醫院人事檔案信息化管理路徑

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【摘要】本文研究信息技術與人員檔案管理工作的結合，闡述了借助計算機進行人員信息管理的必要性及不足之處，并且給出了信息化檔案管理的基本要求以及完善的途徑。

【關鍵詞】醫院人事檔案；信息化管理；必要性；具體措施；思考

一、促進檔案管理信息化的必要性

（一）為選聘人員提供信息參考。以往的傳統檔案管理主要是通過紙質材料進行收集與記錄，這樣不僅會浪費大量的人力物力，同時檔案還容易出現丟失、損壞等現象。借助計算機技術對醫院人員檔案進行存儲與梳理，這種無紙化管理能夠大大方便檔案信息整理工作，解決了過去檔案管理方法的弊端。當醫院需要招收人才時，借助互聯網計算機技術，可以方便快捷地獲取想要了解的人才資料，有利于盡快熟悉求職人員的基本情況，從而能夠根據學歷、工作經歷、所獲獎項等等因素快速進行判斷與選擇。人員信息不僅可以用于人員的選聘，還可以用于對內部人員的專業情況進行分析，以便更好地根據這些情況對人員進行培訓與教育。（二）增強信息管理的有效性。在以往的信息管理過程中，由于檔案信息數量大、內容繁雜，包括各種醫生和護士的從業執照，以及學歷、證書、獲獎情況等，這就導致檔案信息管理的工作量非常大，經常出現檔案信息損壞與丟失的情況。相關政府部門會定期審核這些資料信息，以保證其真實可靠性。以往的紙質檔案與材料移送會導致巨大的不便。計算機技術的引入為傳統信息整理工作提供了極大的幫助，使人員的信息管理高效、快捷，能夠隨時調出所需資料進行查看，借助計算機技術，實現了醫院信息管理的現代化。（三）保障人員信息的真實性。以往的醫院信息管理都是依靠傳統的紙質材料，但是這種方式難以適應現代化高效化的工作要求，正逐步得到改變與更新。運用計算機進行檔案存儲最大的優點就在于容量大，一個小小的硬盤就可以容納龐大的數據信息，然而紙質的材料所占空間較大，同時對于存放的空間濕度、溫度等環境要求較高，容易老化損壞。人員信息是一個動態變化的過程，經常需要進行補充與調整，紙質材料更改步驟繁瑣，且人工填寫容易出現錯誤，不能避免由于利益驅使偷改材料的情況。

二、目前醫院人員信息管理的弊端

（一）管理手段過于陳舊。隨著經濟與科技的快速發展，醫院越來越重視自身的各種硬件儀器設施以及醫療水平的提高，從而大大提高了整體醫療水平。許多醫院在更新醫療設備時沒有重視醫院信息管理手段的提升，導致醫院的信息管理部門仍然處于一種工作效率低下的情況。甚至有的醫院信息管理部門電腦非常老舊，無法繼續正常使用，卡頓程度嚴重，難以承擔最基本的信息處理工作。（二）信息管理體系不規范。現如今許多醫院的信息管理體系不規范，沒有明確的要求與標準，導致醫院信息管理部門員工工作時主觀性非常強，缺乏必要的規范性。而且由于缺乏制度的規范，一些工作人員消極怠工，工作懶散，缺乏責任心，這個時候非常需要一個嚴格且強有力的制度對這種現象進行管理。只有制定了完備的信息管理體系，才能夠讓工作人員的活動有規可循，有制度的約束，能在一定程度上提升員工工作的主動性。（三）信息管理人員專業素質不強。影響信息管理工作的一個重要因素在于醫院信息管理人員的專業素質，目前醫院相關從業人員的普遍專業素質不強，有的信息管理工作者并沒有學習過相關的專業知識，有的則年紀較大。這就導致這些信息管理者對于計算機技術的運用能力不佳，對于計算機技術的學習能力較差，所以短時間內難以熟練掌握各種信息的錄入與查詢技巧，這些都不利于信息管理工作效率的提升。（四）檔案實際利用率低。人事檔案信息關系到一個人的核心信息，具有隱秘性，不能輕易被他人獲取與查看。所以通常個人檔案都采取一種嚴格的封閉式存放方式，這能夠大大提升個人信息的安全性與隱私性，但是從另一種角度來看，這種隱秘性某種程度上阻礙了檔案信息的管理。同時，個人信息檔案含有大量的信息，從一個人出生至今各個方面的重要信息都會納入檔案的記錄范圍內，通過檔案信息的調取，能獲得個人的基本情況，但是難以真正了解員工的性格、素質等方面的因素。目前醫院檔案信息管理工作存在著一定的僵化，內容千篇一律，不能真正體現個人的情況，也不能將其作為參考標準，實用性較差?？偟膩碚f，現在的重要問題就是如何平衡檔案信息的隱私性與檔案信息的信息化發展之間的關系。在保證檔案信息的安全與隱私的條件下，能夠將信息錄入計算機中，并且能夠根據需要隨時提取。

