檔案管理服務水平推動檔案管理的信息化

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［摘要］在檔案管理信息化大力推進的過程中，檔案管理工作中遇到很多之前沒有遇到的問題。本文就檔案管理信息化建設中的特征進行分析，并據此提出采取有效措施，推動信息化管理進程。

［關鍵詞］檔案管理；信息化；建設

0引言

檔案在機關和組織中具有很大的文字保存價值，通過圖表音像等方式，方便今后的資料留存。是資源信息的統一載體。但現在很多單位存在檔案資源管理冗雜、保管條件較差、資料利用率低、管理人員的專業知識能力有限等一系列問題。所以信息化檔案管理是解決這些問題的有效途徑。

1檔案信息化管理的特征

1．1存取自動化管理

在檔案管理中現代化信息技術廣泛應用，無論是電子檔案或電子文件生成，還是傳統的紙質檔案，在存取的時候都要運用自動化管理。

1．2信息資源的智能化發展

在信息化條件下開展檔案管理，電腦取代傳統的體力勞動并要進行一部分簡單重復的腦力勞動，因而檔案工作人員有大部分精力把自己的勞動集中于檔案的深度開發領域上。針對檔案信息管理的深層次開發就是檔案智能開發，主要提供有效的系統加工精煉信息，要滿足不同層次、不同角度的需求。

1．3檔案信息資源的網絡化推進

網絡時代是世界發展的主要趨勢，計算機在信息獲取以及傳遞上打破時間、空間限制，方便快捷的方式有效滿足了人們目前的需求，因而檔案網站、數字檔案館也隨之產生。當這些部門不斷增多并且得到普及的時候，其檔案信息資源在信息化條件下可以得到共享。

2檔案管理信息化措施的有效開展

2．1管理設備統一調配

為了讓檔案變得具有流動性，并且能夠方便查閱，并將紙質檔案信息逐步轉化為數字化信息，實現這一技術要依靠網絡化設施的配備，實現計算機網絡部門的全覆蓋。計算機檔案管理系統要得到充分的運用：因為其功能有檔案的自動編目以及檢索、檔案自動全文存儲與檢索等相關的信息化工作流程。因此，使用的計算機要型號和規格統一，這是檔案管理信息化的硬件保障。計算機內部要運用內存較大的高容量載體，滿足數字信息的全部要求。在各單位檔案數量逐步增加的過程中，檔案部門庫房壓力也增大，同時面臨紙質檔案的自然老化以及人員管理不科學造成的損壞，所以大容量的載體運用能夠有效地解決這一問題。工作中運用計算機的磁盤存儲以及光盤存儲系統，尤其是光盤存儲系統，能夠解決現有檔案存儲難點。高容量的存儲載體不但能解決工作量大的問題，并對檔案的搜索分類帶來便利。行業中的“地面通信骨干網”快速的實現檔案的交流以及共享。高速信息網絡中快速的信息傳遞和豐富的信息資源提供全新的檔案管理方式，并且成為信息時代的信息管理和交流工作的重要基礎。因而檔案管理也要逐步適應這一趨勢，選用規范性、通用性及穩定性的檔案管理體系，實現檔案的信息、傳輸資源共享。

2．2規范化的管理機制

檔案信息化建設中，應明確相關的責任，確保網絡以及數據的安全運行，需要從實際情況出發，有效制定相關制度和管理章程。檔案管理部門關鍵是要嚴格地根據國家的相關政策進行制度建立，以期建立適應信息化建設的檔案管理制度。第一，對檔案管理的流程以及技術進行管理和規范，將工作環節和工作流程細化。第二，建立制度相關的安全管理措施，尤其是在電子文件以及電子檔案這部分，要確保檔案的安全完整性。工作人員在工作中要有高度責任感，具備負責的工作態度以及樹立服務思想。在效率上求發展，讓其在平凡的崗位上創造不平凡的工作業績。制定統一的檔案管理標準。檔案信息化是檔案管理中的重要標準之一。并且檔案館標準化的管理流程有：檔案整理標準、統計標準等，這些相關標準可有效平衡工作情況，對工作情況也可做到量化檢查。如果評定過程中沒有各項標準的設立，其信息庫資源建立衡量標準不完善，則不能監督信息數據庫，保障其合理性工作過程中各個單位的檔案部門按照標準統一開展工作，各部門各自為政，自成體系，就不能形成暢通的檔案網絡建設，資源共享也不會得以實現。

2．3需要建設復合型的管理隊伍

第一，檔案信息化建設的基礎是檔案管理人員隊伍的檢查，其隊伍的建設對信息化發展速度以及質量產生重要影響，所以在平時的工作中培養人員的信息化意識非常有必要，很多檔案管理人員工作時間比較長，習慣于傳統的管理模式和管理體制，對計算機、網絡在主觀心理上就非常排斥，特別是前期使用中因為技術操作不熟練導致工作速度沒有傳統方式快，導致對計算機網絡信息技術的應用持懷疑態度，因而要經常給工作人員普及相關知識，讓其對信息技術的優點有全面了解，使其在平時的運用和學習中具有主觀積極性。第二，檔案信息化是指在信息查閱中要自動登記、輔助立卷、檢索，因而其傳遞和安全利用都是在計算機上進行實施。所以管理人員就要對計算機操作流程熟悉并且能熟練地開展操作，掌握相關的系統網絡安全知識，確保管理中的安全與完整性。管理人員在立足本職工作的基礎上，強化其自身的學習意識，對信息教育培訓進行參與，更新專業知識，對業務素質和工作水平進行熟悉。檔案工作人員明確自身的工作職責和義務，不但做好檔案的收集和保管工作，并且為基層服務提供比較優質的檔案服務，并強化自身的法務檔案意識，嚴格執行相關的政治和工作紀律。檔案部門也要舉行相關的業務培訓交流，讓工作人員說出自己工作中面臨的困惑以及平時的工作感悟，有好的經驗大家可以一起分享，并創造條件聘請專家進行上門業務指導以及座談交流會，在工作交流和經驗分享中，提升自身的工作能力和工作效率。

3結語

信息化管理能夠讓檔案管理制度得到初步完善，在設備統一調配，管理機制規范以及管理隊伍建設的過程中提升整體的管理水平，加大管理規模和管理范圍，有效推進信息管理流程。

作者:張艷 單位:大港油田勘探開發研究院

參考文獻

［1］夏燕玲．檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考［J］．云南檔案，2010（3）．

［2］胡瓊．淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑［J］．中國科教創新導刊，2014（7）．