高的要求。因此，學籍管理人員要不斷地研究學籍管理過程中的新問題，拓展新的工作途徑，充實新的工作內容，尋找新的工作方法，以適應新形勢的需要［1］。學籍管理工作包含新生入學資格審核，新生電子注冊，在校生學籍異動，學年報到注冊，畢業生資格審核，學籍學歷電子注冊等［2］環節，各個環節相輔相成，保證了學校的正常教學秩序，并且對學生起到了一定的懲戒作用，確保了人才培養的質量。每個過程，都是對大量數據進行篩查審核，而且要求必須準確無誤。主要的學籍工作實施過程如下:(1)新生注冊，是從招生數據庫中篩查審核已報到學生，將其進行新生電子注冊，未報到學生不予以注冊，標注放棄入學資格。(2)學籍異動，這個工作是對在校生，也就是已經注冊成功的學生進行的操作，它包括退學，休學，復學，轉專業，轉學等內容。也是在大量數據中篩查需要異動的人員，再按照教育部要求進行在線標注。(3)學年注冊，將已經注冊的新生，篩查出異動學生，并將按異動類別進行修改，最后將修改后的學生學籍再次注冊。注冊過程中需要添加一些字段，如班級、學號等。而這些字段是學生入學后學校數據庫中生成的。這樣，就需要將學校學生的數據庫與學信平臺上具有固定格式要求的數據經行對比，將學校數據庫中有而學信平臺上數據中沒有的字段按實際情況進行添加。(4)學歷注冊，也就是畢業生數據注冊。根據學年注冊的數據，再次與學校數據庫對比，確認畢業生人數，并將學歷信息進行注冊。以上學籍的管理都是在學信平臺上在線完成的。完成時間都有一定的限制。大多數學校的情況是:學校有學生管理系統軟件，對學生入學、學籍異動以及學生畢業等過程在學校范圍內進行及時更新。而國家有學信平臺，通過網絡在線對學生學籍進行及時注冊、更新等。學籍管理人員，是通過本校已有的學籍來管理在線學信平臺的本校學生學籍。學信平臺的學生信息的更改維護權限是歸各省級教育廳所有，例如，學生轉專業，學校學籍管理人員只能提交更改意見，而審批通過要由省級部門決定。學校學籍管理人員只有提交更改的意見［2］。所以大多數學校的學籍管理人員，不敢輕易更改學信平臺上的數據的，以避免更改過程中出現錯誤，造成不必要的麻煩。所以，學校學籍管理人員要對在校生數據庫與學信平臺上數據庫要嚴格認真的做對比，反復核對學生信息，將最準確的學生信息修改到學信平臺上。由此可見，學籍工作過程，需要對大量學生信息進行反復核實及篩查。而篩查的方法就成了學籍管理人員至關重要的問題。

2半自動學籍管理

半自動的學籍管理工作如何操作的，以新生入學為例。某年招生3000人，實際報到2500人，要求從3000人中將報到的2500人篩查出來進行在線注冊學籍，未報到人員注銷學籍。從學校入學系統中導出的實際報到學生數據是2500的excel電子表格，而從學信平臺上下載的招生數據是3000的．dbf數據庫表。半自動化方法:將下載數據轉換成excel數據，再將學校數據打印出來，然后從3000中一個一個的找出2500個報到生并作標記。并且，在篩查過程中，以學生姓名作為篩查的條件。這樣做一是篩查花費的時間比較長，二是效率比較低，因為沒有意識到可能有重名的問題。例如本校有兩個叫“張三”的，有一個報到了一個沒有報到，而我注冊時恰恰把沒報到的張三當成報到的了，這樣就造成了信息錯誤。還有類似的很多漏注、錯注學籍的問題。由此可以看出手動核查的弊端比較多，而且工作效率相對比較低，所以，總結歸納一個安全快捷的管理方法迫在眉睫。