三、借助計算機管理檔案信息的要求

（一）保護隱私。醫院的檔案信息管理工作最重要的是確保信息的安全性與私密性，能夠防止檔案信息被無關人員盜用，保護員工的個人信息安全。利用計算機技術進行檔案的存儲與管理，必須要加強計算機系統的安全性，加強網絡安全防火墻，避免不良病毒的入侵，防止信息被他人獲取。同時，醫院必須要對檔案信息的建設工作加以重視，增強資金以及人力物力的投入，建立現代化、信息化的數據管理系統。從而能夠從長遠角度提高醫院檔案信息管理工作的效率，使檔案信息能夠真正發揮其作用。（二）嚴格管理。醫院的信息檔案管理必須要有一個嚴格的標準，在信息的處理歸類、信息的錄入以及信息的共享等方面要有具體的要求。只有這樣，才能避免信息檔案管理過程中的主觀隨意性，更好地確保數據信息的真實可靠。要著眼于醫院信息檔案信息化管理系統的長遠發展來設計與規劃，以便于使信息化管理跟上時展的步伐，確保能夠長期發揮作用，大大提升信息管理工作的效率。

四、計算機技術與信息檔案結合的優化路徑

（一）完善檔案信息管理體系。完善醫院的檔案信息管理體系是進行現代化信息管理的前提條件。只有在制定完備的信息管理工作規范的基礎上，才能更好地對各種主觀隨意的工作作風進行糾正。在了解目前人事檔案管理工作的基礎上建立有效的管理體系，然后再明確各個工作環節及步驟，把工作具體劃分到各個人員身上，建立失職追責制度，從外部對工作人員的行為進行約束。同時，為了保障檔案信息的安全性與保密性，必須要對每次檔案信息的調取與查看進行記錄，并且要具體記錄查看的范圍與時間，從而保證檔案處于嚴格的管理與監控之下，嚴格保障醫院人員的信息安全。（二）定期完善信息管理的相關設施。要想促進醫院檔案信息管理的現代化與信息化，必須要有一定的硬件設備作為條件與基礎，所以必須要有計算機以及信息管理的軟件與系統。要定期排查計算機設備的有效性，對問題設備進行更換與維修，對于軟件系統要及時加以更新，從而保障信息管理工作的高效進行。并且，可以安排信息管理工作人員去信息管理好的醫院學習，借鑒其優秀的管理模式與管理制度。（三）建立信息管理人員的教育與培訓制度。當前許多醫院的檔案信息管理工作者并非專業人員，所以檔案管理工作能力不佳，效率難以提升，所以要加強專業人才的聘用，選擇具有熟練計算機技術以及信息管理經驗的有關人才。建立人員的定期教育與培訓制度，加強員工的專業知識儲備，對員工進行專業能力的培訓，對員工進行思想道德方面的教育，使其具有較高的責任感，提高工作的積極性。同時，必須要通過一定的獎懲制度對員工的工作水平進行考量，鼓勵上進員工，懲罰消極、怠工的人員。（四）提升檔案信息管理的保密性。要想保障檔案信息化管理過程中的安全性，必須要對計算機系統的安全性進行加強，確保計算機的安全性，不受其他電腦病毒的入侵，從而保障數據存儲以及錄入過程中的保密性。并且要提高檔案信息工作人員的意識，讓其認識到檔案信息的重要性及其泄漏的嚴重后果，從而增強工作的責任感與使命感，自覺在工作過程中保護信息的安全。同時，檔案管理人員在具備熟練的計算機使用技術的基礎上，定期對計算機的安全性進行檢查，及時察覺風險并進行完善。（五）堅持檔案信息管理的及時性。由于每個人都是不斷變化發展著的，所以檔案信息需要不斷進行更新、補充、完善。具體需要進行三個方面的工作：首先，加強檔案信息管理系統的建設。根據需要可以引進國內外先進的檔案信息處理技術，對過去的檔案信息進行大規模的錄入與更新，工作完成之后，可以通過互聯網便捷地對這些檔案進行管理。其次，要及時對人事檔案進行更新與補充。由于醫院的人事檔案需要記錄每個人的工資情況、職位變動情況、獎懲情況以及職稱情況，這些內容總是處于不斷變化之中，所以要定期對數據信息進行完善與更新，保證檔案信息的時效性與準確性。再次，要重視人才的培養與教育。加強人才的教育與培訓，提升信息管理人員的計算機使用能力，及時對新進人員以及調走的人員檔案進行處理。

五、結語

總的來說，醫院的信息管理部門必須要深入了解醫院信息管理工作的情況，再結合有關醫院信息化管理的成功案例，對自身的信息管理工作進行創新與提升。此外，還應該注重信息管理員工的教育與培訓，提升其專業能力，制定完善的信息管理制度，使醫院的信息管理工作符合規范，全面提高醫院的現代化信息檔案管理能力。

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作者：謝瑤 單位：四川大學華西醫院