3VFP程序完成學籍管理

從學信平臺上下載的數據都是．dbf格式，也就是vfp數據庫，那么能否通過VFP程序來解決前面出現的繁瑣問題那?經過多次試驗，最后編寫了一道VFP程序，可以解決所有的篩查問題。下面以新生電子注冊為例將程序介紹。某年從學信平臺下載某校新生招生數據庫“2013錄取．dbf”，3000人，而實際報到學生的數據庫為“2013報到．exe”，2500人，請從2500中將這3000人篩查出來。首先在將“2013報到．exe”另存為．dbf格式的數據庫，即“2013報到．dbf”。(方法:“2013報到．exe”，點擊【文件】→【另存為】，在彈出的對話框中，【保存類型】一欄選擇“DBF”，【文件名】中寫上“2013錄取．dbf”。)現在要需要將兩個表通過程序連接到一起。而能將兩個表連接在一起的條件是兩個表中必須有一個相同的字段名稱，而且要求字段寬度也一樣。因為都是同一級的數據，只是一個數據人數多一個人數少，所以字段內容應該都是一樣的意思。關鍵是要找到一個能唯一標識學生的字段，例如身份證號或考生號。以避免出現像同名的學生注冊錯誤的現象。從學信平臺上下載或上傳數據，對表都有一定的字段寬度要求，不滿足要求的數據庫是不能上傳更新的，例如身份證號字段一般都是18位的字符，與第二代身份證號的要求一樣。所以一般我們的操作是:假如確定身份證號作為關鍵字段連接兩個表。打開“2013報到．exe”，在顯示→表設計器中將【身份證號】字段名的寬度改為18，類型為【字符】。關閉該表。再打開“2013錄?。甦bf”，在顯示→表設計器中添加一個字段(如:標記)，用于標識哪些學生是報到的。點擊菜單欄的【窗口】→命令窗口，在彈出的窗口中輸入命令:mod-ifycommcx，建立一個程序，程序名字起名為cx(程序的字母縮寫)，需要說明的是程序名字隨便起。注:選擇a區，打開2013錄取．dbf，以身份證號為關鍵字段進行索引(從學信平臺下載的數據庫中字段名都是以漢字名字母縮寫命名的)，選擇b區，打開2013報到．dbf，也以身份證號為關鍵字段進行索引，再打開“2013錄?。甦bf”，以身份證號為對比字段，將“2013報到．dbf”中的每個數據與“2013錄?。甦bf”中每個數據進行對比。如果兩表中身份證號相同的，則在2013錄?。甦bf的標記字段用與2013報到．dbf的姓名替換。程序書寫完畢，點擊【執行】按鈕(或工具欄上的“!”)。執行完畢后，關閉程序窗口。單開表“2013錄?。甦bf”，可以看到錄取數據中凡報到的學生“標記”字段均不為空。最終結果，標記字段不為空的就是實際報到的人數，將這些數據復制成另一個表，(在命令窗口中輸入:copyto報到for標記!=””［中間有一個空格］)。即:將”標記”字段不為空的數據拷貝到“報到．dbf”這個表中，這個表的名字隨便取。最后將“報到．dbf”進行注冊即可。一個程序可以將所有數據一次性進行篩查，足見其速度很快。而且，這個程序可以用于所有的兩表對比進行核實的工作。只要兩表中具有相同的能唯一標識一條記錄的關鍵字段即可。因為其唯一性，足見其準確率之高。

4對學籍管理的初探

由于我國的高等教育已經處于大眾化階段，高校辦學規模不斷擴大，專業設置和學生人數逐年遞增，再加上教育部對高校的學籍管理也加大了監管力度，在學籍管理方面的制度不斷變化和完善，對高校學生的學籍注冊、學年注冊、學歷注冊以及在校生過程管理等多個功能要求越來越嚴格，所以，學籍管理信息化是必須的，在信息化的基礎上使用簡單、精練而且準確的方法，使學籍管理的工作變得輕松高效?，F在各高校對學籍管理工作也越來越重視，學籍管理人員一般都是信息類專業的人員，對計算機也比較熟悉，VFP是最基本的數據庫管理軟件，這個程序是一個相當簡單的程序，就看能否想到。這個程序可以通過不變的模式，解決所有學籍上繁瑣的審核、篩查等工作。這比傳統的用office軟件半手工半自動完成的篩查工作要省時準確的多。

作者：曹亞萍工作單位：甘肅工業職業技術學院教務處